Desafios e Soluções de RH

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1 Desafios e Soluções de RH Manter a conformidade e reduzir riscos futuros In partnership with:

2 Introdução Embora a linguagem dos negócios esteja cada vez mais padronizada, uma coisa permanece tão culturalmente complexa como sempre: as leis trabalhistas. As organizações precisam conhecer as questões referentes a riscos e conformidade que enfrentam em cada jurisdição onde fazem negócios - e é uma tarefa quase impossível para qualquer empresa tentar realizar por si só. A gestão de RH, folhas de pagamento e benefícios gera uma grande variedade de questões, desde a gestão de conformidade e riscos até custos. As mudanças nas exigências regulamentares de declaração de impostos e as políticas e procedimentos de conformidade afetam não só o setor de RH, mas também os gerentes de linha e funcionários. Uma recente pesquisa da Ernst & Young sobre folhas de pagamento constatou que os principais problemas enfrentados pelas organizações estão relacionados à conformidade com a legislação (23%) e à consistência dos processos de folhas de pagamento (18%) na organização como um todo. A pesquisa também descobriu que os erros mais frequentes nas folhas de pagamento incluem retenção incorreta de impostos e operações existentes que são incapazes de manter a conformidade com as cada vez mais complexas exigências legais ou regulamentares. O excesso de confiança das equipes internas ou os processos legados podem aumentar a não conformidade. Como, então, as organizações poderiam saber se estão continuamente cumprindo suas obrigações de conformidade com RH e as folhas de pagamento com base nos regulamentos mais recentes, em constante mudança? O excesso de confiança em equipes internas ou em processos antigos preestabelecidos pode fazer com que as organizações acreditem estar agindo em conformidade, quando, na verdade, estão expostas a problemas de não conformidade possivelmente prejudiciais. Pesquisas recentes, realizadas pela ADP, revelaram que 80% das organizações acreditam cumprir os regulamentos nacionais, apesar de um terço dos mesmos entrevistados ter sido punido por não conformidade no ano anterior. O fato de não abordar as questões referentes aos risco e à conformidade de RH pode expor a organização a DANOS À REPUTAÇÃO e alta rotatividade de pessoal Desafios relativos à conformidade e riscos O fato de não abordar as questões referentes aos risco e à conformidade de RH pode expor a organização a multas, danos à reputação e alta rotatividade de pessoal. Compreender os requisitos legais específicos é essencial para qualquer organização que pretenda permanecer no lado certo da lei e beneficiar-se da economia de tempo e de recursos oferecida por trabalhar sob o auxílio de um especialista. Com o aumento contínuo no volume de mudanças regulamentares relacionadas a impostos, emprego e pagamentos, é cada vez mais difícil os profissionais de recursos humanos e os executivos financeiros manterem a conformidade com a lei e reduzir riscos futuros. Por exemplo, só em 2011, havia propostas de mudanças de regras tributárias entre tipos de jurisdição fiscal nos EUA. Na Itália, cerca de 700 mudanças relativas a impostos e contribuições, além de mais 100 renovações de acordos coletivos de trabalho, foram introduzidas em No Reino Unido, por sua vez, ocorrem anualmente de 20 a 30 mudanças nos regulamentos referentes a RH e folhas de pagamento, de acordo com a análise interna de dados da ADP. Além disso, uma pesquisa recente revelou que um terço das empresas disse ter sido multado ou penalizado nos últimos 12 meses, com uma média de 6,4 multas ou penalidades cada devidas a não conformidades (de um modo geral, as penalidades constituíram 25% do valor do imposto total devido, sendo que algumas chegaram a 90%). Os CFOs conseguem prever melhor (antecipar e prevenir não conformidades, em vez de reagir depois de terem incorrido em penalidades) e controlar os custos. 2 Manter a conformidade e reduzir riscos futuros

3 Perfil do país Brasil A legislação trabalhista brasileira é complexa e dinâmica. É demorado e trabalhoso acompanhar todas as mudanças na legislação e identificar qual impacto elas terão sobre os processos de uma empresa. Por exemplo, as mudanças na lei geralmente entram em vigor dentro de seis meses, dando às organizações um período muito curto para se adaptar às novas regras (embora, segundo a legislação brasileira, o aviso pode ser dado com apenas 3 meses de antecedência). Cada vez mais os projetos exigem conhecimento de como agir em conformidade com a legislação tributária e trabalhista (por exemplo, faturas de serviços contendo informações sobre retenções de contribuição de benefícios). Grandes mudanças referentes à conformidade têm afetado a folha de pagamento nos últimos dois anos. O programa Brasil Maior implantou mudanças, no âmbito federal, no método de cálculo do imposto sobre a folha de pagamento (que era calculado com base na folha de pagamento e passou a ser calculado com base na receita da empresa). O Brasil Maior também definiu taxas diferentes, de acordo com a atividade da empresa, como, por exemplo, de 2% para serviços e 1% para manufatura. Empresas com várias atividades precisam identificar as receitas relativas a cada uma dessas atividades e aplicar a taxa apropriada. Um novo sistema eletrônico do governo, utilizado para comunicar rescisões ao Ministério do Trabalho, é atualmente opcional em alguns estados e obrigatório em outros, mas deve se tornar obrigatório em todo o país. Outras mudanças incluem contribuições obrigatórias de planos de saúde, taxas de imposto separadas para renda/plr, e acordos bilaterais entre países em relação à retenção das contribuições do INSS (saúde pública e benefícios de aposentadoria). O governo também tem trabalhado com um grupo piloto ao longo dos últimos 3 anos para projetar e implantar o esocial, o novo sistema on-line de coleta de informações trabalhistas, tributárias, previdenciárias e de pagamentos. O empregador deve arquivar on-line todas as informações relativas a essas questões em um único banco de dados do governo que pode ser acessado pelos respectivos departamentos governamentais, inclusive a Receita Federal e o Ministério da Previdência Social. O envio se dará de forma eletrônica (através do portal esocial ou serviço Web). Essas mudanças exigem tempo e experiência para as empresas existentes se adaptarem. Espera-se que o esocial ofereça um sistema moderno e simplificado ao qual as empresas multinacionais devem se adaptar à medida que o Brasil se torna um lugar cada vez mais atrativo para fazer negócios. Outro benefício do esocial é o fato de ele não trazer novas mudanças legislativas consigo. Pelo contrário, ele tem sido visto mais como uma consolidação das leis existentes. Com o tempo, os sistemas tradicionais, baseados em papel, comuns em todo o Brasil, também serão substituídos pelo esocial, como o livro do registro de funcionários, o Relatório Anual de Informações Sociais (RAIS), a Comunicação de Acidentes de Trabalho (CAT) e a carteira de trabalho (CTPS). Atualmente, em média, cerca de 20% dos novos clientes da ADP no país apresentam riscos de conformidade no ponto de contato; em grande parte, empresas menores, que não têm pessoal especializado nem processos maduros. Especialmente nesses casos, acordos de terceirização e parcerias com especialistas são extremamente benéficos. Principais dicas de conformidade: Toda empresa precisa de ajuda de um especialista - ou apoio jurídico sólido ou um sistema/ serviço que mantenha o controle de todas as mudanças e garanta a implementação da conformidade de forma consistente. Encontrar um bom equilíbrio entre padronização e personalização da folha de pagamento de acordo com as políticas das empresas. Manter a conformidade e reduzir riscos futuros 3

4 Cada vez mais complexo Michael Magotsch, sócio e advogado trabalhista da DLA Piper, com mais de 20 anos de experiência em leis trabalhistas na Alemanha e em outros países e autor de Leis Trabalhistas, Comparações Jurisdicionais', concorda que os riscos e a conformidade têm se tornado cada vez mais complexos para as organizações nos últimos anos. Cada vez mais falamos em um RH completamente flexível, em que os funcionários trabalham além das fronteiras, com plena mobilidade, e as pessoas transitam de um local para outro - isso imediatamente gera consequências fiscais, previdenciárias e de RH que precisam ser cuidadosamente analisadas. As empresas se sentem sobrepujadas, pois se não contratarem especialistas nesta área, acabarão em apuros muito rapidamente. Os erros clássicos que grandes empresas norte-americanas cometeram há 25 anos quando entraram em mercados fora dos EUA podem ser vistos agora com empresas iniciantes de jovens empreendedores que crescem tão rapidamente: elas contratam tantas pessoas e obtêm tanto sucesso que não têm tempo para basicamente monitorar todas as etapas do rápido crescimento, o que leva a sérias consequências. No entanto, não são apenas as organizações multinacionais e em rápida expansão que enfrentam problemas de conformidade complexos. Os riscos para as pequenas e médias empresas podem ter a mesma dimensão, uma vez que não dispõem do grau de conhecimento e dos recursos necessários para manter-se a par das constantes mudanças nas leis trabalhistas locais, regionais e nacionais. Os resultados da pesquisa da SmartCompliance realizada em 2013, 'Gestão da Conformidade em um Ambiente em Mudanças, constataram que mais de 80% dos CFOs dizem que a tarefa de monitoramento das mudanças nas regras fiscais, trabalhistas e relacionadas a pagamentos passou a consumir muito mais tempo nos dois últimos anos. Quase 75% dos entrevistados acreditavam que o aumento da complexidade dos novos regulamentos tributários consumirá recursos adicionais da empresa ao longo dos próximos dois anos. Além disso, as empresas muitas vezes não reivindicam créditos fiscais valiosos, o que significa perda de oportunidades de redução da taxa tributária efetiva. Perfil do país Brasil Principais dicas de conformidade: Toda empresa precisa de ajuda de um especialista - ou apoio jurídico sólido ou um sistema/ serviço que mantenha o controle de todas as mudanças e garanta a implementação da conformidade de forma consistente. Encontrar um bom equilíbrio entre padronização e personalização da folha de pagamento de acordo com as políticas das empresas. Mais legislação, custos mais elevados A legislação nacional e os regulamentos específicos de cada setor influenciam muito a complexidade do processo de folha de pagamento, do início ao fim. Estudos mostram que a folha de pagamento, aliada à administração de pessoal e de benefícios, é responsável por 35% do custo total de RH, um montante de aproximadamente 525 dólares americanos por funcionário em tempo integral (FTE), por ano, em que os custos de folha de pagamento representam quase a metade. Este custo, é claro, varia conforme o país: na Europa, os custos referentes à folha de pagamento variam de 100 dólares a quatro vezes esse valor em países com regras complexas. O tempo anual necessário para cumprir com as obrigações tributárias trabalhistas corresponde ao tempo gasto por uma empresa de médio porte em um determinado país para preparar, registrar e pagar os impostos trabalhistas e as contribuições sociais incidentes sobre os funcionários e os empregadores. Esse tempo varia de 10 horas em Singapura a 490 horas no Brasil, 45 horas no Reino Unido, 148 na Alemanha e 214 na Itália. Magotsch, da DLA Piper, explica como as empresas podem se ver em apuros em nível internacional: Por exemplo, se uma empresa transfere pessoal ou operações de país para país e não analisa questões tais como Estou, com isso, criando um estabelecimento permanente? e, de repente, recebe uma auditoria previdenciária ou fiscal, em que qualquer erro de retenção de impostos ou recolhimento da previdência social resultaria em investigações penais e multas. É uma questão muito cara. Trabalhamos com uma empresa que tinha, não Especialistas em RH podem fazer um melhor trabalho e oferecer uma orientação mais estratégica. 4 Manter a conformidade e reduzir riscos futuros

5 DENTRO OU FORA DO NEGÓCIO: A IMPORTÂNCIA DA CONFORMIDADE Se não cumprirmos essas exigências legais, podemos perder integralmente nosso subsídio de cerca de 80 milhões de euros Com sede na Holanda, a Pantar Amsterdam é uma empresa de serviço social que proporciona emprego a pessoas com deficiência na região, em todos os tipos de atividades, incluindo paisagismo, limpeza, embalagem e artesanato. A Pantar utilizava anteriormente um sistema de RH interno, feito sob medida, que se tornara extremamente complexo e caro. Isso significava também que a Pantar, na verdade, não sabia qual seria o impacto das mudanças de legislação de RH sobre o sistema total, o que resultou em sérios riscos de conformidade e um enorme impacto em seus funcionários, causando grande de esforço e estress - sempre houve uma preocupação sobre se estávamos atualizados, agindo em conformidade ou não, de acordo com Roland Heijnen, Diretor do Conselho Administrativo da Pantar. Não conseguimos retornar o sistema ao básico e, por isso, foi necessário começar a partir do zero. Decidimos que a terceirização nos permitiria mudar para um sistema de RH regular e padronizado, incluindo a folha de pagamento. O sistema que temos agora é mais barato, mais fácil de gerenciar e muito mais confiável. O sistema, feito sob medida, teve de ser modificado de acordo com as exigências legais e de nossos processos, o que exigiu o trabalho de pessoas específicas, criando uma despesa adicional; agora, para modificar o sistema de acordo com qualquer nova legislação, nosso parceiro faz a correção para nós e para todos, no mesmo sistema, ao mesmo tempo. A lei holandesa muda regularmente e, agora, não precisamos nos preocupar.. Nosso parceiro faz as correções nacionalmente, porque sabe que é importante para todos os clientes. Um dos maiores problemas de conformidade para a Pantar é o subsídio do governo, porque a empresa emprega pessoas com deficiência, o que a obriga a declarar itens muito específicos. Se não cumprirmos essas exigências legais, podemos perder integralmente nosso subsídio de cerca de 80 milhões de euros, mesmo que deixemos de declarar apenas 2% das informações. Para nós, é tudo ou nada - é um enorme risco e, por isso, é muito importante cumprir a legislação. Nosso parceiro entende do nosso negócio e pode identificar o que é necessário e onde encontrar a solução no sistema. Seus especialistas monitoram cada mudança na lei e examinam diretamente o impacto no sistema e nos processos. Se tivéssemos que fazer tudo por nossa conta, é bem provável que deixássemos escapar algo, porque não somos especializados em lidar com essas questões. Examinar cada mudança na lei não é nossa atividade principal nem a melhor forma de ocupar o tempo dos nossos departamentos de RH. Esta é a atividade principal do nosso parceiro, que desenvolveu processos de RH modernos que podemos agora utilizar. Manter a conformidade e reduzir riscos futuros 5

6 por intenção, mas simplesmente por negligência, desqualificado trabalhadores autônomos e os assim-chamados empreiteiros mas as autoridades analisaram o caso e disseram: De forma alguma, eles são funcionários. A empresa teve de arcar com milhões em pagamentos retroativos, inclusive valores não pagos referentes à previdência social e impostos. Isso também pode acontecer em empresas locais. Na Itália, por exemplo, existem mais de 9000 cidades, cada uma com leis fiscais independentes. A menor firma de Foggia possivelmente terá de reanalisar suas leis tributárias se desejar expandir e atuar em Bari, uma cidade próxima. Mas até mesmo na mais estática das empresas os recursos precisariam entender as leis trabalhistas e a legislação de conformidade à medida que estas mudam, são atualizadas ou alteradas. Ignorância não é desculpa. Muitas organizações não sabem que descumprem as leis que regem a folha de pagamento e o trabalho. Dados os custos das multas e dos possíveis danos à reputação da marca, a ignorância não é nada agradável. Nas palavras da Pesquisa Global sobre Folha de Pagamento, realizada pela Ernst & Young em abril de 2013 Ao analisar por que as organizações utilizam o modelo atual de folha de pagamento, o velho ditado em time que está ganhando, não se mexe parece se aplicar. Práticas antigas ainda ditam por que as organizações continuam a utilizar muitos de seus processos e sistemas. Obviamente, se pouco mudou em termos de estratégia de negócio, tamanho, escopo geográfico, aquisições ou fusões ao longo das últimas décadas, esta pode ser uma resposta perfeitamente adequada. Na realidade, porém, relativamente poucas são as organizações que podem fazer essa alegação. 33% DAS EMPRESAS que foram multadas ou penalizadas nos últimos 12 meses. em uma área pode influenciar o regulamento de outras. Mudanças simples geram grande repercussão. Devido à natureza complexa da legislação trabalhista, muitas vezes há mudanças aparentemente simples ou novas obrigações que exigem alterações substanciais nos sistemas de registro e declaração. Em qualquer escritório do mundo a história é semelhante. Por exemplo, o acompanhamento das mudanças e das conformidades legais é um dos maiores problemas para o setor de RH, pois o ambiente legal muda constantemente, é ambíguo e imprevisível. O conhecimento do vínculo entre os diferentes regulamentos também é crucial, já que uma mudança Os riscos referentes à folha de pagamento também variam entre as empresas de acordo com outros fatores, como o setor da indústria, o histórico e a cultura da empresa, o porte da empresa e a estrutura de organização. Em setores de alta rotatividade, tais como varejo, construção, restaurantes e indústrias de processamento, por exemplo, a folha de pagamento inclui um grande número de contratações e demissões, além da complexa gestão do tempo e de faltas. Processo de gestão de conformidades Embora a tecnologia tenha revolucionado muitos aspectos dos negócios ao longo das últimas décadas, muitas organizações ainda estão ligadas aos processos manuais de gestão da conformidade ou a vários contratos de fornecedores postos em prática anos atrás por seus semelhantes. Embora esses processos possam ter sido eficazes um dia, em muitos casos, eles se tornam um obstáculo significativo à medida que as empresas se empenham em melhorar a eficiência do processo de conformidade. A tentativa de desemaranhar a teia de planilhas e documentos em papel, ou o labirinto de informações de vários fornecedores, muitas vezes se revela extremamente difícil internamente. A pesquisa da SmartCompliance de 2012 constatou que 65% dos CFOs acreditam que a redução do número de pontos de contato em processos de conformidade pode aumentar a eficiência e a produtividade. Mais de 75% dos executivos de finanças não tinham acesso em tempo real aos dados de conformidade consolidados. Isso significa baixa eficiência e alto risco de ignorar erros causados pela alta frequência de mudanças depois que um novo regulamento já está em vigor e pela alta complexidade dos diferentes tipos de trabalhador que precisam ser levados em consideração. Os diretores de RH podem maximizar a produtividade e o envolvimento no departamento, concentrando-se na produtividade dos funcionários, em vez de em questões de conformidade. 6 Manter a conformidade e reduzir riscos futuros

7 dos executivos de finanças não têm acesso em tempo real aos 75% dados de conformidade consolidados Em condições de mercado difíceis e altamente competitivas, a necessidade de as organizações gerirem com eficácia seus problemas de risco e conformidade nunca foi tão grande - e, ao mesmo tempo, nunca foi tão difícil resolvê-la internamente. A conformidade não é opcional - o que significa que ter controle sobre e melhorar a eficiência da gestão de conformidade não é apenas fundamental, mas uma obrigação da empresa. Para adaptar-se rapidamente às mudanças, é necessário ter habilidade e conhecimento significativos. Mesmo quando as novas leis pretendem simplificar ou consolidar os regulamentos existentes, uma mudança grande ou súbita pode apresentar o mesmo grau de dificuldade para as organizações. As mudanças podem ser tão fundamentais que não seria possível para uma empresa individual incorporar facilmente as vastas especificações e alterações com a gama necessária de sistemas e experiência em conformidade. A experiência das equipes há muito estabelecidas em um país, alocadas exclusivamente para as mudanças, é vital para que se tenha uma visão geral de todas as regras, o que forma a base para se obter a conformidade em RH e folha de pagamento. Para Terry Troost, diretor de RH da SPIE (uma empresa internacional de serviços de energia e comunicação, com 2800 funcionários no país) na Holanda, a conformidade nunca é um risco, já que nos valemos das habilidades e experiência do nosso parceiro e temos apenas seis profissionais de folha de pagamento na equipe. Para as mudanças fiscais que entraram em vigor em 1 de janeiro de 2014, não precisamos fazer nada, já que nosso parceiro se encarregou de todas as mudanças necessárias. O sistema e o processo foram atualizados automaticamente e tudo o que fizemos foi assistir a sessões regulares de informação para aprender sobre as novas leis e seu impacto sobre os nossos funcionários e processos. Como lidar com a conformidade e os riscos O crescente volume e a complexidade das mudanças regulamentares fomenta a demanda por pessoas que tenham a capacidade de implantar e compreender o impacto em todos os sistemas e processos de RH. A falta dessas habilidades só tende a piorar à medida que as conformidades se tornam mais complexas. Para as empresas, a questão é: como elas possivelmente conseguirão atrair e reter esse talento para manter-se em conformidade? Habilidades e experiência abrangentes Para adaptar-se rapidamente às mudanças legais, é necessário ter habilidade e conhecimento. As empresas estão cada vez mais atentas aos benefícios de manter internamente as habilidades de coordenação e supervisão. Os gerentes de RH precisam ter uma visão geral operacional das questões referentes aos riscos e à conformidade de RH que suas organizações enfrentam. No entanto, existem áreas de conhecimento com as quais não se pode esperar que um profissional interno tenha familiaridade, independentemente de quão competente ele seja. Por exemplo, à medida que os países mudam as leis trabalhistas em nível local ou nacional, os especialistas em folha de pagamento que atuam como prestadores de serviços terceirizados são muitas vezes chamados para assessorar sobre as leis e ajudar em sua implantação. Nos EUA, por exemplo, uma grande empresa de folha de pagamento não só mantém uma equipe permanente de especialistas em conformidade infiltrada na Receita Federal, mas esta Os gerentes de linha são mais confiantes ao responder às perguntas dos funcionários. Manter a conformidade e reduzir riscos futuros 7

8 A COMPLEXIDADE DA CONFORMIDADE Na Bosch, os custos são muito importantes, mas a eficiência e a excelência operacional são ainda mais. Roberto Zecchino, vice-presidente de Recursos Humanos e da unidade do Sul da Europa da Bosch Itália, é responsável por garantir que funcionários, do grupo alemão de tecnologias e serviços, em todo o país, ajam em total conformidade. A estrutura legislativa italiana é muito complexa. As leis trabalhistas mudam com bastante frequência e, além disso, há diferentes regulamentos nacionais e locais. Na Itália, as leis locais variam de cidade para cidade - com 19 locais diferentes, é muito importante haver um fluxo claro de informações entre a Bosch e nosso provedor de folha de pagamento, salienta Zecchino. Temos um sistema especial de gestão do tempo, cálculo de pensão e aposentadoria italianas, segurança de produção, pagamentos por recompensa de serviços, cálculos em caso de doença e, por último, mas não menos importante, na Itália temos muitos trabalhadores expatriados que se enquadram em cálculos diferentes. Devemos nos manter totalmente alinhados com o nosso provedor para garantir que as leis locais sejam respeitadas e as informações fluam - isso significa que é necessário nos mantermos próximos e sincronizados um com o outro. Do ponto de vista da conformidade, o controle interno é crucial para a Bosch. Todos os processos da folha de pagamento precisam estar de acordo com a lei, mas também com os termos das políticas da Bosch com relação aos procedimentos de gestão da conformidade e de riscos. Precisamos garantir o nível necessário de visualização do gerenciamento de dados para que possamos monitorá-los e, em caso de eventuais problemas, recuperar o sistema rapidamente. Este é um dos principais aspectos para nós, salienta Zecchino. Para a Bosch, os benefícios de trabalhar com um fornecedor terceirizado em comparação com equipes internas incluem flexibilidade, controle de custos e agilidade. Maior agilidade é sinônimo de maior flexibilidade. A constante velocidade de novas legislações e novas informações significa que, cada vez que algo muda, do ponto de vista da conformidade, nosso provedor tem tudo o que precisamos. Isso é muito importante, especialmente no complexo ambiente da legislação italiana. Ao longo dos anos houve muitas mudanças organizacionais em nossas unidades. Por isso, precisamos ter uma estrutura e um fluxo de comunicação claros em nossos processos de RH, de modo que um novo gerente possa facilmente entender o histórico. Isso também significa ter uma solução de backup, independentemente da movimentação de de pessoas ou de mudanças. Nosso parceiro de folha de pagamento deve oferecer o conhecimento técnico e a experiência necessária. Francamente falando, quando terceirizamos projetos, o fator mais importante é a eficiência do processo. Na Bosch, os custos são muito importantes, mas a eficiência e a excelência operacional são ainda mais importantes. Nosso objetivo é criar uma organização dinâmica, com uma estrutura enxuta e processos eficientes. 8 Manter a conformidade e reduzir riscos futuros

9 dos CFOs acreditam que a redução do número de pontos de contato em processos de conformidade aumenta a eficiência e a produtividade. também tem uma equipe infiltrada no provedor de folha de pagamento, a fim de aprenderem uns com os outros. Da mesma forma, no Brasil, o novo sistema esocial, concebido para padronizar as informações de trabalho, pensão e impostos, foi elaborado ao longo de três anos, tendo o mesmo provedor como parte de seu grupo piloto visando validar seus modelos. 65% Esse nível de experiência exigiria investimentos significativos que fogem à principal atividade de qualquer organização. A guerra global por talentos também significa que as melhores mentes são atraídas para as empresas globais que se especializam em uma área de atuação e trabalham na vanguarda da conformidade, em vez de para pequenas equipes internas em empresas onde, muitas vezes, o que acontece é uma corrida atrás do tempo. A principal atividade de um prestador não é apenas ter o conhecimento técnico necessário para oferecer um serviço, mas também o nível de discernimento exigido para saber qual legislação está a caminho e estar pronto para cumpri-la antes que outras organizações estejam cientes das mudanças que estão sendo propostas. De acordo com pesquisas realizadas pela Escola de Administração e Economia de Loughborough, os benefícios da terceirização vão além da simples redução de custos. Eles estão fortemente relacionados com a vantagem competitiva da empresa e, portanto, muitas vezes representam os principais fatores de sucesso em um setor particular. Em outras palavras, as organizações, sem a sobrecarga da manutenção de recursos internos onerosos e morosos, podem encontrar na terceirização uma vantagem competitiva. Abordagem consolidada e automatizada Uma das maneiras mais eficientes de os profissionais de recursos humanos e os executivos financeiros reduzirem os riscos é gerenciar a conformidade de forma proativa. No entanto, quase 30% dos altos executivos financeiros entrevistados pela ADP dizem que a abordagem que utilizam para gerenciar a conformidade é mais reativa do que proativa. Dispor de uma abordagem consolidada e automatizada para gerenciar as exigências regulamentares é uma maneira eficaz de gerenciar proativamente os riscos de conformidade. De acordo com o relatório da pesquisa de 2013 Gestão do risco de talentos: gerenciamento de dados para garantir a conformidade da força de trabalho, dos consultores Aberdeen Group, até mesmo as empresas de melhor desempenho precisam encontrar formas de fornecer os dados de RH aos líderes empresariais para orientar a tomada de decisão e, para tal, devem usar ferramentas automatizadas - em vez de depender de processos manuais - e encontrar formas de integrar os dados e sistemas de RH. As PROATIVIDADE a maneira mais eficiente de reduzir riscos e gerenciar a conformidade. ferramentas e tecnologias que ajudam as organizações a aplicar, de forma consistente, as políticas e regras se vão com o tempo, e outras atividades críticas para a gestão da força de trabalho são fundamentais para manter o ambiente em conformidade. Michael Magotsch alerta seus clientes que uma estratégia proativa de conformidade e riscos exige o trabalho conjunto de todo um grupo de prestadores de serviços, especializados em investigações, impostos, previdência social e folha de pagamento. Os funcionários se envolvem mais no trabalho, sem ter de se preocupar com recibos de salário e com o empregador. Manter a conformidade e reduzir riscos futuros 9

10 Conclusão Nos últimos 20 anos, o número de funcionários que trabalham em uma filial de uma empresa multinacional mais que triplicou. A complexidade do gerenciamento da folha de pagamento em vários países, no entanto, não é apenas um problema para as multinacionais, mas também para o grande número de pequenas e médias empresas que cada vez mais se veem atuando nos mercados internacionais. A complexidade dos riscos e da conformidade proporciona uma oportunidade de impulsionar a terceirização e as transformações A Pesquisa Global sobre Folha de Pagamento da Ernst & Young, realizada em abril de 2013, com mais de 160 organizações multinacionais que abrangem cinco continentes, concluiu que 85 % dos entrevistados desejava melhorias em suas políticas e práticas de folha de pagamento em vigor. A terceirização proporciona o conhecimento e a infraestrutura necessários para garantir a conformidade. Os executivos precisam enxergar além das soluções e plataformas que ajudam a simplificar a gestão da conformidade, mas escolher prestadores que estejam na vanguarda, com os melhores especialistas locais, não apenas para prestar assessoria sobre as leis e ajudar em sua implementação, mas saber o que a legislação reserva e estar pronto para cumprila antes que outras organizações estejam cientes das mudanças. Os maiores desafios e complexidades referentes aos riscos e à conformidade trazem consigo a oportunidade única de os recursos humanos e os executivos financeiros ajudarem a impulsionar a mudança organizacional. Ao encontrar novas maneiras de ajudar a manter a conformidade e reduzir riscos, melhorar a eficiência dos processos de negócios e, finalmente, ajudar a impulsionar o crescimento organizacional, os departamentos de recursos humanos e finanças podem demonstrar o valor estratégico que proporcionam para a empresa. Os CEOs podem gerenciar os encargos regulamentares e reduzir riscos para que os negócios possam crescer sem contratempos legais. 10 Manter a conformidade e reduzir riscos futuros

11 Sobre Automatic Data Processing, Inc. (NASDAQ: ADP), com mais de US$ 10 bilhões em receitas e aproximadamente clientes, é um dos maiores fornecedores mundiais de soluções de terceirização empresarial. Valendo-se de mais de 60 anos de experiência, a ADP oferece uma ampla gama de soluções de administração de recursos humanos, folha de pagamento, impostos e benefícios em uma única fonte. De fácil utilização, as soluções da ADP para empregadores agregam mais valor para empresas de todos os tipos e portes. A ADP também é um fornecedor líder de soluções de computação integradas para revendedores de automóveis, caminhões, motocicletas, veículos marítimos e de recreação e equipamentos pesados em todo o mundo. A CorporateLeaders é uma rede exclusiva e independente que inspira negócios e liderança, fornecendo um fórum confiável para que executivos interajam em rede, troquem ideias, compartilhem lições aprendidas e impulsionem seus negócios num ambiente em constante mudança. Concentramo-nos em fornecer serviços exclusivos para associados, eventos em rede em caráter privado e ricos em conteúdo, pesquisas, pensamento de liderança e aconselhamento sobre transformação empresarial tendo como ponto principal as necessidades e as experiências dos executivos. Manter a conformidade e reduzir riscos futuros 11

12 O logotipo ADP e ADP são marcas comerciais registradas da ADP, Inc. Todas as outras marcas comerciais e marcas de serviço são propriedade de seus respectivos proprietários ADP, Inc.

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