COMO ELABORAR PAPÉIS DE TRABALHO

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1 COMO ELABORAR PAPÉIS DE TRABALHO MÓDULO Fevereiro de 00

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CARACTERÍSTICAS DOS PAPÉIS DE TRABALHO Evidências das Verificações Exigências dos Papéis de Trabalho Codificação dos Papéis de Trabalho Propriedade dos Papéis de Trabalho TIPOS DE PAPÉIS DE TRABALHO PADRONIZAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO Elaboração dos Papéis de Trabalho Padrão da Auditoria dos Principais Ciclos Operacionais Evidências dos Exames DEFICIÊNCIAS COMUNS NOS PAPÉIS DE TRABALHO PASTAS DE TRABALHO UNICAMP... 18

3 INTRODUÇÃO O auditor não se apossa de documentos originais, registros ou contas do razão para apoiar suas descobertas. Ele trabalha com documentos e registros que pertencem à área ou entidade que está sendo auditada, não podendo, desta forma, utilizá-las como parte dos seus papéis de trabalho. Assim, o único registro de suas análises e conclusões são os papéis de trabalho que devem ser preparados de preferência, na própria entidade ou área auditada. 3

4 1. CARACTERÍSTICAS DOS PAPÉIS DE TRABALHO Todos os passos executados devem ser anotados nos papéis de trabalho. Por exemplo, se uma soma de determinado registro foi efetuada, o fato deve ser anotado nos papéis de trabalho, bem como, observações se foram ou não encontradas irregularidades. Esta anotação deve ser conservada como prova de que o auditor fez efetivamente o trabalho. As perguntas feitas pelo auditor no transcorrer dos trabalhos, bem como as respostas recebidas, devem ser também registradas nos papéis de trabalho. O mais importante na sua elaboração é que ele atenda aos objetivos de auditoria e seja auto-explicativo. 1.1 Evidências das Verificações Para indicar a natureza e amplitude das verificações, o auditor utiliza-se de tiques. Ao pé da folha de trabalho, ele indicará o significado de cada sinal. Para estes sinais, deve ser utilizado lápis de cor (preferencialmente vermelho). Os sinais devem ser padronizados, ou seja, devem possuir sempre o mesmo significado. 1. Exigências dos Papéis de Trabalho Devem ser completos, esclarecedores e conter todas as informações necessárias; Devem conter referências cruzadas. A informação em um papel pode estar relacionada com outra, em outro papel; Devem conter identificação (nome da entidade, da conta, data e assinatura); Devem ser legíveis e auto-explicativos. 4

5 1.3 Codificação dos Papéis de Trabalho Existem várias formas para codificar os papéis de trabalho: numeração sequencial, letras, combinação de letras e números, etc.. Esta codificação deve ser seguida inclusive para arquivamento dos papéis de trabalho. 1.4 Propriedade dos Papéis de Trabalho Os papéis de trabalho são de propriedade da auditoria interna. Embora possam servir como fonte de referência para as áreas ou Unidades/Órgãos auditados, não devem ser consideradas como parte dos registros ou como substitutos para eles. Os papéis de trabalho devem ser guardados por um período suficiente para atender as necessidades da Unicamp. 5

6 . TIPOS DE PAPÉIS DE TRABALHO Os papéis de trabalho são bastante variados, e vão desde um balancete preparado pela contabilidade até uma simples folha de notas, onde uma conversa é registrada. Qualquer registro que um auditor faz é um papel de trabalho. Certos tipos são comuns, como por exemplo: Análise de Contas O maior volume dos papéis de trabalho, em uma auditoria de balanço, é formado pelas análises de contas. Em um exame normal, todas as contas importantes de balanço serão analisadas, verificando-se os detalhes que as compõe, integralmente ou em base de testes. Lançamentos de Acertos Se detectados erros, há necessidade de correção. Através de um papel de trabalho de ajustes e reclassificações, o auditor passa à contabilidade os lançamentos a serem efetuados, indicando as contas envolvidas, histórico adequado e os valores corretos. Conciliações Ao estabelecer uma relação entre vários tipos de informações, o auditor deve preparar algumas análises de conciliações. Normalmente a contabilidade prepara e fornece cópias dessas conciliações. Extratos e Anotações Cláusulas importantes de contratos devem constar dos papéis de trabalho, principalmente se lançamentos de ajustes foram propostos com base nesses contratos. 6

7 Com isso o auditor deve obter cópia dos mesmos. Da mesma forma, ele deve obter cópia de resoluções importantes da Diretoria, dos Acionistas, etc., que podem constituir-se em provas a certas afirmações no relatório. Balancete Contábil Comumente conhecido como balancete, é a base fundamental dos papéis de trabalho em uma auditoria de balanço, e todas as outras análises com ele se relacionam de alguma forma. Dele são preparadas as demonstrações contábeis, as quais compõe a parte mais importante do relatório final. Programas de Auditoria Trata-se do programa a ser seguido pelo auditor, no seu esforço para reunir provas suficientes, que lhe permitam oferecer uma relatório fundamentado. Num programa bem feito, estará demonstrado não só o que deve ser feito, mas também a pessoa e o visto de quem o executou. 7

8 3. PADRONIZAÇÃO DOS PAPÉIS DE TRABALHO Para maior eficácia dos trabalhos de auditoria, devemos utilizar procedimentos padrões para a elaboração de papéis de trabalho e evidência de exames. Os papéis de trabalho representam o instrumento de maior importância para o nosso trabalho, pois nele estarão documentados e evidenciados todos os exames efetuados que irão servir de suporte para o objetivo final da auditoria. Damos a seguir os itens essenciais que deverão ser levados em considerações: 3.1 Elaboração dos papéis de trabalho a) Cabeçalho: Será da seguinte forma: - Nome da Unidede/Órgão; - Data Base do Trabalho; - Área e Trabalho Executado; b) Sistema de Referência: - Será utilizada a seguinte seqüência: A A-1 A- A-3 1ª Subsidiária A-1 A-1 A- A- A-3 A ª Subsidiária A-1 A-1 A- A- A-3 A-3 3ª Subsidiária

9 c) Numeração das Folhas Todas as folhas de um memorando, folhas de PT com a mesma referência, várias folhas de circulares anexas em um PT, sempre deverão ser numeradas a sua sequência, ou seja: 1 /10 3/10... / 10 Nº de folhas Seqüência d) Referência de PT Serão considerados a título de sugestão, tendo em vista que o ideal é adaptar ao balanço patrimonial e demonstração de resultados, objetivando facilitar a conferência, as seguintes referências: ATIVO/PASSIVO A B C D E F G M N U AA BB CC DD EE FF GG HH SS Disponível Contas a Receber Estoques Livre Livre Despesas do Exercício Seguinte Realizável a Longo Prazo Investimentos Imobilizado Diferido Fornecedores Obrigações Sociais e Tributárias Empréstimos e Financiamentos Provisões Livre Livre Exigível a Longo Prazo Livre Patrimônio Líquido 9

10 RESULTADOS - DR DR-1 Vendas DR- Deduções de Vendas DR-3 Custos dos Produtos/Mercadorias Vendidas DR-4 Despesas Administrativas DR-5 Despesas Comerciais DR-6 Despesas Financeiras DR-7 Receitas Financeiras DR-8 Outras Despesas Operacionais DR-9 Livre DR-10 Resultado não Operacional DR-11 Imposto de Renda e Contribuição Social DR-1 Participações Os índices de resultados serão o mesmo que para o ativo e passivo, ou seja: DR DR-1 DR- DR-3 DR-1 1 DR-1 DR- 1 DR- DR-3 1 DR-3 3. Padrão da Auditoria dos Principais Ciclos Operacionais Os principais sistemas operacionais comumente analisados são: Ref. CP VR FP CE TE Ciclo Operacional Compras, Contas a Pagar e Pagamentos Vendas, Contas a Receber e Recebimentos Folha de Pagamento Custos e Estoques Tesouraria O procedimento inicial para se analisar os sistemas operacionais, dentro dos objetivos normais de auditoria, é efetuar o levantamento de seus procedimentos e controles internos. Esta prática é conhecida como auditoria analítica ou operacional. 10

11 Auditoria Analítica ou Operacional A Auditoria Analítica foi idealizada com ênfase principalmente na análise intensa dos sistemas usados na empresa. A verificação detalhada ficará restrita àquelas áreas onde forem reveladas falhas através da análise. Após intensas pesquisas realizadas pela Clarkson, Gordon & Co., do Canadá, verificou-se que o melhor meio para efetuar essa análise é a forma padronizada de gráficos de fluxos, conhecidos como fluxogramas. Em primeiro lugar, essa é a maneira mais concisa de registrar os sistemas da empresa e a sua revisão; em segundo, é o instrumento mais eficiente para fazer o trabalho de análise. Os gráficos ou fluxogramas mostram claramente como o sistema está funcionando, e fornecem um método fácil e prontamente compreensível para localizar falhas nos sistemas ou áreas onde melhorias podem ser introduzidas. Determina-se, então, através da avaliação dos fluxogramas, as áreas de controle interno deficientes, as quais serão verificadas detalhadamente. Na Auditoria Analítica, os fluxogramas tornam-se a chave de uma análise aperfeiçoada dos sistemas e essa análise, por sua vez, é a chave de um programa de verificação mais cuidadosa e de uma auditoria mais útil. Vantagens da Auditoria Analítica Em virtude de sua concentração na análise dos sistemas operacionais, a Auditoria Analítica oferece vantagens não só para a empresa, mas também para o auditor, nas seguintes áreas: Sugestões sobre os sistemas operacionais; Distribuição do esforço despendido na auditoria; Eliminação de tempo perdido com a substituição de ; a) Sugestões sobre os sistemas operacionais A aplicação desses processos permitirá fazer recomendações mais valiosas e realistas para melhorar o controle interno e a eficiência dos sistemas. O controle interno deve ter sempre importância capital para a empresa, a fim de salvaguardar o seu patrimônio e, também, para que se possa planejar uma auditoria apropriada. Um dos propósitos fundamentais da Auditoria Analítica é, portanto, avaliar, de modo completo e com rapidez, o controle interno. Também as considerações sobre a eficiência não são menos importantes. Sugestões viáveis sobre como melhorar a eficiência dos sistemas ou eliminar despesas desnecessárias, trarão certamente vantagens para a empresa. Ainda que seja 11

12 demais esperar que as análises para fins de auditoria produzam os mesmos resultados de uma investigação de vulto, que vise melhorar a eficiência dos sistemas, constatou-se que algumas sugestões úteis sobre a eficiência aparecem como decorrência do trabalho. Essas sugestões fazem parte integrante do serviço normal de auditoria. b) Distribuição do esforço despendido na auditoria A Auditoria Analítica permite a distribuição racional das horas de auditoria, através da análise dos sistemas, por todas as áreas que requerem atenção. A maior concentração no conhecimento das atividades da empresa e na análise do sistema proporcionará uma auditoria muito mais inteligente. O auditor faz uma avaliação muito mais ampla do sistema de controle em vigor e será encorajado a usar mais iniciativa e imaginação. O volume de trabalho pormenorizado será reduzido. A redução de detalhes não criará quaisquer riscos adicionais, pois o completo conhecimento, acrescido de um programa de testes bem escolhidos e concisos, proporcionará maior confiança do que um conhecimento imperfeito, acrescido de um número indiscriminado de testes. c) Eliminação do tempo perdido com novos Um dos problemas comuns nos serviços de auditoria é aquele ocasionado pelas substituições frequentes de equipes de. As novas equipes necessitam inteirar-se dos métodos de trabalhos da área ou empresa, a qual, não raro, reclama com certa razão o fato de que cada ano é obrigado a dar conhecimento dos sistemas em operação ao novo pessoal. Verificou-se, contudo, que quando for necessária uma mudança de pessoal, os substitutos estarão melhor instruídos como resultado das informações explanatórias sobre os negócios da empresa e dos amplos fluxogramas de seus sistemas operacionais, os quais serão incorporados, em caráter permanente, aos papéis de trabalho. 3.3 Evidência de Exames a) Tiques sugeridos - Conforme PT do ano anterior. S - Soma R - Confrontado com o Razão Y - Calculado SHV - Somado Horizontal e Vertical 1

13 b) Exames documentais e explicações específicas 1 os tiques serão utilizados para evidenciar exames documentais e sempre que possível, colocados no lado esquerdo do PT no sentido de baixo para cima. a b c as letras minúsculas em vermelho e circundadas serão utilizadas para explicar um número ou seja informações adicionais ao exame ou explicações genéricas de uma conta. Serão colocadas sempre que possível no lado direito do PT no sentido de cima para baixo. c) Referências cruzadas Externas (de PT p/ PT) As referências cruzadas serão indicadas somente pela referência do PT. Internas As referências internas de números serão feitas por números em vermelho e circundados ou seja: R$ 3.506,00 1 Composição do Saldo ,00 800, ,00 d) Expressões desaconselháveis Deverão ser evitadas: Documentos verificados - sempre que possível deve ser explicado o documento examinado. 13

14 e) Para Referência Freqüentemente ocorre de necessitarmos em um PT, acumular vários números para referenciar com outros PT s. Desta forma, faremos a composição desses valores e acima utilizaremos a expressão Para Referência. Ex. 1 Imobilizado Depreciação - Edifícios Móveis 50 Para Referência - Máquinas 80 3 Depreciações DR-1 30 K Resultado Custo das Vendas Depreciação 30 K DR-1 f) Análises e Circulares recebidas Análises: Todas as análises recebidas da área ou da empresa auditada e utilizadas nos exames, deverão sempre ser anexadas em PT e confrontadas com as fontes de origem e indicados: PPA (preparação pela área): Não anexar nos PT s, análises que não serão utilizadas nos trabalhos e que somente fazem volume, ou quando já descritos no PT e que dispensa anexar as análises. 14

15 g) Conclusão sobre os trabalhos efetuados Todas as análises deverão conter a conclusão sobre os trabalhos executados na seção ou área auditada. 15

16 4. DEFICIÊNCIAS COMUNS NOS PAPÉIS DE TRABALHO A relação abaixo apresenta deficiências de papéis de trabalho muitas vezes encontradas na revisão pelo Coordenador da Auditoria. O sênior é responsável pela correção e esclarecimentos desses tipos de deficiências, antes da revisão da coordenação. - Falta de memorandos técnicos sobre problemas relevantes de auditoria e contábeis. - Falta de conclusões sobre as operações analisadas. - Falta de liquidação dos pontos encontrados nos papéis de trabalho ou a transferência dos mesmos para uma lista de assuntos pendentes. - Assuntos pendentes não esclarecidos de forma definitiva e auto-explicativa. - Fornecimento dos dados de forma incompleta (nomes, datas, importâncias) exigindo follow-up. - Tarefas executadas mecanicamente, sem que a finalidade global do procedimento de auditoria tenha sido entendida. - Falta de detalhes e referência dos valores apresentados em resumos, particularmente dos incluídos no relatório. - Referência a conversas ao invés de apresentação de fatos comprobatórios. - Utilização do formato de papéis de trabalho de anos anteriores e quando estes não oferecem a abordagem mais adequada. - Atualização e revisão inadequada das pastas permanentes. - Informações inúteis transcritas nos papéis de trabalho. - Fonte de informação não indicada nos papéis de trabalho onde apropriado. - Indexação inadequada dos papéis de trabalho; alteração do número de alguns papéis de trabalho mas não das respectivas referências cruzadas; numeração confusa. - Registro inexato ou ilegível das informações e dos dados que deverão ser usados nos pedidos de confirmação e relatórios. Informações, tais como, números de série, nomes, datas, descrições de ativos e valores deverão ser apresentadas correta e adequadamente nos papéis de trabalho a fim de que possam ser incluídas nos relatórios. - Deixar de informar o sênior sobre exceções e comentários que devem ser incluídos no relatório para que este dê instruções a respeito ou as discuta com a gerência da área. Todos os fatos deverão ser documentados (por exemplo: números de contas, nomes). Todos os comentários e recomendações deverão ser rascunhados e submetidos à gerência do serviço para revisão, juntamente com a seção correspondente ou respectivos papéis de trabalho. 16

17 - Falta de comunicação de exceções ao cliente e falta de confirmação de que ele tomou conhecimento das mesmas. - Itens que devam constar do relatório espalhados por todos os papéis de trabalho. Esses itens devem ser relacionados em uma lista mestra e referenciados para os rascunhos e papéis de trabalhos suportes. - Estatísticas preparadas sem os devidos cuidados (somas erradas, percentagens incorretas, valores inadequadamente arredondados, etc.). - Falta de conferência de todos os cálculos importantes constantes dos papéis de trabalho. - Papéis de trabalho preparados pelos assistentes não revisados. - Cabeçalhos incompletos dos papéis de trabalho. - Papéis de trabalho não assinados ou datados. - Análises preparadas pela área auditada não somadas ou testadas quanto a cálculos. - Tiques não explicados nos papéis de trabalho. - Relatórios semanais sobre o andamento do trabalho não preparados. - Orçamento e resumo de horas não completados adequadamente e/ou distribuição inadequada das horas por área. 17

18 5. PASTAS DE TRABALHO UNICAMP Pasta Permanente Na Pasta Permanente devem ser arquivados todos os dados históricos da Unidade/Órgão, como: a) memorando de conhecimento das atividades da Unidade/Órgão, envolvendo principais processos, número de funcionários, etc.; b) organograma funcional; c) atas de diretoria, conselhos, etc.; d) informações orçamentárias; e) matérias de jornais, revistas, periódicos e outros, julgados importantes; f) contratos de operações relevantes como financiamentos, royalties, aluguéis, etc.; g) ações judiciais trabalhistas, etc.; h) modelos de carta de circularização. Pasta de Levantamento de Processos Na Pasta de Levantamento de Processos devem ser arquivados papéis como: a) fluxogramas ou descrição dos procedimentos e controles internos dos principais ciclos operacionais; b) documentos e formulários relacionados aos fluxos levantados; c) legislação e normas internas relacionadas aos fluxos relacionados; d) registro das entrevistas realizadas. Pastas de Testes Na Pasta de Testes devem ser arquivados papéis como: a) programas de auditoria; b) papéis de trabalhos; c) documentos e memorandos coletados durante a realização dos testes; d) comentários da Unidade/Órgão sobre os pontos de controle interno detectados; e) rascunho do relatório de auditoria interna; f) controle do tempo orçado versus realizado. 18

19 Pastas de Trabalhos Especiais Na Pasta de Trabalhos Especiais devem ser arquivados os papéis mencionados nas pastas anteriormente descritas, conforme o trabalho que estiver sendo realizado. 19