GESTÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVO JURÍDICO 1

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1 GESTÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVO JURÍDICO 1 Mailza Paulino de Brito e Silva Souza 2 Sandra Pontual da Silva 3 Sara Sunaria Almeida da Silva Xavier 4 Orientadora: Prof.ª Renata Passos Filgueira de Carvalho RESUMO Descreve o Arquivo como conjunto de documentos que devem ser analisados e preservados através de planejamento e classificação como solução eficiente para a organização e disseminação da informação do acervo sob sua guarda. Aborda a Gestão e o gerenciamento eletrônico como viabilizadores da recuperação e da disponibilização dos documentos para o usuário. Através de seu processamento, a informação disponibilizada será confiante e autêntica para o seu usuário, garantindo um gerenciamento responsável de documentos arquivísticos. Palavras-Chave: Arquivo. Gestão. Documentos. 1 INTRODUÇÃO Entende-se que o conceito de Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um Governo, Organização ou Firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores, para efeitos futuros. PAES (2008, p19). O homem primitivo, em seu vasto meios de expressão (linguagem oral, desenho, gestos e entalhes), conseguiu encontrar na escrita um meio de expressão durável e aperfeiçoado. Consequentemente, os materiais sobre o qual gravavam seus sinais ganharam aspectos de documentos. Com o tempo, os homens passaram a valorizar os documentos, a reuni-los, conservalos e sistematiza-los. Tais documentos eram compostos de suas atividades políticas, religiosas, econômicas e particularidades. Assim, surgem os arquivos para guardar e proteger os documentos. Do mármore ao papiro e finalmente o papel e o advento da imprensa, os documentos que eram reunidos funcionavam como um grande depósito e só depois obteve a verdadeira definição de Arquivo que significa o acúmulo de documentos, ordenados e criados por uma instituição ou pessoa e preservados para alcançar objetivos futuros. 1 Artigo apresentado à disciplina Organização de Arquivos, do Departamento de Biblioteconomia, do Centro de Ciências Sociais Aplicadas, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, ministrada pela Profª. Renata Passos Filgueira de Carvalho, como requisito parcial para 3ª avaliação, período

2 2 Para Galvão apud Paes (2008, p.19), Archivum, palavra de origem latina, que no sentido antigo significa lugar de guarda de documentos que serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos sendo conhecido por Arquivo administrativo e Arquivo Histórico. Segundo Lopes e Monte (2004, p15), Os Arquivos documentais são organizados gerenciados, preservados e disseminados. Baseado nesse contexto existe características bem variadas quanto à classificação de Arquivos, quanto aos documentos e a correspondência. 2 CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS A principal finalidade do Arquivo é servir a Administração. Sua função é disponibilizar a informação, sob sua guarda, no acervo documental. Os arquivos são classificados a seguinte forma: Entidades Mantenedoras, Estágios de evolução, Extensão da sua atuação e Natureza dos documentos. 2.1 ENTIDADE MANTENEDORA OU CRIADORA As características das organizações que a produz podem ser: Públicos: Arquivos governamentais: Federal (central/regional), Estadual e Municipal. Institucionais: Instituições Educacionais, Igrejas, Corporação não Lucrativa, Sociedades e Associações. Comerciais: Arquivos de Firma, corporações e companhias. Familiar/pessoais: Arquivo pessoal organizados por grupo ou individualmente. 2.2 ESTÁGIO DE EVOLUÇÃO Salientando as funções desempenhadas no Arquivo objetivando servir ao usuário com precisão e rapidez, devemos levar em conta o seu tempo (idade) de existência para tratar, organizar adequadamente e qualificá-lo nos seguintes fases: Arquivo de primeira idade ou corrente: Caracterizado pelos documentos em curso ou frequentemente consultados, mantido em local de fácil acesso a consulta classificados e conservados nos escritórios ou nas repartições que o receberam ou produziram.

3 3 Arquivo de segunda idade ou intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser consultados com freqüência (uso eventual). Mas ainda podem ser solicitados pelos órgãos geradores para tratar de assuntos semelhantes ou retomar a um problema apresentado. Sua permanência no arquivo é transitória, portanto não há necessidade de serem conservados nas repartições. Arquivo de terceira idade ou permanente: O documento é caracterizado pela perda administrativa e cujo uso deixou de ser freqüente, e sim esporádico. Sua conservação é analisada também pelo valor histórico, informativo ou comprobatório para o estado ou cidadão. 2.3 EXTENSÃO Na sua atuação, os Arquivos são divididos em: Setoriais: São estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de Arquivo Corrente. Gerais/Centrais: Destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma Instituição, centralizando a atividades de Arquivo corrente. 2.4 NATUREZA DE SEUS DOCUMENTOS De acordo com as características dos documentos que compõem o Arquivo, foram estabelecidos conceitos para diferenciar a forma física do documento com a sua finalidade. São eles: Arquivo especial e Arquivo especializado. Arquivo especial: Têm sob sua guarda documentos em diversas formas físicas e que merecem um tratamento adequado no armazenamento, no registro, no acondicionamento, no controle e na conservação. Como por exemplo: fotografias, discos, disquetes, fitas, microformas, slides, cd-rom, filmes, outros. Arquivo especializado: Têm sob sua guarda os documentos (chamados inadequadamente de Arquivos técnicos), resultantes de experiência humana num campo específico, independente da forma física apresentada, como, por exemplo, os Arquivos Médicos, área Hospitalar, área da Engenharia, área da Imprensa, outros. Quanto ao destino e a procedência, sendo as correspondências uma forma de comunicação que precisa ser registrada e protocolada, são classificadas em: Externa: Correspondências trocadas entre instituições e entidades. Interna: Correspondências trocadas entre órgãos de uma mesma instituição.

4 4 Oficial: Trata de assuntos de serviço ou interesse específico das atividades da instituição. Particular: Trata de assuntos de interesse pessoal de servidores da instituição. Segundo a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política Nacional de Arquivos públicos e privados: Os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou natureza dos documentos. BRASIL, 1991, p CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Conforme suas características, formas e conteúdos, os documentos que estão sob a guarda dos Arquivos são bem variados: cadastros de funcionários, histórico escolar, discos, notas fiscais, faturas, relatórios, fichas, certidões, ofícios, fotos, gravuras, jornais, outros. Para Lopes (2007, p.17), Documento é o registro de informação original, única e autêntica, resultantes das atividades dos órgãos produtores, sendo utilizados como elementos de prova, independente dos suportes onde estão contidos. Assim, os documentos são classificados quanto o gênero e a natureza do assunto: Gênero: Podem ser escritos ou textuais, cartográficos, icnográficos, filmográficos, sonoro, micrográficos, informáticos, outros. Natureza dos assuntos: podem ser: Ostensivo: A divulgação do conteúdo do documento não prejudica a administração. Sigiloso: São documentos de conhecimento restrito. Requer medida de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Tal sigilo é avaliado em quatro graus: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado. 2.6 TABELA DE TEMPORALIDADE Instrumento que determina os prazos para transferência, recolhimento, eliminação, e reprodução dos documentos na organização, devendo ser aprovada por autoridade competente. Através de uma avaliação ou processo de análise e seleção é que os prazos da guarda e eliminação dos documentos são estabelecidos.

5 5 3 ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS A necessidade de se organizar o arquivo ocorre em quatro etapas, antes de qualquer atitude, é preciso conhecer a estrutura da instituição, seus objetivos e seu funcionamento, par avaliar e compreender o significado da documentação: 1ª ETAPA - Levantamento de dados: O levantamento de dados é feito através dos estatutos, dos regimentos, dos regulamentos, das normas e demais documentos que constitui a instituição mantenedora. Sendo assim, é necessário conhecer e analisar o gênero da documentação, a freqüência documental, a quantidade e a conservação do acervo, os métodos de arquivamento, o controle de empréstimo, reprodução de documentos, normas de arquivo, estrutura física, equipe de trabalho, equipamentos instalações, meios de comunicação, etc. 2ª ETAPA - Análise dos dados coletados: Verificação da estrutura física, das atividades e da documentação. Quando a situação real é analisada se faz um diagnóstico apontando as falhas ou lacunas que impedem o bom funcionamento do Arquivo está sendo organizado 3ª ETAPA - Planejamento: Com os dados coletados e analisados, é feito um plano arquivístico para cumprimento de seus estágios corrente intermediário e permanente. Na elaboração dos projetos é preciso considerar as seguintes características: a posição do arquivo na estrutura (subordinação a um órgão hierarquicamente superior), centralização/descentralização dos serviços (fases), métodos de arquivamento (classificação dos documentos numa seqüência de letras e números), normas de funcionamento (manual de Arquivo da Instituição com rotinas, códigos de assunto e índices), qualificação dos recursos humanos, instalação de equipamentos (condições físicas e local adequado), tipologia do arquivo, recursos financeiros disponíveis e necessários. Esse planejamento deve contemplar as disposições e as necessidades da instituição como a situação real, o diagnóstico e projetos a serem implantados. 4ª ETAPA - Implantação e acompanhamento: Como última fase, o projeto deve ser implantado e acompanhado e toda a instituição deve ser informada sobre as alterações introduzidas nas rotinas de serviço. 4 GESTÃO DOCUMENTAL Em decorrência do progresso científico e tecnológico, a produção de documentos cresceu de modo descontrolado acumulando massas documentais nos Arquivos. Em busca de soluções e com o surgimento das três idades dos Arquivos, cria-se um novo conceito de gestão de documentos. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e

6 6 intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal nº 8.159, de ). Segundo Infolf et al. Apud Lopes e Monte (2004, p.17), baseado nesse conceito é possível destacar três fases básicas da gestão de documentos: Produção de documentos: É a elaboração de documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Buscando evitar a criação de documentos não essenciais, diminuindo assim o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo o uso adequado da reprografia e da automação. Utilização de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos. Inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, distribuição, tramitação), atividades de expedição, normas de acesso à documentação (empréstimo e a consulta) e a recuperação de informações indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas. Avaliação e destinação de documentos: Envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda do documento implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente. Uma vez que a documentação já está toda trabalhada pelas etapas que antecederam, há uma transferência dessa documentação para o formato eletrônico, e que denominamos de Gerenciamento Eletrônico dos Documentos. 5 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a disponibilização de documentos de forma eletrônica, possibilitando a rapidez e eficácia no resgate da sua informação. Com o crescimento exponencial na geração de documentos em meio físico pelas empresas, cresce também a necessidade de rapidez na recuperação das informações. Isto torna evidente a falta de organização e de cuidados com o armazenamento desses documentos, fazendo com que o capital intelectual das organizações rume a uma capacidade de utilização cada vez menor. O formato atual de organização de documentos é ineficiente e oneroso, acumulando custos com espaço de armazenamento, pessoal especializado, morosidade na recuperação e destruição precoce da informação (PINTO, 2007). Torna-se então necessário, o surgimento de um sistema eletrônico que viabilize o resgate dos documentos de forma inteligente, segura e eficaz. Daí surge o GED, trazendo consigo ferramentas tecnológicas que permitem de maneira plausível, a disponibilização dessas informações. O GED possui vantagens extraordinárias que a tecnologia oferece, tais como: economia de espaço, velocidade de recuperação, reprodução instantânea do documento, conservação dos documentos, segurança, recuperação da informação e disponibilização da informação.

7 7 5.1 PROCESSAMENTOS DO GED O processamento do GED é feito através da captura e digitalização dos documentos e sua posterior indexação. Nessa primeira etapa, a massa documental é transformada para o formato digital. Primeiro, faz-se a captura do documento através de scanner (sendo a porta de entrada na transformação de milhares de documentos em papel ou microfilme para arquivos digitais dentro do computados), depois é feito o controle de qualidade das imagens, através de recursos de Image Enhancement que dispõe de mecanismos como Despeckling(remoção de ruídos), Deskewing ( endireitar imagens tortas ), Edige Detection( remoção de bordas), dentre outros, proporcionando um papel fundamental na reprodução do tamanho das imagens, eliminando espaços inadequados ou em branco, reduzindo assim, o impacto no armazenamento e tráfego na rede.após esse processo, é feita uma redigitalização quando necessária. 5.2 INDEXAÇÃO DOS DOCUMENTOS É um dos componentes mais importantes do GED, proporcionando uma forma de localizar, agrupar, recuperar e gerenciar os documentos. Sem esse processo, os documentos ficam impossibilitados de serem recuperados, uma vez que, ela é a chave para o êxito do mesmo. Primeiramente, é importante nesse processo, como decisão primária, escolher o sistema que melhor combine com os requisitos de localização e filtro das palavras ou campos (HADDAD, 2000). O resultado da indexação é um índice,que proporciona um resumo de toda documentação inserida pelo meio eletrônico, e dispõe de um papel muito importante em documentos armazenados no GED, pois ele localiza de forma precisa os documentos, possui um grande impacto nos cronogramas de conversão de documentos e influencia nos custos.existem duas categorias de campos de indexação:campos de localização e campos de processamentos. Existem alguns procedimentos tomados para que haja um controle na qualidade da indexação: Técnicas de padronização de dados (verificação e padronização); A revisão do indexador sobre os dados que foram inseridos no sistema para verificar os eventuais erros cometidos. A revisão por parte de um supervisor (outra pessoa que não inseriu aqueles dados no sistema), onde a dupla digitação para todos os campos, ou campos chave de indexação pode ser considerada.

8 8 Indexação automática dos documentos para evitar o processo de entrada manual de dados. 6 TECNOLOGIAS EMPREGADAS NO GED A seguir, serão conceituadas algumas tecnologias empregadas no GED e que possuem um papel fundamental na empregabilidade desse Gerenciamento. Document imaging: É a tecnologia utilizada para capturar e digitalizar os documentos, inserindo-os assim no meio eletrônico. Posteriormente a esse processo, há uma indexação que possibilita a organização e localização da imagem do documento. É o gerenciamento da imagem dos documentos. Document management: É a tecnologia que ajuda as empresas a gerenciar melhor a criação, revisão, aprovação e destruição de documentos eletrônicos. É através dele que há um controle do acesso físico dos documentos, oferecendo mais Segurança e rapidez na recuperação da informação. Workflow: É um fluxo de trabalho que permite controlar todas as atividades exercidas em uma organização. É a automação de um processo de negócios, onde são passados de um participante para o outro, documentos, informações e tarefas através de regras procedurais. COLD/ERM: É a saída do computador para disco laser(cold) e gerenciamento corporativo de relatórios (ERM). Permitem o gerenciamento de grandes massas de informação a baixo custo e com alta velocidade e resposta tendo por função fazer a transferência, armazenamento e indexação de dados para a gravação em discos ópticos ou magnéticos, disponibilizando-os para consulta stand alone, em rede ou via internet. OCR/ICR: É o Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e o Reconhecimento Inteligente de caracteres (ICR), sendo uma tecnologia que possibilita o usuário a reconhecer os caracteres extraídos de documentos impressos ou manuscritos. 6 GESTÃO DOCUMENTAL EM ARQUIVO JURÍDICO O Arquivo Geral está vinculado a um órgão Público. Seu objetivo é receber, avaliar, destinar, guardar e promover acesso aos documentos físicos e digitais. O Arquivo Geral (público, especializado e permanente) foi criado em Seu quadro funcional é composto por 02 Técnicos em Arquivo e 02 funcionários terceirizados (Auxiliar Administrativo, digitador). É subordinada a Secretaria Administrativa.. Seu acervo é composto por

9 9 processos Administrativos, Financeiros e Judiciários, atendendo as necessidades diretas da Secretaria Geral, Secretaria Judiciária, Secretaria Administrativa, Gabinetes, Recursos Humanos, Folha de Pagamento e Departamento de Material. É de sua competência e responsabilidade orientar e realizar o processo de análise e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, para fins de guarda permanente ou eliminação. Também, garantir o acesso e facultar ao solicitante a consulta e autenticação de cópias dos documentos sob sua guarda. Para tanto, a Gestão Documental do Arquivo ocorre conforme descrito abaixo. O Departamento interessado comunica ao Arquivo sobre o envio de documentos (contados e listados). Quando chega ao Arquivo Geral, os documentos (caixas, pastas e livros) são contabilizados em um protocolo interno (com os dados do departamento, o assunto, o ano, a quantidade, a assinatura do emissor e receptor e a data). Em outro momento esses documentos são conferidos junto à lista contida e consequentemente protocoladas a segunda via para o departamento gerador. Numa ordem de espera, esses documentos serão registrados no sistema para que eles recebam todas as atribuições precisas para ser arquivado de modo organizado. O cadastramento ocorre da seguinte forma: Identificação do departamento; Atribuição de nº de caixa numa seqüência lógica progressiva; Identificação do setor; Assunto; Nº de caixa; Local; Datas: cadastro e incineração; Nº do processo; Ano; Interessado; Função; Campo de observação. Esses dados são aspectos básicos para qualquer departamento originador. Sua variação ocorre quando se trata de livros e pastas, alguns campos pertinentes ao tipo de documento do departamento como a Secretaria Judiciária. Feito isso, ainda no sistema, é possível solicitar uma relação de todos os processos cadastrados naquela caixa e imprimir uma etiqueta de caixa com todos os dados resgatados (necessários) para a sua identificação. Então, a caixa é colocada na estante em seqüência numérica. Quando ocorre a solicitação de algum documento, através do sistema é feito a busca com os dados: Nome do interessado, nº do processo, assunto e função. Quando encontrado, ainda no sistema, protocolado e emitido uma guia em duas vias com os dados do processo solicitado, do solicitante, do setor, data de saída, recomendações e nº de caixa. Na contra capa é afixado uma ficha de saída com data para melhor identificá-lo na devolução. Por

10 10 medida de segurança, um outro protocolo (livro) é registrado sua saída com a assinatura do mediador. Quando devolvido, é dado baixa no sistema e no livro protocolo, e então recolocado na sua caixa. Para os documentos da Secretaria Judiciária o objetivo é apenas guarda-lo e recupera-lo, pois eles chegam com nº de caixa, ano, assunto e departamento na etiqueta de identificação. Quando ocorre o pedido, já solicitam com todos os dados. Só é feito o mesmo procedimento de saída no livro protocolo. Algumas recomendações são extremamente necessárias para a proteção do documento. Por exemplo: Os processos só são entregues aos funcionários designados; Para os processos Judiciários, qualquer pessoa (estudantes da área, parte interessada, advogados, entre outros) pode fazer consulta local. Caso tenha interesse em alguma parte ou todo o documento deve-se preencher um requerimento (expondo o motivo) direcionando ao desembargador presidente e aguardar a sua autorização. Não é permitido tirar cópia de algum documento sem a autorização dos diretores do departamento de origem (mesmo que seja o próprio processo do servidor); 7 SUGESTÕES PARA A GESTÃO DOCUMENTAL DO ARQUIVO GERAL Para que ocorra uma melhoria na gestão documental e no sistema eletrônico são sugeridos os seguintes pontos para o Arquivo Geral: Manual de Arquivo; Aumento do quadro de pessoal; Alteração e Manutenção sistema; Tabela de Temporalidade; Equipamentos (fax, copiadora); Padronização do vocabulário; Cursos de aperfeiçoamento e capacitação; Implantação de digitalização de documentos; Manutenção das estantes deslizantes; Outros. Vale salientar que essa realidade contextualizada atende as necessidades do Arquivo. A sugestão é para melhorar, aperfeiçoar o desenvolvimento do trabalho exercido pelos funcionários e viabilizar o atendimento com eficiência e eficácia a todos que solicitam o serviço prestado por eles.

11 11 8 CONSIDERAÇÕES FINAIS Observa-se a importância do Arquivo em guardar, organizar e conservar os documentos, objetivando recuperar e viabilizar a informação documental quer seja no âmbito jurídico, administrativo, funcional, cultural e pesquisa histórica. Através de procedimentos técnicos, o documento é avaliado e analisado para receber o tratamento adequado para a sua preservação e para a transmissão da informação neles contidos. A implementação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED), como uma ferramenta indispensável para o resgate de informações necessárias existentes em documentos de maneira ágil e segura, preservando assim o patrimônio da instituição a qual ela pertence. Por meio de seus processos e alguns tipos de tecnologias aplicadas, a Gestão Documental é assegurada para um bom desempenho do GED, visto que, através de seu processamento, a informação disponibilizada será de total confiança para seu usuário, incrementando pelas etapas que fazem parte dessa gestão. Também, a importância do profissional Arquivista por atuar como gestor de informação estratégica, colaborando para que os fluxos informacionais ocorram de maneira plena. REFERÊNCIAS BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: FGV, BRASIL. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispõe sobre política nacional de arquivos públicos e privados. Diário oficial da República Federativa do Brasil, v. 29, nº6, p.455, jan. 1991, seção I. FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. Rio de Janeiro: Nova Fronteira, LOPES, Luis Felipe Dias, MONTE, Antônio Carlos. A qualidade dos suportes no armazenamento de informação. Florianópolis: Visual Books, MARTINS, Wilson. A palavra Escrita: história do livro, da imprensa e da biblioteca. São Paulo: Editora Ática, PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: FVG, RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística comteporânea. Rio de Janeiro: FVG, SCHLLENBERG, T.R.. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio de Janeiro: FVG, 2006.

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