GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO

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1 1 Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa Lato Sensu em Gestão Pública Trabalho de Conclusão de Curso GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Autor: Lígia Costa Coelho Orientador: José Maria de Oliveira Brasília - DF 2011

2 2 LÍGIA COSTA COELHO GESTÃO DE DOCUMENTOS EINFORMAÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO Artigo apresentado ao curso de especialização em Gestão Pública da Universidade Católica de Brasília, como requisito parcial para obtenção do Título de Especialista em Gestão Pública. Orientador: José Maria de Oliveira Brasília 2011

3 3 Artigo de autoria de Lígia Costa Coelho, intitulado Gestão de documento e de informação para a tomada de decisão, apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Pública da Universidade Católica de Brasília, em 2011, defendido e aprovado pela banca examinadora abaixo assinada: Professor Doutor José Maria de Oliveira Orientador Especialização em Gestão Pública UCB Professor Mestre/Doutor,... Especialização em Gestão Pública UCB Examinador Brasília 2011

4 4 GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES PARA TOMADA DE DECISÃO LÍGIA COSTA COELHO RESUMO: Este artigo apresenta um estudo de caso da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico do Distrito Federal - SDE, um dos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Distrito Federal - SIARDF. O método de pesquisa foi uma análise descritiva da organização documental da SDE, sobre o modelo de gestão adotado, com o uso das ferramentas já existentes, que auxilia as atividades administrativas. Os resultados demonstram que a gestão de documentos facilita o acesso à informação e influencia na tomada de decisão para na continuidade das ações de governo, o que determina o alcance dos resultados, do órgão da Administração Pública Federal, Distrital, Estadual ou Municipal. Palavras-chaves: Documento. Organização. Informação. Arquivo. Tomada de decisão. 1. INTRODUÇÃO Pela relação que há entre informação e documento, que são termos polissêmicos amplamente usados pelos diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido estão sendo empregados. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. Segundo Porat, citado por Castells, informação são todos os dados que são organizados e comunicados. E documento, qualquer suporte que registre informações. Os documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam ou melhor, no suporte em que a informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem de outros que podem conter informações de valor científico, histórico e cultural. Os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas, para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente as necessidades burocráticas, administrativas, ou legais. A função de um arquivo é guardar a documentação e principalmente fornecer aos interessados, as informações contidas em seu acervo de maneira rápida e segura. Neste sentido, a classificação dos documentos de arquivos deve ser feita a partir de um método de arquivamento/ordenação a ser definido, levando em consideração a estrutura da empresa, suas funções e a natureza de seus documentos. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas e privadas, obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os

5 5 espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. Este trabalho apresenta alguns benefícios resultantes da organização de arquivos correntes de instituições públicas e apresenta a organização realizada pela SDE, no período de 2007 a 2011, após a criação de normas e condições para tal organização. Como embasamento teórico, no decorrer deste trabalho, vários autores são citados e relatam conceitos que servem de base na criação de um sistema de gestão de documentos que objetiva melhoria nas tomadas de decisões administrativas, fazendo uso das informações contidas nos documentos de arquivo. O arquivista tem como trabalho organizar os documentos para que as informações contidas neles sejam claras e de acesso rápido, pois devem ser disponibilizadas aos envolvidos para possibilitar evolução nos processos de crescimento social, já que os arquivos asseguram os direitos aos cidadãos a partir do acesso à informação. É dever do estado propiciar meio de acesso a essa documentação. Infelizmente não é surpresa o fato de que boa parte dessa documentação, de caráter público, está inacessível, devido à falta de organização dos arquivos públicos. O objetivo do estudo é de apresentar uma análise descritiva da organização documental da SDE, um dos órgãos da Administração Pública do Distrito Federal, como um dos integrantes do SIARDF. Os objetivos específicos são: - Analisar o conteúdo informacional oferecido pelo acervo documental aos gestores na tomada de decisão no âmbito da SDE, ou seja, as decisões tomadas atualmente são com base nas informações obtidas nos arquivos correntes da SDE? - Analisar a relação que há entre a gestão documental e a história da SDE. A questão do acesso, como foi dito anteriormente, é uma preocupação básica das instituições que trabalham com documentos e informação e se não for pensada adequadamente, pode resultar em uma série de danos aos documentos. Esta é uma área do conhecimento que exige um forte investimento na formação e atualização profissional, sem contar em uma busca contínua de soluções e alternativas viáveis para a realidade e especificidade de cada acervo e instituição com os quais se está trabalhando. Será apresentado um estudo de caso e que retrata o que ocorre na maioria dos órgãos do Governo do Distrito Federal - GDF, tais como conscientização; estrutura organizacional, respeito e valorização e as possíveis soluções, mais profundamente, a situação do acervo da Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico. Serão considerados os procedimentos arquivísticos no que diz respeito à gestão de documentos, à gestão da informação, quanto ao projeto de gestão arquivística criado para o GDF e os entraves encontrados pelos profissionais contratados para tal, e apresentar os paleativos sugeridos para ultrapassar as barreiras identificadas. O estudo foi realizado com base nas definições dos conceitos e através de entrevistas com alguns arquivistas, servidores concursados, lotados em diferentes órgãos da Administração Direta do GDF, e especificamente com a arquivista, responsável pelo arquivo da SDE, sobre a organização dos arquivos e o nível de acesso à informação dos documentos contidos neles. 2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1. O ESTADO A definição de Estado é variável de acordo com o ângulo de um prisma que é observado, para a Sociologia, é uma extensão territorial com poderes originais na localidade;

6 6 para a Política, é um grupo de homens em um território, com poder de ação e repressão superior; para a Constituição, é uma pessoa jurídica territorial; no Código Civil, tem direito interno, sendo pessoa jurídica. Atua no Direito Público e no Direito Privado, contendo três elementos originais e indissociáveis, sendo eles: Povo, Território e Governo soberano. A vontade do Estado é apresentada e manifestada através dos Poderes de Estado (MEIRELLES, 1990). Historicamente, por intermédio de administradores, funcionários, escriturários e tabeliães, as necessidades administrativas possibilitaram a organização sistematizada da documentação, suprindo os respectivos controles de cada área, pois os registros são indispensáveis nos processos de desenvolvimento da consciência e da identidade nacional constituindo uma herança cultural (EVANS, 1994) A TEORIA ARQUIVÍSTICA As instituições arquivísticas se destacavam pela função de órgãos de apoio à pesquisa, mantendo sob sua custódia, apenas documentos com valor histórico. Os problemas decorrentes dos documentos administrativos eram vistos como de responsabilidade exclusiva dos órgãos produtores, os quais deles se utilizavam (JARDIM, 1987). A finalidade da Arquivologia é a facilidade do acesso à informação, de acordo com o meio que se insere, sendo em ambiente público, ou privado. Tem por objetivo guardar documentos para a transmissão cultural de informações de geração para geração, mas não são informações que se organizam em arquivos e sim os objetos de trabalho do arquivista os documentos. As etapas de trabalho são as atividades arquivísticas e estas vão propiciar o fácil manuseio destas informações. A informação é tomada como objeto mental da Arquivologia, analisando o documento como objeto físico (BELLOTTO, 2002). Os manuais de normas e procedimentos, constituem balizas de aplicação de princípios e normas enunciados pelas autoridades, no marco da legislação e das políticas que sustentam o programa e são o resultado e condição para a gestão da informação arquivística em qualquer ambiente de produção e acumulação (DOYLE & FRÉNIÈRE, 1991). Conforme o Artigo 1º da Lei Distrital nº 2.545, de 28 de abril de 2000, imcumbe ao Poder Público do Distrito Federal a gestão e a proteção dos documentos de arquivos públicos, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Diante do teoria arquivística citada, faz-se necessário as definições de documento, informação e gestão de documentos, para melhor compreensão do que pode ser aproveitado dos documentos de arquivo na tomada de decisão O DOCUMENTO Documento é qualquer suporte que conste informações que permita demarcar a história, com registros, vestígios e orientações provando, comprovando, informando e fazendo refletir sobre determinada coisa ou fato (RONCAGLIO ET AL, 2004). O Artigo 6º da lei acima, a cessação de atividades de órgãos e entidades do Poder Público do Distrito Federal implicará o recolhimento de seus documentos à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Conforme o Artigo 9º da Lei Federal nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

7 INFORMAÇÃO X INFORMAÇÃO ORGÂNICA Conforme EVANS (1994) a informação é um recurso essencial para o desenvolvimento humano nos âmbitos locais, nacionais e internacionais, porém é pouca a atenção dada às fontes de informação, em alguns campos sociais. As principais características da informação, que estamos procurando definir, é que ela deve ser registrada em um suporte material e ser resultado do cumprimento da missão da organização. Esse tipo de informação recebe, então, o adjetivo orgânico, que a diferencia dos outros tipos de informação existentes nas organizações. A organicidade dessa informação revela o inter-relacionamento e o contexto de existência e de criação. Entretanto, nem todas as informações orgânicas são de caráter arquivístico, pois essa qualificação é limitada em termos de suportes (convencionais ou eletrônicos). Por exemplo, é comum encontrar-mos, principalmente nas indústrias, informações orgânicas tridimensionais que não são arquivísticas. O suporte, nesse caso, não permite o reconhecimento dessa informação como de caráter arquivístico, apesar de entendermos que as características físicas não sejam os atributos mais seguros para a definição do caráter arquivístico de uma informação orgânica. Essa opção nos afasta, também, do conceito de "arquivos totais". (LOPES, 1996) Uma organização é o resultado de um determinado número de funções direta ou indiretamente ligadas à sua missão. As funções diretamente ligadas à sua missão estão vinculadas inevitavelmente à produção ou à distribuição de bens e serviços. Elas permitem à organização satisfazer as exigências primeiras de sua existência. As funções ligadas indiretamente à missão visam, sobretudo, apoiar as atividades de produção ou de distribuição de bens e serviços. Elas permitem à organização atender os seus objetivos mediante uma gestão eficaz de seus recursos humanos, materiais, financeiros e informacionais. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998). A acumulação das informações orgânicas arquivísticas dá origem aos arquivos da organização. Sob essa designação são agrupados todos os documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e recebidos pela organização no exercício das suas funções. A título de exemplo, temos os relatórios, os projetos de pesquisa, as atas, os contratos, os convênios, as correspondências, os balanços financeiros etc. Estes documentos podem ser encontrados, total ou parcialmente, em todos os setores de trabalho. Por seu turno, a informação não orgânica, existe muitas vezes nos setores de trabalho, mas, também, na biblioteca, no centro de documentação, sob a forma de publicações, de bancos de dados ou de dossiês temáticos etc. (ROUSSEAU, COUTURE, 1998) A informação orgânica arquivística é utilizada pelos setores de trabalho das organizações com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decisões e as ações empreendidas, reduzindo incertezas para tornar a tomada de decisões mais segura, a partir do aprofundamento do conhecimento da cultura institucional A GESTÃO DE DOCUMENTOS No Brasil, em 1991, a promulgação da Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as suas competências, vem reforçar a necessidade de um maior envolvimento do arquivista com as questões relacionadas à gestão de arquivos correntes, pois ela estabelece que a gestão dos documentos públicos correntes é de competência das instituições arquivísticas. Em seu Artigo 1º da Lei 8.159, é dever do Poder Público, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Conhecida como Lei Nacional de Arquivos, em seu art. 3º define gestão de documentos como o conjunto

8 de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Consideram-se arquivos, para fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes. Consideram-se intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados (Art. 8º da Lei Federal nº 8.159, de 08/01/1991). Arquivo é um conjunto de informações, e não um conjunto de documentos. Mesmo que não haja dúvidas de que arquivo é um conjunto de informações, entende-se que o termo informação não é esclarecedor quando se deseja conceituar arquivo. Entende-se que a informação arquivística não prescinde do seu suporte, mesmo que ele não seja passível de leitura a olho nu. Dentre outras justificativas para isso, tem-se que a Autenticidade da informação arquivística depende de um conjunto de referências dentre as quais estaria o suporte que contém a informação (ROUSSEAU e COUTURE, 1994). O desenvolvimento dos programas de gestão de documentos pelos arquivos nacionais daqueles países conferiu às instituições arquivísticas uma nova feição, a de órgão de apoio à administração. Inspirada na prática americana de record managemenet, passam a ser aplicados os princípios de economia e eficácia no campo dos arquivos, segundo o qual a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível (JARDIM, 1987). Ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas adequadamente; que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a documentos de valor permanente; a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente; a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o patrimônio arquivístico do país, ou seja, 2% a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO (JARDIM, 1987). Gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só, racionalizar, controlar a produção, garantir o uso e a destinação adequada, mas principalmente, assegurar ao governo e ao cidadão, o acesso pleno às informações contidas nos mesmos, tarefa por excelência, dos arquivos (ARQUIVO NACIONAL, 1995). A aplicação dos procedimentos de gestão torna os arquivos colaboradores das administrações, é uma atividade permanente que garante o controle da produção, bem como a utilização e destinação adequada dos documentos, assegurando, assim, a preservação daqueles conjuntos considerados de valor de guarda permanente (ARQUIVO NACIONAL, 1995). Na perspectiva da arquivologia, gestão de documentos é um conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos (DICIONÁRIO de terminologia arquivística, 1996). O arquivo se forma por um processo de acumulação natural, o que significa dizer que tem o atributo especial de ser um conjunto orgânico e estruturado, onde seu conteúdo e significado só podem ser compreendidos na medida em que se possa ligar o documento ao seu contexto mais amplo de produção, às origens funcionais (RODRIGUES, 2005). 8

9 9 Define a Cumulatividade que ela chama de qualidade de Naturalidade na acumulação: os documentos não são colecionados e sim acumulados, naturalmente, no curso das ações, de maneira contínua e progressiva (BELLOTTO, 2002) O SISTEMA DE ARQUIVOS DO DISTRITO FEDERAL - SIARDF Após contato com alguns arquivistas que trabalham no GDF e com os dados encontrados no site do ARPDF, confirmamos o histórico de criação do SIARDF, que se deu da seguinte forma: Em 1988, o GDF instituiu o SIARDF através do Decreto nº /88, considerando entre outros, que o patrimônio arquivístico é um bem público cuja integridade cabe ao Estado assegurar; que a importância dos arquivos como elementos de prova e instrumentos de apoio ao planejamento, à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento científico e tecnológico, com vistas aos interesses do mesmo; e, que a destruição indiscriminada de documentos efetuada sem critérios pode acarretar prejuízos irrecuperáveis à administração, à história e ao cidadão em geral. Cabe ressaltar que, sob o ponto de vista conceitual, os documentos arquivísticos eletrônicos têm as mesmas características dos documentos tradicionais, no que diz respeito à implantação de uma política de gestão sistêmica de documentos produzidos e acumulados em decorrência da ação governamental do DF. Conforme o referido decreto, um dos principais objetivos do SIARDF é facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público. Como órgão responsável pela elaboração da política de arquivos do Poder Executivo Local, bem como pela sua correta implementação, acompanhamento e avaliação dos resultados obtidos do mesmo, o ARPDF define, coordena supervisiona e divulga as atividades do Sistema. As principais características do projeto de gestão de documentos do GDF são: a) o acesso à informação, como direito constitucional, é apresentado como o principal objetivo do projeto e o envolvimento da Comunidade Arquivística (ARPDF, arquivos públicos dos órgãos da Administração Direta e Indireta), Sociedade em geral, entidades e instituições que deverão constituir o Conselho de Gestão Participativa do Distrito Federal; A sistematização dos procedimentos na área de Gestão de Documentos no GDF, conforme descrito no site do ARPDF, a visão do Governo é eficácia, eficiência e agilidade no registro e na tramitação de documentos e processos, facilitando a recuperação e o acesso rápido à informação. A harmonia na execução das atividades de comunicação administrativa é derivada da orientação normativa, do controle técnico e da fiscalização específica, emanados do órgão central do Sistema de Documentação e Comunicação Administrativa (SDCA) do DF A LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA DO GDF Conforme mencionado anteriormente, diante da preocupação da Administração Pública do Governo Federal com os seus arquivos e documentos, constatado com a legislação existente e a contratação de servidores concursados e a própria estrutura dos órgãos e do Arquivo Nacional, os governos estaduais também têm empenhado esforços na organização dos seus arquivos/documentos. O GDF nesta preocupação, o SIARDF foi instituído conforme o Decreto nº , de 13 de junho de 1988; a Portaria nº 003, de 22 de janeiro de 1998, que aprova o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e a Tabela de Temporalidade de Documentos, no âmbito da Administração Direta, Indireta e Fundacional do Distrito Federal; a Lei nº 2.545, de 28 de abril de 2000, que dispõe sobre a proteção dos documentos de

10 10 arquivos públicos e determina os prazos de guarda e conservação dos documentos da Administração Pública do Distrito Federal; o Decreto nº , de 10 de novembro de 2003, que institui a Comissão Central de Arquivos CCA e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos CSAD e dá outras providências; o Decreto nº , de 10 de novembro de 2003, que regulamenta a Lei nº 2.545, de 28 de abril de 2000, que dispõe sobre a proteção dos documentos de arquivos públicos; A Portaria Conjunta SC e SGA nº 002, de 22 de outubro de 2004, que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos no âmbito dos órgãos da Administração Direta, Indireta e Fundações do DF; a Portaria Conjunta SEC e SGA nº 018, de 23 de maio de 2006, que estabelece procedimentos para recolhimento de documentos no âmbito dos órgãos da Administração Direta, Indireta e Fundações do DF e a Portaria Conjunta SEPLAG/SC nº 87, de 17 de agosto de 2007, que dispõe sobre a destinação de papéis provenientes da eliminação de documentos dos arquivos públicos, no âmbito dos órgãos da Administração Direta e Indireta do DF. Além da legislação acima, o Arquivo Público do Distrito Federal ARPDF, como órgão central do SIARDF, juntamente com a Secretaria de Planejamento e Gestão SEPLAG apresentou um manual de procedimentos do GDF que orienta quanto à gestão de documentos no âmbito da Administração Pública O MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO GDF O Manual de Gestão de Documentos do GDF, que tem por objetivo, modernizar o tratamento a ser dado à documentação que tramita no âmbito do Governo, de maneira uniforme, como também se constituir como instrumento auxiliar na capacitação e atualização dos servidores na atividade de produção, registro, controle e guarda da documentação. A uniformização dos procedimentos de gestão de documentos tem por objetivo auxiliar a Administração no tratamento da informação e deve ser aplicada por todos os órgãos que compõem o SDCA, que tem por finalidade básica receber, autuar, registrar, distribuir, expedir e arquivar documentos em geral, controlar a movimentação de processos e prestar informações sobre a localização deles. Compõem o SDCA, para os efeitos deste manual: a SEPLAG, como órgão central; a Gerência de Legislação e Documentação - GEDOC, da SEPLAG, como unidade de coordenação; os órgãos da Administração Direta e Indireta do GDF; a Câmara Legislativa do Distrito Federal - CLDF, no que couber. Poderá, ainda, integrar o SDCA, o Tribunal de Contas do Distrito Federal - TCDF, desde que manifeste, oficialmente, interesse na adesão. Independentemente das competências específicas definidas nos regimentos internos das unidades administrativas a que se subordinam, compete aos órgãos zelar pelo exato cumprimento das normas contidas neste manual e demais legislações vigentes. A SEPLAG é o órgão de orientação normativa, controle técnico e fiscalização do SDCA. A GEDOC promoverá reuniões para ajustes de relacionamentos com o SDCA e análise de assuntos específicos de interesse do órgão. O Manual está dividido em quatro partes: 1) Documentos, 2) Processos, 3) Sistema Integrado de Malote e 4) Tratamento Documental. As disposições dos itens 3 e 4 aplicam-se tanto para os documentos, quanto para os processos, observando-se as particularidades. O referido manual representa uma contribuição para a melhoria da qualidade na gestão documental e há de ser uma fonte de consulta segura para o desenvolvimento do trabalho profissional dos servidores.

11 11 3. METODOLOGIA 3.1. TIPO DA PESQUISA No sentido de apresentar uma análise descritiva do volume e da organização documental da SDE e verificar qual a contribuição em conteúdo informacional que esta organização oferece na tomada de decisão para o funcionamento do SIARDF, inicialmente será necessário o levantamento do que já existe, em termos de legislação arquivística, normas, estrutura organizacional, volume documental e sobre as condições para organização do acervo e posterior acesso à informação contida no mesmo OBJETO DA PESQUISA Com a legislação arquivística do DF, fomos conversar com a arquivista responsável pelo acervo da SDE. A mesma fez uma apresentação das tipologias existentes no mesmo e descreveu os arquivos e procedimentos do arquivo geral, localizado no 1º subsolo do prédio, que armazena grande parte do acervo, onde os procedimentos são coordenados pela Arquivista, apesar de o arquivo não ser visível na estrutura organizacional. Os demais setores da SDE foram descritos pela Arquivista e apresentado o quantitativo de processos que, conforme o Sistema de Controle de Processos SICOP, que cada um possui em seu poder, pois o Órgão ainda não apresenta manual de procedimentos arquivísticos. Foi analisado o volume documental acumulado pelo arquivo geral da SDE em todos os anos de existência da mesma e a freqüência de consulta ao setor. Foi verificada contribuição que a SDE já realizou, em termos de documentos ao ARPDF, que contam a história da Capital Federal INSTRUMENTOS DA PESQUISA Será analisada a Estrutura da SDE, as tipologias documentais produzidas e as condições de guarda e conservação dos documentos e os procedimentos utilizados para disponibilizar o conteúdo informacional contido no acervo do arquivo geral, com base em depoimentos da Arquivista e de seus colaboradores. Foram realizadas visitas aos setoriais do Órgão, para confirmar as informações da Arquivista e seus colaboradores, em conversas informais, quanto aos procedimentos adotados nos mesmos, e quanto ao controle das ações destinadas à gestão de documentos TRATAMENTO DOS DADOS Com base nas conversas com os profissionais do arquivo geral da SDE, no Organograma existente, na Estrutura Organizacional e na análise da estrutura física da mesma, foi descrito o perfil da organização documental e dos procedimentos perceptíveis e, posteriormente, as anotações foram avaliados pela arquivista e colaboradores do mesmo, para fechamento da análise descritiva da situação documental do órgão e a contribuição oferecida para concretização do SIARDF e para história. 4. ESTUDO DE CASO 4.1. A ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAL DA SDE

12 12 Com base na legislação arquivística distrital, citada acima, foi selecionado um dos órgãos que compõe o SIARDF e devido à abrangência da estrutura do mesmo, é que foi estabelecido como limite da pesquisa, uma secretaria que represente a média dentre os órgãos da Administração Direta em termos de estrutura e organização: a SDE, que apresenta aproximadamente 180 servidores, que tem CSAD constituída em 08 de maio de 2007, através da Portaria nº 44. Arquivo não é prioridade na Administração Pública, seja Federal, Distrital, Estadual ou Municipal, ou em empresas privadas. Na SDE, órgão escolhido como estudo de caso, não poderia ser diferente. Após tantas mudanças de nomenclatura, junções e divisões das atividades, a responsabilidade quanto ao acervo, armazenagem e critérios de acesso são motivos de discussão, pois conforme a Lei nº 2.545, de 28 de abril de 2000, na qual, em seu Art. 1º diz que: Incumbe ao Poder Público do DF a gestão e a proteção dos documentos de arquivos públicos, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. E no Art. 6º diz que: A cessação de atividades de órgãos e entidades do Poder Público implicará o recolhimento de seus documentos à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. À exemplo do que acontece nos demais órgãos da Administração Pública do DF, a SDE, apresenta o organograma abaixo, que oficialmente não consta a unidade de arquivo, que se localiza no Subsolo do Prédio de instalação, que é parte integrante da Gerência de Documentação e Arquivo GDA, conforme figura nº. 1. SECRETARIA DE DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO - SDE UNIDADE DE ADMINISTRAÇÃO GERAL - UAG Assessor UAG DGPOF DSOTI GOF GGP GTI GDA GMPT NOF NCC Figura nº 1. Ressaltamos que a figura acima apresenta o organograma apenas da UAG, ou seja, a área administrativa (atividade-meio) do órgão. As unidades referentes as atividade-fim representa um organograma maior, mas diante de todo contexto, o arquivo não foi contemplado estruturalmente. Muitos servidores, que não sejam arquivistas, desconhecem o fato de o GDF ter uma Tabela de Temporalidade, de que a mesma é regulamentada e que pode ser aplicada com

13 13 segurança para avaliação dos documentos de atividade-meio. No caso de aplicação, muitos documentos que estão acumulados desnecessariamente junto a outros de valor administrativo, legal e fiscal, poderiam ser eliminados, o que facilitaria a localização do que realmente é necessário ao funcionamento do órgão. Outro contexto é que atualmente o acervo da atividade de turismo, do período de 2007 a junho de 2010, se encontra sob a responsabilidade da SDE, devido à junção da SDE e SETUR, ocorrida em janeiro/2007. E mesmo com a recriação da SETUR, em junho de 2010, por se tratar de último ano de legislatura, não houve segurança de que os projetos teriam continuidade, ou se haveria o inusitado; e por legislação arquivística não ser prioridade, muito menos a responsabilidade quanto aos cuidados com um acervo de pouco acesso. Na visão de muitos, é melhor fazer de conta que não sabe de sua responsabilidade quanto à guarda, até que necessite de algum documento do referido acervo. A SDE possui atualmente um acervo disperso e não quantificado nos setores de trabalho e um arquivo geral, localizado no subsolo que, em função do reduzido espaço físico no andar superior, recebe todos os processos que por algum motivo aguardam definição, que comporta documentos das mais variadas situações, inclusive em fase corrente. São aproximadamente (vinte e cinco mil e oitocentos e quarenta e um) processos já foram arquivados em algum momento; e aproximadamente 53 (cinqüenta e três) metros lineares de documentos avulsos e 55 mapas encontram-se sob a custódia do Arquivo A GESTÃO DE DOCUMENTOS NA SDE Conforme o ciclo vital dos documentos, os arquivos correntes e intermediários são de responsabilidade de cada órgão, e se definem como: 1) Correntes: são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituem objeto de consultas freqüentes; 2) Intermediários: são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Conforme o Art. 4º da Lei Distrital nº 2.545, de 28/04/2000, os órgãos e entidades do Poder Público do DF deverão constituir Comissões Permanentes de Avaliação, às quais competirá definir os prazos de guarda e a destinação dos documentos por eles produzidos e recebidos, observadas as orientações do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, órgão central do Sistema Nacional de Arquivos SINAR. O ARPDF, como Órgão Central do SIARDF, é responsável pela guarda e conservação do acervo permanente de todos os órgãos integrantes do mesmo Sistema e que contém documentos que contam a história da Capital Brasileira e apresenta alguns acervos de interesse da história de Brasília. Os documentos dos órgãos que compõem o Sistema, antes de serem encaminhados ao mesmo, são submetidos avaliação, com base na tabela de temporalidade, higienizados, acondicionados em material próprio de acondicionamento, conforme orientações do próprio Arquivo, correndo o risco de não serem recebidos, caso não atendam aos requisitos. Na intenção de se criar o sistema de gestão do DF, foram criados, o Código de Classificação de Documentos de arquivo e Tabela da Temporalidade no âmbito da Administração Direta, Indireta e Fundacional, aprovada pela Portaria nº 003, de 22 de janeiro de 1998, e foram contratados os profissionais de arquivologia, através de concurso público, realizado no ano de A SDE constituiu a CSAD, mas ainda não formulou Código de Classificação e Tabela de Temporalidade para a atividade-fim, e consequentemente seus documentos não foram avaliados para posterior recolhimento ao ARPDF. Ou seja, ainda não pode recolher documentos ao mesmo, para contribuir com a história e sejam objetos de consulta.

14 14 Atualmente, sabe-se que aproximadamente (vinte e cinco mil e oitocentos e quarenta e um) processos da SDE já foram arquivados em algum momento; e aproximadamente 53 (cinqüenta e três) metros lineares de documentos avulsos e 55 mapas encontram-se sob a custódia do arquivo geral. Alguns arquivos setoriais não disponibilizaram informações quanto ao volume do acervo custodiado por eles. Foi verificado que não há na SDE integração de procedimentos relacionados à gestão de documentos, não há também respeito ao ciclo vital dos mesmos, inclusive os da atividade-meio, que apresenta tabela de temporalidade, apesar de seu volume ser considerável. Há apenas um sistema utilizado em todo o governo denominado SICOP, e em uso nesta Secretaria, que garante a localização dos processos pelo controle do trâmite. Foi verificado que o arquivo geral concentra em sua maioria, os documentos da atividade-fim e que os poucos documentos da atividade-meio não são consultados, portanto não foi possível analisar a freqüência de consultas neste acervo para tomada de decisão. Foi constatado que a SDE até a presente data não realizou nenhum recolhimento de documentos ao ARPDF, que contribuiriam na história de ocupação das terras do território do DF. 5. CONCLUSÃO Este artigo, que teve como objetivo fazer uma análise descritiva da organização do acervo documental da SDE, da contribuição do conteúdo documental, em termos de informação, na tomada de decisão e para história. Como resultado da análise, concluímos que para uma administração obter bons resultados ou dar continuidade a projetos, os documentos referentes às suas atividades devem estar organizados e disponibilizados adequadamente para oferecer o conteúdo informacional necessário para a tomada de decisão e uma gestão eficaz dos arquivos, onde se torna possível trabalhar a informação com agilidade e economia, permitindo que ela se torne acessível. Entende-se que a gestão arquivística no Governo deve ser sustentada pelo conhecimento teórico e prático sobre os parâmetros existentes no que se refere à organização de acervos desta natureza, sem perder de vista o funcionamento dos arquivos correntes e intermediários, em detrimento dos arquivos permanentes. Que o gerenciamento de informações nos processos organizacionais deve permear toda a cadeia de valores do ciclo da informação. Deve começar com a definição das necessidades de informação, passar pela produção e coleta, armazenamento, distribuição, recuperação e uso. Tendo em vista que a gestão documental na SDE se apresenta em processo de desenvolvimento e que os procedimentos ainda não estão definidos, a tomada de decisão é baseada em informações incompletas e os acervos da mesma não contribuem para a história da Capital. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ARQUIVO NACIONAL. Gestão de documentos; conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro, (Publicações Técnicas, 47). BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivística objetos, princípios e rumos. São Paulo: Associação de Arquivistas de São Paulo, DICIONÁRIO de terminologia arquivística. Ana Maria de Almeida Camargo, Heloísa Liberalli Bellotto (coord.). São Paulo: Associação dos Arquivistas Brasileiros Núcleo Regional de São Paulo: Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

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16 ANEXOS 16