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2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 2

3 Apresentação O ERP - GVCollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVCollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVCollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVCollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVCollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVCollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVCollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVCollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVCollege Portal Aluno ERP GVCollege Portal Professor ERP GVCollege Portal Coordenador ERP GVCollege Vestibular ERP GVCollege Protocolo ERP GVCollege Contábil Contabilidade ERP GVCollege Contábil Patrimônio ERP GVCollege Suprimentos Compras ERP GVCollege Suprimentos Estoque ERP GVCollege Business Intelligence ERP GVCollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVCollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVCollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Avaliação Institucional, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 3

4 Sumário: 1. INTRODUÇÃO OBJETIVOS FUNCIONALIDADES PORTAL DE AVALIAÇÃO PORTAL DE ADMINISTRAÇÃO RELATÓRIOS LIMITAÇÕES GLOSSÁRIO APLICAÇÃO CONVITE DIMENSÃO AVULSA DIMENSÃO VINCULADA FORMULÁRIO NÍVEL DE ENSINO PARTICIPANTE PÚBLICO ALVO QUESTÃO/QUESITO UNIDADE USUÁRIOS RECURSOS BÁSICOS UNIDADE CORRENTE APLICAÇÃO CORRENTE MENU DO MÓDULO ADMINISTRADOR GLOBAL ADMINISTRADOR LOCAL COORDENADOR MENU DO SISTEMA Alterando a Senha Saindo do Sistema SELEÇÃO DE APLICAÇÃO E UNIDADE CORRENTE ALTERANDO A UNIDADE CORRENTE ALTERAR APLICAÇÃO CORRENTE BARRA DE FERRAMENTAS BOTÕES DE NAVEGAÇÃO BOTÃO DE EDIÇÃO BOTÃO DE INCLUSÃO BOTÃO DE CANCELAR EDIÇÃO OU INCLUSÃO BOTÃO DE SALVAR ALTERAÇÕES BOTÃO DE SALVAR ALTERAÇÕES E ADICIONAR NOVO PAINEL DE AÇÕES CÓPIA DE GRÁFICOS COPIANDO UM GRÁFICO MANIPULAÇÃO DE INFORMAÇÕES VISÃO DE LISTA VISÃO DO DETALHE BREADCRUMB BARRA DE FERRAMENTAS PAINEL DE AÇÕES AVISO DE PERDA DE ALTERAÇÕES COMPONENTES DE SELEÇÃO MÚLTIPLA COMBOBOXCHECK DUALLISTBOX EXPANSÃO DA ÁREA DE VISÃO GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 4

5 15.1 EXPANDINDO A ÁREA DE VISÃO VISÃO DE PROCESSOS ATRIBUINDO PERMISSÕES ATRIBUINDO PERMISSÕES À UM GRUPO CADASTRO DE NÍVEIS CADASTRANDO NÍVEL CADASTRO DE PÚBLICOS CADASTRANDO UM PÚBLICO PROCESSOS DE CRIAÇÃO CRIANDO FORMULÁRIOS CADASTRO DE ESCALAS Cadastrando uma Escala Reordenando um Item da Escala Removendo um Item da Escala CADASTRO DE DIMENSÕES CADASTRANDO UMA DIMENSÃO CRIAR UMA QUESTÃO DO TIPO Escala Texto Livre Texto Linha Múltipla Escolha Única Escolha Numérica Data ORDENANDO QUESTÕES VISUALIZANDO QUESTÕES CADASTRO DE FORMULÁRIO CADASTRANDO UM FORMULÁRIO ORDENANDO DIMENSÕES ORDENANDO QUESTÕES VISUALIZANDO FORMULÁRIOS CRIANDO APLICAÇÕES CADASTRANDO UMA APLICAÇÃO CADASTRANDO UMA APLICAÇÃO RECORRENTE TORNANDO UMA APLICAÇÃO TEMPORARIAMENTE INDISPONÍVEL TORNAR UMA APLICAÇÃO DISPONÍVEL REMOVER OS CONVITES DE UMA APLICAÇÃO REMOVER AS RESPOSTAS DE UMA APLICAÇÃO PROCESSOS DE CONVITES GERAÇÃO DE CONVITES GERANDO CONVITES ACADÊMICOS GERANDO CONVITES POR PAPÉIS GERANDO CONVITES POR SITUAÇÃO DO ALUNO VISUALIZANDO CONVITES VISUALIZANDO RESPOSTAS DELETANDO UMA SESSÃO IMPORTAÇÃO IMPORTANDO CONVITES POR PÚBLICO PROCESSOS DE HOMOLOGAÇÃO VISUALIZANDO CONVITES ESPECÍFICOS VISUALIZANDO ATRAVÉS DO PAINEL DE CONTROLE ESTATÍSTICA TÍTULO TOTAL DE CONVITES TOTAL AGUARDANDO TOTAL RESPONDIDOS TOTAL PENDENTE GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 5

6 30.6 TOTAL DE TENTATIVAS TOTAL MÉDIO POR RESPOSTA PARTICIPAÇÃO POR PÚBLICO RITMO DE PARTICIPAÇÃO BURNDOWN VISUALIZANDO RELATÓRIO PARTICIPAÇÃO POR CURSO EXCLUINDO DADOS EXCLUINDO UM CONVITE ESPECÍFICO PROCESSOS DE ANÁLISE DE RESULTADO PARTICIPAÇÃO GRAU DE SATISFAÇÃO HISTOGRAMA MÉDIA POR QUESITO PLANILHA POR QUESITO RELATÓRIO GERAL MÉDIA COMPARATIVO POR UNIDADE QUESTÕES LIVRES VISUALIZANDO UM RELATÓRIO INTEGRAÇÃO COM EXCEL TIPOS DE RELATÓRIO MÉDIA CONCEITO TEXTO-LIVRE COMENTÁRIO COMENTÁRIO CONFIGURANDO A INTEGRAÇÃO GERANDO UM RELATÓRIO FILTRANDO OS RESULTADOS POR UNIDADE INDIVIDUALIZANDO OS RESULTADOS DE UM RELATÓRIO ALTERANDO O TEMPLATE DO RELATÓRIO COMENTÁRIO OPÇÕES ESPECÍFICAS DO RELATÓRIO CONCEITO GERAÇÃO PERCENTUAIS Gráfico por Dimensão Gráfico por Questão Agrupar Análise Incluir Comentários LOGOTIPO ALTERANDO O TEMA DO RELATÓRIO ENCERRANDO A SESSÃO DO USUÁRIO GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 6

7 1. Introdução O presente manual descreve os processos de trabalho comuns nas atividades de Avaliação Institucional. Contém instruções passo-a-passo, detalhamento das telas e sequências de ações sugeridas do módulo de Administração. O módulo da Avaliação Institucional foi concebido desde o início para atender ao negócio de Instituições de Ensino, fortemente integrado ao GVCollege ERP através da utilização da mesma base de dados. A integração com informações acadêmicas como cursos, ciclos, alunos e professores permite o desenvolvimento rápido de avaliações. As consultas de resultados permitem a filtragem por perfil do avaliando e gráficos, além de comparativos com avaliações anteriores. Apresenta, assim, uma proposta pronta para análise de resultados. Continue lendo para conhecer as funcionalidades e os processos contemplados. 2. Objetivos Caráter de melhoria contínua e auto-regulação; Verificar como a instituição é vista por: o o o Colaboradores (funcionários, professores, gestores); Clientes (alunos, pais e responsáveis); Eventualmente pessoas quaisquer; Fornecer o aparato tecnológico para o SINAES Ensino Superior; Vincular avaliação do corpo docente a prêmios e incentivo. 3. Funcionalidades O módulo é composto por dois portais. O primeiro deles é o Portal de Avaliação, onde os participantes acessam os formulários de avaliação. O outro é o Portal de Administração, onde os administradores e outros usuários designados, por exemplo, Diretores, coletam informações sobre a avaliação e também administram a execução das avaliações. Veja a lista de funcionalidades de cada portal: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 7

8 3.1 Portal de Avaliação Disponível para todos os públicos-alvo (pessoas); Lista de avaliações em andamento conforme vínculo com a instituição; Formulário online da pesquisa, com paginação (uma dimensão por página); Questões de texto livre, escala de satisfação, múltipla escolha, numéricas e datas, com validações e capacidade de incluir comentários; Participação anônima, segundo critério da instituição. 3.2 Portal de Administração Acesso por perfil: administrador da mantenedora, administrador de colégio/faculdade, coordenador de curso; Criação de pesquisas pela mantenedora ou pelas mantidas para uso interno; Vínculo de pesquisas por tipo de público-alvo, nível de ensino, curso e ciclo/série; Controle de aplicações, períodos e mensagens, contendo um ou mais formulários; Manutenção das categorias: nível de ensino, público-alvo e unidades; Manutenção e consulta de convites para participação; Geração de convites para participação (estudantes, docentes, responsáveis) a partir da base do GVCollege, observando vínculos acadêmicos ou papeis; Opção de importação de arquivo com outras pessoas, como funcionários; Painel de controle para acompanhamento da participação, com gráficos; Relatórios e gráficos para análise de resultados (satisfação, médias e questões abertas, entre outros) e comparação por período; Informações categorizadas por curso, nível de ensino, disciplina, professor, ciclo/série, turma, unidade; Visualização de respostas individuais disponível para pesquisas não-anônimas. 3.3 Relatórios Extração de dados formatados para integração com Excel. 4. Limitações Texto do item 'Outros': em questão de resposta através de uma lista fechada com opção para digitação de outro texto, deve ser criada uma opção 'Outro' ou 'Outros'. Quando esta opção existir será criado um campo de texto para o participante entrar com sua resposta; Relatório de satisfação: Os dois maiores graus de escalas são reconhecidos como 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 8

9 nível de satisfação Satisfeito (S) e Muito satisfeito (MS); Período de avaliação: o período letivo usado para geração de convites exige que no cadastro de aplicação se informe o ano ou o ano/semestre como, por exemplo, 2010, para turmas de 2010, e 2010/2 para turmas do 2º semestre de 2010; Cadastre um usuário APS para o coordenador, para que ele possa acessar a administração; Comparação de resultados: alguns relatórios não implementam comparação de períodos recorrentes. Cadastrar pessoas não é possível, mas é possível fazer carga de arquivos texto; Enviar s de divulgação; Customizar os relatórios; Professores e alunos não possuem acesso ao portal de administração para avaliar resultados, devem recebê-los através de relatórios ou Excel. Não é gerado convites para coordenadores de cursos compartilhados. 5. Glossário 5.1 Aplicação É o ato de apresentar uma avaliação em um determinado período. Precisa indicar qual(is) formulários utiliza. 5.2 Convite Toda participação necessita de um convite, previamente criado pelo administrador, fornecendo acesso a uma aplicação e relacionando com seu perfil. 5.3 Dimensão Avulsa formulários. Um agrupamento de questões relacionadas pode ser reaproveitado em diferentes 5.4 Dimensão Vinculada que se destinam. Estão incluídas em formulários, conectadas ao nível de ensino, unidade e público a 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 9

10 5.5 Formulário Contém as questões que os participantes devem responder, distribuídas em dimensões. No formulário se vinculam as dimensões e cada uma é atribuída ao nível, unidade e público desejado. 5.6 Nível de Ensino e superior). Classificação do nível ao qual se aplica a avaliação (ensino infantil, fundamental, médio 5.7 Participante É todo indivíduo que pode receber um convite e avaliar a instituição em uma determinada aplicação. 5.8 Público Alvo Representam os diferentes públicos de avaliação (aluno, professor, responsável). 5.9 Questão/quesito ou discursiva. Um aspecto submetido à avaliação. Pode ter uma resposta objetiva, com um valor 5.10 Unidade Organização alvo da avaliação institucional. Todo participante avalia tendo uma unidade (ou serviços, produtos, pessoas e setores dela) no contexto da avaliação Usuários São aqueles que podem acessar informações de administração ou análise de resultados no Portal de Administração. 6. Recursos Básicos Aqui serão apresentados todos os recursos básicos necessários para a correta utilização do sistema. Estes recursos serão utilizados como referência no manual para descrição dos processos GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 10

11 7. Contexto de Trabalho Após a autenticação do usuário nos portais algumas informações serão exibidas de acordo com o contexto de trabalho. Essas informações podem ser o nome do usuário, aplicação e unidade corrente. Área de exibição dos valores do contexto de trabalho. 8. Usuário Autenticado O nome do usuário é exibido no canto superior direito da tela ao lado da engrenagem do menu de sistema. No caso da Erro! Fonte de referência não encontrada. o usuário utenticado é GVDASA Sistemas. 9. Unidade Corrente A unidade corrente é exibida no canto superior esquerdo. Conforme exemplo abaixo, podemos identificar a unidade GVDASA Aplicação Corrente O nome e período da uma aplicação corrente são exibidos no centro na parte superior da tela. Utilizando como exemplo da imagem capítulo anterior, temos a aplicação Avaliação Institucional do período 2010/1. As informações de unidade e aplicação corrente só serão exibidas no portal de administração se, e somente se, essas informações foram especificadas. Veja Seleção de aplicação e unidade corrente na página Menu do Módulo O menu do módulo consiste no menu central do sistema, onde estão disponíveis as ações que mais serão usadas pelo usuário. As ações são divididas por seções e habilitadas conforme permissões do usuário. Este menu existe somente no portal administração, e irá aparecer somente depois que você entrar no sistema GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 11

12 Menu do módulo: 11.1 Administrador Global O administrador global tem permissão para todas as ações do sistema. Todos os itens do menu estarão habilitados Administrador Local e público. O administrador local não tem permissão para edição de cadastros base, como nível 11.3 Coordenador O coordenador possui permissões somente para visualizar relatórios com informações dos cursos que o mesmo coordena Menu do Sistema O menu do sistema só é visível a usuários autenticados e disponibiliza ações básicas para o uso dos portais. O menu pode ser utilizado para sair do sistema e alterar a senha do usuário. O portal de administração disponibiliza duas ações adicionais, como alterar a unidade ou aplicação corrente. O menu pode ser encontrado através do botão que exibe uma engrenagem como ícone na parte superior direita dos portais. Menu do sistema do portal administração: O que fazer antes? Entrar no portal da administração. O que deseja fazer? Alterar senha. Sair do sistema GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 12

13 Selecionar aplicação e/ou unidade corrente. O que fazer depois? Não há sugestão de um próximo passo Alterando a Senha 1. Clique na pequena engrenagem no canto superior direito da tela para abrir o menu do sistema. 2. Clique em Alterar senha. Você será redirecionado para outra página onde haverá os campos necessários para informar a troca de senha. 3. Preencha o campo Senha atual com a sua senha. 4. Preencha os campos Nova senha e Confirme a nova senha com a nova senha desejada. 5. Clique no botão Alterar senha para confirmar a operação Saindo do Sistema 1. Clique na pequena engrenagem no canto superior direito da tela para abrir o menu do sistema. 2. Clique em Sair. Você será redirecionado para a página de autenticação e não mais poderá utilizar o portal até entrar no sistema novamente Seleção de Aplicação e Unidade Corrente Todo o usuário autenticado no portal de administração trabalhará no contexto de uma unidade corrente e, quando disponível, uma aplicação corrente. Para facilitar o trabalho de ter que selecionar uma unidade ou aplicação para cada realização de cadastro e/ou visualização de resultados, foi incluído o conceito de unidade e aplicação corrente. Neste caso, uma vez iniciado o sistema, essas informações deverão ser indicadas e assim elas serão utilizadas para as operações necessárias durante todo o percurso de trabalho do usuário. O que fazer antes? Entrar no portal da administração O que deseja fazer? Alterar unidade corrente Alterar aplicação corrente O que fazer depois? 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 13

14 Não há sugestão de um próximo passo Alterando a Unidade Corrente Para alterar a unidade corrente, siga os seguintes passos: 1. Acesse a barra de ferramentas clicando na pequena engrenagem no canto superior direito da página; 2. Selecione a opção Alterar unidade. Feito isso você será redirecionado para a tela de seleção de Unidade corrente; 3. Selecione a empresa e unidade desejada nos seus devidos campos; 4. Clique no botão Selecionar. Pode ser utilizado o campo de texto ao lado da lista de unidades para selecionar uma unidade pelo código. Basta preencher o campo com o código e pressionar a tecla enter Alterar Aplicação Corrente Para alterar a aplicação corrente, siga os seguintes passos: 1. Acesse a barra de ferramentas clicando na pequena engrenagem no canto superior direito da página; 2. Selecione a opção Aplicação Corrente. Feito isso você será redirecionado para a tela de seleção de aplicação corrente; 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 14

15 3. Selecione a aplicação desejada; 4. Clique no botão Selecionar. aplicação primeiro. Caso a lista de aplicações não apresente itens você deverá criar uma 12. Barra de Ferramentas Todas as telas de cadastro do portal de administração possuem uma barra de ferramentas com operações em comum. Essas operações sempre estarão em contexto de um item, sendo que o acionamento destas operações afeta o item em contexto Botões de Navegação Dada uma lista de itens, são utilizados para navegar entre cada item. 1. Navega para o primeiro item; 2. Navega para o item anterior; 3. Navega para o próximo item; 4. Navega para o último item Botão de Exclusão Ao clicar neste botão ele irá excluir o item que estiver em contexto. Será exibida uma mensagem perguntando se realmente deseja excluir o item, a fim de garantir que nenhuma exclusão seja feita de forma precipitada GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 15

16 12.3 Botão de Edição Ao clicar neste botão ele irá tornar os campos da visão dos detalhes editáveis de forma que seja possível alterar valores para os dados do item que estiver em contexto Botão de Inclusão Ao clicar neste botão, ele irá criar um novo item a ser inserido. Tornará os campos da visão de detalhe editáveis de forma a poder adicionar os novos valores para os campos Botão de Cancelar Edição ou Inclusão Sempre após uma inclusão ou edição este item será habilitado. Caso o usuário opte por cancelar as alterações realizadas este botão deve ser utilizado. Ele fará com que os dados retornem aos valores anteriores à edição ou inclusão Botão de Salvar Alterações A ser utilizado para concluir as alterações de dados ou inclusão de novos dados Botão de Salvar Alterações e Adicionar Novo Ao clicar neste botão ele irá concluir as alterações dos dados ou uma inclusão e já irá iniciar uma inclusão de novos dados. É semelhante a clicar no botão de salvar e após isto clicar no botão de inclusão GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 16

17 13. Painel de Ações Algumas telas possuem um painel de ações que pode ser encontrado na lateral direita. Ele contém uma lista de diversas ações relacionadas com a página sendo exibida e possui links para outras páginas a fim de indicar quais processos podem ser realizados a partir da página atual Cópia de Gráficos É possível fazer a cópia de alguns gráficos do sistema, transformando-os em imagens que mais tarde poderão ser impressas ou colocadas em relatórios. As imagens são de alta definição possibilitando posteriormente o ajuste do tamanho conforme a necessidade Copiando um Gráfico Com o cursor do mouse sobre o gráfico, clique com o botão direito do mouse e um botão irá aparecer conforme imagem a seguir: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 17

18 imagem a seguir: Clique no botão Salvar gráfico como imagem e uma janela irá aparecer como a 1. Escolha o local onde deseja salvar o arquivo; 2. Informe o nome do arquivo preenchendo o campo Nome ; 3. Clique em Salvar ; 4. A imagem irá ser salva na pasta conforme escolha feita no item Manipulação de Informações As telas de cadastro são compostas por várias áreas essenciais para a manipulação de informações. Sendo elas, Breadcrumb, Barra de ferramentas, Painel de ações, Visão de detalhe e Visão de lista conforme representado pela imagem abaixo. Toda tela de cadastros trabalha sobre um contexto de edição, ou seja, sobre qual item em particular as ações serão efetuadas. Para saber qual item está no contexto de edição basta visualizar o item apresentado pela visão de detalhe, ou o que estiver selecionado na visão de lista GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 18

19 14.1 Visão de Lista Mostra uma lista de informações existentes. Referente ao último elemento do breadcrumb. Ao selecionar um elemento na lista, os detalhes desse elemento serão mostrados na visão do detalhe. Pode-se utilizar os botões de navegação da barra de ferramenta para posicionar a seleção em outro item Visão do Detalhe Mostra os campos referentes ao item selecionado pela visão de lista. Através desta visão pode ser feita a edição, a inclusão e a exclusão de informações. Todas as operações da barra de ferramentas e do painel de ações serão aplicadas sobre o item que estiver sendo mostrado nesta visão Breadcrumb O breadcrumb proporciona ao usuário uma navegação estrutural onde é possível identificar claramente a sua localização atual dentro de uma hierarquia. Ele é utilizado quando o item que estiver na visão de detalhe contiver mais informações relacionadas. Nestes casos haverá um link na visão de detalhe que irá navegar para a manipulação dessas informações, alterando assim o item no contexto. Para melhor entendimento, utilizaremos como exemplo o cadastro de dimensões do portal de administração. Ao abrir a tela, o contexto atual irá representar uma dimensão e o breadcrumb irá refletir a localização com o texto Dimensões. No conteúdo da dimensão estará disponível o link Questões, que permite acesso às questões da dimensão atual. Para editar as questões, é necessário navegar para a visão de detalhe delas através do link Questões. Após a navegação o breadcrumb terá um elemento a mais indicando que se está visualizando as questões da dimensão 1 Proposta Pedagógica, conforme imagem, abaixo. Utilize a barra de ferramentas para incluir, editar e/ou excluir questões. Depois você deve retornar ao elemento anterior do breadcrumb para salvar as alterações. Para isso clique no elemento anterior a Questões no breadcrumb, conforme imagem a seguir: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 19

20 14.4 Barra de Ferramentas A barra de ferramentas é utilizada para manipular os dados em contexto. Ou seja, suas ações serão aplicadas ao elemento selecionado na visão de edição. Para maiores informações sobre o funcionamento de cada botão da barra de ferramentas veja a seção Barra de Ferramentas Painel de Ações O painel de ações pode conter alguns links específicos para o item em contexto, assim como sugestões de páginas a ser visualizado após o uso do cadastro atual. Para mais detalhes, ver a seção Painel de Ações Aviso de Perda de Alterações Se em uma tela de cadastro você estiver em modo de adição e tentar navegar para alguma outra página, uma janela de confirmação será exibida, conforme imagem abaixo. Nesta imagem você deverá indicar se deseja realmente sair da página ou não. Caso deseje sair da página suas alterações serão perdidas Componentes de Seleção Múltipla Nas telas de cadastros às vezes é necessário selecionar mais de um item para uma determinada informação. Para isso o módulo utiliza dois componentes que visam facilitar a seleção de múltiplos itens pelo usuário ComboBoxCheck Este componente é semelhante ao componente de seleção simples, porém ao clicar nele, irá aparecer uma série de itens com um campo de marcação chamado CheckBox. Assim é permitido ao usuário selecionar aqueles itens que lhe interessem. Se a opção (Todos) 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 20

21 for marcada, ele irá marcar automaticamente todos os itens da lista DualListBox Este componente contém uma divisão visível dos itens disponíveis com os itens selecionados. Os itens disponíveis para seleção sempre estarão na lista a esquerda. Para movimentar os itens para a lista da direita, deve-se selecionar o item na primeira lista e então utilizar o botão. Para remover um item da seleção simplesmente utilize o botão. Caso deseje movimentar todos os itens de uma lista utilize o botão e. 15. Expansão da Área de Visão O recurso de expansão de visão pode ser encontrado no painel de controle. É possível aumentar o tamanho e movimentar as regiões possibilitando uma melhor visualização dos itens que estão dentro dos mesmos, conforme imagem a seguir: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 21

22 15.1 Expandindo a Área de Visão Clique no botão Expandir e a região será aumentada. O restante das regiões ficará do lado direito empilhado verticalmente. Para diminuir basta clicar no botão Diminuir. Podem-se aumentar as demais regiões simplesmente clicando no botão de Expandir e este tomará o lugar do que estava expandido Visão de Processos A integração das informações acadêmicas consiste basicamente no aproveitamento de dados do ERP GVCollege no módulo da Avaliação Institucional, promovendo uma forte integração entre ambos os softwares. Portal de avaliação; Escolhendo convites para participação; Respondendo a uma pesquisa; Portal de administração; Processos do administrador global; Integrando com informações acadêmicas. 16. Atribuindo Permissões Permissões são atribuídas para grupos, ambos cadastrados no GVCollege e apenas sendo utilizados neste cadastro. O que fazer antes? Necessário cadastrar permissões e grupos no GVCollege. O que deseja fazer? Atribuir permissões à um grupo. O que fazer depois? Não há sugestões de próximo passo GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 22

23 16.1 Atribuindo Permissões à um Grupo No menu clique em Cadastros e depois em Cadastro de Permissões. Dê um duplo-clique no grupo desejado na lista de grupos ou simplesmente selecione o item e clique no botão Editar na barra de ferramentas. A lista de Permissões ficará habilitada. Na lista de Permissões selecione aquelas que você deseja atribuir ao grupo. É possível adicionar ou retirar as mesmas. botão Salvar Após selecionar as permissões desejadas você poderá salvar os dados clicando no 17. Cadastro de Níveis Níveis são agrupamentos de cursos e ciclos, estes sendo cadastrados no GVCollege e apenas sendo utilizados neste cadastro. O que fazer antes? Necessário cadastrar cursos e ciclos no GVCollege. O que deseja fazer? Cadastrar um nível. O que fazer depois? Criar um formulário vinculando níveis aqui criados. Ver Cadastro de Formulário na página GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 23

24 17.1 Cadastrando Nível No menu clique em Cadastros e depois em Cadastro de Nível. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Os campos para a entrada de dados serão habilitados. Informe uma descrição para a identificação do nível preenchendo o campo Descrição. Esta descrição será exibida também para os participantes. Informe uma descrição reduzida preenchendo o campo Descrição reduzida. Clique no link Vínculos e você será redirecionado para a visão de detalhe dos cursos/ciclos. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Os campos para a entrada de dados serão habilitados. Selecione a Empresa, Unidade e a estrutura acadêmica (estes servindo como filtro para a busca de cursos) e a lista de cursos será preenchida, caso haja cursos correspondentes as suas escolhas anteriores. Selecione um curso, e a lista de ciclos será preenchida, caso haja ciclos para este curso. Caso selecione a opção <Todos> na escolha de ciclos, você não poderá selecionar outro ciclo para este mesmo curso. Após selecionar o curso e ciclo você poderá incluir o item no nível que esta trabalhando, através do botão Salvar da barra de ferramentas. Clicar no botão Salvar. O nível só poderá ser excluído caso não esteja vinculado com formulários. 18. Cadastro de Públicos Públicos são agrupamentos de papéis, estes sendo cadastrados no GVCollege e apenas sendo utilizados neste cadastro. O que fazer antes? Necessário cadastrar papéis no GVCollege. O que deseja fazer? Cadastrar um público. O que fazer depois? Pode-se criar formulários GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 24

25 18.1 Cadastrando um Público Clique no menu Cadastros no menu central e selecione a opção Cadastro de Público. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Você será direcionado para a visão de detalhe do cadastro de público. Informe um nome para identificar o público preenchendo o campo Nome. Este nome será exibido também para os participantes. Informe um nome reduzido preenchendo o campo Nome reduzido. Selecione ao menos um papel utilizando os botões de ação. Você terá duas listas, uma contendo os papéis disponíveis e a outra os papéis que estão selecionados para o público em questão, conforme a imagem a seguir: Caso selecione o papel aluno, é possível escolher uma situação para o mesmo, utilizando a lista de situação aluno. Caso deseje criar um público com todos os alunos, apenas selecione a opção Nenhum. Quando o papel Professor for selecionado deve-se indicar a titularidade do professor. Caso deseje direcionar a avaliação apenas aos professores titulares selecione a opção "Titular". Selecione a opção "Auxiliar" para direcionar apenas aos professor auxiliares. Ou então selecione a opção "Titular e Auxiliar" para abranger todos os professores. Após todos os procedimentos, você poderá salvar os dados clicando no botão Salvar. em algum formulário. Caso já esteja em uso em algum formulário, o mesmo não poderá ter os papéis editados. Só poderá ser excluído o público que não estiver em uso 19. Processos de Criação Este tópico irá abordar todos os processos de criação do sistema GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 25

26 19.1 Criando Formulários O formulário é aquele que contém as questões que os participantes devem responder. Essas questões estão agrupadas em dimensões diferentes, a fim de possibilitar a reutilização de um conjunto de questões relacionadas. No formulário deverá ser feito o vínculo das dimensões desejadas incluindo o nível, público e unidade a qual será aplicada. Para criar um formulário deve-se seguir uma sequência de etapas, sendo elas: Cadastrar uma escala. Cadastrar dimensões e questões. Cadastrar um formulário Cadastro de Escalas Escala é um conjunto de elementos os quais possuem certo grau e podem ser comparadas entre si a fim de realizar uma quantificação do aspecto que avaliam. As escalas são necessárias para o cadastro de questões de mesmo tipo, onde poderá ser feito o reaproveitamento de escalas cadastradas. Os graus da escala são utilizados para a contabilização da média nos relatórios. O grau de um item poderá ser vazio quando se deseja ignorar o item no cálculo da média e desvio padrão, significa Não sei, não quero opinar. No relatório de Grau de Satisfação os dois graus com os maiores valores serão considerados na contabilização representando Satisfeito e Muito Satisfeito. O que fazer antes? Selecionar uma unidade corrente. O que deseja fazer? Incluir uma nova escala. Reordenar um item da escala. Remover um item da escala. O que fazer depois? Criar uma dimensão a qual possui questões que utilizem o tipo da escala criada Cadastrando uma Escala Clique no menu Formulários e clique em Cadastro de Escala ; 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 26

27 Clique o botão Adicionar na barra de ferramentas. Você será direcionado para a visão de detalhe do cadastro de escala; Informe uma descrição para a escala preenchendo o campo Descrição ; Informe o grau máximo permitido para a escala em questão preenchendo o campo Grau Máximo. Deve ser maior ou igual que os graus de seus itens; Para cadastrar os itens de uma escala, clique no botão de inclusão de itens. Feito isso irá aparecer uma nova linha dentro da lista de Itens ; Na linha recém-inserida informe uma descrição para o item da escala no campo que contém a marca d água <Digite a descrição da escala> ; Ao lado da descrição, na coluna Grau informe o grau para o item da escala. O grau de um item poderá ser vazio quando se deseja ignorar o item no cálculo da média e desvio padrão, significa Não sei, não quero opinar. serão perdidas. Para concluir a operação, clique no botão Salvar. Do contrário as alterações Escalas que estejam vinculadas a alguma questão que contenha respostas não poderão ser editadas Reordenando um Item da Escala No menu clique em Formulários e depois em Cadastro de Escala. Dê um duploclique na escala desejada na lista de escalas ou simplesmente selecione o item e clique no botão Editar na barra de ferramentas. Você será direcionado para a visão de detalhe do cadastro de escala. Na lista de Itens, selecione o item da escala que você quer mudar a 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 27

28 ordem. Clique no botão Subir para mover o item selecionado para cima. Ou clique no botão Descer para movê-lo para baixo; serão perdidas. Para concluir a operação, clique no botão Salvar. Do contrário suas alterações Escalas que já estejam em uso não poderão ser editadas Removendo um Item da Escala No menu clique em Formulários e depois em Cadastro de Escala. Dê um duploclique na escala desejada na lista de escalas ou simplesmente selecione o item e clique no botão Editar na barra de ferramentas. Você será direcionado para a visão de detalhe do cadastro de escala. Na lista de Itens, selecione o item da escala que você quer remover. Clique no botão Excluir para remover o item selecionado. Para concluir a operação, clique no botão Salvar perdidas.. Do contrário as alterações serão 20. Cadastro de Dimensões Dimensão é um conjunto de questões, geralmente relacionadas a um mesmo aspecto, onde estas poderão ser de tipos variados. As dimensões podem ser utilizadas em um ou mais formulários. O que fazer antes? Criar escalas caso use-as nas questões. O que deseja fazer? 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 28

29 Cadastrar uma dimensão e questões. Ordenar questões. Visualizar questões. O que fazer depois? Criar um formulário utilizando as dimensões criadas Cadastrando uma Dimensão No menu clique em Formulários e depois em Cadastro de Dimensão. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Os campos para a entrada de dados serão habilitados. Informe um nome para a dimensão preenchendo o campo Nome. Informe uma descrição que será exibida para o usuário preenchendo o campo Enunciado. Clique no link Questões e você será redirecionado para a visão de detalhe das questões. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Os campos para entradas de dados serão habilitados. Primeiramente você irá informar um enunciado para a questão. Caso a questão seja de preenchimento obrigatório para o participante marque a opção Obrigatório, caso contrário deixe-a desmarcada; É possível indicar na questão se o respondente poderá ou não incluir um comentário ao respondê-la através da opção Permite comentário. Deixe-a desmarcada caso não deseje Criar uma Questão do Tipo Escala Selecione a opção Escala na lista Tipo. A lista Escala ficará habilitada. Selecione um tipo de escala entre as que você cadastrou anteriormente Texto Livre Selecione a opção Texto livre na lista Tipo Texto Linha Selecione a opção Texto linha na lista de Tipo. A lista Dicas de expressão e o campo Expressão de validação ficarão habilitados. Caso queira uma validação para a resposta indique uma expressão regular para realizar uma validação customizada do valor inserido pelo participante. Pode-se usar a lista Dicas de expressão ou indicar uma utilizando o campo 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 29

30 Expressão de validação, caso contrário, apenas deixe o campo Expressão de validação vazio Múltipla Escolha Selecione a opção Múltipla escolha na lista de Tipo. O link modalidades e o campo Número máximo de escolhas ficarão habilitados. Clique no link Modalidades e uma nova tela irá aparecer. Para adicionar uma modalidade clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Informe à descrição que será exibida como opção para o participando preenchendo o campo Descrição. Para salvar a modalidade clique no botão Salvar na barra de ferramentas; Após terminar de cadastrar as modalidades volte para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Questão conforme a imagem a seguir: Informe o número máximo de escolhas que o usuário poderá efetuar preenchendo o campo Número máximo de escolhas Única Escolha Selecione a opção Única escolha na lista de Tipo. O link modalidades ficara habilitado. Clique no link Modalidades e uma nova tela irá aparecer. Para adicionar uma modalidade clique no botão Adicionar. Informe à descrição que será exibida como opção para o participando preenchendo o campo Descrição. Caso informe um descrição como Outro ou Outros, será habilitado um campo de texto para o usuário escrever algo. Para salvar a modalidade clique no botão Salvar na barra de ferramentas. Após terminar de cadastrar as modalidades volte para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Questão conforme imagem a seguir: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 30

31 Numérica Selecione a opção Numérica na lista de Tipo. Os campos Valor mínimo e Valor máximo ficarão habilitados. Caso queira delimitar uma faixa de valores que o usuário poderá informar, informe um valor mínimo e um valor máximo para os campos Valor mínimo e Valor máximo Data Selecione a opção data na lista de Tipo. Os campos Data mínima e Data máxima ficarão habilitados. Caso queira delimitar uma faixa de data que o usuário poderá informar, informe uma data mínima e uma data máxima para os campos Data mínima e Data máxima. Para salvar a questão clique no botão Salvar e a mesma será adicionada a sua lista de questões da dimensão. Para concluir o cadastro da Dimensão basta voltar para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Dimensão conforme imagem a seguir: Clicar no botão Salvar. Para que a dimensão possa ser avaliada através de nota numérica, crie questões do tipo escala. A nota equivale a média dos graus de cada resposta. 21. Ordenando Questões Você poderá ordenar as questões neste momento. Quando for adicionar a dimensão em um formulário, as questões estarão conforme esta ordem. Clique no menu Formulários no menu principal e selecione a opção Cadastro de Dimensão. Clique no link Questões. Você será redirecionado para a tela de cadastro de questões. Selecione uma questão na lista de questões da dimensão atual. Para movimentá-la utilize os botões Cima e Baixo. Para salvar as alterações basta voltar para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Dimensão(...) conforme imagem a seguir: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 31

32 Clicar no botão Salvar Visualizando Questões Clique no menu Formulários no menu principal e selecione a opção Cadastro de Dimensão. Clique no link Questões. Você será redirecionado para a tela de cadastro de questões. Selecione uma questão na lista de questões da dimensão atual. No painel de ações clique no link Pré-visualizar questão e a mesma irá lhe mostrar a questão (com ou sem validação, conforme preenchimento dos campos do cadastro da questão). 22. Cadastro de Formulário Formulário é um conjunto de dimensões e questões possibilitando habilitar e desabilitar questões. Pode-se escolher os níveis, públicos e as unidades que irão compor este formulário. A geração de convites leva em base os dados informados no cadastro de formulário. Crie formulários distintos para públicos acadêmicos e público técnicoadministrativo. Os públicos acadêmicos possuem vínculo com curso, que seriam: alunos, professores, etc. Público técnico-administrativo seriam: TI, caixa, secretaria, estes não possuindo vínculo com curso, e tendo somente a possibilidade de responder formulários do tipo: Institucional. O que fazer antes? Cadastrar dimensões O que deseja fazer? Cadastrar um formulário. Ordenar dimensões. Ordenar questões. Visualizar formulário. O que fazer depois? Cadastrar uma aplicação 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 32

33 22.1 Cadastrando um Formulário Clique no menu Formulário no menu principal e selecione a opção Cadastro de Formulário. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Os campos para a entrada de dados serão habilitados. Informe um nome para o formulário preenchendo o campo Nome. Crie o formulário do tipo necessário escolhendo uma opção na lista Tipo do formulário. Tipo Institucional gerará somente um convite por pessoa. Tipo Curso gerará um convite por curso que a pessoa está matriculada. Tipo Disciplina/Professor gerará um convite para cada disciplina que a pessoa está matriculada. Quando o tipo do formulário selecionado for Disciplina/Professor deve-se indicar a titularidade do professor a qual a pesquisa será aplicada, ou seja qual tipo do professor será avaliado pela pesquisa. Caso deseje realizar a avaliação apenas sobre os professores titulares selecione a opção "Titular". Selecione a opção "Auxiliar" para avaliar os professores auxiliares. Ou então selecione a opção "Titular e Auxiliar" para avaliar todos os professores. Clique no link Dimensões e você irá visualizar as dimensões do formulário atual. Clique no botão Adicionar na barra de ferramentas. Os campos para a entrada de dados serão habilitados; Selecione uma dimensão através da lista Dimensão ; Na lista Unidades marque aquelas que terão acesso ao formulário; Na lista Públicos marque aqueles que terão acesso ao formulário. Selecione os públicos conforme o tipo de formulário. Aluno, pais, responsáveis e docentes podem utilizar formulário do tipo Curso e Disciplina/Professor. Os demais públicos somente devem ser utilizados juntamente com o tipo Institucional, sem vínculo de curso. Na lista Níveis marque aqueles que terão acesso ao formulário; Clique no link Questões e você irá visualizar as questões da dimensão atual. Para cada dimensão que você criou, é possível visualizar as questões. Basta selecionar a dimensão na lista de dimensões e clicar no botão Questões ; Selecione uma questão e clique no botão Alterar. O campo Ativa ficará habilitado GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 33

34 Ao inserir uma dimensão em um formulário já criado, todas as questões vêm com o campo Ativa selecionado. Ao cadastrar novas questões em dimensões já contidas em algum formulário, estas vêm desativadas. Quando a questão é ativada, os participantes poderão visualizá-la e respondê-la, do contrário, a questão não será mostrada para os participantes. Questões desativadas permanecem aparecendo em relatórios para efeito de consulta de resultados. Para ativar a questão marque a opção Ativa e clique no botão Salvar. Com todas as questões salvas basta voltar para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Questão. Para salvar a dimensão clique no botão Salvar e a mesma será adicionada a sua lista de dimensões do formulário. Para concluir o cadastro de Formulário basta voltar para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Formulário conforme imagem a seguir. Clicar no botão Salvar Ordenando Dimensões Você poderá ordenar as dimensões para que as mesmas apareçam ordenadas quando o usuário visualizar o formulário onde estas se encontram. Clique no menu Formulário no menu principal e selecione a opção Cadastro de Formulário ; Clique no link Dimensões e você irá visualizar as dimensões do formulário atual. Selecione uma dimensão na lista de dimensões do formulário atual. Para movimentá-la utilize os botões Cima e Baixo ; Para salvar as alterações basta voltar para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Formulário conforme imagem a seguir: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 34

35 Clicar no botão Salvar Ordenando Questões Você poderá ordenar como as questões serão visualizadas na dimensão em que se encontram. Clique no menu Formulários no menu principal e selecione a opção Cadastro de Formulário ; Clique no link Dimensões e você irá visualizar as dimensões do formulário atual. Selecione uma dimensão na Lista de Dimensões; Clique no link Questões e você irá visualizar as questões da dimensão atual. Selecione uma questão na lista de questões da dimensão atual. Para movimentá-la utilize os botões Cima e Baixo ; Com todas as questões ordenadas volte para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Dimensão(...) conforme imagem a seguir: Para salvar as alterações basta voltar para a tela anterior através do BreadCrumb clicando na descrição Formulário conforme imagem a seguir: Clicar no botão Salvar. 23. Visualizando Formulários Clique no menu Formulários no menu principal e selecione a opção Cadastro de Formulário. Selecione um formulário na lista de formulários. No painel de ações clique no link Pré-visualizar formulário e a mesma irá lhe mostrar as dimensões e suas questões (somente as que estiverem ativadas). 24. Criando Aplicações Uma aplicação é o ato de aplicar uma avaliação composta por um conjunto de formulários em um determinado período. Ela pode ser anônima, a fim de preservar a 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 35

36 identidade do participante e possui um conceito de aplicação corrente, que é a aplicação que estará no contexto de trabalho do usuário do portal da administração. Podem haver aplicações recorrentes a fim de avaliar um determinado formulário de acordo com períodos diferentes. O que fazer antes? Criar um ou mais formulários. O que deseja fazer? Cadastrar uma aplicação. Cadastrar uma aplicação recorrente. Tornar uma aplicação temporariamente indisponível. Tornar uma aplicação disponível. Remover todos os convites de uma aplicação. Remover todas as respostas de uma aplicação. O que fazer depois? Gerar convites. Acompanhar andamento da aplicação pelo painel de controle. Verificar resultados através dos relatórios. 25. Cadastrando uma Aplicação Clique no menu Aplicação e clique em Cadastro de aplicação ; Clique o botão Adicionar na barra de ferramentas. Informe o título da avaliação que será exibido aos participantes preenchendo o campo Título desta avaliação ; Selecione um ou mais formulários que serão aplicados aos participantes através do campo Formulários. Você deve marcar todos os formulários que deseja utilizar nesta aplicação; É possível realizar pesquisas anônimas e identificadas ou permitir que o respondente decida. Selecione a opção "Anônima" para que seja protegida a identidade dos participantes, de forma que não seja possível relacionar a pessoa com a resposta. Selecione "Não anônima" 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 36

37 para que seja possível visualizar as respostas da pessoa através da tela de convite. Ou então selecione a "A critério do respondente" para deixar essa opção a critério do respondente da avaliação; Informe o período letivo no campo Período, o campo aceita o ano ou ano/semestre; Através do campo Data de início, indique uma data a partir da qual as avaliações desta aplicação estarão disponíveis para preenchimento pelos participantes; No campo Data de término informar a data limite a partir da qual as avaliações não estarão mais disponíveis para preenchimento dos formulários; Informe uma mensagem para ser exibida ao participante no início de cada aplicação pelo campo Mensagem de início ; Informe uma mensagem para ser exibida ao participante no final de cada aplicação pelo campo Mensagem de término ; serão perdidas. Para concluir a operação, clique no botão Salvar. Do contrário suas alterações O período letivo é utilizado para a geração de convites e comparação dos resultados e, portanto é exigido que se informe o campo em um dos seguintes formatos: ano ou ano/semestre, como por exemplo, 2010, para turmas de 2010, e 2010/2 para turmas do 2º semestre de Cadastrando uma Aplicação Recorrente Uma aplicação recorrente utiliza o mesmo conjunto de formulários em repetidas aplicações da avaliação institucional e possibilita o acompanhamento da evolução dos resultados obtidos. No menu clique em Aplicação e depois em Cadastro de Aplicação ; Siga os passos de 1 até 10 do processo Cadastrando uma aplicação ; Para o campo Formulários marque um formulário já utilizado por outra aplicação em outro período. No campo Período informe o período da reaplicação da avaliação; Para concluir a operação, clique no botão Salvar alterações serão perdidas.. Do contrário suas 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 37

38 25.2 Tornando uma Aplicação Temporariamente Indisponível No menu clique em Aplicação e depois em Cadastro de Aplicação. Na barra de ferramentas utilize os botões de navegação para encontrar a aplicação que se deseja alterar o status. Para concluir a operação clique no link Tornar temporariamente indisponível no painel de ações. Quando uma aplicação está com o status temporariamente indisponível não será exibido nenhum convite ao participante quando ele acessar o portal de avaliações Tornar uma Aplicação Disponível No menu clique em Aplicação e depois em Cadastro de Aplicação. Na barra de ferramentas utilize os botões de navegação para encontrar a aplicação que se deseja alterar o status. Para concluir a operação clique no link Tornar disponível no painel de ações Remover os Convites de uma Aplicação Para remover todos oas convites da aplicação, no menu clique em Aplicação e depois em Cadastro de Aplicação. Na barra de ferramentas utilize os botões de navegação para encontrar a aplicação de que se deseja remover os convites. No painel de ações clique no link Remover todos os convites. Uma mensagem será exibida para assegurar-se de que realmente se deseja remover os convites já que esta operação não pode ser desfeita. Caso realmente deseje remover todos os convites clique em Sim. recuperá-los. Uma vez removidos os convites não será possível, de forma alguma, 25.5 Remover as Respostas de uma Aplicação Para remover todas as respostas, no menu clique em Aplicação e depois em Cadastro de Aplicação. Na barra de ferramentas utilize os botões de navegação para encontrar a aplicação que se deseja remover as respostas GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 38

39 No painel de ações clique no link Remover todas as respostas. Uma mensagem será exibida para assegura-se de que realmente se deseja remover as respostas já que esta operação não pode ser desfeita. Caso realmente deseje remover todas as respostas clique em Sim. recuperá-las. Uma vez removidas às respostas não será possível, de forma alguma, 26. Processos de Convites Toda participação necessita de um convite, previamente criado pelo administrador através da geração ou importação de convites, fornecendo permissão de acesso a uma aplicação e relacionando as respostas com seu perfil. Este pode ser criado através da geração de convites, manipulando os filtros com dados previamente criados, ou através da importação de convites, onde este cria e relaciona convites para os usuários desejados. Segue abaixo uma Descrição da geração de convites por tipo de pesquisa e público: Para uma pesquisa do tipo institucional: o Coordenador: Se tiver um público que contenha o papel de coordenador será gerado um convite para cada coordenador dos cursos vinculados a pesquisa e unidades selecionadas para geração desde que as unidades do curso não sejam compartilhadas. o Sem vínculo: Se tiver um público que contenha ao menos um papel diferente de pai, mãe, responsável, professor, aluno ou coordenador, então será gerado um convite para cada pessoa vinculada a estes papéis. o Professor: Não gera convites. o Aluno: Não gera convites. o Pai/Mãe: Não gera convites. o Responsáveis: Não gera convites. Em termos gerais irá gerar um convite por pessoa. Para uma pesquisa do tipo curso: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 39

40 o Coordenador: Se tiver um público que contenha o papel de coordenador será gerado um convite para cada coordenador de cada curso e unidades selecionadas e vinculadas para geração desde que as unidades do curso não sejam compartilhadas. o Sem vínculo: Não gera convites. o Professor: Se tiver um público que contenha o papel de professor será gerado um convite por professor de cada curso. Não será gerado convite para professores de turmas canceladas ou fora do período da aplicação. o Aluno: Se tiver um público que contenha o papel de aluno então será gerado um convite por aluno de cada curso. Somente será gerado convite para os alunos de turmas de professores de tipo titularidade informado na pesquisa. Somente será gerado convite para os alunos cuja situação seja igual a definida pelo público. Não será gerado convite para alunos não ativos, de disciplinas ou turmas canceladas e fora do período da aplicação. o Pai/Mãe: Se a pesquisa tiver um público que tenha algum dos papéis de pai ou mãe então será gerado um convite por curso para cada pai ou mãe dos alunos. As mesmas restrições para a geração de convites de alunos é aplicada na hora de encontrar os alunos para pegar os pais e mães. o Responsáveis: Para os públicos que tenham ao menos um papel de Responsável Educacional, Responsável Financeiro, Responsável Contrato ou Responsável Educacional, será gerado um convite para cada pessoa de cada curso que esteja vinculada a algum esses papéis e relacionadas aos alunos encontrados. Em termos gerais irá gerar um convite por curso que a pessoa está matriculada. Para uma pesquisa do tipo Disciplina/Professor: o Coordenador: Não gera convites; o Sem vínculo: Não gera convites; o Professor: Se tiver um público que contenha o papel de professor será gerado um convite por disciplina e professor de cada curso, sendo que o professor deve ser do tipo de titularidade informado no público. Não será gerado convite para professores de turmas canceladas ou fora do período da aplicação. o Aluno: Se tiver um público que contenha o papel de aluno então será gerado um convite por disciplina e aluno de cada curso. Somente será gerado convite para os alunos de turmas de professores de tipo titularidade informado na pesquisa. Somente será gerado convite para os alunos cuja situação seja igual a 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 40

41 definida pelo público. Não será gerado convite para alunos não ativos, de disciplinas ou turmas canceladas e fora do período da aplicação. o Pai/Mãe: Se a pesquisa tiver um público que tenha algum dos papéis de pai ou mãe então será gerado um convite por disciplina para cada pai ou mãe dos alunos. As mesmas restrições para a geração de convites de alunos é aplicada na hora de encontrar os alunos para pegar os pais e mães. o Responsáveis: Para os públicos que tenham ao menos um papel de Responsável Educacional, Responsável Financeiro, Responsável Contrato ou Responsável Educacional, será gerado um convite por disciplina para cada pessoa de cada curso que esteja vinculada a algum esses papéis e relacionadas aos alunos encontrados. Em termos gerais irá gerar um convite por disciplina que a pessoa está matriculada Geração de Convites O que fazer antes? Criar formulários. Criar aplicações. O que deseja fazer? Gerar convites acadêmicos. Gerar convites por papeis. Gerar convites por situação do aluno. O que fazer depois? É possível visualizar os convites e acompanhar o andamento da pesquisa Gerando Convites Acadêmicos Convites acadêmicos são gerados para públicos que contenham, de alguma forma, algum vínculo com as turmas. Os públicos terão papéis de: aluno, professor, pai, mãe e responsáveis. Clique no menu Convites e clique em Geração de convites, uma tela com filtros irá aparecer; Na lista Formulários marque aqueles cujo tipo seja Curso ou Disciplina/Professor; Na lista Públicos marque aqueles que contenham os papéis de aluno, professor, pai, mãe, responsáveis; 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 41

42 Selecione uma empresa na lista de Empresas que terá convites gerados; Na lista Unidade marque aquelas que terão convites gerados; Na lista Níveis marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Curso marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Ciclos/Produtos marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Turnos marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Turmas marque aquelas que terão convites gerados; Clique no botão Gerar ; Na tela que abrir, informe um nome para a sessão preenchendo o campo Nome da sessão ; Clique no botão Ok para prosseguir. Se algum convite for gerado, uma nova tela irá aparecer com informações sobre os convites gerados, do contrário uma mensagem irá aparecer no topo da tela informando que nenhum convite foi gerado Gerando Convites por Papéis Convites para públicos com papéis diferentes dos de vínculos acadêmicos serão gerados somente se o tipo do formulário for Institucional. Clique no menu Convites e clique em Geração de convites, uma tela com filtros irá aparecer; Na lista Formulários escolha e marque aqueles cujo tipo seja Institucional; Na lista Públicos escolha e marque aqueles que contenham os papeis diferente de aluno, professor, pai e mãe, responsáveis; Selecione uma empresa na lista de Empresas que terá convites gerados; Na lista Unidade escolha e marque aquelas que terão convites gerados; Clique no botão Gerar ; Na tela que abrir, informe um nome para a sessão preenchendo o campo Nome da sessão ; Clique no botão Ok para prosseguir. Se algum convite for gerado, uma nova tela irá aparecer com informações sobre os convites gerados, do contrário uma mensagem irá aparecer no topo da tela informando que nenhum convite foi gerado GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 42

43 25.4 Gerando Convites por Situação do Aluno Para públicos que contenham o papel de aluno e a situação esteja informada, só serão gerados convites por situação do aluno. Clique no menu Convites e clique em Geração de convites, uma tela com filtros irá aparecer; Na lista Formulários marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Públicos marque aqueles que contenham o papel de aluno e situação informada; Selecione uma empresa na lista de Empresas que terá convites gerados; Na lista Unidade marque aquelas que terão convites gerados; Na lista Níveis marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Curso marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Ciclos/Produtos marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Turnos marque aqueles que terão convites gerados; Na lista Turmas marque aquelas que terão convites gerados; Clique no botão Gerar ; Na tela que abrir, informe um nome para a sessão preenchendo o campo Nome da sessão ; Clique no botão Ok para prosseguir. Resumo da geração de convites Se algum convite for gerado, uma nova tela irá aparecer com informações sobre os convites gerados, do contrário uma mensagem irá aparecer no topo da tela informando que nenhum convite foi gerado. Segue abaixo um exemplo da tela de resumo da geração que é apresentada no sucesso da geração GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 43

44 26.5 Visualização de Convites O que fazer antes? Gerar os convites. O que deseja fazer? Visualizar convites Visualizar repostas Deletar uma sessão O que fazer depois? É possível visualizar os convites e acompanhar o andamento da pesquisa Visualizando Convites Clique no menu Convites e clique em Convites. Selecione cada filtro conforme queira customizar sua procura. Não é necessário selecionar todos os filtros, e conforme vão sendo selecionados, os filtros mais abaixo irão carregando. Pode-se filtrar os convites pela situação apenas selecionando entre Não respondido e Respondido na lista Situação GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 44

45 Caso queira procurar por um convite através do nome da pessoa, informe o mesmo preenchendo o campo Nome, a busca será feita entre pessoas que o contenham em alguma parte do nome. Clique no botão Filtrar. Para visualizar os convites navegue utilizando os botões de navegação conforme imagem a seguir: Navega para o primeiro convite. Navega para o convite anterior. Navega para o próximo convite. Navega para o último convite Visualizando Respostas Para visualizar respostas faça um filtro dos convites conforme tópico Visualizando convites. Navegue até o convite desejado. Caso a pesquisa não seja anônima e o convite já estiver respondido os links Visualizar respostas objetivas e Visualizar respostas subjetivas estarão habilitados. Clique em um destes para visualizar as respostas do convite Deletando uma Sessão Para deletar uma sessão, faça um filtro dos convites conforme tópico Visualizando convites. Navegue até o convite desejado. Verifique a sessão que o convite se encontra através do painel Sessão. Clique no link Deletar sessão e uma tela de confirmação irá aparecer. Clique no botão Ok para confirmar. estejam respondidos. A sessão só irá ser excluída caso todos os convites contidos nela não 27. Importação O que fazer antes? Criar formulários. O que deseja fazer? Importar convites por público GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 45

46 O que fazer depois? É possível visualizar os convites e acompanhar o andamento da pesquisa Importando Convites por Público Clique no menu Convites e clique em Importação. Crie um arquivo texto preenchendo todos os dados conforme layout de importação; No arquivo pode haver um ou mais cadastro de convites GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 46

47 Clique no link Adicionar arquivo do público desejado, conforme imagem a seguir: Uma tela irá aparecer, procure o arquivo texto que você escreveu. Selecione o arquivo texto. Clique no botão Abrir e o arquivo será adicionado a caixa do público conforme imagem a seguir: Vá até o painel de ações e clique no link Importar arquivos. Caso deseje remover todos os arquivos vá até o painel de ações e clique no link Remover todos os arquivos. Os erros que ocorrerão ao importar arquivos serão informados no Log dos arquivos. Pode-se limpar os erros apenas clicando no link Remover todos os erros do painel de Ações. 28. Processos de Homologação Depois de feito a geração de convites, é possível conferir ou excluir os convites. Pode ser feita a visualização através da página de convites, painel de controle e relatório de participação. O que fazer antes? Gerar os convites. O que deseja fazer? Visualizar convites específicos. Visualizar através do painel de controle. Visualizar relatório de participação por curso. O que fazer depois? Sem sugestão GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 47

48 29. Visualizando Convites Específicos É possível visualizar convites filtrando por diversos campos. Para mais informações consulte Processos de convites Visualizando Através do Painel de Controle No painel controle podemos ver o ritmo de participação geral ou por público. Vá até o menu e clique no item Painel de controle, uma tela com gráficos irá aparecer com informações referentes a aplicação inteira. Caso queira visualizar os dados por um formulário especifico utilize o filtro de formulário. Temos quatro tipos distintos de gráficos. 30. Estatística Neste gráfico pode-se ter uma visão mais geral sobre os convites pertencentes à unidade e aplicação corrente. Esse gráfico possui vários detalhes. Confira nos títulos abaixo Título Nome da aplicação corrente Total de Convites Número de convites gerados Total Aguardando Número de convites que ainda não tiveram nenhum acesso Total Respondidos Número de convites que já foram respondidos Total Pendente Número de convites não respondidos GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 48

49 30.6 Total de Tentativas Número de quantas vezes os convites foram respondidos Total Médio por Resposta Mostra quanto tempo o usuário leva para responder um formulário. 31. Participação por Público Neste gráfico pode-se visualizar o ritmo de participação dividido por público. Os dados são expressos em percentagem (%). 32. Ritmo de Participação Neste gráfico pode-se visualizar o número de convites respondidos por dia. Pode-se procurar entre uma data ou espaços de datas GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 49

50 33. Burndown Neste gráfico pode-se visualizar o número de convites pendentes por dia e a participação que seria ideal Visualizando Relatório Participação por Curso É possível visualizar os convites separados por empresa/unidade ou por curso. Para mais informações consulte processos de análise e resultado. 34. Excluindo Dados O que fazer antes? Gerar os convites. O que deseja fazer? Excluir convite específico. O que fazer depois? Sem sugestão Excluindo um Convite Específico Faça um filtro dos convites conforme tópico Visualizando convites. Navegue até o convite desejado. Verifique a sessão que o convite se encontra através do painel Sessão. Clique o botão Excluir na barra de ferramentas e uma tela de confirmação irá aparecer. Clique no botão Sim para confirmar; O convite só irá ser excluído caso não tenha sido respondido GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 50

51 35. Processos de Análise de Resultado O portal de administração possui uma série de relatórios pré-formatados a fim de facilitar a visualização dos resultados das avaliações realizadas. Oito tipos de relatórios estão disponibilizados pelo portal Participação É destinado a todos os tipos de formulários. Levanta o número de participantes por público/nível demonstrando o número de convites total pelo número de convites já respondidos Caso seja selecionado um curso, as informações serão agrupadas por curso Grau de satisfação Destinado a formulários utilizando escala de satisfação, onde os dois graus de maior valor correspondem a Satisfeito e Muito Satisfeito. Demonstra por dimensão o total de respostas e o percentual nos graus correspondentes a Satisfeito e a Muito Satisfeito. Abre um comparativo por período caso haja formulários em aplicações diferentes Histograma Destinado a formulários utilizando questões do tipo Escala. Levanta o número de respostas para cada item de uma determinada escala, assim como o percentual de respostas por item. Abre um comparativo por período caso haja formulários em aplicações diferentes Média por Quesito Destinado a formulários utilizando questões do tipo Escala. Demonstra a média e o desvio padrão para cada questão de uma determinada dimensão. Abre um comparativo por período caso haja formulários em aplicações diferentes Planilha por Quesito Destinado a formulários utilizando questões do tipo Escala, para avaliações abrangendo mais de um público/alvo e/ou nível. Contabiliza a média por questão de uma determinada dimensão, abrindo os dados por público nível GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 51

52 35.6 Relatório Geral Destinado a avaliações diversas. Demonstra graficamente todos os tipos de questões objetivas para um determinado formulário Média Comparativo por Unidade Destinado a formulários utilizando questões do tipo Escala, para avaliações abrange ndo mais de uma unidade. Abre por unidade a média das questões de uma determinada dimensão Questões Livres Destinado a formulários utilizando questões do tipo Texto. Lista as respostas de questões do tipo texto. Também exibe um gráfico com as palavras mais mencionadas nas respostas Visualizando um Relatório Clique no menu Relatórios. Será exibida uma caixa de seleção com todas as opções de relatórios anteriormente apresentados e disponíveis para o perfil do usuário; Selecione o relatório que deseja visualizar. Ao selecionar irão aparecer diversas caixas de seleção para você realizar alguns filtros sobre o relatório a ser visualizado; Caso deseje limitar a consulta do relatório altere os valores das caixas de seleção exibidas, conforme a imagem a seguir: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 52

53 Filtros para relatório do grau de satisfação. Após selecionar os filtros, clique no botão Visualizar. Você será redirecionado para uma página contendo o relatório solicitado. Segue um exemplo do relatório de grau de satisfação: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 53

54 setas ao lado do período ( ). Observe que você pode ordenar as colunas do relatório clicando nas 36. Integração com Excel A avaliação institucional possui uma integração com o Microsoft Office Excel é capaz de gerar alguns relatórios pré-formatados e tematizados. É voltado para questões do tipo escala e texto livre ou questões que possuem comentários. Os relatórios podem ser gerados de forma individual de acordo com o tipo de formulário. Podendo abrir os resultados por Unidade, Público, Nível/Curso e Disciplina/Professor. Dependendo do tipo de relatório a ser gerado será incluído um gráfico por dimensão e/ou questão. A geração também permite a especificação de uma ou mais unidades para filtrar os resultados GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 54

55 37. Tipos de Relatório Atualmente o sistema conta com cinco tipos de relatório Média Destinado a formulários que utilizem questões do tipo escala. Gera os resultados contabilizados por questões com a média ponderada por questão, por dimensão e total, separando-as por dimensão e exibindo gráficos também por dimensão Conceito Destinado a formulários que utilizem questões do tipo Escala e aquelas que possuem comentários. Gera os resultados contabilizados por conceito com a sua média, exibindo gráficos por dimensão e/ou questão. Também inclui os comentários fornecidos por questão com o nome do respondente caso identificado Texto-livre Destinado a formulários que contenham questões do tipo Texto. Agrupa todas as respostas por questão, exibindo em forma de listagem. Caso a resposta não tenha sido anônima irá trazer o nome do respondente junto a resposta Comentário Destinado a formulários que utilizem questões com a opção de incluir comentários ativa. Relatório no mesmo formato do tipo Texto-livre, porém ao invés de exibir as respostas mostra os comentários para cada questão Comentário 2 Semelhante ao anterior, porém as informações que serão exibidas é de configuração do usuário através da edição de um template. 38. Configurando a Integração A única configuração necessária para utilização do Excel para gerar os relatórios é indicar de onde serão baixados os dados. Neste caso é o endereço dos serviços que estão hospedados no servidor. Para realizar a configuração execute os passos abaixo: 2014 GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 55

56 1. Abra o arquivo da integração Excel aonde foi instalado na sua máquina; 2. Após aberto o Excel acesse a aba Relátorios e clique no botão Iniciar na Ribbon. Irá abrir uma tela de autenticação; 3. Na aba Avançada da tela de autenticação, indique o endereço do servidor (URL); 4. Feito isso, basta acessar a aba Autenticar passando o seu usuário e senha do APS para se conectar com o servidor. Após isso a Ribbon irá apresentar as opções de geração de relatório. Essa URL é a mesma dos portais de administração e avaliação, porém sem o sufixo '/Admin/' ou '/Avaliacao/. 39. Gerando um Relatório Utilize a imagem abaixo como referência para as opções explicadas nos passos a seguir. 1) Primeiramente deve-se selecionar o tipo de relatório a ser gerado. Para isso marque na seleção Relatório o tipo desejado; 2) Os relatórios são gerados de acordo com o formulário selecionado. Como o formulário é cadastrado em uma unidade deve-se selecionar a empresa e unidade que contém o formulário a ser analisado. Utilize as seleções de Empresa, Unidade, Aplicação e Formulário para encontrar o formulário desejado; 3) As seleções Dimensão, Questão e Escala serão utilizadas como filtros. Dependendo do tipo de relatório selecionado será obrigatória a seleção de alguns filtros. Se a opção de seleção estiver em branco o relatório gerado irá trazer todas as opções, caso contrário só trará a opção selecionada; 4) Por fim basta clicar no botão Gerar relatórios. Será apresentado uma tela para seleção de filtro de unidade GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 56

57 39.1 Filtrando os Resultados por Unidade Sempre que for solicitada uma geração de algum relatório, através do botão Gerar relatórios, será exibido uma tela para filtrar os resultados por determinadas unidades. Serão listadas somente as unidades que participam da aplicação/formulário selecionado para geração. Basta selecionar as unidades que deseja analisar os resultados e clicar no botão Gerar GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 57

58 39.2 Individualizando os Resultados de um Relatório O relatório gerado pode ter seus dados individualizados por cada quesito selecionado no grupo Relatórios individuais por representado pela imagem abaixo. Para cada item marcado será gerado uma planilha com os dados referentes a cada item encontrado. Por exemplo, se a opção Unidade for marcada, irá gerar uma planilha para cada unidade encontrada com seus dados. A opção Nível/Curso só estará disponível quando o formulário selecionado for do tipo Curso. Assim como a opção Disciplina/Professor só estará habilitada quando o tipo for Disciplina/Professor Alterando o Template do Relatório Comentário 2 O relatório do tipo "Comentário 2" é baseado em um template. Este template vem como padrão oculto. Para visualiza-lo siga os seguintes passos: 1) Para visualizar o template, clique em cima de uma planilha com o botão direito do mouse e depois em "Reexibir". 2) Selecione a planilha TemplateComentarioII e clique no botão OK GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 58

59 3) Será exibida a planilha que contém o template padrão, você pode edita-lo como desejar. Para inserir uma coluna que será gerada com dados utilize uma das seguintes tags: Tag Descrição <% Cabecalho %> Local onde será inserido o cabeçalho que contém as informações de filtros ou individualizadores. <% DescricaoDoItemDaEscala %> Descrição do conceito respondido. <% NomePesquisaDimensao %> Nome da pesquisa e da dimensão. <% NomeNivel %> Nome do nível de ensino. <% NomeProfessor %> Nome do professor. <% NomeTurmaNomeDisciplina %> Nome da turma e da disciplina. <% Comentario %> Comentário do respondente. <% NomePessoa %> Nome do respondente, se identificado. <% Contatos %> Lista de todos os contatos, separados por vírgula. <% Data %> Data da resposta no formato dd/mm/aaaa Obs.: O uso de todas as tags é opcional. Caso utilizado mais de uma tag, deve-se coloca-las na mesma linha. 4) Para esconder o template, clique em cima da planilha TemplateComentarioII com o botão direito do mouse e depois em "Ocultar" GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 59

60 40. Opções Específicas do Relatório Conceito 40.1 Geração Quando for selecionado o tipo de relatório Conceito aparecerá na Ribbon um grupo com opções específicas para a geração deste relatório. Nele contém cinco opções Percentuais Inclui uma coluna com os percentuais para cada conceito utilizado Gráfico por Dimensão Indica se deve gerar um gráfico por dimensão. Gráfico de barras aberto por questão, exibindo o percentual de respostas por conceito Gráfico por Questão Indica se deve gerar um gráfico por questão. Gráfico de barras exibindo o percentual de respostas por conceito Agrupar Análise Indica se os itens da analise serão agrupados por dimensão ou serão exibidos em conjunto. Caso marcado exibirá por dimensão os conceitos seguidos pelos gráficos. Do contrário irá exibir os conceitos de todas as dimensões seguidos pelos gráficos de todas as dimensões Incluir Comentários Indica se os comentários das questões serão incluídos no relatório. 41. Logotipo Para incluir um logotipo no relatório de Conceito deve salvar uma imagem com o nome "logo.png" na pasta de instalação do AddIn. Por padrão o logotipo é o da GVDASA GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 60

61 42. Alterando o Tema do Relatório 1) Na aba Layout da página selecione a opção Cores ; 2) Será exibida uma lista de cores predefinidas, basta selecionar a que achar mais apropriada para alterar o tema do relatório; 3) Também é possível customizar as cores criando suas próprias cores prédefinidas ao clicar na opção Criar Novas Cores de Temas. 43. Encerrando a Sessão do Usuário Para encerrar sua sessão, basta clicar na opção Encerrar exibida na Ribbon GVDASA Sistemas Avaliação Institucional 61

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