Unidade II TÉCNICAS DE INFORMÁTICA. Pré-requisito. Conhecer o ambiente Windows e o pacote básico do Microsoft Office 2007.

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1 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Unidade II 8 MICROSOFT WORD 2007 BÁSICO Pré-requisito Conhecer o ambiente Windows e o pacote básico do Microsoft Office Objetivos Usar eficientemente o Office 2007, revelando os aspectos básicos dessa ferramenta; habilitar pessoas para a utilização do programa de forma mais eficiente e profissional nas suas atividades de trabalho; e compreender e dominar aspectos técnicos relativos ao programa. 8.1 Introdução O Microsoft Word é uma ferramenta do pacote Microsoft Office destinada à criação/editoração de textos, cartas, memorandos, geração de mala-direta e tabelas, disponibilizando

2 Unidade II inúmeros recursos para facilitar e agilizar o trabalho de forma eficiente e profissional. Esse material foi elaborado para auxiliar como fonte de consulta e acompanhamento ao aluno no desenvolvimento de seu aprendizado. Recursos do Word 2007 Dentre as facilidades oferecidas pelo Word 2007, podemos destacar: 1 20 faixa de opções para agilizar a busca dos comandos mais comuns; edição: excluir, copiar e inserir texto; formatação de fontes; alinhamentos, recuos e espaçamento entre linhas; localização e substituição de texto(s); verificação ortográfica e gramatical; inserção e manipulação de figuras; tabelas e colunas; pré-visualização do documento; modos de exibição; mala-direta e etiquetas; impressão de documentos; ferramentas de design Iniciando o software Dentre as facilidades do Windows, está a de o usuário criar atalhos pessoais no Windows e colocar seus programas em janelas personalizadas, o que torna possível afirmar que existem várias possibilidades de carregar um determinado 6

3 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA programa na tela para sua utilização. Assumindo-se o caminho Default do programa Microsoft Word instalado, nós o encontraremos dentro da opção Programas no menu Iniciar, localizado na parte inferior esquerda da janela principal do Windows. Na tela principal do Windows, canto inferior esquerdo da tela, clique com o botão esquerdo do mouse sobre o botão Iniciar. Nas opções disponibilizadas, clique sobre Todos os programas para que apareça um submenu; clique no grupo Microsoft Office, no qual será selecionado o Microsoft Word

4 Unidade II A tela inicial do Winword Barra de ferramentas de acesso rápido Faixa de opções Barra de título Guias Botões minimizar, maximizar e restaurar Grupo de comandos Réguas Barras de rolagem Barra de status Modo de exibição de documento Movimentando-se pelo texto Além das barras de rolagem, existem alguns atalhos no teclado que agilizam a movimentação dentro de um texto. Veja abaixo alguns desses atalhos: Ação Teclar Um caractere à direita Seta para a direita Um caractere à esquerda Seta para a esquerda Uma linha acima Seta para cima Uma linha abaixo Seta para baixo Palavra anterior Ctrl + seta esquerda Próxima palavra Ctrl + seta direita Início de uma linha Home Fim de uma linha End Início do documento Ctrl + Home Fim do documento Ctrl + End 8

5 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Digitando um texto Para melhor fixação dos conceitos, vamos utilizar o texto abaixo: Como nasce um paradigma Um grupo de cientistas colocou cinco macacos numa jaula, em cujo centro havia uma escada e, sobre esta, um cacho de bananas. Quando um macaco subia a escada para apanhar as bananas, os cientistas lançavam um jato de água fria nos que estavam no chão. 1 Depois de certo tempo, quando um macaco ia subir a escada, os outros batiam nele. Passado mais algum tempo, mais nenhum macaco subia a escada, apesar da tentação das bananas. Então, os cientistas substituíram um dos cinco macacos. A primeira coisa que ele fez foi subir a escada, dela sendo rapidamente retirado pelos outros, que bateram nele. Depois de algumas surras, o novo integrante do grupo não subia mais a escada Um segundo foi substituído, e o mesmo fato ocorreu, tendo o primeiro substituto participado, com entusiasmo, na surra ao novato. Um terceiro foi trocado e repetiu-se o fato. Um quarto e, finalmente, o último dos veteranos foi substituído. Os cientistas ficaram, então, com um grupo de cinco macacos que, mesmo nunca tendo tomado um banho frio, continuavam a bater naquele que tentasse chegar às bananas. Se fosse possível perguntar a algum deles por que batiam em quem tentasse subir a escada, com certeza, a resposta seria: Não sei, as coisas sempre foram assim por aqui.... Você não deve perder a oportunidade de passar essa história para os seus amigos, para, de vez em quando, questionarem-se por que fazem algumas coisas sem pensar... 9

6 Unidade II Salvando o texto digitado Para que você possa utilizar / alterar esse texto futuramente, deverá armazená-lo. Para salvar um documento, clique sobre o botão Salvar ( ) da barra de ferramentas de acesso rápido que se encontra no canto esquerdo superior do Word; digite um nome para o arquivo e clique no botão Salvar. O nome do arquivo será exibido na barra de títulos. No Word 2007, a nova extensão do arquivo doc agora é docx; você também poderá salvar no formato antigo doc. 1 Encerrando o Word 2007 Basta clicar no botão do Office e no botão Sair do Word e o software será fechado. Caso tenham sido feitas alterações não salvas no documento, a seguinte mensagem será exibida: 60

7 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Clique em Sim para salvar as alterações. Abrindo um trabalho existente Ao clicar no botão do Office, ao lado esquerdo será visualizada a coluna Documentos recentes com uma lista dos documentos que já foram abertos ou criados anteriormente; basta selecionar e clicar sobre o documento que deseja abrir. 61

8 Unidade II Ou clique sobre a opção Abrir do lado esquerdo e, em seguida, selecione o documento desejado clicando no botão abrir novamente. Formatando o texto Para que seu trabalho fique com uma aparência profissional, o Word 2007 disponibiliza várias ferramentas ao usuário. Vejamos algumas delas. Alguns efeitos Podemos destacar nosso texto ou trechos dele, utilizando recursos como negrito, itálico e sublinhado. Nossa primeira ação será sempre selecionar o texto a ser alterado. Após a seleção do texto: 1 clique em (do grupo Fonte) da guia Início, para aplicar efeito de negrito à seleção; se o efeito desejado for o itálico, clique em (do grupo Fonte) da guia Início, para aplicar esse efeito à seleção; 20 você pode também utilizar vários tipos de sublinhados; para tanto, clique em (do grupo Fonte) da guia Início, para aplicar esse efeito à seleção. 62

9 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Mudando a aparência da fonte (tipo de letra) O usuário pode também escolher o tipo de letra (fonte) que será utilizado no texto. Basta: selecionar o texto a ser alterado; na guia Início do grupo Fonte, clicar em Fontes do tema e escolher o estilo da fonte, alterar o seu tamanho, selecionar a cor desejada, entre outros. Marcadores: (tecla de atalho localizada na Guia Início do Grupo Parágrafo) Esse recurso é bastante útil quando se trabalha com listas. Por exemplo: Com marcadores (utilizados para organizar uma lista): 1 edição: excluir, copiar e inserir texto; formatação de fontes; alinhamentos, recuos e espaçamento entre linhas; localização e substituição de texto(s); verificação ortográfica e gramatical; inserção e manipulação de figuras; tabelas e colunas. 20 Selecione o texto e clique na guia Início do grupo Parágrafo; clique em Marcadores, escolha um marcador (na lista suspensa dos marcadores) clicando sobre o mesmo. Observe a ilustração abaixo: 63

10 Unidade II Numeração: (comando localizado na guia Início). Recurso utilizado para organizar a ordem dos procedimentos em uma lista. Por exemplo: 1. selecione o texto que você deseja transformar em uma lista numerada; 2. na guia início do grupo Parágrafo; 3. selecione a opção Marcadores;. escolha um dos formatos de numeração (arábico, romano, entre outros); 6. clique em Ok. Observe a figura abaixo: 64

11 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Alinhamento A estética de um trabalho editorado é tão importante quanto a mensagem a ser passada por ele. Sempre que digitado, o texto é automaticamente alinhado com a margem esquerda. O usuário pode mudar o alinhamento de forma a enfatizar / organizar suas informações. Selecione o texto a ser alinhado e clique no(s) botões(s): Alinhamento texto à esquerda: Alinhamento texto à direita: Alinhamento de texto centralizado: Ctrl+E); Alinhamento de texto justificado: Ctrl+J). Quebra de páginas (tecla de atalho Ctrl+Q); (ação de comando); (tecla de atalho (tecla de atalho 1 Para que o texto ocupe o papel de forma adequada, é necessário que se organizem as quebras de páginas. Para inserir uma quebra de página, posicione o cursor no local da quebra e pressione as teclas Ctrl + Enter simultaneamente, ou clique na guia Layout da página / grupo Configurar página e clique no botão Quebras, conforme abaixo: 6

12 Unidade II Escolha selecionando a opção de Quebra de página. Você também poderá inserir uma quebra de pagina padrão através do botão Quebra de página, que se encontra na guia Inserir do grupo Páginas. O recurso WordArt: decorativo no documento) (inserir um texto Localizado na guia Inserir do grupo Texto, um WordArt dá um efeito especial ao texto a ser destacado. Ao clicar no ícone será aberta. a lista suspensa do WordArt Escolha um formato, dê um duplo clique sobre ele, digite seu texto na caixa de diálogo Editar texto da WordArt e, em seguida, clique em Ok. 66

13 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA A barra de ferramentas WordArt que aparece quando você clica no texto especial da WordArt serve para fazer alterações no WordArt criado. Numeração de páginas A numeração de páginas torna um documento ainda mais organizado. O usuário define os formatos, as posições dos números e o Word, automaticamente, insere os números das páginas. Como numerar as páginas Clique na guia Inserir / grupo Cabeçalho e rodapé; clique em Número de página e defina a opção desejada. 67

14 Unidade II Um exemplo para simulação Imagine sua monografia com páginas numeradas da seguinte maneira: as páginas de Índice e Resumo terão numeração do tipo romano (I, II, III...), iniciando de I (na capa não deve aparecer o número da página); as outras páginas devem ter numeração normal (1, 2, 3...), iniciando de 1. Atenção: para atingir esse objetivo, você deve inserir uma nova quebra de seção exatamente no ponto em que muda o tipo de numeração. Ou seja: 1 capa: sem número de página; índice: página I; resumo: página II; introdução: página 1; páginas restantes continuam: 2, 3, 4, entre outros. Cabeçalho e rodapé 20 Os cabeçalhos e rodapés, além de personalizar documentos, permitem ao usuário criar papéis timbrados, inserir a logomarca da empresa, entre outros. 2 Para inserir um cabeçalho e rodapé em seu documento, clique na guia Inserir, grupo Cabeçalho e rodapé, clique em Cabeçalho depois em Rodapé. Aparecerá também modelos já prontos de cabeçalho e rodapé para que você escolha. Digite o texto do cabeçalho; logo após escolher o rodapé, faça a mesma coisa. 68

15 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Na guia Design de Ferramentas de Cabeçalho e rodapé, do grupo Navegação, clique em Ir para cabeçalho ou clique em Ir para Rodapé. O cursor será deslocado para o local reservado à digitação do texto / inserção do logo ou figura do cabeçalho/rodapé. Após a digitação, clique em Fechar cabeçalho e rodapé. Você poderá também clicar duas vezes na área do Cabeçalho e rodapé para editá-los e clicar duas vezes fora da área para fechá-los. Tabelas: grupo Tabelas). (botão Tabela localizado na guia Inserir do 69

16 Unidade II Com essa ferramenta, o usuário organiza informações em linhas e colunas, além de poder classificá-las. Para criar uma tabela, o usuário deverá primeiro definir o número de linhas e colunas da tabela (novas linhas ou colunas podem ser inseridas posteriormente). Clique na guia Inserir, grupo Tabelas, clique em Tabela, opção Inserir tabela e complete o quadro, conforme abaixo: Digite o texto da tabela. Utilize as teclas Tab, a seta para cima ou a seta para baixo, para navegar por entre as células da tabela e incluir o texto. 70

17 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Siga o exemplo abaixo: Funcionário Projeção de folha de pagamento Salário João de Souza 80,00 Maria da Silva 60,00 Abigail Moura 60,00 Nair Campos 760,00 Beatriz Pereira 60,00 André Ribeiro 1.000,00 Total 4.60,00 Classificando os dados da tabela Vamos organizar os nomes dos funcionários em ordem alfabética: 1. selecione os nomes e os valores dos salários dos funcionários; 2. clique na guia Inicio, grupo Parágrafo; 3. escolha a opção Classificar ( ); 4. complete de acordo com a figura abaixo:. clique no botão Ok; 6. veja o resultado: 71

18 Unidade II Funcionário Projeção de folha de pagamento Salário Abigail Moura 60,00 André Ribeiro 1.000,00 Beatriz Pereira 60,00 João de Souza 80,00 Maria da Silva 60,00 Nair Campos 760,00 Total 4.60,00 Criando design da tabela Uma das novidades do Word é a criação de Design da tabela com modelos já prontos: 1. clique em qualquer campo da tabela, que aparecerão duas novas guias que fazem parte da Ferramentas da tabela; 2. clique na guia Design; 3. no grupo Estilos de tabela; 4. selecione o estilo desejado. O resultado será conforme a tabela abaixo: Projeção de folha de pagamento Funcionário Salário Abigail Moura 60,00 André Ribeiro 1.000,00 Beatriz Pereira 60,00 João de Souza 80,00 Maria da Silva 60,00 Nair Campos 760,00 Total 4.60,00 72

19 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Cálculos com informações de tabelas Apesar de a finalidade do Word ser o trabalho com textos, em tabelas são permitidas algumas funções, como, por exemplo, uma soma ( ). Vamos calcular o total de salários dos funcionários: 1. clique na célula de destino da soma; 2. na guia Layout, grupo Dados, clicar em Fórmula; 3. no campo Formato do número, escolha o formato de acordo com a Tabela; 4. observe a figura abaixo: O Excel traz por Default, no campo Fórmula, a opção SUM (Somatória) e Above (Acima). No campo Colar função, encontram-se disponíveis outras funções para cálculos em tabelas. 1 Impressão A conclusão do trabalho pode ser verificada na impressão: 1. clique no botão do Office no canto superior esquerdo da barra de títulos; 2. clique em Imprimir, conforme mostrado na figura a seguir: 73

20 Unidade II 3. na visualização da impressão, podemos verificar o resultado final do nosso trabalho. Orientação das páginas Para alterar a orientação da página (retrato ou paisagem), clique na guia Layout da Página no grupo Configurar página; clique em Orientação e, na lista suspensa, selecione a forma mais adequada para o seu documento. Imprima o documento com as alterações realizadas. Ou, pressionando as teclas Ctrl+P imprima normalmente. Clique no botão Ok para imprimir. 74

21 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA 9 MICROSOFT EXCEL 2007 BÁSICO Pré-requisito Conhecer o ambiente Windows e o pacote básico do Microsoft Office Objetivos Usar eficientemente o Excel, revelando os aspectos básicos dessa ferramenta; habilitar pessoas para a utilização do programa de forma mais eficiente e profissional nas suas atividades de trabalho e compreender e dominar aspectos técnicos relativos ao programa. 9.1 Introdução ao Microsoft Excel O Excel é um aplicativo Windows uma planilha eletrônica que fornece ferramentas para efetuar cálculos por meio de fórmulas e funções e para a análise desses dados. As cinco principais funções do Excel são: planilhas: você pode armazenar, manipular, calcular e analisar dados como números, textos e fórmulas. Pode também acrescentar gráficos diretamente em sua 7

22 Unidade II 1 planilha, além de elementos gráficos como retângulos, linhas, caixas de texto e botões. É possível utilizar ainda formatos predefinidos em tabelas; bancos de dados: você pode classificar, pesquisar e administrar facilmente uma grande quantidade de informações, utilizando operações de bancos de dados padronizadas; gráficos: você pode, rapidamente, apresentar seus dados de forma visual. Além de escolher tipos predefinidos de gráficos, você pode personalizar qualquer gráfico da maneira desejada; apresentações: você pode usar estilos de células, ferramentas de desenho, galeria de gráficos e formatos de tabela para criar apresentações de alta qualidade; macros: as tarefas que são frequentemente utilizadas podem ser automatizadas pela criação e o armazenamento das próprias macros. 9.2 Iniciando o Microsoft Excel

23 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Via botão Iniciar com o botão esquerdo do mouse, clique sobre o botão Iniciar ( ) localizado na barra de tarefas do Windows; clique em Todos os programas, grupo Microsoft Office e clique sobre Microsoft Excel Encerrando a sessão de Excel As duas maneiras mais comuns de fechar o Excel são: 1 clique sobre o botão Office localizado na parte superior da lateral esquerda da barra de título; ou clique sobre o botão fechar ( ) localizado na parte superior à direita da barra de título; ou pressione a tecla Alt+F4. Obs.: se você efetuou alterações em qualquer documento ou modelo desde a última vez em que ele foi salvo, será emitida uma mensagem perguntando se você quer salvar ou não as alterações antes de finalizar Conhecendo o Excel 2007 A área de trabalho do Excel 2007 é composta pelos principais elementos: faixa de opções: facilita o acesso rápido aos comandos mais comuns; possui Guias e Grupos de comandos. pasta de trabalho: arquivo que poderá conter várias planilhas; planilha: é o mesmo que tabela. Por isso, a área de edição da planilha eletrônica é um quadriculado que é formado de colunas, linhas e células; coluna: é toda faixa vertical da tabela; colunas são menos numerosas que linhas; colunas são identificadas por letras, para identificar a posição de um determinado valor; 77

24 Unidade II linha: é toda faixa horizontal da tabela; linhas são mais numerosas que colunas; linhas são numeradas para identificar a posição de um determinado valor; Célula: é onde você insere a informação, os dados ou o valor; é o encontro entre uma coluna e uma linha; toda célula é endereçável; o endereço da célula é sempre constituído primeiro da letra da coluna e o número da linha. É a posição mais fácil de se encontrar. Por exemplo: Célula C6 = coluna C + linha 6 Barra de ferramentas de acesso rápido Faixa de opções Guias Barra de título Botões minimizar, maximizar e restaurar Caixa de nome Barra de fórmulas Coluna Grupo de comandos Linha Célula Barras de rolagem Planilha Layout de página A versão do Excel 2007 possui mais recursos e muito mais linhas e colunas do que as versões anteriores. Cada pasta de trabalho tem linhas e colunas (a última coluna é XFD), o que resulta em incríveis células. 1 Célula ativa É a célula exibida com uma borda em negrito, indicando que ela está selecionada; é nessa célula em que os próximos dados 78

25 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA digitados serão inseridos, ou o próximo comando escolhido será aplicado. Se for selecionada mais de uma célula ao mesmo tempo, a primeira será a célula ativa e as outras serão destacadas na cor escura. Observe a figura: Célula ativa Apresentação da célula ativa Intervalo de células Quando se trabalha com uma planilha, muitas vezes, depara-se com a necessidade de tratar um trecho ou uma determinada região de maneira diferente do restante da planilha. Um intervalo de células é uma região da planilha selecionada, para permitir que se trabalhe, edite, formate e modifique mais de uma célula ao mesmo tempo. Observe a figura: Exemplo de seleções de células 79

26 Unidade II Pastas de trabalho As pastas de trabalho proporcionam um meio de organizar muitas planilhas em um mesmo arquivo. Uma pasta de trabalho é uma coleção de várias páginas de planilha que possuem o mesmo número de colunas e linhas que a primeira, e, opcionalmente, podem-se criar planilhas exclusivas para gráficos. Cada página de planilha é uma grade formada por colunas e linhas distribuídas na tela de maneira tal que se possam relacionar informações horizontal e verticalmente. Cada pasta de trabalho é gravada como se fosse um arquivo, sendo Pasta1 o nome de arquivo padrão para a primeira pasta de trabalho. Planilhas Planilhas de uma nova pasta de trabalho. Formas do ponteiro do mouse 1 Quando o ponteiro do mouse é movimentado ao longo da janela do Excel 2007, ele se transforma, para indicar o que acontecerá se for dado um clique com o mouse nessa área da janela. Enquanto o ponteiro do mouse estiver sobre a planilha na janela do documento, ele será apresentado como um sinal de mais (+) Dentro da barra de fórmulas, o ponteiro do mouse terá a forma de uma viga ( I ), criada para posicionar um ponto de inserção com precisão entre dois caracteres. Dentro da barra de ferramentas e da barra de menu, a forma do ponteiro é uma seta. A tabela a seguir ilustra os perfis de ponteiro que, muito provavelmente, serão encontrados: 80

27 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Perfil Posição Sobre as células da planilha. Dentro da barra de fórmula e dentro da caixa de texto na extremidade esquerda da barra de ferramentas. Sobre a barra de títulos, botões na barra de ferramentas, barra de menu e barras de rolagem, do lado esquerdo da barra de fórmulas e sobre as bordas das células da planilha. No limíte de um cabeçalho de coluna ou de linha (para redimensionamento). Este cursor aparece quando o mouse repousa sobre a letra identificadora de uma coluna. Serve para selecionar coluna Este cursor aparece quando o mouse repousa sobre o número identificador de uma linha. Serve para selecionar uma linha inteira. Sobre a alça de preenchimento no canto inferior direito da célula ativa. Inserindo/alterando informações na planilha: para incluir dados, selecione uma célula, digite os dados e selecione, com o mouse, a caixa de entrada da barra de fórmula, ou pressione Enter; para editar dados, selecione a barra de fórmula com o mouse ou pressione F2. Em seguida, digite as alterações e selecione, com o mouse, a caixa de entrada, ou pressione Enter; para cancelar as alterações, pressione o botão do mouse sobre a caixa de cancelamento da barra de fórmula (X) ou pressione Esc; barra de status: essa barra está localizada na parte inferior da tela do Excel 2007 e nela são feitos cálculos, soma, média e outros quando duas ou mais células com valores são selecionadas. 81

28 Unidade II Exibição de valores das células selecionadas na Barra de Status. Criando uma planilha Para melhor entender o funcionamento do software, vamos criar uma planilha: Controle de gastos mensais: inicie o programa Microsoft Excel 2007; salve o arquivo com o nome Controle de gastos mensais; na coluna A da Planilha1, digite os rendimentos e despesas; na coluna B, digite os valores na mesma linha correspondente da coluna A. Digite as informações na Planilha1 conforme a figura abaixo: Digite os dados na coluna A e os valores na coluna B 82

29 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Formatando células Os comandos de formatação de células modificam apenas a visualização das células, dando a elas a aparência definida pelo usuário: Exibindo as opções de formatação Para exibir as opções de formatação de uma planilha, selecione a área a ser formatada, clique sobre ela com o botão direito do mouse e escolha a opção Formatar células, ou selecione a mesma opção na guia Início e no grupo Fonte clique na seta que se encontra à direita de cada grupo. 83

30 Unidade II Você também poderá formatar a célula clicando na guia Início, grupo Células; clique em Formatar. Aparecerá uma lista suspensa com várias opções além da opção Formatar células. Após ter usado algumas da opções de acesso, será exibida a caixa de diálogo Formatar células, que possui várias guias para sua escolha, de acordo com a informação a ser formatada. Alinhamento de células Na guia Alinhamento, definimos o alinhamento das informações dentro das células. Um texto pode vir à esquerda, à direita, centralizado ou justificado, além de ser alinhado horizontal e verticalmente: 84

31 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Formatando números A guia Número oferece vários formatos para números, para atender às necessidades do usuário. Na lista de categorias, o usuário define o formato escolhido. Mudando fontes e formatando caracteres Na guia Fonte, o usuário define estilos, como negrito ou itálico, muda o tipo e o tamanho dos caracteres, além de suas cores: fonte: tipos de letras (fontes) disponíveis; tamanho: são os tamanhos das letras para a fonte selecionada; estilo da fonte: define: normal, negrito, itálico. 8

32 Unidade II Formatação condicional Na guia Início, grupo Estilo, clique em Formatação condicional. Aparecerá uma lista suspensa com várias opções de formatação; selecione a opção Realçar regras das células, em seguida, É igual a... conforme a figura abaixo: Nesse passo, você deverá selecionar o argumento: Escolha a cor e clique em Ok. Caso necessite de outros formatos para condição atual, selecione a opção Formato personalizado. Para adicionar outras regras, siga os passos anteriores até chegar à opção Gerenciar regras; depois, clique em Nova regra. 86

33 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Bordas e sombreamento O botão Bordas permite colocar bordas em planilhas, células ou em um intervalo. Selecione a range na planilha e escolha, na guia Início, grupo Fonte; clique em Borda e, na lista suspensa, selecione a borda desejada, além das cores e dos formatos. Você também poderá acessar clicando na seta que fica ao lado direito do grupo Fonte, e na guia Bordas escolher a opção desejada. 87

34 Unidade II Alterando a largura da coluna Quando os dados ficam muito pequenos, ou excedem a largura padrão das colunas (por exemplo: rótulos longos), ou os dados apresentam formato maior ou menor que a largura da coluna, torna-se necessário um reajuste do tamanho da célula. Na guia Início, grupo célula, clique em Formatar, e na lista suspensa selecione Largura da coluna e defina um tamanho maior para a largura da coluna. Você também poderá arrastar a borda para redimensionar a coluna, conforme a figura abaixo: Redimensionando a coluna 1 Salvando a planilha Para utilização posterior, todo trabalho deve ser salvo. Na parte superior da Barra de título, clique em Salvar ( ). A figura a seguir será exibida. No campo Nome do arquivo, digite o nome de sua planilha e clique em Salvar: 88

35 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Por padrão, a nova extensão para os arquivos do Excel é a XLSX, que possui formatos XML abertos. Você também poderá salvar nas versões anteriores. Fórmulas Os resultados dos cálculos são obtidos pelas fórmulas. Digite as fórmulas. Digite os valores das despesas, conforme sugerido no nosso exemplo. Vamos calcular o total bruto: 1 clique na célula B; toda fórmula é iniciada com um sinal de = (igual); digite o sinal de = na célula B; clique na célula B4 (Salário); digite o sinal de +; clique na célula B3 (Saldo bancário). O resultado será a soma dos dois valores; ou 89

36 Unidade II na célula B digite sem aspas: =B4+B3 e depois pressione Enter. Funções Calculando o total do bruto Funções são fórmulas criadas pela Microsoft e embutidas no Excel, com um mínimo de digitação, diminuindo a possibilidade de erros. São encontradas na guia Fórmulas, grupo Biblioteca de funções; clique em Inserir função, ou através da tecla de atalho Shift+F3. O valor total das despesas será calculado, utilizando-se a função ( ) na fórmula: Total de despesas: =SOMA(B7:B16) Clique na célula B17. 90

37 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Inserir função Na guia Fórmulas, grupo Biblioteca de funções, clique em Inserir função. Na caixa de diálogo Inserir função, selecione a categoria Mais recentemente usada. No nome da função, escolha Soma. Clique em Ok. Quando você usa uma função, deve especificar um argumento para essa função. O argumento é um grupo de células que se ligam umas às outras na planilha. Para especificar o argumento, você digita ou clica na referência da primeira célula, digita : (dois-pontos) e clica na última célula do intervalo. Nesse caso, o Excel automaticamente sugeriu o intervalo para as células B7 e B16. Pressione OK e veja o resultado. 1 Você também pode usar o botão (AutoSoma), disponível na guia Início e na guia Fórmulas do Excel. 91

38 Unidade II Função SE Muitas vezes, precisamos que o Excel opte por um de dois resultados, em função de uma condição. Para melhor entendê-la, vamos criar a planilha que simula um boletim de notas: Função soma Função média Note que utilizamos cores para a Meta (Reprovado em vermelho, Aprovado em azul, DP em laranja e Avaliado em preto). Isso foi possível graças à formatação condicional, vista anteriormente. Função SE Construindo a fórmula da Meta No resultado Meta, o Excel deverá checar a situação do aluno, baseando-se na média alcançada comparada à média estipulada pela instituição de ensino. Utilizaremos a função SE. SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso) 92

39 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Ou seja: =SE(G6>=; Aprovado ;SE(G6=4; DP ;SE (G6<3,99; Reprovado ; Avaliado ))) Em vez de digitar a função linha por linha, vamos agilizar o resultado das demais células da coluna Meta usando sinal de + (preenchimento automático), selecionando e arrastando até o intervalo das células que deseja calcular, sobre a alça de preenchimento no canto inferior direito da célula ativa, conforme a figura abaixo: Cálculo dinâmico das células Após criarmos a fórmula anterior, ela deverá ser copiada para as demais linhas, observando-se os tipos de cópias. Cópia relativa: cópia em que o valor resultado é ajustado em função do endereço copiado. Por exemplo: Orçamento doméstico Descrição Valor % Valor % Supermercado 00 0,29 =B3*C3 Água 0 0,03 =B4*C4 Luz 70 0,04 =B*C Ensino 400 0,22 =B6*C6 Transporte 0,08 =B7*C7 Condomínio 200 0,11 =B8*C8 Gás 3 0,02 =B9*C9 Alimentação 80 0,04 =B*C Vestuário 0 0,06 =B11*C11 Manutenção 200 0,11 =B12*C12 93

40 Unidade II Observe que a fórmula se ajustou automaticamente a cada nova linha e coluna de cálculo. Para tornar um endereço absoluto, devemos, após ter feito a fórmula, retornar à célula. <F2> Edita uma célula <F4> Trava a célula 1ª $H$1 Trava linha e coluna. Ex.: =B3 x $H$1 + B3 2ª H$1 Trava somente a linha. Ex.: =B3 x H$1 + B4 3ª $H1 Trava somente a coluna. Ex.: =B3 x $H1 + B 4ª Libera Cópia absoluta: quando a informação a ser utilizada é localizada em um endereço predeterminado célula ou intervalo de células. O caractere $ é utilizado para fixar o endereço desejado. Uma cópia pode ser absoluta por linha e coluna: 94

41 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Uma cópia pode ser absoluta por linha: Uma cópia pode ser absoluta por coluna: Após tornar a fórmula absoluta, devemos preencher os demais intervalos de célula com o preenchimento automático. Formatação condicional Como o próprio nome diz, estabelece-se uma condição para que a célula seja formatada. Em nosso exercício, o texto será: Cor Vermelho Azul Laranja Caso o aluno Situação Reprovado Aprovado DP Caso o aluno seja avaliado pelo professor (média entre 4,1 e 4,9), o texto ficará em preto, que é a cor original do Excel. Selecione as células em que irão constar formatações condicionais; na guia Início, grupo Estilo, clique em Formatação condicional, depois selecione Gerenciar regras. 9

42 Unidade II Adicione cada regra clicando no botão Nova regra. Siga o quadro acima e clique Ok. Gráficos Nosso gráfico será construído com base nos dados da planilha Controle de gastos mensais já criada. Vamos abri-la. Clique no botão Office ( ), opção Abrir e dê um duplo clique sobre o arquivo, ou, em Documentos recentes, selecione o documento existente. Para inserir o gráfico, você deverá selecionar um intervalo de células: A8 até B19. Após ter selecionado as células, na guia Inserir, grupo Gráficos, clique no gráfico desejado. Você também poderá visualizar diversos tipos de gráficos clicando em Todos os tipos de gráfico da lista suspensa, ou clicar na seta no canto direito inferior do grupo, conforme a figura abaixo: 96

43 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Caixa de diálogo Inserir gráfico No 2º passo, você deverá selecionar a sequência em linhas ou colunas, dependendo do tipo de gráfico; clique em Ok: No 3º passo, você deverá digitar o título Controle de gastos mensais; clique na guia Layout de ferramentas de gráfico, grupo Rótulos e em Título do gráfico, selecione a posição em que o título do gráfico aparecerá, conforme a figura abaixo: 97

44 Unidade II Você também poderá inserir valores no gráfico. Na guia Design, grupo Layout de gráfico, clicar no Layout 6 conforme demonstrado abaixo: No 4º passo, você deverá escolher o local para inserir o gráfico; temos duas formas: a 1ª forma na própria planilha, ao lado da seleção de células; a 2ª forma em uma nova planilha, com o nome Graf1, ou o que você desejar digitar: Imprimindo a planilha O primeiro passo é definir a range de impressão. Para tanto, selecione a área a ser impressa; na guia Arquivo, clique 98

45 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA em Área de impressão e, na lista suspensa, selecione Definir área de impressão. Antes de imprimir a planilha, podemos ver como ela ficará no papel; para isso, visualizaremos nosso trabalho antes da impressão. Clique no botão Office ( ) na Barra de título, vá em Imprimir, selecione a opção Visualização de impressão ou pressione as teclas Ctrl+F2. Podemos verificar o resultado final do nosso trabalho; porém, na versão atual do Excel 2007, não podemos editar diretamente no arquivo visualizado, como era feito nas versões anteriores. 99

46 Unidade II Com o botão Configurar página, você pode alterar alguns formatos da(s) página(s) que será(ão) impressa(s). Orientação das páginas Para alterar a orientação da página (retrato ou paisagem), no modo Visualização de impressão clique em Configurar página no menu Arquivo e, em seguida, na guia Página, escolhendo os padrões mais adequados. Quebra de páginas 1 Muitas vezes, nosso trabalho divide-se em páginas, mas as informações não ficam organizadas da forma necessária. Para estabelecer até que ponto o trabalho ficará em determinada página, devemos inserir uma quebra de página a partir do ponto em que o trabalho deverá continuar na página seguinte. Basta posicionar o cursor no local da quebra e escolher, na guia Layout de página, grupo Configurar página; clique em Quebras e, na lista suspensa, selecione a opção Inserir quebra de página. 20 Após definir as configurações de seu trabalho, clique no botão Imprimir e depois em Ok. 0

47 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA MICROSOFT POWERPOINT 2007 BÁSICO Pré-requisito Conhecer o ambiente Windows e o pacote básico do Microsoft Office Objetivo(s) Usar eficientemente o PowerPoint, revelando os aspectos básicos dessa ferramenta; habilitar pessoas para a utilização do programa de forma mais eficiente e profissional nas suas atividades de trabalho e compreender e dominar aspectos técnicos relativos ao programa..1 Introdução O Microsoft PowerPoint 2007 é uma poderosa ferramenta para criação de apresentações. O programa faz parte do pacote de aplicativos para escritórios Microsoft Office Ele permite, entre outros fatos, a criação, edição e manipulação de diversos tipos de apresentações, admitindo o uso de tabelas, gráficos, clip-art, sons, entre outros objetos vinculados. 1

48 Unidade II.2 Iniciando o PowerPoint 2007 Para iniciar o PowerPoint 2007 A partir da Barra de tarefas, clique sobre o botão Iniciar / Todos os programas / Microsoft Office / Microsoft PowerPoint Você terá a sua disposição algumas opções, que lhe permitirão: criar uma apresentação, usando os modelos, temas e layouts do PowerPoint; criar uma apresentação em branco; abrir uma apresentação para editar (apresentação existente). 2

49 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Obs.: nas versões anteriores do PowerPoint, existia o assistente de conteúdos, que foi substituído por modelos, temas e layouts. Modelos de estrutura Com o PowerPoint, você pode selecionar um dos vários modelos, temas e layouts de apresentações e, assim, desenvolver um tipo de situação para cada ocasião. Os modelos pré-montados já contêm recursos de uma apresentação profissional. 1 Carregue o PowerPoint e no botão do Office clique em Novo. Abrirá a caixa de Apresentação; selecione Modelos instalados. Existema várias opções para deixar suas apresentações mais atraentes. Veja que tudo isso é de forma ágil e rápida. Modelos instalados: 3

50 Unidade II Temas instalados: Além das opções anteriores, você também poderá baixar diretamente da Internet, através do Microsoft Office Online, modelos prontos. Iniciar uma apresentação em branco Ao iniciar uma apresentação em branco, você terá oportunidade de trabalhar com uma poderosa ferramenta e com os itens desejados, obtendo o máximo de recurso do software sobre as suas apresentações. 4

51 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA 1. Execute o PowerPoint Por padrão, aparecerá a apresentação com um slide em branco, ou, clicando no botão do Office, em Novo, Apresentação em branco, você terá o mesmo resultado. Apresentação em branco do slide 2. Clique clique em Criar; 3. No primeiro slide, clique em Clique para adicionar um título para inserir. Após isso, escolha outros slides para compor sua apresentação. Tipos de modos de exibições 1 Existem modos de exibições de slides. São eles: normal: é o principal modo de edição, em que você escreve e projeta sua apresentação; classificação de slides: esse modo exibe a miniatura de todos os slides da apresentação; anotações: permite a você visualizar e trabalhar com as suas anotações em formato de página inteira; apresentação de slides: cada slide preenche toda a tela e é exibido como na apresentação final;

52 Unidade II o modo Normal possui um painel à esquerda, com as guias Slides e tópicos, e outro painel abaixo, Anotações. Guias slides e tópicos Painel Anotações Salvar uma apresentação Para salvar uma apresentação no PowerPoint, na Barra de ferramentas de acesso rápido clique em Salvar ( ); aparecerá a caixa de diálogo Salvar, como: 6

53 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA 1. Dê um nome para a apresentação; 2. escolha a pasta para armazenar a apresentação; 3. clique no botão Salvar. No PowerPoint 2007 a extensão padrão para a apresentação salva é a PPTX. Abrir uma apresentação existente Para abrir uma apresentação existente: 1. clique no botão do Office; 2. clique na apresentação existente mostrada na lista de Documentos recentes. 1 Inserir texto no slide Após criar uma apresentação, você precisa inserir as informações que deseja apresentar. No modo de exibição Normal, você pode inserir um texto no painel Estrutura de tópicos ou no painel Slide: 7

54 Unidade II 1. clique no painel Slide para começar a inserir o texto; 2. digite o texto na caixa de texto. Note que o painel Estrutura de tópicos é preenchido automaticamente. Para inserir texto em outro local da apresentação, na guia Inserir, clique em Caixa de texto. Clique no painel Slide e comece a digitar o texto na caixa de texto: Inserindo caixa de texto no slide Formatando o texto da sua apresentação 1. Selecione a caixa de texto e na guia Inicio, grupo Fonte, selecione a formatação desejada, como negrito, itálico, tamanho da fonte etc.: 8

55 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Inserir clip-art As figuras de clip-art incrementam o visual de suas apresentações. Para inserir um clip-art em sua apresentação, siga os passos abaixo: 1. Na guia Inserir, clique em Clip-art para abrir a caixa de diálogo clip-art; 2. Na caixa de listagem Pesquisar em: selecione o conteúdo desejado. Você poderá consultar conteúdo diretamente do site Microsoft Office Online. 9

56 Unidade II 3. Insira a figura no slide clicando no resultado desejado. 4. Após inserir a imagem, você poderá manter a caixa em aberto, ou clique em fechar a caixa de diálogo do clip-art. Redimensionar objetos As figuras, os desenhos ou os objetos inseridos em sua apresentação podem ser redimensionados: 1

57 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA 1. clique para selecionar a figura, o desenho ou o objeto que você deseja redimensionar; 2. clique em uma alça, arraste o objeto até o novo tamanho e, depois, solte o botão do mouse. Transições de slides Adiciona ou altera o efeito especial que apresenta um slide durante uma apresentação de slides. Por exemplo: você pode reproduzir um som quando o slide aparecer, ou pode fazer com que o slide desapareça, escurecendo-o. Para aplicar transição de slides: 1. na guia Animações, grupo Transição para este slide, lista suspensa, selecione a transição desejada. 111

58 Unidade II 2. Selecionando o(s) slide(s) nas guia de Slides, aplique a transição desejada. Perceba que ao passar com o mouse pelas Transições disponíveis, é mostrado no slide selecionado o efeito da transição selecionada. Impressão A conclusão do trabalho pode ser verificada na impressão. Para imprimir sua apresentação: 1. clique no botão do Office, Imprimir e clique em Imprimir novamente ou pressione as teclas Ctrl+P; 112

59 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA 2. clique em Ok para Imprimir. O PowerPoint possui vários modos de Impressão. São eles: slides: imprime um slide por página, utilizando a folha por completo; folhetos: imprime até nove slides por página na ordem vertical ou horiontal. Anotações: imprime um slide por página com tamanho reduzido, ficando na parte superior da folha, deixando um espaço em branco para anotações. 113

60 Unidade II Estrutura de tópicos: como o próprio nome já diz, imprime a estrutura de tópicos dos slides. Para escolher o modo de impressão desejado, na caixa de diálogo Imprimir, na caixa de listagem, selecione a opção desejada. 114

61 TÉCNICAS DE INFORMÁTICA Clique em Ok para que a apresentação seja impressa. Referências bibliográficas BOTELHO, F. N. Crimes e cybercrimes. Disponível em: < CAPRON, H. L.; JOHNSON, J.A. Introdução à Informática. 8. ed. São Paulo: Pearson, CASTRO, Lincoln A. Noções sobre direito autoral. Disponível em: < FUNDAMENTOS do modelo de segurança de informação. Disponível em: < arquivos/mod_seg_inf.pdf>. GORDON, S. R.; GORDON, J. R. Sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Rio de Janeiro: LTC, GURGEL, L. B.; ULISSES JR, L.J.; VILAR, M.A.; et al. O direito autoral e os crimes de informática. Disponível em: < 11

62 Unidade II INFOSECURITY. Disponível em: < gestao-da-seguranca/4417-seguranca-da-informacao. html>. KUROSE, James F.; ROSS, Keith W. Redes de computadores e a Internet. 3. ed. São Paulo: Pearson, LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistemas de informação gerenciais.. ed. São Paulo: Pearson, LINS, B. F. L. Privacidade na Internet. Disponível em: < apache.camara.gov.br/portal/arquivos/camara/internet/ publicacoes/estnottec/pdf/00184.pdf O BRIEN, James A. Sistemas de informação e as decisões gerenciais na era da Internet. 2. ed. São Paulo: Saraiva, O BRIEN, James A.; MARAKAS, George M. Administração de sistemas de informação. 13. ed. São Paulo: McGraw-Hill, SPYWARE. Disponível em: < Spyware>