Análise Gerencial. Senhor Chefe da CGU-Regional/AP,

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1 Unidade Auditada: SUPERINTENDêNCIA DE ADMINISTRAçãO DO MF/AP Exercício: 2012 Processo: Município: Macapá - AP Relatório nº: UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO AMAPÁ Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/AP, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º , e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo (a) SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO DO MF/AP. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 15/04/2013 a 24/04/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela Unidade Auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a não conformidade com o inteiro teor das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN TCU 119/2012 e 124/2012, tendo sido adotadas, por ocasião dos trabalhos de auditoria 1

2 conduzidos junto à Unidade, providências que estão tratadas em itens específicos deste relatório de auditoria. Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN-TCU-124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises: 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria: (i) A unidade jurisdicionada elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência? (ii) As peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012, da DN TCU nº 124/2012 e da Portaria-TCU nº 150/2012? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise censitária de todos os itens que compõem o Relatório de Gestão e as peças complementares. Com objetivo de avaliar a conformidade das peças do processo de contas da Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Amapá SAMF/AP, foi analisado o processo nº / e constatado que a Unidade não elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de 2012, haja vista a não apresentação de diversas informações requisitadas. Entre as quais, destacam-se: as informações sobre a Programação e Execução da Despesa Orçamentária e Financeira e as informações sobre a utilização de suprimento de fundos por meio do Cartão de Pagamentos do Governo Federal, ou contas tipo B, sobre as quais não foram prestadas as seguintes informações exigidas nos itens 1.4, 4 e 5.4, respectivamente, ambas previstas no Anexo II, Parte A da DN TCU n.º 119/2012, cujos formatos e conteúdos das informações foram detalhados pela Portaria TCU nº 150/2012: - Quadro A.4.5 A Unidade apresentou informações apenas sobre o Programa 2110 Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Fazenda, porém a UJ executou despesas em outros 04 programas (0089, 2038, 2101 e 2125), contudo não constam no relatório de gestão informações sobre esses programas; - Quadro A.4.6 A unidade apresentou informações sobre 05 Ações Governamentais ligadas ao Programa 2110, porém foram executadas despesas em 11 ações governamentais nesse programa; - Quadro A.4.6 A unidade não apresentou informações sobre as Ações vinculadas aos Programas: 0089, 2038, 2110 e 2125, executados pela UJ no exercício de 2012; - Quadro A.5.8 A unidade não apresentou o quadro: Despesas Realizadas Por Meio de Suprimento de Fundos (SF); 2

3 #/Fato# - Quadro A A unidade não apresentou o quadro: Despesas Realizadas Por Meio da Conta Tipo B e Por Meio do Cartão de Crédito Corporativo (Série histórica); - Quadro A A unidade não apresentou o quadro: Prestação de Contas de Suprimento de Fundos (Conta Tipo B e CPGF). - Item 1.4 Informações sobre os macroprocessos finalísticos executados pela UJ. 2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas e financeiras planejados ou pactuados para o exercício, foram cumpridos? Em consulta ao sistema SIAFI Gerencial, verificou-se que a SAMF/AP (UG: ), no exercício de 2012, executou despesas em 05 Programas de Governo, compreendendo a execução de 19 ações governamentais, cujo montante foi de R$ ,91, conforme descrito no quadro a seguir: Programas Despesas executadas 0089 Previdência de Ativos e Pensionistas da União (a) , Democracia e Aperfeiçoamento da Gestão Pública (b) 6.111, Programas de Manutenção e Gestão da Presidência da República (b) 2110 Programa de Manutenção e Gestão do Ministério da Fazenda (a) 2125 Programa de Gestão e Manutenção do Ministério do Planejamento (b) , , ,13 TOTAL ,91 Fonte: SIAFI Gerencial exercício (a) Programas executados com créditos recebidos por movimentação interna (SPOA/SE/MF). (b) Programas executados com créditos recebidos por movimentação externa (Despesas à cargo dos Órgãos Parceiros: Procuradoria Nacional da Fazenda Nacional no Amapá PFN/AP, Superintendência Regional do Patrimônio da União no Amapá SPU/AP, Controladoria Regional da União no Estado do Amapá - CGU-R/AP e Superintendência Estadual da Agência Brasileira de Inteligência no Amapá - ABIN/AP). 3

4 A SAMF/AP foi executora de dois programas, com o recebimento dos créditos tendo ocorrido por movimentação interna: Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Fazenda (2110) e Previdência de Inativos e Pensionistas da Uniao (0089), os quais são do tipo Apoio as Politicas Publicas e Áreas Especiais. Quanto ao desempenho alcançado na execução desses dois programas no exercício, cujos gastos equivaleram a 99,94% do total das despesas executadas pela SAMF/AP. Pode-se extrair do Relatório de Gestão 2011 que foram programadas 13 ações governamentais, das quais selecionou-se duas para avaliação dos resultados qualitativos e quantitativos: Ação 2000 (Administração da Unidade) e Ação 20TP (Pagamento de Pessoal Ativo da União) / Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda/AP 2110 / Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Fazenda CÓDIGO/TÍTULO DA AÇÃO 2000/Administração da Unidade 20TP/Pagamento de pessoal ativo da União Meta Física Previsão Execução Execução/Previsão (%) Fonte: Relatório da Gestão SAMF/AP / Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda/AP 2110 / Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Fazenda Meta Financeira CÓDIGO/TÍTUL O DA AÇÃO Fixação (dotação final atualizada) Execução (despesa empenhada) Despesa liquidada Despesa liquidada/fixaçã o (%) 2000/Administraçã o da Unidade , , ,92 95,6 20TP/Pagamento de pessoal ativo da União , , , Fonte: Relatório da Gestão SAMF/AP No relatório de gestão a SAMF/AP deixou de apresentar uma análise crítica da execução orçamentária e financeira da Unidade, as informações contidas, além dos 4

5 #/Fato# quadros apresentados, se resumem a informar a que se destina a ação e o percentual de execução, tanto física, como financeira, sem detalhes adicionais que permitam uma avaliação mais aprofundada da gestão das ações sob responsabilidade da UJ. Destacase que a principal atividade da Unidade auditada é a gestão do pessoal e da folha de pagamentos dos servidores do Ex-Território Federal do Amapá (ativos, inativos e pensionistas), bem como das unidades fazendárias no Estado do Amapá, com isso justifica-se a execução plena da ação 20TP, visto que os recursos são aplicados integralmente no pagamento de pessoal, mediante folha de pagamento. Quanto a ação 2000, por se tratar de recursos para custeio da Unidade, via de regra apresenta uma alta execução, pois são recursos necessários para a manutenção das atividades diárias do Órgão. 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: Os indicadores da unidade jurisdicionada atendem aos seguintes critérios: (i)completude (capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão)? (ii)comparabilidade (capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas)? (iii)confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade)? (iv)acessibilidade (facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral)? (v) Economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade)? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise dos indicadores já analisados durante o Acompanhamento Permanente da Gestão durante o exercício de Por meio da Portaria nº 152, de , a Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração (SPOA) do Ministério da Fazenda, Aprovou o conjunto de componentes do Planejamento Estratégico para o quadriênio , que estabeleceu nove objetivos estratégicos e aprovou o conjunto de indicadores globais e setoriais definidos para o seu Planejamento Estratégico. Os indicadores utilizados pela SPOA e utilizados pela Unidade Auditada para aferição dos resultados de sua gestão são os definidos em seu planejamento estratégico para o exercício 2012, desenvolvido segundo metodologia do Balanced Scorecard - BSC. Foram analisados os 05 indicadores, com base em informações contidas no Relatório de Gestão 2012 da unidade e informações coletadas pela equipe de auditoria e prestadas pelo gestor por meio do Ofício nº 0548/2013-COAUDIPAD/SAMF/AP, de , onde verificou-se que todos os indicadores do universo analisado atendem aos critérios 5

6 de completude, comparabilidade, confiabilidade, acessibilidade e economicidade, conforme tabela abaixo: Com objetivo de responder a questão de auditoria foram analisados 02 indicadores instituídos pela SPOA e implementados pela UJ auditada. Nome Indicador do Avaliação Pós- Serviços Prestados Área Gestão da Desempenho da Gestão Relacionado ao Macroprocesso Finalístico Descrição do Indicador Não Medir, em percentual, a satisfação dos usuários sobre os serviços prestados pela SAMF/SPOA nas áreas de recursos humanos, recursos logísticos tecnologia informação. e da Fórmula Cálculo de Média Ponderada = [Σ(Pontuação x Frequência) x 100] / (Σ Frequência x Pontuação Máxima) Cumprimento do Tempo Médio de Atendimento Desempenho da Gestão Não Medir a quantidade de atendimento das áreas de recursos humanos, recursos logísticos e tecnologia da informação da SPOA no tempo médio de atendimento, em relação a quantidade total de atendimento da SPOA. (Qtd. de atendimentos de logística, gestão de pessoas e tecnologia da informação no TMA/qtde. de atendimentos de logística, gestão de pessoas e tecnologia da informação) x 100 Em relação ao indicador Avaliação Pós-Serviços Prestados verificou-se que para o exercício de 2012, onde foram revistos os objetivos estratégicos da SPOA, houve uma alteração desse indicador. Até o exercício de 2011 essa avaliação era realizada por áreas separadas (recursos humanos, recursos logísticos e tecnologia da informação), os quais foram aglutinados em um único indicador, porém internamente cada área é analisada isoladamente. Em 2012 a meta prevista da área avaliada por esse indicador era de 80% no grau de satisfação dos usuários, porém em pesquisa realizada a Unidade Auditada atingiu o percentual de 94,12% de satisfação, superando a meta prevista. Quanto ao indicador: Cumprimento do Tempo Médio de Atendimento, observou-se que também houve uma aglutinação das três áreas (recursos humanos, recursos logísticos e tecnologia da informação), nesse caso a meta prevista para esse indicador era de 80% de satisfação, porém a Unidade Auditada superou essa meta, atingindo o percentual de 84,75%. Nesse caso a SAMF/AP também dispõe dos dados de cada área isoladamente, porém por economicidade aglutinou as três áreas em um único indicador. O Quadro abaixo apresenta o resumo da avaliação da equipe em relação aos indicadores 6

7 #/Fato# analisados. Nome do Indicador Avaliação Pós-Serviços Prestados Cumprimento do Tempo Médio de Atendimento Desenvolvim ento de Competência s Complet ude Comparabili dade Acessibilid ade Confiabilid ade Economicid ade Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Cabe destacar que a Unidade auditada não tem gerência na definição dos indicadores de desempenho, cuja concepção e de responsabilidade da SPOA, cabendo a SAMF/AP tão somente coletar e inserir os dados de aferição do desempenho na planilha eletrônica Instrumento de Monitoramento do Desempenho - IMD, que e encaminhada mensalmente a SPOA, onde a produção e criticada. Diante das informações apresentadas, concluímos que a Unidade auditada utiliza os indicadores no processo de tomada de decisão estando todos adequados quanto a completude, comparabilidade, acessibilidade, confiabilidade e economicidade. 2.4 Avaliação da Gestão de Pessoas A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria: (i) A gestão de pessoas possui processos de trabalho que buscam a adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições? (ii) O(s) setor(es) responsável(eis) observou(aram) a legislação aplicável à remuneração, cessão e requisição de pessoal? (iii) Os registros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios (foco no SIAPE) estão sendo lançados de forma tempestiva e possuem qualidade suficiente ao nível de sensibilidade inerente ao assunto? (iv) O(s) setor(es) responsável(eis) observou (aram) a legislação aplicável à admissão de pessoal, concessão de aposentadorias, reformas e pensões? (v) Os registros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios (foco no SISAC) estão sendo lançados de forma tempestiva e possuem qualidade suficiente ao nível de sensibilidade inerente ao assunto? A metodologia da equipe de auditoria foi diferenciada conforme o item analisado. Quanto à força de trabalho foi realizada a confirmação das informações prestadas no Relatório de Gestão da Unidade com a subsequente análise. Quanto à remuneração de pessoal estatutário (ativos, inativos e pensionistas) foi realizada uma análise censitária no SIAPE a partir de ocorrências pré-estabelecidas (cruzamento entre os registros no SIAPE e a legislação de pessoal das unidades); essas ocorrências foram verificadas junto ao gestor durante a gestão de Quanto aos registros no sistema corporativo, 7

8 foi realizada uma análise censitária de todos os registros de admissão, aposentadoria, reforma ou pensão no SISAC. Importante destacar que a Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Estado do Amapá SAMF/AP é responsável pelas informações da folha de pagamento do extinto Território Federal do Amapá, incluindo servidores civis e militares, ativos, aposentados e pensionistas, além das informações das unidades da estrutura do Ministério da Fazenda no Amapá, o que acarretou uma grande quantidade de ocorrências na área de pessoal, relacionadas, sobretudo com a gestão da folha de pagamentos dos servidores do Ex-Território Federal do Amapá. Força de Trabalho Em consulta ao SIAPE e com base nas informações extraídas do Relatório de Gestão de 2012, as quais foram consideradas consistentes pela equipe de auditoria, verificou-se que o quadro de pessoal da Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Amapá SAMF/AP estava assim constituído no final do exercício de 2012: Tipologias Cargos dos Lotação Efetiva Ingressos em 2012 Egressos em Provimento de cargo efetivo Servidor de carreira vinculada ao órgão 1.4 Servidores Cedidos ou em Licença Removidos Grupo Direção e Assessoramento superior Servidor de carreira vinculada ao órgão 2.3 Funções gratificadas

9 Servidor de carreira vinculada ao órgão Fonte: Relatório de Gestão SAMF-AP/2012 Destaca-se que na tabela acima foram considerados apenas os servidores da própria UJ, não foram incluídos os militares e servidores civis do Ex-Território Federal do Amapá lotados no Governo do Estado do Amapá e nos diversos municípios do Estado. Tipologias dos Cargos 1. Provimento de cargo efetivo 1.2 Servidores de Carreira 1.4 Servidores Cedidos ou em Licença 2 Provimento de cargo em comissão 2.2 Grupo Direção e Assessoramento Superior 2.3 Funções gratificadas Faixa Etária Até a a a 60 Acima de Fonte: Relatório de Gestão SAMF-AP/2012 Observa-se na tabela acima uma grande quantidade de servidores com idades entre 51 a 60 anos (78) e acima de 60 anos (23), totalizando 101servidores, o que representa 63% do pessoal atualmente em exercício na SAMF/AP, aliado a isso observou-se que o tempo médio no serviço público dos citados servidores é de 25 anos, portanto vislumbra-se para a Unidade auditada, no curto e médio prazo, uma grande quantidade 9

10 de desligamentos da força de trabalho por motivo de aposentadoria. Destaca-se ainda que atualmente existem 30 servidores recebendo abono de permanência, que poderão requerer a aposentadoria a qualquer momento. Dos levantamentos realizados constatou-se que a força de trabalho atualmente existente na SAMF/AP atende as necessidades da UJ, no entanto medidas precisam ser adotadas para repor a força de trabalho que irá se aposentar num horizonte de curto e médio prazo. Remuneração de pessoal à luz da legislação e Sistema Contábil (SIAPE/SIAFI) Para verificação da conformidade dos pagamentos e da concessão de aposentadorias, reformas e pensões foram realizadas as seguintes análises a partir do Acompanhamento Permanente da Gestão durante 2012: Descrição da ocorrência Quantidade de servidores relacionados Quantidade ocorrências acatadas de Servidores com desconto de faltas ao serviço na folha, sem o respectivo registro no cadastro. Servidores com ocorrência de falta no cadastro, sem o respectivo desconto na folha de pagamento. Pensões que não obedecem a regra de distribuição de cotas. Servidor com parcela de devolução ao erário interrompida ou prazo e/ou valores alterados. Pensionista por dependência econômica com outro vínculo no SIAPE. Pensionista, filha maior solteira, que também é ocupante de cargo público. Pensionista, filha maior solteira que também tem

11 outro vínculo de pensão no qual seu estado civil é solteira. Servidor com idade superior a 70 anos ainda na situação de ativo. Pagamento de parcelas asseguradas judicialmente, sem o devido cadastramento no SICAJ. Servidores que recebem vencimento básico com valor informado em concomitância com valor calculado pelo sistema. Instituidor de pensão sem pensionista, ou com pensionista excluído. Rubricas com valor informado, seq. de 01 a 05, no mês de novembro, incidindo para cálculo da gratificação natalina (13º salário). Servidores que obtiveram devolução de falta com os valores maiores do que o descontado nos últimos 5 anos. Vant art. 184, lei 1711 ou art. 192, lei parametrização da rubrica considera nível salarial diferente do nível salarial do cargo do servidor. Vant art. 184, lei 1711 ou art. 192, lei tabela remuneratória do cálculo da

12 gratificação é diferente da tabela de remuneração do servidor. Aposentado e pensionista com ocorrência de exclusão por falta de recadastramento com outro vínculo de ativo, aposentado ou pensão. Pagamento de grat. natalina/13º salario (nov- 2011), com base de cálculo acrescida de valor superior a 30% em relação ao considerado para o cálculo da antecipação da grat. natalina/13º salario. Servidores que obtiveram reajuste salarial superior a 200% entre 2008 e Servidores aposentados pela ec 41 ou posterior com valor do vb informado. Servidores com parcela de devolução ao erário interrompida ou prazo e/ou valor alterados - pensão. Pensionista, filha maior solteira cuja informação do sexo no SIAPE seja masculino ou inexistente. Servidores/instituidores com ocorrência no SIAPE de aposentadoria com provento proporcional e estão recebendo proventos integrais. Pensões concedidas após cadastradas no SIAPE em tipos menores

13 que 52. Servidores que recebem vantagens calculadas sobre GAE e que não recebem GAE. Rubricas com valor informado, no mês de novembro, não incidindo para o cálculo da grat. natalina/13 salario. Aposentados com fundamentos sem paridade, recebendo rubricas incompatíveis Fonte: SIAPE DW Em relação a ocorrência relativa aos servidores com parcela de devolução ao erário interrompida ou prazo e/ou valores alterados, que apresenta um número significativo de servidores relacionados, deve-se ao da citada devolução ter sido suspensa a ordem de desconto determinada pela União com base nas razões contidas no Acórdão 1900/07 e 748/10 do TCU. Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, constataram-se apenas falhas de natureza formal na gestão de recursos humanos, notadamente quanto ao cadastro de servidores, sem impacto na gestão da Unidade. Sistema Corporativo (SISAC) Quanto à atuação na gestão de pessoal, observou-se que a Unidade não cumpriu os prazos previstos para cadastramento no SISAC dos atos de concessão de aposentadoria e pensão emitidos em 2012, assim como nem todos os pareceres quanto à legalidade dos referidos atos foram registrados no Sistema no prazo previsto na Instrução Normativa - TCU nº 55/2007, cujo art. 7º estabelece que as informações pertinentes aos atos de admissão e concessão deverão ser cadastradas no SISAC e disponibilizadas pela Unidade Jurisdicionada para o respectivo órgão de controle interno no prazo de 60 dias, tendo sido observada a desconformidade apresentada no quadro a seguir: Quantidade de atos de admissão, concessão de aposentadoria, reforma e pensão emitidos em Quantidade de atos cujo prazo do art.7º da IN 55 foi atendido Fonte: Extrações do sistema SISAC 13

14 #/Fato# #/Fato# Controles Internos Administrativos Dentre as principais fragilidades que contribuem para a ausência de controles internos administrativos consistentes destacam-se: ausência de normativos internos na área de pessoal; ausência de mecanismos de informação e comunicação como indicadores na área de pessoal e ausência de mecanismos para identificar as fragilidades e potenciais riscos no desempenho da gestão de pessoas. Como ponto positivo destaca-se o cumprimento das ocorrências encaminhadas reforçando assim o componente do Monitoramento. Destaca-se que algumas ocorrências ainda estão em fase de atendimento por parte da UJ, o que irá refletir na gestão de recursos humanos no exercício de Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 07 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item foram consideradas as seguintes questões de auditoria: (i) os processos licitatórios realizados na gestão 2012 foram regulares? (ii) os processos licitatórios e as contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação foram regulares? (iii) os critérios de sustentabilidade ambiental foram utilizados na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras? (iv) os controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações estão instituídos de forma a mitigar os riscos? A metodologia empregada pela equipe de auditoria foi diferenciada conforme o item. Quanto à regularidade dos processos licitatórios, às dispensas e inexigibilidades foram considerados os processos já analisados durante o exercício de 2012, como resultado do Acompanhamento Permanente da Gestão (APG). Como foram selecionados os processos licitatórios, as dispensas e inexigibilidades durante o período de execução do APG (2012), não houve como se extrapolar os resultados, haja vista que o universo somente foi conhecido ao final do exercício. No que tange à verificação da utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras, a metodologia consistiu em selecionar de acordo com os critérios de materialidade, relevância e criticidade alguns procedimentos licitatórios destacando-se as aquisições e contratações relacionadas à Tecnologia da Informação (TI), visto que no exercício de 2012 a UJ não patrocinou licitação para contratação de obras, a fim de propiciar uma análise e relatoria mais setorizada e precisa das possíveis constatações e/ou boas práticas levantadas. 14

15 Licitação Geral Quantidade total Processos Licitatórios Volume total de recursos dos processos licitatórios Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade (R$) , , ,33 Dispensas de Licitação Quantidade total de Dispensas de Licitações Volume total de recursos dos processos licitatórios Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade (R$) , , ,23 Inexigibilidade de Licitação Quantidade total de Inexigibilidade de Licitação Volume total de recursos dos processos licitatórios Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade (R$) 15

16 #/Fato# , , Destaca-se que no exercício de 2012 não houve registros (editais de licitação) na Unidade que permitam avaliar a realização de processos licitatórios e processos de compras sustentáveis. Portanto, pode-se concluir que a UJ não tem observado os critérios de sustentabilidade ambiental nas aquisições de bens e serviços e não está adotando providências com objetivo de conseguir maior aderência às normas regulamentadoras da matéria. Em relação aos Controles Internos Administrativos da Gestão de Compras, identificouse fragilidades que contribuem para a ocorrência das falhas relatadas em campo específico deste relatório. Dentre as principais fragilidades relacionadas com a ausência de controles internos administrativos consistentes destacam-se: ausência de normativos internos na área de compras acarretando sobreposição de funções; ausência de mecanismos de informação e comunicação como indicadores na área de compras, inexistência de mecanismos para identificar as fragilidades e potenciais riscos nas compras e contratações realizadas pela UJ. 2.7 Avaliação da Gestão do Uso do CPGF A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria: os Controles Internos Administrativos instituídos pela UJ relacionados à gestão de uso do CPGF, (i) Os cartões de pagamento foram instituídos e estão sendo utilizados em consonância com as disposições dos Decretos nºs 5.355/2005 e 6.370/2008? (ii) A estrutura de controles internos administrativos garante o regular uso dos cartões de pagamento? (iii) Estão definidos em normativos internos os responsáveis pelo acompanhamento (concessão, fiscalização e prestação de contas) do CPGF? (iv) Existe avaliação de risco para as entidades beneficiárias em função da finalidade (viagens, sigilosas, pequeno vulto) e modalidade do CPGF (saque ou fatura)? (v) São adotadas medidas compatíveis com os riscos identificados (para os CPGF com risco maior existem procedimentos adicionais: são priorizados os gastos sigilosos e na modalidade saque)? (vi) As prestações de contas do CPGF foram efetuadas tempestivamente e conforme a legislação? Em caso de identificação de inconformidades nas análises, houve a adoção de providências? (vii) Existem indicadores que possibilitem o gestor identificar fragilidades no processo? (viii) O gestor atua no atendimento das determinações e recomendações anteriores? A metodologia da equipe de auditoria consistiu no uso de ferramenta corporativa da CGU que identifica as transações que necessitam de alerta ao gestor, contudo convém destacar que no exercício de 2012 não foram detectadas inconsistências ou fragilidades que necessitaram de alerta e atuação do gestor para corrigir possíveis falhas na gestão do CPGF. A partir das extrações da ferramenta corporativa da CGU e dos exames realizados se elaborou o seguinte quadro: CPGF 16

17 #/Fato# #/Fato# Modalid ade Quantidad e total de transações no exercício Volume total de recursos (R$) Quantidad e avaliada Volume de recursos avaliado s (R$) Fatura , ,9 9 Saque , ,0 0 Quantidade Volume dos em que recursos em detectada que foi alguma irregularidad detectada alguma e irregularidad e (R$) Observa-se que o tema CPGF é de baixa materialidade quando comparado ao tema Gestão de Compras. Destaca-se que não foram identificadas irregularidades no uso do Cartão corporativo do Governo Federal utilizado pela Unidade Auditada no exercício de Controles Internos Administrativos da Gestão do Uso do CPGF: Não foram encontradas fragilidades na área, a utilização do cartão é acompanhada pelo setor financeiro da SAMF/AP, o qual possui rotinas adequadas para o monitoramento dessa ferramenta de pagamentos do Governo Federal. 2.8 Avaliação da Gestão de Passivos sem Previsão Orçamentária Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 10 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria por tema: Tema 1 - PDTI [(i) O PDTI abrange o conjunto mínimo de itens definido no modelo de referência do Guia de Elaboração de PDTI do SISP? (ii) O PDTI está sendo efetivo para direcionar as ações de TI? (iii) O PDTI está alinhado com os objetivos do negócio do órgão definidos no Plano Estratégico Institucional (PEI)?]; Tema 2 - Recursos Humanos [ O órgão mantém independência em relação aos empregados das empresas contratadas?]; Tema 3 Política de Segurança da Informação [O órgão/entidade definiu e documentou a Política de Segurança da Informação e Comunicação - POSIC, com apoio da alta gestão da UJ, em conformidade com as recomendações do GSI e normas aplicáveis?]; Tema 4 - Desenvolvimento de Software[O órgão/entidade definiu, documentou e implantou um processo de desenvolvimento software, utilizando padrões de gestão para o monitoramento dos projetos de desenvolvimento e adotando métricas para mensuração de esforço e custo relacionadas a entrega de produtos?]; Tema 5 - Contratações de TI [(i) As contratações de Soluções de TI, realizadas no período de exame, foram baseadas nas necessidades reais do órgão/entidade, estão alinhadas com o PDTI ou documento 17

18 #/Fato# similar e estão em conformidade com a IN da SLTI? (ii) Os processos licitatórios para contratação de Soluções de TI foram baseados em critérios objetivos, sem comprometimento do caráter competitivo do certame, e realizados preferencialmente na modalidade pregão, conforme dita a IN da SLTI? (iii) Os controles internos adotados para gestão do contrato foram suficientes e adequados para garantir, com segurança razoável, a mensuração e o monitoramento dos serviços efetivamente prestados, segundo a IN da SLTI?] A SAMF/AP, como unidade pertencente a estrutura organizacional da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração do Ministério da Fazenda (SPOA), da Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda (SE/MF), não é responsável pela definição e gestão das politicas relacionadas a Tecnologia da Informação implementadas na Unidade auditada. Dessa forma, Planejamento Estratégico de TI, Politica de Segurança da Informação, Recursos Humanos de TI, Desenvolvimento e Produção de Sistemas, bem como Contratação e Gestão de Bens e Serviços de TI são geridas de forma centralizada pela Coordenacão-Geral de Tecnologia da Informação - COGPL da SPOA/SE/MF. De acordo com a estrutura regimental do Ministério da Fazenda contida no Anexo I do Decreto no 7.301, de 14 de setembro de 2010, entre as competências da SPOA está a de supervisionar, coordenar e orientar as Superintendências de Administração do Ministério da Fazenda nos Estados, o que inclui as políticas voltadas para TI. Em função disso, o modelo de gestão de TI na SPOA é centralizado e as decisões estratégicas são tomadas pelo Comitê de Planejamento Estratégico (COPLAN) da COGTI, de acordo com o estabelecido no item 4 do Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI), vigente no período de Em resposta à Solicitação de Auditoria no /001, de 12/04/2013, a unidade informou, por meio do Ofício nº 0548/2013-COAUDIPAD/SAMF/AP, que existe na estrutura organizacional da SAMF/AP o Serviço de Atividade de Tecnologia da Informação - ATI, sendo que uma das atribuições desse setor e acompanhar, no âmbito local, a implementação das diretrizes de TI elaboradas pela COGTI, tal informação foi considerada consistente pela equipe de auditoria Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se as seguintes questões de auditoria (i) existe estrutura de pessoal e tecnológica capaz de gerenciar bens imóveis da União, próprios ou locados de terceiros, que estejam sob responsabilidade da UJ? (ii) Todos os imóveis geridos pela UJ (no caso administração direta, autarquias, fundações e EED) estão registrados no SPIUnet (bens de uso especial)? (iii) Todos os imóveis geridos pela UJ estão com data de última avaliação 18

19 superior a 2008? (iv) Existem demonstrativos que evidenciem as memórias de cálculos e os principais critérios adotados para reavaliações e valorizações/desvalorizações dos imóveis sob responsabilidade da UJ? (v) Os gastos realizados com a manutenção dos imóveis da União são proporcionalmente mais representativos que os gastos com a manutenção de imóveis locados de terceiros? (vi) Os processos de locação de imóveis de terceiros são formalizados e os preços contratuais dos aluguéis são compatíveis com os valores de mercado? (vii) Os gastos com benfeitorias necessárias e úteis realizadas pela UJ nos imóveis locados de terceiros durante EF foram indenizadas pelos locadores nos termos na lei 8245/1991? (viii) A estrutura de controles internos administrativos está instituída de forma a mitigar os riscos na gestão do patrimônio imobiliário? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação por amostragem não aleatória depois de realizado o levantamento de todos os bens especiais existentes, bem como dos gastos com manutenção, locação e benfeitorias. Utilizou-se no levantamento informações do inventário de bens imóveis, do SIAFI gerencial e do SPIUNet. No caso específico dos bens especiais foram incorporados os resultados obtidos durante o Acompanhamento Permanente da Gestão Levantamento dos Imóveis Quantitativo Bens Especiais Localização Quantidade total de bens imóveis de uso especial sob a responsabilidade da UJ Brasil Exterior 0 0 Legenda: * todos os bens especiais (quantidade real), independente de registro no SPIUNet Consistência dos Registros Bens Especiais Qtde. Real Qtde. Avaliada Qtde. Registrada no SIAFI, mas não no SPIUnet Qtde. sem Registro no SPIUnet Qtde. registrada no SPIUNet/SIAFI mas não Qtde. com data de última avaliação existente (c) superior a 4 19

20 #/Fato# anos (d) Avaliação dos gastos com manutenção de imóveis, bens locados de terceiros e ressarcimento de benfeitorias úteis Gastos com Bens Imóveis Valores Gastos realizados com a manutenção de bens imóveis Próprios e da União Locados de terceiros Totais ,00 Percentual sobre o total 0 100% Gastos com Locação de Imóveis de Terceiros Qtde. Existente Qtde. Avaliada Qtde. em que foi detectada irregularidade (preço contratado superior ao preço de mercado) Controles Internos Administrativos da Gestão do Patrimônio Imobiliário (estrutura de pessoal e tecnológica) Em que pese a ausência de registro no SPIUnet do imóvel locado de terceiros onde atualmente funciona a sede da Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Amapá, a equipe de auditoria considera a estrutura da área de gestão do patrimônio imobiliário da SAMF/AP adequada frente aos desafios da gestão dos bens imóveis de uso especial. A ausência de registro no SPIUnet deveu-se a falta de informações do imóvel que deverá ser prestada pelo proprietário, observou-se que a Unidade auditada vem tomando medidas para obter tais informações, notificando o proprietário para que preste as informações sob pena de aplicação de penalidade prevista em contrato. 20

21 #/Fato# #/Fato# 2.11 Avaliação da Gestão Sobre as Renúncias Tributárias Não houve no exercício de 2012, por parte da UJ, atos de gestão relacionados ao item 14 do Anexo IV da DN TCU nº 124/ Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento dos acórdãos para a UJ considerando a seguinte questão de auditoria: caso haja uma determinação específica do TCU à CGU para ser verificada na AAC junto à UJ, a mesma foi atendida? A metodologia consistiu no levantamento de todos os acórdãos que haja determinação para a UJ e seja citada a CGU com posterior verificação do atendimento do mesmo. O Quadro abaixo mostra os resultados da análise. Qtde. de acórdãos com determinações para à UJ em Qtde. de acórdãos com determinações para à UJ em 2012 em que foi citada a CGU. Qtde. de acórdãos em 2012 em que houve menção para a atuação da CGU atendidos parcialmente. Qtde. de acórdãos em 2012 em que houve menção para a atuação da CGU atendidos totalmente. Qtde. de acórdãos em 2012 em que houve menção para a atuação da CGU não atendidos Observa-se no quadro acima que não houve acórdãos emanados pelo Tribunal de Contas da União, citando a CGU para a acompanhar o atendimento da determinação exarada pelo Tribunal para cumprimento pela UJ Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento das recomendações emitidas por ele considerando a seguinte questão de auditoria: A UJ mantém uma rotina de acompanhamento e atendimento das recomendações emanadas 21

22 #/Fato# #/Fato# pela CGU especialmente quanto: à instauração de TCE, à apuração de responsabilidade, ao fortalecimento do controle interno administrativo? A metodologia consistiu no levantamento de todas as recomendações existentes e emitidas durante a gestão 2012 com posterior verificação do atendimento das mesmas. O Quadro abaixo mostra os resultados da análise. Qtde de Qtde de Qtde de Qtde de Qtde de Recomendaçõe s Recomendaçõe s Recomendaçõe s Recomendaçõe s Recomendaçõe s Pendentes (saldo Inicial): 01/01/2012). A Emitidas em B atendidas integralmente. C atendidas parcialmente. Pendentes (saldo final: 31/12/2012) D = A+B-C Avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação da Carta de Serviços ao Cidadão considerando a seguinte questão de auditoria: A unidade possui carta de serviço ao cidadão nos moldes do Decreto 6932/2009? A metodologia consistiu na avaliação da Carta de Serviço ao Cidadão conforme prescreve o Decreto 6932/2009. A partir dos exames aplicados concluiu-se que a UJ, que presta serviços ao cidadão, possui carta de serviços ao cidadão e que a mesma cumpre todos os requisitos do Decreto 6932/ Avaliação do CGU/PAD O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do Relatório de Correição considerando as seguintes questões de auditoria: Consta no relatório de gestão informação da designação de um coordenador responsável pelo registro no Sistema CGU-PAD de informações sobre procedimentos disciplinares instaurados na unidade? Existe estrutura de pessoal e tecnológica capaz de gerenciar os procedimentos disciplinares instaurados e a devida utilização do sistema CGU-PAD na UJ? A UJ está registrando as informações referentes aos procedimentos disciplinares instaurados no sistema CGU-PAD? 22

23 #/Fato# #/Fato# #/Fato# #/Fato# A metodologia consistiu na avaliação do Relatório de Correição fornecido pelo sistema CGU-PAD. A partir dos exames aplicados concluiu-se que a Superintendência Administração do Ministério da Fazenda no Amapá SAMF/AP incluiu o Relatório de Correição a partir do CGU-PAD. Observou-se ainda que as PAD instaurados foram registrados no sistema CGU-PAD e que a estrutura de pessoal e tecnológica é suficiente para gerenciar os PAD instaurados e o devido uso do sistema CGU-PAD Avaliação do Parecer da Auditoria Interna A UJ não possui Unidade de Auditoria Interna Avaliação do Conteúdo Específico do Relatório de Gestão A DN TCU 119/2012 não estabeleceu conteúdo específico para a UJ Avaliação dos Controles Internos Administrativos A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os controles internos administrativos instituídos garantem o atingimento dos objetivos estratégicos? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação de todas as áreas de gestão auditadas (já avaliadas nos itens anteriores) e dos principais macroprocessos finalísticos. A partir da avaliação comparada entre os controles internos por área de gestão e os macroprocessos finalísticos emitiu-se uma opinião sobre os componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação, monitoramento. Relação entre os Macroprocessos Finalísticos (objetivos estratégicos) e Controles Internos Administrativos. De todas as áreas de gestão avaliadas observou-se que os componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação e monitoramento, não estão consistentes, o que contribuiu para ocorrências de falhas médias e graves, em especial na área de licitações e de gestão de recursos humanos, apontados no Relatório de Auditoria. Ressalta-se que a área de gestão de recursos humanos está diretamente relacionada aos principais macroprocessos finalísticos da UJ. Diante do exposto, não se há como afirmar com razoável certeza que há suficiência de controles internos para atingimento dos objetivos estratégicos da Unidade auditada. 23

24 2. 19 Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as análises realizadas pela equipe, não foi constatada ocorrência de dano ao erário. 3. Conclusão Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. Macapá/AP, 15 de Junho de Relatório supervisionado e aprovado por: Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Amapá Achados da Auditoria - nº CONTROLES DA GESTÃO 1.1 CONTROLES INTERNOS 24

25 1.1.1 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS INFORMAÇÃO Informações complementadas às apresentadas originalmente no Relatório de Gestão. Fato No processo de contas do exercício de 2012, a Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Amapá SAMF/AP, vinculada ao Ministério da Fazenda, apresentou as informações a seguir relacionadas em complementação às apresentadas originalmente e em atendimento à(s) Solicitações de Auditoria nº /001 e /002, as quais foram anexadas ao processo de contas às fls. 02 a 09: Informação Complementada Despesa Realizada por Meio de Suprimento de Fundos Despesa Realizada por Meio de Suprimento de Fundos Despesa Realizada por Meio de Suprimento de Fundos Peça Quadro A.5.8 Despesas Realizadas por meio de Suprimento de Fundos Quadro A.5.11 Despesas Realizadas por meio da Conta Tipo B e por meio do Cartão de Crédito Corporativo (Série Histórica) Quadro A Prestações de Contas de Suprimento de Fundos (Conta Tipo B E Cpgf) Item/Normativo DN TCU 119/2012, Anexo II, Parte A, item 5.4. DN TCU 119/2012, Anexo II, Parte A, item 5.4. DN TCU 119/2012, Anexo II, Parte A, item 5.4. Programação e Execução da Despesa Orçamentária e Financeira Quadro A.4.6 Ações Vinculadas a Programa de Gestão, Manutenção e Serviços de Responsabilidade da UJ DN TCU 119/2012, Anexo II, Parte A, item 4. #/Fato# CONSTATAÇÃO Ausência de Informações, no Relatório de Gestão, sobre os macroprocessos finalísticos executados pela UJ. Fato No processo de contas do exercício de 2012, a Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Amapá SAMF/AP, vinculada ao Ministério da Fazenda, deixou de apresentar as informações relativas aos macroprocessos finalísticos 25

26 #/Fato# executados pela UJ, limitando-se a informar que não possui tais processos, alegando que exerce apenas atividades administrativas de apoio logístico prestadas aos órgãos clientes que exercem atividades finalísticas. Observa-se assim que a UJ deixou de atender a exigência contida na DN TCU nº 119/2012. #/Fato# Causa Deficiência no processo de elaboração do relatório de gestão. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Instada a se manifestar, por meio da SA /006, o gestor não apresentou justificativas até o encerramento dos trabalhos de campo. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno Não se aplica. #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Ao elaborar o relatório de gestão, proceder análise detalhada dos normativos que regem a elaboração de tal peça constante do processo de contas, com o objetivo de evitar a ausência de informação, no relatório de gestão, necessárias para análise da gestão da UJ. Recomendação 2: Estabelecer procedimentos para identificação do negócio da UJ, bem como os produtos previstos como fruto da atuação das atividades da Unidade AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS CONSTATAÇÃO Inexistência de manuais com normas e procedimentos prevendo sistemas de autorizações e aprovações, linhas de autoridade definidos e o estabelecimento de práticas operacionais e de rotinas. Fato Após análises procedidas no relatório de gestão, bem como das observações realizadas pela equipe de auditoria em relação as rotinas administrativas da Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Amapá SAMF/AP, constatou-se a inexistência de manuais com normas e procedimentos que deveriam orientar os diversos setores da Unidade auditada para o fluxo de informações e transações de cada setor. O estabelecimento de procedimentos formais pode contribuir para o fortalecimento dos controles internos da Unidade, bem como minimizar os riscos da atuação administrativas e consequentemente irá auxiliar a UJ a atingir seus objetivos institucionais. 26

27 Causa Fragilidades no estabelecimento de normas internas com procedimentos a serem adotados pelos diversos setores da UJ. #/Causa# Manifestação da Unidade Examinada Instada a se manifestar, por meio da AS /001, o gestor, por meio do Ofício nº 0548/2013-COAUDIPAD/SAMF/AP, se limitou a informar da inexistência de procedimentos formais nas diversas áreas da Unidade auditada. #/ManifestacaoUnidadeExaminada# Análise do Controle Interno A instituição de rotinas administrativas consistentes, auxilia o gestor na condução dos negócios da Unidade, no entanto a SAMF/AP não possui tais procedimentos normatizados, conforme reposta do gestor. Mantém-se a constatação #/AnaliseControleInterno# Recomendações: Recomendação 1: Realizar estudos com vistas a instituições de manuais com procedimentos a serem seguidos pelos diversos setores da SAMF/AP. 2 GESTÃO PATRIMONIAL 2.1 BENS IMOBILIÁRIOS UTILIZAÇÃO DE IMOBILIÁRIOS CONSTATAÇÃO Imóveis de uso especial locados de terceiros não estão cadastrados no SPIUnet. Fato Os controles nos procedimentos adotados pela Superintendência de Administração do Ministério da Fazenda no Amapá SAMF/AP, na gestão dos Bens de Uso Especial da União sob sua responsabilidade foram insuficientes para evitar inadequações quanto aos registros dos imóveis no SPIUnet. Foi identificada a ausência de registro no SPIUnet de imóvel locado de terceiros em nome da UG, no exercício de 2012, embora o Quadro A.7.2 do Relatório de Gestão aponte a existência de 01 imóvel locado de terceiros nesse exercício. Destaca-se que tal imóvel foi locado no exercício de 2012 para abrigar a sede estadual da SAMF e dos órgãos parceiros (CGU, SPU, SERPRO e ABIN) em virtude do encerramento do contrato do prédio onde anteriormente funcionavam as sedes locais desses órgãos. Convém informar que esse antigo prédio continua registrado no SPIUnet como bem imóvel de uso especial locado de terceiros mesmo após o encerramento do contrato. #/Fato# Causa 27