RELATÓRIO DE ATIVIDADES SEMAP

Transcrição

1 RELATÓRIO DE ATIVIDADES SEMAP 2010 Paulo Cesar Roza da Luz Porto Alegre, dezembro de 2010

2 ÍNDICE - Introdução Atividades realizadas ) Manutenção ) Almoxarifado ) Patrimônio ) Espaço físico ) Outras realizações importantes Considerações finais... 13

3 INTRODUÇÃO Este relatório tem como objetivo divulgar as atividades realizadas pelo (SEMAP) no período de janeiro a novembro de Os resultados serão apresentados individualmente em cada seção do setor, para facilitar o entendimento de todos.

4 ATIVIDADES REALIZADAS 1) MANUTENÇÃO: O ano de 2010 foi bastante produtivo no que diz respeito às atividades de manutenção. No início do ano criamos um novo modelo de guia de solicitação de serviços, com contagem mensal, para facilitar o controle de execução das atividades. Também passamos a registrar pequenos serviços que antes não eram contabilizados, como troca de lâmpadas, tomadas, etc., o que possibilitou uma real dimensão da importância da seção para o bom andamento das atividades do Instituto. Durante os meses de janeiro a outubro foram realizados 206 serviços, que foram divididos nas especialidades equipamentos, mobiliário, instalação elétrica, gerais, internos SEMAP, projetos, hidráulica/gás/ar condicionado, eletrônica, e predial (Figura 01). Observando o gráfico percebemos que os períodos de maior demanda por serviços de manutenção são os meses imediatamente após o início dos semestres letivos, neste caso abril e setembro. Por outro lado, no período localizado em meses de férias letivas as solicitações de serviço caem sensivelmente, o que nos permite programar para este período serviços de manutenção nas salas de aula e laboratórios, como pintura, troca de lâmpadas, lubrificação e pintura de equipamentos, etc.

5 Serviços realizados Predial Eletronica Hidráulica/Gas/Ar Projeto Internos SEMAP Gerais Instalação Eletrica Mobiliário Equipamentos Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Meses Figura 01 - Serviços realizados pela seção de Manutenção do SEMAP no período de janeiro a outubro de Uma novidade que pudemos oferecer neste ano foi a recuperação de equipamentos utilizados em aulas práticas da graduação. O primeiro laboratório atendido foi a Planta Vegetal (sala 119), onde foram feitas lubrificação e pintura dos equipamentos despolpadeira e tacho com unidade geradora de vapor (neste último também foi feito o revestimento da tubulação de vapor com lã de vidro, para minimizar perdas de calor para o ambiente e evitar acidentes com queimadura em alunos). Além destes serviços também foram solicitados à Prefeitura do Campus do Vale, através do Portal do Servidor, 96 serviços que não

6 são executados diretamente por nosso Setor, como desentupimento de canalização de esgotos, limpeza e desentupimento de caixas de drenagem no pátio do Instituto, solicitação de funcionários terceirizados para transporte de móveis e equipamentos dentro do prédio, entre outros. Destes apenas 15 (15,6%) ainda constam, no sistema, como não finalizados. 2) ALMOXARIFADO: Na seção Almoxarifado foram feitas 22 compras via SAM (Sistema de Administração de Materiais) entre os meses de janeiro e novembro, perfazendo um total de R$ 7.765,41 em aquisição de material de escritório e limpeza, com uma média de custo de R$ 705,95 por mês. A variação do custo das compras em função dos meses pode ser visualizado na Figura 02. Uma novidade implantada pelo SEMAP foi a divisão física de nosso Almoxarifado entre material administrativo e de limpeza, a partir do mês de maio. Para viabilizar tal ação o Setor recuperou a sala 001 (antigo Depósito), incluindo adequação da porta de entrada e rede elétrica, colocação de um balcão e confecção de uma estante de madeira, transferindo para lá os itens de limpeza. Durante os meses de maio a julho o SEMAP foi o responsável pelo controle da retirada destes itens pela Equipe de Limpeza, passando esta atribuição para o Setor de Projetos da a partir de agosto. Convém lembrar que o SEMAP é responsável pela compra dos itens de

7 limpeza, após o encaminhamento, pelo Setor de Projetos, da necessidade de cada item no início de cada mês Total de compras (R$) Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Mês Figura 02 - Custo de compras realizadas através do Sistema de Administração de Materiais (SAM) durante os meses de janeiro a novembro de ) PATRIMÔNIO: A seção de Patrimônio, através do Sistema de Administração de Patrimônio (SAP), emitiu um total de 157 documentos, sendo que destes 75 % (Figura 03) foram termos de transferência de bens móveis, que são usados para transferir bens entre os diversos órgãos do ICTA. No mês de julho de 2010 o Setor deu início ao levantamento de bens móveis do Instituto, que consiste em percorrer todos os espaços físicos do prédio localizando os bens tombados em cada sala e

8 atualizando sua localização no SAP. No entanto o levantamento foi interrompido no mês de agosto, em função de 02 ocorrências: 1ª) entrada em licença médica do Agente Patrimonial do Instituto e; 2ª) desligamento do bolsista do Setor para assumir bolsa de iniciação científica em sua área de estudo. Como até o momento não nos foi encaminhado outro bolsista, o Levantamento Patrimonial deverá ser retomado em % 31 20% Guia de manutenção de bens móveis % 2 1% Solicitação de recolhimento de bens móveis Solicitação de transferência de responsabilidade de bens móveis Termo de transferência de responsabilidade de bens móveis Figura 03 - Documentos expedidos pelo SEMAP, utilizando o Sistema de Administração de Patrimônio (SAP), durante os meses de janeiro a novembro de O Setor também atuou, em 2010, recebendo os bens permanentes adquiridos pelos diversos órgãos do ICTA quando da impossibilidade da recepção e assinatura dos Termos de Responsabilidade por seus

9 respectivos responsáveis patrimoniais no ato da entrega pelo Departamento de Patrimônio (DEPATRI). Outra atividade importante realizada pela seção de Patrimônio foi o levantamento e negociação do recolhimento, junto ao DEPATRI, de uma grande quantidade de bens tombados inservíveis que estavam depositados na parte não construída do subsolo do Instituto. Esta operação foi fundamental para abrir caminho para as obras de construção das salas de aula e auditório naquele espaço, agora em andamento (Imagem 01). Imagem 01 - Área não construída do subsolo do ICTA após a retirada de bens inservíveis pelo Departamento de Patrimônio (DEPATRI) em 22/07/2010.

10 4) ESPAÇO FÍSICO: Até o final do mês de novembro nosso Setor já havia recebido mais de 300 solicitações de reserva de espaços físicos do ICTA, sendo que destas mais de 90 % foram atendidas. Uma descrição mais detalhada dos tipos de solicitações recebidas pode ser observada na Figura Número de solicitações Realizadas Atendidas 20 0 Aulas de Graduação Aulas de Pós Graduação Ações de Extensão Projetos de Pesquisa Eventos institucionais Finalidade da solicitação Figura 04 Solicitações de reserva de espaços físicos cadastradas no Sistema Espaço Físico entre os meses de janeiro e novembro de Analisando a Figura 04 percebemos que mais de 60 % das solicitações foram classificadas como eventos institucionais, que inclui desde reuniões departamentais, palestras, reserva do laboratório de informática para aulas práticas até a realocação de aulas teóricas de

11 graduação e pós-graduação que por algum motivo não puderam ocorrer em seus locais originais. Ainda com relação às reservas de espaço recebemos até o mês de novembro, através de nosso endereço eletrônico, 95 solicitações. Este número é bastante superior se comparado às solicitações recebidas da mesma forma em 2009, porém soma pouco mais de 30 % das solicitações cadastradas no Sistema Espaço Físico, indicando que há necessidade de maior publicidade desta forma de solicitação de reserva aos nossos usuários, onde fiquem claras as vantagens para nosso Setor, mas principalmente aquelas proporcionadas aos usuários que sigam este procedimento, como envio de resposta confirmando o atendimento da solicitação. 5) OUTRAS REALIZAÇÕES IMPORTANTES: Durante todo o ano de 2010 o SEMAP implementou ações com o objetivo de oferecer um atendimento de maior qualidade aos usuários do Instituto. Após negociação com a e a Direção do ICTA a parte administrativa do Setor foi transferida para a Sala de Manutenção (124). Com esta ação conseguimos oferecer atendimento ininterrupto das 08 às 17 horas, atendimento este que há bastante tempo era colocado como uma das demandas do Setor. Esta transferência também propiciou uma maior agilidade na resolução dos problemas a nós encaminhados.

12 Em conseqüência do exposto no parágrafo anterior a sala 124 passou por reformas para melhorar a disposição das estações de trabalho. Para isso, retiramos uma antiga base de concreto que ficava próximo às janelas e uma caixa de controle de câmera fria que não era utilizada. Com estas melhorias foi possível organizar melhor o ambiente administrativo do Setor e também acomodar com maior conforto os servidores e bolsistas (Imagem 02). Imagem 02 - Ambiente administrativo da Sala 124 após a realização de obras de melhoria do espaço físico.

13 CONSIDERAÇÕES FINAIS Encerramos este relatório agradecendo ao apoio recebido da e da Direção do ICTA durante este ano, e que propiciou a obtenção dos bons resultados aqui apresentados. Esperamos que esta parceria seja mantida nos próximos anos. Fica aqui também o agradecimento ao servidor Edgar Pimentel pelo excelente trabalho que desempenha na área de manutenção do ICTA e pelo apoio e participação ativa em todas as melhorias que foram implantadas durante este ano; e também aos bolsistas Daniel Dalla Valle e Eder Beardi pelo apoio dado em todos os serviços oferecidos pelo Setor no período em que estiveram conosco. Esperamos que este relatório tenha mostrado a importância que as atividades executadas pelo SEMAP têm para o bom funcionamento de todas as atividades do Instituto, em especial aquelas diretamente relacionadas com o ensino de Graduação e Pós Graduação.