ESTRUTURAÅÇO DE CONTA CONTÉBIL E CENTRO DE APROPRIAÅÇO. CADASTROS > PLANO DE CONTAS

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1 PLANO DE CONTAS ESTRUTURAÅÇO DE CONTA CONTÉBIL E CENTRO DE APROPRIAÅÇO. CADASTROS > PLANO DE CONTAS CENTRO DE APROPRIAÅÇO CONTA CONTÉBIL 1. CONTAS CONTÉBEIS 1.1 O que sño as CONTAS CONTÉBEIS? a) Indicam qual a operação que está sendo realizada em um lançamento do sistema. b) Exemplo: Histórico: Aluguel Histórico: Produto de Venda Lançamento: Entrada Lançamento: Saída Conta Contábil: Despesas > Fixas. Conta Contábil: Receitas > Operacionais 1.2 Para inclusño de uma nova Conta ContÖbil a) Para incluir uma nova Conta Contábil de Primeiro Nível: LIMPAR TELA + ADICIONAR. b) Para incluir uma nova Conta Contábil pertencente a um grupo já existente: selecionar a Conta Contábil de nível anterior + ADICIONAR. 1.3 Para alterar uma Conta ContÖbil a) Selecionar a Conta Contábil, clicar na descrição da Conta, alterar. 1.4 Para excluir uma Conta ContÖbil a) Poderão ser excluídas somente contas que não estiverem sendo utilizadas por nenhum parâmetro do Sistema, ou contas relacionadas a Históricos (Cadastros de Produtos e Serviços, Cadastros de Eventos para Folha de Pagamento, Cadastro de Tributos), ou ainda contas utilizadas em lançamentos. b) Para excluir uma conta, esta não poderá conter outras contas em sub-níveis. c) A Conta deve ser selecionada e após deve-se clicar em remover. OBSERVAÅÇO I: É de extrema importância, para o funcionamento adequado do sistema, que seja criado uma estrutura de Plano de Contas adequada para a empresa. As Contas Contábeis representam as operações realizadas no sistema e estruturam os Relatórios Gerencias. Sempre devemos relacionar um Histórico com uma Conta Contábil de último Nível. 1.5 Estrutura Modelo de Plano de Contas ContÖbeis Contas de Primeiro NÜvel: 1

2 EspecificaáÑo das Contas: RECEITAS Toda movimentação que para empresa gera um recebimento (Receita). Extra-operacionais Recebimento referente a uma operação que não é a atividade padrão da empresa. Exemplo: Venda de um computador. Deve-se lançar no sistema o valor recebido, porém não entra como uma venda de produto da empresa. Operacionais Toda operação que irá gerar um recebimento. Venda, Serviço, Industrialização. DESPESAS CPV Todos os gastos da empresa. Atenção: toda compra de matéria-prima que for controlado estoque, não será relacionado com Despesa, será somente relacionado com Estoque. Custo do Produto Vendido. Deverá constar nos Parâmetros de Estoque. Nesta conta o sistema irá contabilizar a soma dos custos médios de estoque referente apenas às mercadorias vendidas no período. Exemplo: Preço médio de estoque do Produto X é R$ 10,00. Ao realizar uma venda deste produto por R$ 15,00, o sistema irá retirar o produto do estoque e colocar o valor de custo médio nesta conta. Emitindo o relatório de Lançamentos > Resultados, irá constar em Receitas o valor de R$ 15,00 e em Despesas > CPV o valor de R$ 10,00, tendo o resultado igual a R$ 5,00. Fixas Toda despesa que empresa possui periodicamente, independente se o valor é variável ou não. Exemplo: Contas de Energia Elétrica: considerada fixa por tê-la mensalmente. Criam-se grupos para a separação dos valores no momento da emissão de relatórios. 2

3 VariÄveis Despesas nåo periçdicas, que ocorreråo esporadicamente. Exemplo: ServiÉos de Terceiros ManutenÉÅo de uma mäquina. ESTOQUE Todo histçrico relacionado a esta conta irä controlar todas as movimentaéöes de entrada e saüda do item, suas quantidades e valores mádios. PoderÄ separar por grupos conforme abaixo, ou conforme necessidade da empresa. Componentes Matária-Prima Material de Terceiros Produtos de Vendas IMOBILIZADO Conta para vincular compras e registros de valores referente ao imobilizado pertencente à empresa. 3

4 Imóveis Máquinas Equipamentos Móveis e Utensílios Veículos CONTAS TRANSITàRIAS Desconto Duplicatas Empréstimos Tributos e de Vínculo com imóveis da empresa. Máquinas e Equipamentos tanto para Produção quanto para o Setor Administrativo da empresa. Móveis e Utensílios para qualquer setor da empresa. Veículos de posse da empresa. Contas que geram entradas e saídas no sistema. Utilizados para parâmetros. Ao realizar o desconto de uma duplicata, o sistema irá receber o valor do título nesta conta, e quando Atender o Desconto de Duplicata, será realizado a troca para a conta de Receitas (ou conforme o lançamento de saída deste título). Vincular ao histórico Empréstimo, para quando conceder ou receber o mesmo considerar o valor de movimentação em caixa, porém não considerar como uma Receita ou Despesa. Somente os valores dos juros serão colocados como despesa ou receita. Conta para ser utilizada na tela Arquivo > Lançamentos > Parâmetros > Guia Impostos, irá vincular para cada Imposto o crédito e débito. Assim todas as notas lançadas com itens que possuem crédito ou débito de um dos impostos referidos, serão colocadas nesta conta, podendo realizar a Apuração dos impostos no final de um período. OBSERVAÅÇO II: As contas contábeis serão utilizadas para diversos lançamentos no sistema: Pedidos, Ordens de compra, Lançamentos de Entradas e Saídas. Elas serão responsáveis pelo controle gerencial da empresa, irão determinar a que se refere à movimentação realizada. Quando necessário reestruturar as contas contábeis, analisar quais poderão ser excluídas, tentando ao máximo realizar as trocas de contas nos lançamentos já salvos no sistema, para não existirem diversas contas sem utilidade no sistema. Um facilitador para a troca de contas contábeis pode auxiliar neste processo: Arquivo > Lançamentos > Consultas: opção ALTERAR CONTAS, selecionando um ou mais lançamentos podem ser trocadas as Contas Contábeis. 4

5 2. CENTRO DE APROPRIAÅÇO 2.1 O que â um CENTRO DE APROPRIAÅÇO? a) Centro de ApropriaÉÅo indica o local que uma operaéåo estä se referindo. b) Podemos dizer que o Centro de ApropriaÉÅo á o Setor da empresa. c) Na Contabilidade pode ser chamado de Centro de Custo, porám esta nomenclatura no sistema nåo á adequada, pois apropriamos, alám de Custos, Receitas nestes Centros. 2.2 Para inclusño de um novo Centro de ApropriaáÑo a) Para incluir um novo Centro de ApropriaÉÅo de Primeiro NÜvel: LIMPAR TELA + ADICIONAR. b) Para incluir um centro de ApropriaÉÅo pertencente a um grupo jä existente: selecionar a Conta ContÄbil de nüvel anterior + ADICIONAR. 2.3 Para alterar um Centro de ApropriaáÑo b) Selecionar o Centro de ApropriaÉÅo, clicar na descriéåo da Conta, alterar. 2.4 Para excluir um Centro de ApropriaáÑo d) PoderÅo ser excluüdos somente Centros de ApropriaÉÅo que nåo estiverem sendo utilizadas por nenhum parâmetro do Sistema, ou relacionados a HistÇricos (Cadastros de Produtos e ServiÉos, Cadastros de Eventos para Folha de Pagamento, Cadastro de Tributos), ou ainda utilizados em lanéamentos. e) Para excluir um Centro, este nåo poderä conter outros centros em sub-nüveis. f) O Centro deve ser selecionado e apçs deve-se clicar em remover. OBSERVAÅÇO III: ä de extrema importância, para o funcionamento adequado do sistema, que seja criado uma estrutura de Centro de ApropriaÉÅo adequado para a empresa. Os Centros de ApropriaÉÅo indicam a quem se refere esta operaéåo. 2.5 Estrutura Modelo de Centro de ApropriaáÑo EspecificaáÑo dos Centros: NOME DA EMPRESA ADMINSITRAÅÇO ALMOXARIFADO COMERCIAL Coloca-se o nome da empresa, para lanéamento de dados que confere a toda empresa e nåo possuem um setor especüfico. Setor Administrativo para lanéamentos de pessoal, despesas e outros. Para controle do Estoque. Este poderä ser divido conforme o local füsico que a empresa possui, assim serä possüvel localizar um material e suas quantidades pela consulta do Centro de ApropriaÉÅo. Utilizado para lanéar despesas com vendas (comissåo, frete, 5

6 PRODUÅÇO VEäCULOS entre outros) e apropriar também as Receitas (vendas) feitas por este setor. Utilizado para lançar custos com Pessoal, compra de equipamentos, entre outros. Também pode ser dividido em sub-setores. Utilizado para diferenciar as despesas dos veículos da empresa (gasolina, manutenção, entre outros). Poderá ser dividido pela Placa do Veículo. Assim é possível emitir relatório de quais gastos a empresa teve por veículo. OBSERVAÅÇO IV: Os Centros de Apropriação serão utilizados em diversos lançamentos no sistema: Orçamentos, Pedidos, Solicitações de Compra, Cotações, Ordens de Compra, Lançamentos de Entrada/Saída. Eles serão responsáveis pelo controle gerencial da empresa, irão determinar a quem se refere (qual setor/local). Quando necessário reestruturar os centros de apropriação, analisar quais poderão ser excluídos, tentando ao máximo realizar as trocas de centros nos lançamentos já salvos no sistema, para não existirem diversos centros sem utilidade no sistema. 3. FUNCIONAMENTO DAS TELAS CA E CC 6

7 äcones SAIR DE CC / CA Fecha a tela de Contas ContÄbeis ou Centro de ApropriaÉÅo. LIMPAR TELA ADICIONAR REMOVER TRANSFERIR RELATàRIOS Desmarca qualquer seleéåo feita, fechando a estrutura em sua forma inicial (aparecendo somente contas de primeiro nüvel). NÅo irä realizar qualquer tipo de exclusåo. Adiciona uma nova Conta como sub-nüvel da Conta selecionada. Quando nenhuma Conta estiver selecionada, irä criar uma Conta de primeiro nüvel. Remove a Conta Selecionada, quando esta nåo possuir nenhuma conta de sub-nüvel, e quando nåo estiver sendo utilizada por parâmetros do sistema ou lanéamentos salvos. Este Ücone irä habilitar somente quando a tela de CA ou CC for aberta a partir de telas de Cadastros de Produtos e ServiÉos, Cadastros de Eventos para Folha de Pagamento ou Cadastro de Tributos (ou ainda alguma outra tela para utilizar CC ou CA como filtros em pesquisas do sistema). ãcone para emissåo de RelatÇrios. O RelatÇrio irä apresentar as informaéöes de uma ånica conta selecionada, ou quando clicar em Limpar Tela irä apresentar toda a estrutura do plano de contas. CONFIGURAÅãES VISUALIZAçéO COMPLETA OCULTAR MARCADORES PONTEIROS ESTILO WEB RAIZ COMPLETA EXIBIR ãcones ORDEM ALFABäTICA Marcando este Check Box aparecerä toda a estrutura do Plano de Contas. Marcando este Check Box os marcadores por CC ou CA ficaråo invisüveis. Marcando este Check Box, a visualizaéåo dos Ücones serä estilo Web. Marcando este Check Box, a visualizaéåo dos Ücones irä acompanhar a marcaéåo + ou para Abrir ou Fechar a estrutura de uma conta. Marcando este Check Box, a visualizaéåo dos Ücones em verde irä acompanhar a nomenclatura da Conta. Marcando este Check Box, a estrutura de sub-nüveis estarä organizada em ordem alfabática, quando desmarcada, a mesma estarä em ordem de inclusåo das contas. 7

8 PROPRIEDADE DAS CONTAS CC CONTAS DE ENTRADA Marcando somente Contas de Entrada, a conta não poderá ser utilizada em lançamentos de saídas: Vendas, Lançamento de Saída, Movimentação de saída de estoque. CONTAS DE SAÍDA SALVAR PROPRIEDADES Marcando somente Contas de Saída, a conta não poderá ser utilizada em lançamentos de entrada: Ordens de Compra, Lançamentos de Entrada, Movimentação de entrada de estoque. Após realizar alteração de Propriedades de uma Conta sempre devemos Salvar. OBSERVAÅÇO V: Ao criar uma conta de primeiro nível, a mesma virá com a opção de Contas de Entrada e Contas de Saída marcadas; Para a estrutura de exemplo descrita no tópico 1, para a conta de Receita podemos marcar apenas Contas de Saída, e para a Conta de Despesas marcar apenas contas de Entrada, para as demais deixamos as duas marcadas, pois terão movimentações de entradas e saídas no sistema. As propriedades por Conta Contábil serão habilitadas apenas para contas de primeiro nível. 8