Faça mais, com menos: Como crescer em um mercado de trabalho desafiador

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1 Faça mais, com menos: Como crescer em um mercado de trabalho desafiador Investir em pessoal com um programa de gestão de desempenho permite que uma operação de abastecimento não só sobreviva, mas cresça mesmo com escassez de mão de obra inteligência em software que traz resultados

2 Faça mais, com menos: Como crescer em um mercado de trabalho desafiador Investir em pessoal com um programa de gestão de desempenho permite que uma operação de abastecimento não só sobreviva, mas cresça mesmo com escassez de mão de obra Jason Franklin, gerente de produtos para software de mão de obra e inteligência de negócios da Intelligrated O estado da mão de obra operacional e as influências do mercado O guia da MHI U.S. (Material Handling and Logistics) indica uma redução na mão de obra qualificada disponível causada pela aposentadoria da geração do pós-guerra e falta de trabalhadores mais jovens com qualificação para substituí-los. A rotatividade também é uma dificuldade importante, e a MHI estima uma rotatividade anual de cargos de gerenciamento de material e logística de cerca de 25%. Para piorar o problema, esses cargos operacionais fundamentais normalmente precisam de formação e treinamento no próprio local de trabalho, o que valoriza extremamente a experiência. Conforme os funcionários mais antigos se aposentam, o conhecimento acumulado vai com eles, aumentando a competitividade por funcionários capacitados e pressionando a administração a encontrar soluções para compensar essa lacuna entre as habilidades necessárias e os conhecimentos dos funcionários disponíveis. No entanto, com a diminuição da mão de obra disponível, não há uma redução correspondente na demanda, principalmente com o aumento do varejo multicanal e o consequente aumento dos pedidos diretos para o consumidor. Dessa forma, os centros de distribuição (CDs), originalmente criados para reabastecimento de lojas e desmonte de embalagens e paletes, são forçados a atender a pedidos individuais de comércio eletrônico, o que exige operações de abastecimento com mais dedicação de mão de obra. Juntamente com a necessidade de aumentar os padrões de serviço constantemente com ciclos de pedido mais curtos e taxas de precisão mais elevadas, a mão de obra passou a ter importância fundamental para operações de abastecimento que melhoram a satisfação dos clientes e conseguem repetição dos negócios. A demanda por mão de obra está aumentando o salário-base nos EUA, com vários varejistas importantes 2 Faça mais, com menos

3 anunciando aumentos nos salários e vários estados aumentando o salário acima do mínimo federal. Conforme o aumento dos custos de mão de obra se estabelece no sistema de distribuição moderno, as empresas se esforçam para melhorar o desempenho dos funcionários e obter retorno mensurável sobre os investimentos em pessoal. A busca da melhor abordagem para otimizar a mão de obra Para atender à demanda com eficácia, operações de abastecimento precisam maximizar a produtividade per capita, reduzir o custo geral por unidade e aumentar as unidades por hora. Mas como esse ideal fantástico pode ser transformado em uma realidade diária? Alguns desenvolvem ferramentas internamente, tentando melhorar a visibilidade da mão de obra e melhorar a produtividade e eficiência da mão de obra. Esses sistemas costumam catalogar medições básicas de acompanhamento de mão de obra em planilhas preenchidas manualmente para descobrir oportunidades de melhora. Contudo, a maioria das ferramentas internas têm significativas restrições em termos de funcionalidade, relatórios e análises, provocando estagnações na produtividade. Esses sistemas também podem reportar erros e gerar muitos custos extras pela inserção manual de dados pelo pessoal administrativo. Outra abordagem para atender à demanda de produtividade é simplesmente aumentar a mão de obra. Aumentar o número de funcionários pode aumentar a capacidade, mas a escassez atual de mão de obra qualificada torna isso uma estratégia bem arriscada. Adicionar muitos funcionários pode tornarse contraproducente, provocar gargalos e impedir que a produtividade per capita seja a máxima possível. Conforme aumenta o volume de pedidos e o número de funcionários, a lei da diminuição da utilidade marginal acaba se estabelecendo e o excesso de mão de obra deixa de ser um meio eficaz para aumentar a produtividade. Nesse ponto, pode-se ganhar mais aplicando o orçamento na identificação da melhor forma de utilização da mão de obra, em vez de simplesmente contratar mais. 3 Faça mais, com menos

4 Para operações com mais de 50 funcionários na fábrica, um software de gerenciamento de trabalho pode trazer ganhos de desempenho significativamente maiores do que ferramentas internas básicas e mais contratações. Com mais funcionalidades, relatórios e análises detalhados, a administração fica livre para ir além do simples acompanhamento, atingindo níveis de produtividade que deixam para trás as soluções alternativas. Funcionários motivados são funcionários produtivos O aumento da concorrência por uma pequena seleção de funcionários qualificados significa que a instabilidade e rotatividade são ameaças crescentes. A alta rotatividade provoca um ciclo de treinamento caro que inibe a eficácia dos investimentos em mão de obra e limita o crescimento individual dos funcionários. Portanto, é fundamental oferecer um ambiente de trabalho atrativo e recompensador. Uma implementação de software de gerenciamento de trabalho eficaz simplifica a comunicação de objetivos estratégicos, expectativas e métricas operacionais reais. O resultado é mais transparente nas avaliações de desempenho dos funcionários, permitindo que comparem suas conquistas com os objetivos da empresa. Essa transparência elimina o descontentamento por percepções de injustiça ou alegações de favorecimentos, aumentando a confiança dos funcionários, o que, por sua vez, reduz a rotatividade e aumenta a produtividade. Os softwares de gerenciamento de trabalho também estimulam desenvolvimentos de carreira alinhados aos objetivos de negócios e melhoram o envolvimento geral dos funcionários. Com padrões estruturados, os funcionários trabalham com metas bem definidas e realistas e podem estar seguros de que suas ações resultarão em ganhos pessoais e operacionais. Essa abordagem produz desenvolvimento individual constante, com vantagens para toda a operação e melhorias na produtividade geral resultantes dos ganhos individuais. Sessões de treinamento são a base do sucesso Qualquer programa de gestão de desempenho exige o envolvimento de toda a organização para que as vantagens sejam completas. Os módulos de treinamento disponíveis em várias plataformas de gerenciamento de trabalho líderes no mercado oferecem oportunidades para que os funcionários demonstrem sua capacidade de produção e para que os supervisores ofereçam treinamento em tempo real no desempenho da função. É preciso que supervisores e funcionários concordem que as metas de produtividade sejam condizentes com a realidade e compreendam as etapas necessárias para as melhorias. 4 Faça mais, com menos

5 Para gerentes, conhecimento é igual a eficiência Softwares de gerenciamento de trabalho acompanham os funcionários e oferecem relatórios e análises detalhados, liberando os supervisores da demorada tarefa de criar relatórios manualmente. Com isso, a administração tem liberdade para buscar novas oportunidades de melhoria de forma constante e ininterrupta, tomando decisões mais bem informadas, que maximizam a mão de obra disponível. Centros de distribuição procuram a forma mais eficiente de utilizar recursos escassos, e um software de gerenciamento de trabalho pode ir além dos limites de uma instalação e ajudar a identificar as melhores práticas em toda a rede de distribuição. Considere a situação de um supervisor que identifica um funcionário com baixo desempenho e oferece treinamento para corrigir as ineficácias nos procedimentos. O funcionário passa a usar os procedimentos corretos e atinge de 50 a 75% de melhora no padrão de produtividade. Essa gestão conseguiu adicionar meio recurso com o investimento de somente uma ou duas sessões de treinamento, estabelecendo um retorno sobre investimento rápido, realista e de fácil comunicação. Sessões de orientação também permitem que os supervisores observem os funcionários mais produtivos e identifiquem melhorias que podem ser implementadas no processo para toda a força de trabalho. Com observações em primeira mão, também é possível identificar com antecedência os funcionários com melhor e pior desempenho, oferecendo-lhes treinamento corretivo ou redirecionando-os para funções que aproveitem melhor suas habilidades. Compreender a relação entre a produtividade da mão de obra, os processos e a produção de uma instalação cria um ciclo virtuoso de alocação mais eficaz de pessoal. Contabilizar os volumes esperados de pedidos, o desempenho esperado dos funcionários e o desempenho de funcionários temporários no passado permite alocar de forma a evitar que a operação fique com falta de funcionários para atender à demanda, sem gastos excessivos com contratações. Valor em longo prazo Ao contrário de sistemas internos menos robustos, que ficam estagnados após um ou dois anos, um software de gerenciamento de trabalho bem estruturado oferece ganhos contínuos por muitos anos. Conforme o programa amadurece, as operações podem aproveitar esses dados e análises mais detalhados para antecipar tendências e usar treinamentos, orientação e até bônus individualizados para melhorar ainda mais. 5 Faça mais, com menos

6 Conforme melhoram a produtividade e a eficiência em instalações específicas, as operações podem começar a comparar várias instalações em sua rede de distribuição por produção geral, por processos específicos e por desempenho de mão de obra. Mesmo que algumas instalações tenham nomes diferentes para o mesmo processo, um software de gerenciamento de trabalho com relatórios e análises sólidos pode executar comparações equalizando nomes diferentes com a mesma função. Por exemplo: o mesmo processo pode ser chamado de recebimento em uma instalação manual e indução em um centro de distribuição automatizado. No local de produção, essas análises entre instalações estimulam concorrências saudáveis contra outros locais no mesmo país, sem concorrências negativas entre funcionários do mesmo local. Os números crescem O investimento em software de gerenciamento de trabalho compensa por seus efeitos diretos sobre a força de trabalho e a eficiência operacional. O aumento da produtividade dos funcionários, a diminuição da rotatividade e equipes mais enxutas diminuem o custo com mão de obra ao mesmo tempo que aumentam a produtividade, permitindo que uma operação realmente faça mais, com menos. Várias métricas básicas de abastecimento de pedidos aumentam com o desempenho do funcionário, melhorando a satisfação do cliente e proporcionando a repetição de negócios. Funcionários mais produtivos e eficientes reduzem o custo por unidade e aumentam o número de unidades por hora, melhorando não só os tempos do ciclo de serviço, mas também a capacidade operacional. A implementação mais rápida traz mais retorno financeiro Conforme as operações de abastecimento instituem novas iniciativas baseadas em software, a limitação da disponibilidade de recursos internos de TI pode provocar demora na adoção. Várias ferramentas de gerenciamento de trabalho oferecem ganhos de desempenho semelhantes, de forma que a rapidez da implementação pode ser um diferencial importante: quando mais rápido os benefícios são gerados, mais cedo a ferramenta se paga e passa a gerar lucro. Um fornecedor de software de gerenciamento de trabalho que ofereça suporte para integração pode minimizar o envolvimento dos recursos internos de TI e proporcionar uma inicialização mais rápida, com vantagem financeira significativa. Considere dois programas de gerenciamento de trabalho, com previsão de geração de dólares em retornos ao mês. Um fornecedor não oferece suporte à integração e, em função dos compromissos anteriores dos recursos de TI internos, o cliente só pode começar o programa daqui a sete meses. Entretanto, um outro fornecedor oferece suporte à integração e pode implementar e executar o programa em um mês. Em consequência, o segundo fornecedor oferece dólares a mais em retornos nos primeiros seis meses, somente em virtude da rapidez de implementação. 6 Faça mais, com menos

7 Otimizar a mão de obra para enfrentar os desafios do futuro Para um setor em fluxo, a flexibilidade dos softwares de gerenciamento de trabalho permite vencer os desafios atuais e adaptar-se a problemas emergentes. O trabalho é a ferramenta de abastecimento no arsenal da distribuição e softwares de gerenciamento de trabalho são a forma mais eficiente de preparar a força de trabalho para vencer desafios operacionais. Seja na integração de novos funcionários, na atualização dos mais experientes ou nos incentivos para melhorias nos processos, os softwares de gerenciamento de trabalho oferecem uma plataforma eficaz para criar uma cultura de melhoria contínua e responsabilidade individual. Retorno rápido sobre o investimento: Varejista de vestuário estimula a produtividade direta dos funcionários Objetivo: Melhorar a produtividade dos funcionários e corrigir o desalinhamento do fluxo de abastecimento de um varejista de vestuário. Desafios: Tentativas anteriores de estabelecer padrões estruturados para a mão de obra fracassaram por falta de envolvimento e treinamento dos funcionários. Desta vez, o varejista tentou preservar a cultura colaborativa, que enfatiza a colaboração dos funcionários e o trabalho em equipe. A administração também não se sentia segura para dispensar trabalhadores temporários desnecessários, que somavam uma parcela considerável dos custos com mão de obra, devido à falta de informação sobre o desempenho dos funcionários e a capacidade de abastecimento. Solução: O varejista implementou um software de gerenciamento de trabalho para gerenciar a coleta de dados, os cálculos de desempenho e os relatórios. O fornecedor do software também desenvolveu e implementou padrões de mão de obra para acompanhar mais de perto cada funcionário e oferecer uma base para incentivos baseados em desempenho. Resultados: Nos primeiros seis meses do programa, a produtividade direta dos funcionários melhorou 59%, proporcionando economia de custos de US$ 1,3 milhões. A economia anual inicial foi de US$ 2,8 milhões. 7 Faça mais, com menos

8 Varejista de alcance nacional consegue economia considerável em mão de obra no primeiro ano Objetivo: Reduzir os custos operacionais e aumentar a produtividade para capturar valor latente na rede de distribuição de um varejista de vestuário e acessórios para o lar. Desafios: Três centros de distribuição principais enfrentavam um aumento nos custos operacionais e redução na produtividade. Para melhorar o desempenho dos centros de distribuição com fluxo de produtos eficiente e econômico, o varejista procurou otimizar sua mão de obra de uma forma que complementasse os valores culturais fundamentais do trabalho em equipe, da resiliência e da responsabilidade. Solução: O varejista contratou uma consultoria para encontrar uma solução e acabou implementando uma metodologia de melhoria de desempenho em um software de gerenciamento de trabalho líder de mercado. A atitude da rede de distribuição passou de produção para desempenho, melhorando a precisão, a qualidade, a utilização de recursos e o moral dos funcionários. Resultados: No primeiro ano do programa, os três CDs economizaram US$ 4,5 milhões líquidos em mão de obra. Além das vantagens financeiras diretas com a melhora da produtividade e da precisão, o programa também ajudou a melhorar a utilização de recursos, de forma que foi possível para a empresa evitar gastos em recursos para pessoal, como empilhadeiras e estações de trabalho. 8 DMWWP Intelligrated. Todos os direitos reservados.

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