GRATUITAS GESTÃO COLABORATIVA DE PROJECTOS. ATRAVÉS S DA WEB: UMA SIMPLES ANÁLISE COMPARATIVA E DEMONSTRAÇÃO SUMÁRIA DE FUNCIONAMENTO Paulo Nicola

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1 O USO U DE PLATAFORMAS GRATUITAS PARA GESTÃO COLABORATIVA DE PROJECTOS ATRAVÉS S DA WEB: UMA SIMPLES ANÁLISE COMPARATIVA E DEMONSTRAÇÃO SUMÁRIA DE FUNCIONAMENTO Paulo Nicola Reunião da Unidade de Epidemiologia

2 Há um ano atrás CONSTRUÇÃO E UTILIZAÇÃO DE ESPAÇO WIKI PARA TRABALHO COLABORATIVO E DOCÊNCIA Paulo Nicola Reunião da Unidade de Epidemiologia 19 de Março de 2008

3 Para quê a gestão de projectos Golub's Laws of Computerdom Fuzzy project objectives are used to avoid embarrassment of estimating the corresponding costs. A carelessly planned project takes three times longer to complete than expected; a carefully planned project takes only twice as long. The effort required to correct course increases geometrically with time. Project teams detest weekly progress reporting because it so vividly manifests their lack of progress.

4 Para quê a gestão de projectos A minha favorita: Fast cheap good You can have any two.

5 Necessidades para a gestão de projectos (em investigação) Tarefas em sequência Tarefas em paralelo Interdependência de tarefas Baixo controlo nas dependências externas reagendamento de prazos Vários recursos humanos envolvidos Vários projectos envolvidos Grande necessidade de controlo orçamental Estrutura Divisional por Projectos

6 Necessidades para a gestão de projectos (em investigação) Estrutura Divisional por Projectos Agrupamento numa mesma unidade pessoas que realizam tarefas associadas a um mesmo projecto. É um tipo de estrutura muito utilizada quando a organização trabalha por projectos sendo necessária a constituição de equipas multidisciplinares para a realização de cada projecto. A principal vantagem deste tipo de estruturas é a elevada especialização conseguida ao nível de cada projecto.

7 Programas s para a gestão de projectos Inclui uma lista vasta de vários tipos de software/funcionalidades Organização de tarefas Controlo de custos Gestão de orçamentos Gestão de recursos Colaboração Comunicação, documentação Gestão da qualidade Administração com o objectivo de lidar com a complexidade de (grandes) projectos. (

8 O que pode fazer um programa de gestão de projectos? 1. Organização de tarefas 1. A tarefa é a unidade básica do projecto 2. Uma tarefa pode estar associada a 1. Uma ou mais pessoas 2. Uma duração 3. Um calendário 4. Um custo 5. Necessidades logísticas 6. Ser parte de um objectivo 7. Ser repartida em passos (sub-tarefas) 8. Um indicador de progresso 9. Um status, comentários, documentos 10.Um sistema de notificação

9 O que pode fazer um programa de gestão de projectos? 1. Organização de tarefas 3. As principais dificuldades são: 1. Estabelecer que tarefas dependem de outras (reagendamento, critical paths) 2. Atribuir pessoas a várias tarefas, e calcular marcação + carga de trabalho total 3. Lidar com a incerteza da duração de cada tarefa 4. Gerir as tarefas para corresponder a vários prazos em simultâneo (

10 O que pode fazer um programa de gestão de projectos? 2. Devolver informação 1. Visão geral de quanto tempo o projecto demorará a estar completo (gantt) 2. Lista de tarefas por pessoa, calendário de tarefas por pessoa 3. Informação sobre a carga de trabalho (por pessoa, por grupo [ex. férias]) 4. Aviso precoce de riscos para o projecto 5. Custos 6. Ponto de situação na execução do projecto (planeado vs real) e do orçamento 7. Histórico (

11 Tipos de software de gestão 1. Desktop (locais) É o mais rápido e graficamente mais rico. Alguns permitem um nivel de colaboração entre utilizadores (dificilmente em simultâneo). 2. Baseados na web Pode ser acedido pela web, sem instalação de software. Naturalmente para múltiplos utilizadores Mais lento. Alguns programas permitem versões offline.

12 Gratuitos 1 Tarefas e subtarefas 1 Calendário 1 Recursos e s 1 Orçamento 1 Tempos 1 Exportação

13 1. Gratuitos 1. São como os almoços grátis não existem. 2. Muitos são SaaS (Software as a Service) 3. Compromissos 2. Tarefas e subtarefas 3. Calendário 4. Recursos e s 5. Orçamento

14 Gratuitos 1. Tarefas e subtarefas 1. Níveis hierárquicos 2. Copia de conjuntos de tarefas 3. Página de tarefas por pessoa 4. Custos, tempos, recursos, logística 5. Comentários, tags, documentos 2. Calendário 3. Recursos e s 4. Orçamento

15 Gratuitos 1. Tarefas e subtarefas 2. Calendário 1. Das tarefas 2. Por recurso 3. Gantt 3. Recursos e s 4. Orçamento 5. Tempos 6 Exportação

16 Gráficos de Gantt

17 Gráficos de Gantt

18 Gráficos de Gantt

19 Gráficos de Gantt

20 Gratuitos 1. Tarefas e subtarefas 2. Calendário 3. Recursos e s 1. Notificação automática 2. To do list 4. Orçamento 5. Tempos 6. Exportação

21 GTD Getting Things Done Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up not when it blows up. Organize reminders of your projects and the next actions on them in appropriate categories. Keep your system current, complete, and reviewed sufficiently to trust your intuitive choices about what you're doing (and not doing) at any time.

22 GTD Getting Things Done Collect Process Organize Review Do

23 GTD Getting Things Done 1. Collect 1. Descarregar as preocupações da cabeça 2. Depositar em listas 3. Rever / esvaziar semanalmente 2. Process 3. Organize 4. Review 5. Do

24 GTD Getting Things Done 1. Collect 2. Process 1. Construir sequências de trabalho (workflow) rígidas 2. Começar no topo 3. Fazer uma coisa de cada vez 4. Nunca introduzir novos itens (vão para o balde) 3. Organize

25 GTD Getting Things Done 1. Collect 2. Process 5. Se algo de novo requer acção: 1. Faça-o se demora menos que 2 min, OU 2. Delegue-o, OU 3. Atrase-o 6. Se algo de novo não requer acção 3. Organize 1. Registe-o, para referência, OU 2. Deite-o for a, OU 3. Incube-o para mais acção posterior (balde).

26 GTD Getting Things Done 1. Collect 2. Process 6. Se algo demora 2 min a ser realizado, deve ser feito de imediato é o mesmo tempo que demora a ser atrasado ou registado. 3. Organize 4. Review 5. Do

27 GTD Getting Things Done 1. Collect 2. Process 3. Organize 1. Lista de próximos passos 2. Projectos a organizar 3. À espera de 4. Talvez um dia 4. Review 5 Do

28 GTD Getting Things Done 1. Collect 2. Process 3. Organize 4. Review 1. Semanal 2. Manter a ordem das tarefas 5. Do

29 GTD Getting Things Done 1. Collect 2. Process 3. Organize 4. Review 5. Do 1. Tempo e espaço rigidamente reservado

30 GTD Getting Things Done Collect Process Organize Review Do Software

31 Gratuitos 1. Tarefas e subtarefas 2. Calendário 3. Recursos e s 4. Orçamento 1. Previsto 2. Executado 5. Tempos 6. Exportação

32 Gratuitos 1. Tarefas e subtarefas 2. Calendário 3. Recursos e s 4. Orçamento 5. Tempos 1. Calendário 2. Duração 6. Exportação

33 Gratuitos 1. Tarefas e subtarefas 2. Calendário 3. Recursos e s 4. Orçamento 5. Tempos 6. Exportação 1. Não só dos relatórios, mas dos dados. 2. Backup

34 Programas Apenas 1 projecto é gratuito, limitado a 3 utilizadores Permite comunicação e interactividade entre os membros da equipa online meetings Exporta para Word e do Excel relatórios dos projectos Permite atribuir tempos Permite vários recursos por tarefa, com tempos parciais Permite tempos estimados Permite gantt por recursos Publicação de status na Web Carrega files Tem custo por recurso/tempo

35 Programas Versão gratuita: até 2 projectos, 5 membros Tem horas alocadas, e % de completo, num esquema gantt (assume 100% do tempo) Tem sistema de s alerts, mensagens e reports diários Não tem custos Exporta para Excel É intuitivo

36 Programas Versão gratuita: até 2 projectos, 5 membros Tem horas alocadas, e % de completo, num esquema gantt (assume 100% do tempo) Tem sistema de s alerts, mensagens e reports diários Não tem custos Exporta para Excel É intuitivo

37 Programas Permite 2 projectos até 5 utilizadores Não tem cálculo de custos Tem um task timer Tem um calendário de eventos Exporta tempos para o excel

38 Programas Versão gratuita até 5 Documentos/projectos Aceita subnívels que permitem subdividir o project Aceita reminders Tem um calendário Aceita a adição de campos às tarefas, como tempos estimados, e custos. Permite criar templates de relatórios, incluindo as variáveis criadas.

39 Finale

40 Finale

41 Finale

42 Definição de gestor de projecto If you're 6 months late on a milestone due next week but really believe you can make it, you're a project manager.

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