Big-Bang! Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow Julho Palestra de Divulgação

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1 Big-Bang! Gestão Eletrônica de Documentos e Workflow Julho 2004 Palestra de Divulgação

2 José Luis Vera Diretor Pablo García Gerente de Tecnologia Javier Briosso Chefe da Software House

3 O Big Bang : A maior mudança na história do Universo... Faz milhões de anos... O Universo formou-se numa enorme explosão Agora... O Workflow e as tecnologias de GED oferecem a oportunidade de viver nosso próprio Big Bang.

4 Agenda 9:15 Introdução: GED e Workflow 9:45 Intellikon Redução de tempo e erros; demonstração Coffee Brake 11:00 Q-flow Automação para previsões de resultados 11:20 Demonstração de Intellikon + Q-flow

5 Alguns Dados da Urudata: 18 anos de mercado. Mais de 130 funcionários. Fabrica no Uruguai Escritórios na Argentina, Bolívia, Brasil e projetos executados em Chile, Costa Rica, Venezuela e Salvador. Software Factory: Áreas de Interesse Estratégico: Controle de Processos Gestão de Conhecimento Consultoria: Implementação de Projetos. Certificada ISO 9000 desde 1999.

6 Alguns de nossos Clientes Urudata Software Accenture (Arg, Ch) Adm. Nacional de Puertos Alstom Chile Banco Ganadero (Bol) Banco Popular (CR) Banco República (Uru) Banco Santander (Uru, Ch) Banco Itaú (Arg) BankBoston (Uru) BBDO Costa Rica Conaprole (Uru, Br) Creditel Dirección de Aduanas (CR) Equifax Gobierno Municipal de La Paz Gobierno Municipal de Santa Cruz Guyer & Regules Instituto Salvadoreño del Menor La Serenísima Laboratorio Abbott LATU Sistemas Ministerio de Ganadería y Agricultura Ministerio del Interior Ministerio de Educación y Cultura (Programa PDT-BID) Ministerio de Transporte Novartis Portal Observa Laboratorio Pharma Johnson & Johnson Posadas & Vecino Reuters Siderar (Arg, Br) Siderca SUN Systems (Arg, Br) Techint (Uru, Arg, Br)

7 Most Significant Company Awards Microsoft Award of Excellence 1997 Q-flow: Best Collaboration Tool Microsoft Fusion 2002 Latin America - Collaboration Solution of the Year 2003 (Microsoft Award)

8 Gestão de Conhecimento Skandia (Suecia) avalia seus ativos do conhecimento Business Intelligence = Corporate Knowledge O recurso fundamental econômico -o meio de produção- já não é o capital, os recursos naturais ou o trabalho. É e será o conhecimento - Post Capitalist Society- Peter Drücker Howard Dresner - Gartner Group: KM software nova categoria de IS

9 Valor do Conhecimento 50 profissionais U$ 50/h 50% tempo trabalhando no conhecimento 160 h/ mês 11 meses ao ano 5 anos Significa:... U$ 11 milhões!!

10 Tendências... O desenvolvimento da informática nas organizações torna cada vez mais desnecessária a utilização de papel interno Trabalho através da Web... Informação aos clientes: Web Trabalho crescente pelo

11 Tendências... Assinatura eletrônica terá maior valor do que a assinatura manuscrita. A quantidade de documentos físicos vão diminuir e os eletrônicos aumentam; gradativamente uma grande proporção é substituída por formulários (informação estruturada).

12 Tendências... A maioria dos Documentos Físicos existem em virtude da falta de sistemas computacionais alternativos. Planejar para o futuro é estabelecer a Infra-estrutura que sustente o passado (imprescindível), o presente e o futuro. O futuro supõe administrar Informação e Documentos

13 Então... é preciso Implementar os Sistemas que permitam o acesso sem restrições aos documentos em forma digital, desde os próprios Processos de Negócios. Pensando em que horizonte de tempo? O modelo deve sustentar-se no minímo por 10 anos

14 A digitalização de um problema o converte em... Um problema Digital! Atenção - Estaríamos quase na mesma situação... Somente teremos digitalizado o problema, e não a solução

15 Sistema Documental Corporativo Vamos Compor uma Visão Exercício

16 Requerimentos - Resultado do Exercício cio Grupo 1 Segurança Flexibilidade das Consultas Facilidade de Configuração Capacidade da Integração com os sistemas ou fontes dos dados da organização Sistema que se adapte ao negócio Organização hierárquica (cliente tarefa) Armazenamento ótimo e compacto Funcionalidade total com WEB

17 Requerimentos - Resultado do Grupo 2 Banco de dado único Exercício cio Uniformidades nos processos e procedimentos Fluxogramas definidos, cadastrados e racionalizados Informações sobre as normas... Web... Formulários eletrônicos Manuais de Procedimentos; Biblioteca de Normas e procedimentos Controle de Vigência

18 Integração do Sistema Documental O Sistema poderá gerenciar: Informações estruturadas (dados) Processos /Trabalhos Assuntos... Com documentos relacionados, todo acesso poderá ser realizado de um mesmo portal

19 O que mais... O que mais requer para que o trabalho na empresa efetivamente flua? Processo definido para cada atividade... Organograma e Funções Substituições (por faltas, férias, etc) Tempo normal e tempo limite (alertas) Delegação automática Relatórios e Informação estatística para a tomada de decisões

20 Intellikon.net Redução de tempo e erros

21 IntelliKon Integração com Office Catalogação Glossários Scanner Fontes Externas Fax e Templates Modelos Arquivo. Físico Armazenagem SharePoint

22 Apresentação do Intellikon Gerenciamento do Conhecimento da Empresa Captura Recuperação Administração Passagem para Histórico Sistema Multi-língua Tecnologia.net

23 Características Armazenamento Seguro Armazenamento Centralizado Evita a Perda do Conhecimento Trabalho Eficiente Tipos de Documentos Propriedades dos Tipos de Documentos Catalogação dos diferentes Tipos de Documentos Controle de Versões dos documentos Ambientes de Colaboração Anotação

24 Características (cont.) Acesso mediante Agrupamentos temáticos Informação organizada em Portais Captura de diversos tipos de entradas Captura de Correios Identificação do documento físico Inalterabilidade Comparação de Documentos Ágil Vista de Propriedades e Resumos Qualidade da Catalogação Extranet

25 FUNCIONALIDADES Catalogação de Documentos Busca Check In / Check Out Rodapé identificador automático Glossário Gerenciamento de Modelos Templates Geração automática de PDF Envio de informação das Ferramentas Intellikon Gerenciamento de Faxes Acesso Remoto Adm. Arquivo Físico Digitalização, OCR e Reconhecimento de Padrões

26 FERRAMENTAS DO SISTEMA IKon-Portal IKon-Desktop Ferramentas Windows Captura Catalogação Busca e Recuperação Segurança Participação nos Workflows Office Add-in Comandos Intellikon nas Barras de Ferramentas Estação de Digitalização (Scanner) Servidor de Catalogação Centro de catalogação Manual

27 ARQUITETURA

28 INTEGRAÇÃO COM SOFTWARE DE NEGÓCIOS Interação: Intellikon foi desenvolvido com uma capa de abstração dos objetos do negócio. O Intellikon consegue fornecer a informação da empresa na forma que os usuários desejam vê-la.

29 INTEGRAÇÃO COM SOFTWARE DE NEGÓCIOS (2) Só imaginar...adicionar um cliente nos sistemas centrais -> gera um site do cliente no Intellikon Ele vá conter todos os correios, documentos, e toda informação que seja catalogada relativa a ele. O ERP poderá também em qualquer momento selecionar os documentos relacionados com uma transação.

30 IntelliKon Word Excel PowerPoint Fax Mail Otros Lógica de Negócio Armazenamento centralizado

31 Integração com o Q-flow Intellikon + informação e a lógica de negócios da organização com Q-flow. Automação dos processos de negócio Controle dos processos documentais (ex): Processos de Aprovação. Processos de Controle de Vigência / Vencimento Processos de Geração de Modelos

32 Exemplo: Escritório Guyer & Regules Escritório Guyer & Regules O maior escritório de advocacia do Uruguay especializado em multinacionais Uma de suas Unidades de Negócio realiza trabalho notarial Citibank: 50% das suas Garantias imobiliárias Implementou o Q-flow e Intellikon para controlar a qualidade e melhorar o tempo de Gestão. Os seus clientes tiveram acesso as suas informações através da web. Antes: 60 a 90 dias Despois: 30 a 40 dias Aos 3 meses: Citibank passou-lhe 66% Aos 7 meses: Citibank passou-lhe 100% dos trâmites de Garantias imobiliárias.

33 Intellikon - Demonstração

34 Demonstração Catalogação e recuperação desde o Word Recuperação desde o Portal Catalogação desde Desktop Catalogação desde Outlook Site Pessoal: Minha informação, tarefas e ações Site de Cliente:Conteúdo relativo ao Cliente Site do Assunto: Conteúdo gerenciado num contexto de um Processo de negócio Exemplo de um Processo Recebe pedido Começa trabalho Procura informação Escolhe Modelo Responde

35

36 Fim Obrigado por ter vindo

Intellikon 2.2. Código de Manual: Ik22001POR Versão do Manual: 1.0 Última revisão: 21/2/2006 Aplica-se a: Intellikon 2.2.

Intellikon 2.2. Código de Manual: Ik22001POR Versão do Manual: 1.0 Última revisão: 21/2/2006 Aplica-se a: Intellikon 2.2. Intellikon 2.2 Código de Manual: Ik22001POR Versão do Manual: 1.0 Última revisão: 21/2/2006 Aplica-se a: Intellikon 2.2 Manual do Usuário If22001POR v1.0 Intellikon Manual do Usuário Urudata Software Rua

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