Gerenciamento de Alteração de Escopo

Transcrição

1 Gerenciamento de Alteração de Escopo

2 PRIMEIRO CONCEITO Escopo - Gerenciamento das variações do contrato, inicia-se no seu gerenciamento do escopo, que deve possuir O a capacidade de assegurar que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para o atendimento das especificações, além disso, aspectos de mudanças de cenário devem ser considerados. EAP - Um dos instrumentos para efetuar esse Gerenciamento é contemplar todo o escopo do projeto quando elaboramos a Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Controle - Além dessa identificação do escopo, também iremos identificar como o empreendimento será monitorado, gerando a rastreabilidade necessária para a execução da análise de eficiência dos recursos diretos, de performance do empreendimento e de suas variações.

3 Primeiro passo Definição do escopo e identificação das entregas do Projeto Elaboração da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Desenvolvimento do cronograma com qt., recursos, custos e peso relativos. Criação do Registro das Variações (Variation Register)

4 SEGUNDO CONCEITO Variação É a existência de um evento que pode ou não impactar no O prazo ou custo de uma ou mais atividades de um empreendimento, envolvendo Engenharia, Compras, Construção e Gerenciamento (EPCM), além dos aspectos legais. Basicamente, existem 2 tipos de variação: - Por alteração de escopo - Por possibilidade de alteração de cenário

5 SEGUNDO CONCEITO Variações por alteração de escopo (não limitado a): O Revisão dos desenhos; Emissão de uma change order ; Alteração de especificação de um material, equipamento ou serviço a ser fornecido e pertencente ao escopo original contratado; Alteração da metodologia executiva de pelo menos um determinado serviço pertencente ao escopo original contratado; Alteração das quantidades a serem executadas; Inserção de uma nova atividade ao escopo original contratado.

6 SEGUNDO CONCEITO O Variações por mudança de cenário (não limitado a): Falta de desenhos aprovados para construção, ou disponibilização tardia; Atraso em aprovação de desenhos, especificações, mock up, ou qualquer outra ação que dependa da empresa contratante; Catástrofe, Greve; Acidente / Incidente ou qualquer outra interferência no decorrer dos trabalhos no campo; Ociosidade ou improdutividade de mão de obra / equipamentos por falta de material ou frente de serviço; Problemas de interdependência entre empresas que estão atuando no campo simultaneamente, onde a performance ruim de uma compromete o trabalho da outra; Atrasos durante a execução de uma ou mais atividades do projeto.

7 Terceiro Conceito Produção é o que foi executado em uma ou mais atividades escopo do contrato, em um determinado período de controle do empreendimento, por exemplo: Produção de concreto: 3000 m 3 / mês. Produtividade é o tempo que é consumido para execução de uma unidade da sua composição de custo unitário, por exemplo: Produtividade do Pedreiro da alvenaria: 0,80 h / m 2

8 Quarto Conceito Relação Sintoma - Causa Efeito Sintoma => indica uma tendência do impacto de uma variação. Causa => detalhamento da variação em si, com a geração do maior número de informação possível relativa à mesma. Efeito => Representa o impacto no cronograma e custo do empreendimento relativo a causa, quando então as atividades escopo original do contrato serão identificadas e impactadas, possibilitando a execução da análise de tendência de acordo com a metodologia escolhida.

9 RASTREABILIDADE

10 Rastreabilidade O Toda variação deverá ser rastreada desde seu início até sua conclusão, com todo o histórico de sua existência sendo devidamente registrado, podendo esse registro ser através de inserção de documentos, atas de reunião, e- mails, fotografias, vídeos, matérias de jornal, entrevistas, e todo e qualquer procedimento que permita compreender o histórico relativo à sua existência.

11 Histórico da Variação Esse histórico de cada variação, pode ser subdividido em O duas situações, a saber: 1) Histórico da variação: compreende todos os acontecimentos que ocorreram relativos a tão somente a existência da variação; ela mesma. Esse histórico também irá permitir compreender sua duração, seu custo direto e/ou indireto.

12 Histórico da Variação O 2) Impacto da variação no escopo original do contrato, observando se ocorreu ou não algum impacto no escopo original devido a existência de cada variação, ou em outras palavras, se existe alguma interdependência devido a existência da variação ao escopo original do contrato, isso em relação a todos os aspectos de engenharia compras e construção.

13 Exemplo de Variação Terminal 3 do Aeroporto Internacional de Dubai 2960 eventos em 2,5 anos de obra(mais de 3 por dia)

14 Periodicidade da Rastreabilidade O A periodicidade que cada variação deverá ser rastreada irá depender do prazo do contrato, sendo no mínimo quinzenal, podendo ser semanal. Essa rastreabilidade envolve também avaliação de aspectos legais, isso significa que durante a existência de cada variação, a mesma deverá ser rastreada, tanto técnica como contratualmente.

15 Base para Elaborar a Rastreabilidade da Eficiência do Projeto Peso relativo em função do custo Peso relativo em função das horas diretas

16 Base para Elaborar a Rastreabilidade da Eficiência do Projeto Progresso mensal previsto Curva S Prevista

17 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% month 1 month 2 month 3 month 4 month 5 month 6 month 7 month 8 month 9 month 10 month 11 month 12 Horas Planejadas (PH) = QT Previstas x HH unitárias previstas Horas Agregadas (EH) = QT Executadas x HH unitárias previstas Horas Realizadas (AH) = QT Executadas x HH unitárias consumidas

18 Falando do controle da eficiência PV (ou PH) = EV (ou EH) significa que a obra está dentro do prazo EV (ou EH) < AH significa que a obra até o momento está ineficiente

19 PREVISIBILIDADE

20 Previsibilidade O Dependendo da duração de cada variação, a mesma deverá ser rastreada também no sentido de gerar a previsibilidade do impacto de prazo e / ou custo do empreendimento. Essa previsibilidade estará intimamente ligada com o contingenciamento de prazo e custo, e consequentemente com sua análise de risco.

21 Previsibilidade Essa previsibilidade irá permitir mitigar um problema futuro O devido a existência de cada variação, quer tecnicamente, quer legalmente. A previsibilidade técnica envolve permitir, antecipadamente, que a Gerência do Empreendimento tome ações técnicas que permitam reduzir o impacto de cada variação ao escopo original do contrato (se for o caso), ao prazo do empreendimento e ao seu custo final.

22 Previsibilidade O Já a previsibilidade legal, permite a empresa em municiar-se de informações técnicas e jurídicas que permitirão futuramente, se for o caso, estar mais capacitada de participar de negociações que envolvem a existência de cada variação, estando inclusive mais tecnicamente capacitada para elaborar um pleito ou proteger-se de um pleito de outra empresa, chegando até a estar mais preparada para participar em uma disputa ou até mesmo arbitragem.

23 Exemplo do fluxo de Gerenciamento das Variações Scope Management Project Controls New Event (letter, Instruction, site information) Commercial / Production WBS Definition Planning & Scheduling Quantities and rates Planning & Scheduling Notice letter Project Controls Proposal (Cost + Planning) Planning & Scheduling Baseline Programme Planning & Scheduling Identification of the impacted activities in the baseline programme Project Controls Planned S Curves Project Controls 4 weeks look ahead Planning & Scheduling VD - Variation data Base Project Controls EPC activities execution Production Events - Progress / Productivity Analysis Project Controls Qt executed Project Controls Hours spent Project Controls Programme update Planning & Scheduling Interim Particular Project Controls Actual S Curves - Progress / Productivity Analysis Project Controls Front of work available, site constrains, EPC analysis Planning, Production, Project Controls Final Particular Project Controls } Fluxo de Gerenciamento das Variações

24 Literatura O Delay and Disruption Protocol emitido pela Society of Construction Law

25 Análise de atraso A Análise de atraso possui como objetivo tornar a rastreabilidade e previsibilidade do projeto mais eficiente, principalmente no tocante a atrasos e interferências fruto da avaliação da eficiência da equipe ou fruto de um novo evento identificado no projeto. Uma vez que um impacto no prazo ou no custo seja identificado, o pedido (claim) de aditivo de prazo e/ou de custo será tecnicamente suportado pelo conteúdo do registro das variações do projeto, e também pelo protocolo em função da metodologia de análise escolhida.

26 Elaboração do Pleito O procedimento básico para gerar um pleito de extensão de prazo e/ou acréscimo de custo é o seguinte: 1) Identificação do evento, com descrição detalhada do mesmo 2) Identificação da metodologia executiva e todos os procedimentos de compra e engenharia necessários a execução do evento, com descrição detalhada dessas informações. 3) Planejamento e orçamento do evento, com dos quantitativos previstos para a execução do mesmo e definição dos custos. 4) Identificação do tipo de analise de atraso que será efetuada em função das informações existentes, com descrição detalhada da razão do processo escolhido. 5) Identificação das cláusulas contratuais relativas à solicitação de aditivos do projeto e também das relativas a multas e penalidades. 6) Identificação das atividades a serem impactadas no cronograma escolhido, com um texto esclarecendo a razão dessa identificação. 7) Impacto no cronograma, com a devida explicação da razão da interdependência criada. 8) Avaliação do resultado do impacto. 9) Identificação da extensão de prazo e/ou custo diretos e indiretos relativos a esse impacto. 10) Conclusão do pedido de aditivo com as informações dos valores solicitados, tanto de prazo quanto de custo direto e indireto, se for o caso.

27 Gerenciamento das Variações identificadas mas ainda não rastreadas Nessa situação, a metodologia aplicável chama-se Análise Forense (Forensic Analysis). Basicamente, essa metodologia irá procurar resgatar todo o histórico de cada variação através da busca de informações contidas em quaisquer tipos de documentos em que cada variação foi envolvida; e posteriormente registrar esse histórico na linha de tempo que a compõe, procurando inclusive identificar a interdependência entre a documentação existente e finalmente procurar identificar qual o impacto de cada variação no escopo original do contrato, e consequentemente em seu prazo e custo final.

28 Exemplo de análise forense

29 Fale Conosco Stephen Rayment CEO, Systech International Celular: +44 (0) Craig Silcock Presidente das Américas Celular: Ricardo Delarue Diretor na América Latina Tel: ext 26 Cel: R. 7 de Setembro 43 sala 1202 Centro, Rio de Janeiro, RJ - Brasil,

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