Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro. Sistema de EDI Intraorganizacional

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1 Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro Sistema de EDI Intraorganizacional Caso de estudo Sousacamp SGPS Dissertação de Mestrado em Engenharia Informática Daniel Alves Martins Sob orientação do Professor Doutor Ramiro Gonçalves e do Professor Doutor Frederico Branco Vila Real, Dezembro de 2012

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3 Dissertação apresentada por Daniel Alves Martins à Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro para cumprimento dos requisitos necessários à obtenção do grau de Mestre em Engenharia Informática, sob a orientação do Prof. Doutor Ramiro Manuel Ramos Moreira Gonçalves, Professor Auxiliar com Agregação do Departamento de Engenharias da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro e do Prof. Frederico Augusto dos Santos Branco, Assistente Convidado do Departamento de Engenharias da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro. iii

4 À minha Família que sempre me apoiou! Este trabalho foi escrito ao abrigo do novo Acordo Ortográfico. iv

5 Ag Agradecimentos Agradeço à Sousacamp e a todos os seus colaboradores por me darem todas as condições necessárias à realização do trabalho. O meu muito obrigado aos Orientadores, por me guiarem na direção certa. À minha namorada, Tânia, que tantas vezes me corrigiu, o meu muito obrigado! A toda a minha Família, pois sem eles não seria possível. E a todos os meus colegas e amigos pelo apoio constante, obrigado! v

6 Re Resumo As Organizações estão cada vez mais preocupadas com a otimização dos seus processos para, a partir daí, obter vantagens competitivas no mercado. Por detrás de qualquer negócio, empresa ou instituição existe um constante fluxo de criação e manipulação de documentos e respetivo tratamento. Em muitos casos um autêntico caos burocrático. Estes processos envolvem um grande esforço a nível de recursos humanos e a suscetibilidade a erros é elevada. A Sousacamp é um grupo da área agroalimentar que tem, na sua constituição, diversas empresas distribuídas pela Península Ibérica. As empresas do grupo fazem compras e vendas entre si aumentando a carga de papel com todas as transações efetuadas dentro do grupo. Assim sendo, a Sousacamp necessita de uma solução de EDI que possa satisfazer as necessidades internas entre as empresas do grupo, mas respeitando as diferenças existentes entre elas. Com este projeto será possível alcançar uma otimização de todo o processo de negócio do grupo, mais concretamente, no tempo gasto, nos erros, na capacidade de resposta, na segurança e nos custos envolvidos. Todo o desenvolvimento é feito internamente com a integração dos serviços já existentes no grupo, respetivamente, a Intranet e o ERP. A solução proposta foi desenvolvida utilizando a tecnologia ASP,.NET, e linguagem C#. vi

7 Ab Abstract Organizations are increasingly concerned with the optimization of its processes so that, from there, they gain competitive advantage in the market. In the inside any business, company or institution there is a constant flow of creation and manipulation of documents and respective treatment. In many cases a real bureaucratic chaos. These processes involve a great effort in terms of human resources and susceptibility to errors is high. Sousacamp is a group of companies specialized in agrifood area that are distributed throughout the Iberian Peninsula. The group companies are buying and selling from each other increasing this way the load of paper with all transactions within the group. Therefore, Sousacamp needs an internal "EDI" solution which can meet the domestic needs of the group companies, but respecting the differences between them. With this project it will be possible to achieve an optimization of the entire business process, more precisely, the time spent, accuracy, capacity in responsiveness, security and involved costs. The whole development is done internally with the integration of already existing services in the group, respectively, Intranet and ERP. The proposed solution was developed using ASP,. NET and C # language. vii

8 PC Palavras-chave Troca de dados eletrónicos (EDI); Integração; Colaboração; Sistemas Intraorganizacionais; Problemas organizacionais; Gestão tecnológica; Implementação; Desenvolvimento; Estudo de caso; Sistema de Planeamento de Recursos (ERP); SharePoint. viii

9 KW Keywords Electronic Data Interchange (EDI); Integration; Collaboration; Intra-organizational systems; Organizational issues; Technology management; Implementation; Development; Case-study; Enterprise Resource Planning (ERP); SharePoint. ix

10 A experiência não é o que acontece a um homem. É o que um homem faz com o que lhe acontece. Thomas Jefferson ( ) 3º Presidente dos EUA x

11 ÍG Índice Geral Agradecimentos... v Resumo... vi Abstract... vii Palavras-chave... viii Keywords... ix Índice Geral... xi Índice de Tabelas... xv Índice de Figuras... xvii Acrónimos... xix 1. Introdução Motivações, objetivos e contributos Organização do trabalho Electronic Data Interchange Conceitos Evolução Propósito Como funciona? Standards (Padrões) EDIFACT X XML Especificação Tradutor Fontes de transmissão Value Added Network xi

12 Internet Processo de implementação Constrangimentos na implementação Custo Padrões inadaptados Redundância Vantagens Velocidade Precisão Rentabilidade Segurança Limitações Segurança Capital investido Síntese Tecnologias de Integração Arquitetura de integração Um para um BUS integração Base de Dados Arquitetura Multibase de dados Base de dados partilhada Base de dados intermédia BPEL A Sousacamp História Grupo e Empresas Sistema de Informação Infraestrutura de rede física e lógica Arquitetura Software, serviços e principais funcionalidades utilizadas EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Razão/Motivação xii

13 5.2. Fase 1 Análise (Solução Proposta) Requisitos Modelação Software Fase 2 Desenvolvimento Análise da Base de Dados do ERP Mapeamentos Parametrizações Validações Fase 3 Comunicação com Utilizador Interface do utilizador Front-End Sistema de Alertas Histórico Fase 4 Resultados Limitações Testes Considerações Finais Trabalho futuro Bibliografia Anexos Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport EDItEUR XML Document Formats Extensible Markup Language Artigo 6º da Portaria n.º 22-A/ xiii

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15 ÍT Índice de Tabelas Tabela 1 - Uso de standards EDI por zonas/dependências (B&N Software AG, 2001)... 9 Tabela 2 - Exemplo de uma mensagem EDI de uma fatura Tabela 3 Número de documentos anuais trocados dentro do grupo Tabela 4 - Número de todos os documentos anuais Tabela 5 - Tipo e número de documentos trocados por ano Tabela 6 - Tempo necessário por documento (processo manual) Tabela 7 - Requisitos Funcionais Tabela 8 - Requisitos Não Funcionais Tabela 9 Tabela ArtigoCliente Tabela 10 - Tempo necessário por documento (processo com sistema EDI interno) xv

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17 ÍF Índice de Figuras Figura 1 - Diferença entre o fluxo de papel e EDI (Robeson & Copacino, 1994) Figura 2 - Ordem de Compra enviada por EDI Figura 3 - Comunicação entre dois parceiros de negócio (Garguilo & Markovitz, 1996) Figura 4 - Representação simples de sistema EDI por uma VAN (Gupta, 2011) Figura 5 - Sistema de VAN típico (Gupta, 2011) Figura 6 - Sistema EDI sobre Internet/VAN (Bidgoli, 2011) Figura 7 - Arquitetura 1 para 1 (Rognerud & Hannay, 2009) Figura 8 - Arquitetura com bus integração (Rognerud & Hannay, 2009) Figura 9 - Arquitetura de MDBS (Lawrence, 1999) Figura 10 - Logotipo da Sousacamp SGPS S.A. (Sousacamp SGPS, 2011) Figura 11 - Localização das Empresas Figura 12 - Topologia Lógica Figura 13 - Estrutura SI dos Hyper-V da Sousacamp Figura 14 - Funcionalidades do Microsoft Active Directory (Microsoft Corporation, 2011) Figura 15 - Visão Geral do MOSS (Microsoft) Figura 16 - Exemplo de transformação (PEC -> ECL) Figura 17 - Exemplo de transformação (GTE -> GTR) Figura 18 - Documentos trocados dentro do grupo Figura 19 - Processo manual do colaborador Figura 20 - Dias úteis gastos com Documentos Internos Figura 21 - Possível redução do tempo em 50% com EDI em dias Figura 22 - Ciclo "ideal" de criação de documentos Figura 23 - Diagrama Casos de Uso do Sistema EDI Figura 24 - Processo de obtenção e alerta Figura 25 - Processo de criação novos documentos Figura 26 - Screenshot das operações na BD do ERP Figura 27 - Relação entre Cabeçalho e Linhas ERP Figura 28 - Interface EDI na Intranet Figura 29 - Resumo da inserção Figura 30 - Avisos intranet xvii

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19 Ac Acrónimos Nesta dissertação são utilizadas abreviaturas de designações comuns apenas apresentadas aquando da sua primeira utilização: AIAG ANSI API ATA B2B B2C BBS BI BPMN CAE CICA CMS DFA DoS DSI DW EDI Automotive Industry Action Group American National Standards Institute Application Programming Interface Autoridade Tributária e Aduaneira Business to Business Business to Consumer Bulletin Board System Business Intelligence Business Process Modeling Notation Classificação das Atividades Económicas Context Inspired Component Architecture Content Management Systems Departamento Financeiro e Administrativo Denial of Service Departamento Sistema de Informação Data Warehouse Electronic Data Interchange xix

20 ERP HDMA IETF ISO LDBS MARL MDBS MOSS NIST NWDA OASIS RDP SGBD SGC SGPS SI SP SQL TDCC TDI TI UCC Enterprise Resource Planning Healthcare Distribution Management Association Internet Engineering Task Force International Organization for Standardization Local DataBase System Mercado Abastecedor da Região de Lisboa MultiDataBase System Microsoft Office SharePoint Server National Institute of Standards and Technology National Wholesale Druggists Association Organization for the Advancement of Structured Information Standards Remote Desktop Protocol Sistema de Gestão de Base de Dados Sistema de Gestão de Conteúdo Sociedade Gestora de Participações Sociais Sistemas de Informação Stored Procedure Structured Query Language Transportation Data Coordinating Committee Trading Data Interchange Tecnologias de Informação Uniform Commercial Code UNECE United Nations Economic Commission for Europe VAN Value Added Network xx

21 Introdução 1 1. Introdução As Organizações estão cada vez mais preocupadas com a otimização dos seus processos para, a partir daí, obter vantagens competitivas no mercado. Por de trás de qualquer negócio, empresa ou instituição existe um constante fluxo de criação e manipulação de documentos e respetivo tratamento. Em muitos casos um autêntico caos burocrático. Estes processos envolvem um grande esforço a nível de recursos humanos e a suscetibilidade a erros é elevada. Os documentos envolvidos nestes processos são, por exemplo, documentos referentes a encomendas, vendas, transporte, etc. O Enterprise Resource Planning (ERP) agrega todos estes documentos na sua base de dados. Para o envio de documentos de forma automática e eletróncia existe o Electronic Data Interchange (EDI), em português, Troca Eletróncia de Dados que, com as devidas normas, consegue enviar os dados (documentos) para outras organizações. A Sousacamp é um grupo da área agroalimentar que tem, na sua constituição, diversas empresas distribuídas pela Península Ibérica. As empresas do grupo fazem compras e vendas entre si aumentando a carga de papel com todas as transações efetuadas dentro do grupo. Assim sendo, a Sousacamp necessita de uma solução de EDI que possa satisfazer as necessidades internas entre as empresas do grupo, mas respeitando as diferenças existentes entre empresas Motivações, objetivos e contributos O fluxo de informação nas organizações está em crescimento, muito devido a novas aquisições e desenvolvimento das mesmas, como também, às novas possibilidades de extração de nova informação a partir de dados já existentes. 1

22 Introdução O grupo Sousacamp tem empresas portuguesas e espanholas tendo algumas sido integradas por aquisição e outras por constituição. As dificuldades e complexidade de integração já são notáveis e a probabilidade desta situação aumentar é elevada. O sistema de EDI é uma forma de trocar documentos de negócio por via eletrónica. Este sistema é muito utilizado entre empresas. No entanto, para empresas do mesmo grupo esta solução é pouco implementada, existindo pouca informação a esse respeito. Na literatura o conceito de EDI interorganizacional é referido para empresas distintas, que também poderia aplicar-se aqui, no entanto, pertencendo ao mesmo grupo empresarial, e fazendo parte da cadeia logística, o sistema EDI teria de cumprir os requisitos internos, ou seja, um EDI intraorganizacional (Singh, Lai, & Cheng, 2007). A Sousacamp investe muitos recursos, materiais e humanos, para manter o fluxo documental interno (dentro de empresas do grupo) organizado e em tempo útil. Um sistema de EDI interno seria a solução para reduzir drasticamente o tempo utilizado na inserção de documentos, bem como a integridade dos dados. A desmaterialização dos documentos deveria ter capacidade para manter as diferenças legais e organizacionais das empresas portuguesas e espanholas, tal como também fazer um mapeamento de todas as variáveis. Este documento irá servir como caso de estudo específico de desenvolvimento e implementação de um sistema EDI, com a integração nos sistemas já em utilização no grupo Sousacamp, tais como o ERP e a Intranet Organização do trabalho Este documento está dividido em 8 capítulos que, no seu conjunto, agregam visões teóricas, práticas, ideias, resultados e conclusões. No Capítulo 1 é apresentado um breve resumo da dissertação, ou seja, contextualização, motivações, objetivos, finalidade e estrutura. No Capítulo 2 é feito um enquadramento mais profundo relativamente ao tema central da dissertação, o EDI. 2

23 Introdução O Capítulo 3 mostra algumas metodologias utilizadas e possibilidades de integração, das quais uma será escolhida para a realização deste trabalho. No Capítulo 4, é introduzida e apresentada a Sousacamp, entidade na qual todo este tema se desenrola tornando-se, assim, caso de estudo da dissertação. É também neste capítulo onde são abordados a estrutura lógica e física dos sistemas de informação da Sousacamp de forma a melhor enquadrar as TI. No Capítulo 5, é feita uma caracterização dos documentos dentro do grupo e a importância de um sistema EDI interno e, seguindo-se, toda solução proposta, tal como a análise e implementação, incluindo testes e resultados. No último Capítulo, o sexto, organizam-se as ideias finais e conclusões sobre este trabalho. 3

24 Introdução Esta página foi intencionalmente deixada em branco. 4

25 Electronic Data Interchange 2 2. Electronic Data Interchange Nas últimas duas décadas, as tecnologias de comunicação têm evoluído de uma forma muito rápida encontrando-se, atualmente, num estado bastante amadurecido. As tecnologias de comunicação estão enraizadas na sociedade de tal forma que são utilizadas, a cada instante, de um modo quase natural. Para chegar a este ponto foram realizadas muitas investigações na área, sendo que todo o trabalho realizado contribuiu para a constante melhoria dos sistemas e métodos de comunicação. Um desses sistemas é o EDI (Electronic Data Interchange), sobre o qual esta dissertação se irá focar. EDI são as siglas para Electronic Data Interchange, ou seja, a troca de dados por via eletróncia. Este conceito é, por si só, insuficiente pois todas as formas de comunicação existentes entre sistemas computorizados podem-se encaixar nesta definição. De qualquer modo, o EDI é uma forma padronizada de transferência de dados, de um lugar para outro, por via eletrónica. As organizações estão cada vez mais com um maior fluxo documental entre os seus clientes e fornecedores. Este fluxo representa uma carga elevada ao nível da necessidade de recursos humanos e, por sua vez, no aumento dos custos. Da necessidade da partilha dos documentos de forma rápida, segura e fiável, surge o EDI. Este sistema facilitou as tarefas às empresas na partilha de documentos com a ajuda de um software estabelecido em módulos, que envia os dados de um lado para outro de forma eletrónica. Trata-se de um software que pode ser visto como uma ferramenta de integração entre parceiros de negócio, pois ambas as partes têm de aceitar a sua utilização. 5

26 Electronic Data Interchange Atualmente, o EDI é largamente utilizado, visto a sua utilização ter imensas vantagens (Agi, Ballot, & Molet, 2005). O seu uso estende-se a organizações de diversos tipos, quer da área da saúde, administração educacional, governamental, a empresas de viagens e hotelaria, estatística, financeira, entre outras (Hall, 2010) Conceitos Segundo o NIST (National Institute of Standards and Technology) na publicação de standards de 1996 (NIST, 1996), EDI é o intercâmbio entre computadores de mensagens estritamente formatadas que representem documentos de instrumentos monetários. EDI implica uma sequência de mensagens entre duas partes, cada uma das quais pode servir como remetente ou destinatário. O processamento é normalmente feito apenas por computador. A intervenção humana é usada apenas em casos de erro, análise de qualidade e para outras situações especiais.. James F. Robeson (Robeson & Copacino, 1994) define o EDI como sendo a partilha de dados de uma organização para outra, ou de um computador para outro, de forma estruturada. O formato utilizado para transmitir os dados é processável pelo computador e um sistema próprio de tradução e, dessa forma, é traduzido o documento numa língua compreensível. Na mesma lógica, segundo Schniederjans e Qing Cao (Schniederjans & Cao, 2002): EDI geralmente refere-se à troca de computador para computador de um elevado volume de informação de negócio, entre parceiros, utilizando padrões nacionais ou internacionais.. Outra definição dada por Schniederjans e Qing Cao, mais técnica, refere os padrões ANSI X12. O objetivo principal deste sistema não é de gerar conteúdo copiado, ou seja replicar conteúdo, mas sim, enviar e receber dados de forma eficiente. A visão profética de Robeson (Robeson & Copacino, 1994) pode ser vista a partir da sua afirmação, em que o EDI começou a ser utilizado em diversos mercados: EDI tornou-se bastante comum em operações logísticas e alguns estimam que a partir de 1995 mais de 80% dos pedidos serão transmitidos via EDI.. As definições mais recentes apontam o EDI como sendo um formato padrão utilizado pelas organizações para a troca de informação processável para o negócio e computadores. É a troca de informação interorganizacional de informação processável de negócio num formato padronizado. (Hall, 2010). 6

27 Electronic Data Interchange Ainda há dois anos atrás o sistema EDI era apenas considerado importante e relacionado com empresas/organizações, mas as definições mais contemporâneas veem o EDI com um âmbito mais alargado. A troca padronizada e estruturada de informação eletrónica entre duas ou mais partes, utilizando redes publicas e/ou privadas. (Ciampa & Revels, 2012). Estas partes podem ser relacionadas com a saúde, com duas pessoas que trabalham a nível nacional, dois familiares, dois amigos, etc. Embora o conceito se tenha alargado a várias áreas nas tecnologias de informação, o conceito básico é o mesmo. As definições complementam-se entre elas, havendo autores a destacar mais a parte técnica e processual e outros a evidenciarem o processo de negócio envolvido. Torna-se vital saber como o EDI chegou ao seu estado atual, isto é, a sua evolução. Esta irá clarificar o propósito da sua utilização, os padrões utilizados e o respetivo processo de implementação Evolução O sistema de EDI começou a ganhar notoriedade nos anos 60 (ACS GSG, 2000), quando as empresas de transportes começaram a focar-se no desenvolvimento de uma forma eficiente para transferir dados de empresa para empresa, de modo a ter a informação amplamente e convenientemente partilhada. De forma similar, as empresas ligadas ao retalho começaram a considerar mais fácil comunicar com os fornecedores utilizando um sistema de EDI. O resultado foi um sistema de EDI num formato de autodesenvolvimento que permitia às empresas monitorizar o estado dos negócios com os fornecedores. Com o passar do tempo, esta tecnologia de transferência de dados entre entidades começou a ganhar uma verdadeira forma e, finalmente, em 1985, as Nações Unidas desenvolveram o EDIFACT. Este foi o primeiro padrão para melhorar a comunicação e compatibilidade a nível internacional. Este padrão tem as siglas provenientes de EDI For Administration, Commerce and Transport, estando focado nessas mesmas áreas (Stanley, 2003). O desenvolvimento do EDI começou, portanto, por volta de 1960, mas a necessidade de um sistema destes começou antes, o que viria a ser um dos impulsionadores do EDI. Em 1948, uma das maiores empresas da aeronáutica, a Air Berlin, tinha falta de coordenação entre as empresas responsáveis pelo transporte e distribuição de ingredientes gastronómicos. 7

28 Electronic Data Interchange A Air Berlin resolveu a situação idealizando um sistema de comunicação rápida, onde o sistema de telecomunicações surgiu como um grande impulsionador. Antes disso, a comunicação era feita pelo correio postal. As telecomunicações tornaram o sistema mais conveniente permitindo a confirmação de encomendas instantaneamente pelo telefone. A necessidade de criar um sistema de EDI não chegou nesta fase precoce, mas com o passar do tempo, como a informação era partilhada de forma manual, cada vez mais surgia erro humano, falta de credibilidade das mensagens, baixo nível de eficiência, etc. Assim, foi desenvolvido um sistema de EDI para partilhar os dados de forma eficiente, segura e autêntica. Desta forma, começaram a surgir aplicações para esta tecnologia e respetiva instalação (Sabri, Gupta, & Beitler, 2006). Com a criação de soluções individuais começou a surgir outro problema. Os documentos enviados e recebidos tinham formatos diferentes uns dos outros. Era difícil para as companhias enviar os dados para outros parceiros por via eletrónica. Após a revolução tecnológica, em 1960, os grupos industriais reuniram esforços para conseguir um formato comum, mas mesmo esse formato foi utilizado para partilhar transações apenas da indústria, finanças, transporte e compras (Garguilo & Markovitz, 1996) A nível internacional a pesquisa e desenvolvimento nesta área começou nos anos 70, quando todas as organizações indicaram as suas necessidades tendo em conta a troca de dados de forma eletrónica, ou seja, os formatos e padrões. Daí resultaram os padrões de EDI. Os requisitos estavam relacionados com a independência do hardware: não ambiguidade, de forma a poder ser utilizador por qualquer negociante/parceiro; não necessidade de interação humana, de forma a reduzir custos e consciência (awareness) das transações realizadas, duração e capacidade de ambas as partes poderem utilizar e manipular os dados (Garguilo & Markovitz, 1996). Em 1968, a TDCC (Transportation Data Coordination Committee), forneceu a solução do problema mantendo os requisitos sob consideração e definiu as três principais regras que incluem um mecanismo de comunicação independente para os dados, entidades independentes e reciprocidade inovadora e requisitos dinâmicos de negócio (Sabri, Gupta, & Beitler, 2006). Os primeiros padrões criados e regulados pela TDCC foram utilizados pelas indústrias motoras e linhas férreas. Entretanto, os sistemas de EDI foram também adotados pelas grandes empresas da indústria automóvel americana, tais como a Ford e a Chrysler mas, com o passar do tempo, começaram a criar os seus próprios padrões, gerando uma elevada quantidade de padrões distintos na indústria automóvel. Tendo isso em conta, a AIAG (Automotive Industry 8

29 Electronic Data Interchange Action Group) desenvolveu o seu próprio padrão de EDI para lidar com a complicação de cada marca ter o seu padrão, acabando por ter sucesso. Este movimento motivou outras indústrias a padronizar o EDI, incluindo-se o ANSI (American National Standards Institute), o UCC (Uniform Commercial Code), e a NWDA (National Wholesale Druggists Association). Quase todas as grandes empresas usam alguns destes padrões mesmo não estando completamente estabelecidos (Sabri, Gupta, & Beitler, 2006). Tabela 1 - Uso de standards EDI por zonas/dependências (B&N Software AG, 2001) Standard Dependente da Indústria Independente da Indústria Internacional Regional Nacional ODETTE (Indústria automóvel Europa) SWIFT (Bancos Europa) VDA (Indústria automóvel Alemanha) SEDAS (Comércio Alemanha) UN/EDIFACT ANSI X.12 (USA) TRADACOM (Inglaterra) 2.3. Propósito Segundo Drickhamer (Drickhamer, 2003), as organizações que adotaram as novas tecnologias de informação, respetivamente os sistemas de partilha de dados e, entre eles, o EDI, obtiveram imensos benefícios. Entre elas destacam-se a Walmart que se tornou líder no retalho na América. Torna-se então vital perceber qual o propósito do EDI entre as empresas e o seu sucesso crescente no mercado. Tradicionalmente, o sistema de troca de informação era o papel. Segundo Doyle (Doyle, 2001), quando uma entidade queria partilhar algo com outra, tinha de preparar uma carta segura (equiparável a uma carta registada), escrever a carta com palavras supérfluas, juntar toda a informação possível sobre a outra entidade e depois enviar. Depois de enviar a carta, era preciso esperar longos períodos até obter uma confirmação da receção da carta, ou uma resposta à mesma. Assim sendo, a pessoa encarregue deste processo complexo e demorado perdia bastante tempo que poderia ser investido em outras funções. Para essas mesmas pessoas, o EDI apareceu como uma revolução na forma de trabalhar: o que era feito em dias passou a realizar-se em segundos. Esta ideia da troca de dados pode ser aplicada a qualquer empresa/organização. Por exemplo, quando uma empresa necessita de comprar algo a um fornecedor, envia o seu pedido formalizado por correio com todas as necessidades. Este é entregue no posto de correio mais 9

30 Electronic Data Interchange próximo que, por sua vez, o envia para o posto mais próximo do fornecedor, concluindo a entrega final ao fornecedor. Após este processo, o pedido estaria concluído e iniciava-se a comunicação propriamente dita. O fluxo de todo o papel envolvido neste processo era muito demorado, sendo que o cliente e o fornecedor não conseguiam manter um contacto constante. Esta falta de informação causa muitos problemas a ambas as empresas. Tomando um construtor de automóveis como exemplo, este, para construir os seus carros, necessita de materiais que nem sempre são fabricados por si próprio, como por exemplo os pneus, mas sim fabricados por outras empresas. Dependendo da quantidade de automóveis que está a ser produzida, que por sua vez depende da procura, o construtor vai precisar de mais ou menos pneus. O fornecedor destes deve estar atualizado no que respeita às necessidades do seu cliente, para não provocar uma paragem na produção automóvel. O sistema de EDI tornou possível uma comunicação constante e, assim, fortalece as parcerias de negócio entre clientes e fornecedores. O fluxo de ambos os sistemas, papel e EDI, pode ser visto na figura seguinte: Paper Flow Purchasing Buyer s Computer P.O. Post Office P.O. Order Entry Seller s Computer EDI Flow Purchasing Buyer s Purchasing Application Seller s Order Entry Application Figura 1 - Diferença entre o fluxo de papel e EDI (Robeson & Copacino, 1994) Na Figura 1 é possível observar o impacto que o sistema de EDI consegue ter na mesma operação. Há várias etapas que deixam de ser necessárias, sendo estas as que mais tempo consumiam em todo o processo (a entrega). Com este novo fluxo criado pelo EDI é possível a utilização do potencial dos colaboradores em outras tarefas importantes para a empresa. 10

31 Electronic Data Interchange 2.4. Como funciona? O sistema EDI funciona numa forma muito sistemática e padronizada, como pode ser visto, a título de exemplo, na figura seguinte: Empresa A Cliente Empresa B Fornecedor Sistema de Compras do Cliente Sistema de Vendas do Fornecedor Software de Tradução EDI Software de Tradução EDI Sistema de Comunicação Sistema de Comunicação Internet, Van, Figura 2 - Ordem de Compra enviada por EDI Quando o fornecedor e o cliente partilham informação, trocando documentos. Estes são traduzidos pelo sistema de tradução do EDI, e depois enviados pelo respetivo sistema de comunicações da empresa. O documento é recebido pela outra entidade e o processo invertese, sendo processado o documento no tradutor e colocado no respetivo sistema. Neste, passa já a ser possível ler o documento em linguagem natural e responder ao mesmo. 11

32 Electronic Data Interchange O processo de EDI pode ser resumido em poucos passos: O primeiro passo é realizado por um colaborador da empresa. Este passo consiste em reunir os documentos, ou decidir quais os documentos a serem enviados por via eletrónica. Quando os dados estiverem reunidos e inseridos no sistema (ERP ou outras aplicações), o envio é iniciado/despoletado de forma automática e/ou manual. No passo seguinte, existe um tradutor que faz um mapeamento entre vários campos e os respetivos códigos. Esta formatação é muito mais difícil de ser inteligível. Há casos em que os tradutores fazem ficheiros específicos com formatos próprios, dependendo do cliente em causa. Veja-se este tradutor como sendo um extrator dos dados da base de dados do ERP e os generaliza nos seus campos no ficheiro de EDI (Tabela 2). Um ficheiro em formato de EDI tem na sua constituição um conjunto de parâmetros e variáveis em forma de código. Cada código é bem estabelecido e especificado de forma a não originar ambiguidades. A Tabela 2 mostra um exemplo de um ficheiro EDI já preenchido com alguns campos de uma fatura. Há diversas aplicações para enviar os dados eletrónicos. Os dados são enviados de um computador para outro e, geralmente existe, também, uma cópia dos mesmos em formato de correio eletrónico que funciona como uma notificação. As VAN (Value Added Network) processam os dados e reconhecem o caminho para fazer a entrega no local correto. O computador recetor faz, então, a tradução da mensagem EDI para ser compreensível aos seres humanos. É desta forma que todo o processo ocorre (Petravick, How EDI Works, 2002). Tabela 2 - Exemplo de uma mensagem EDI de uma fatura UNB+UNOA: : INVOIC' UNH+1+INVOIC:D:93A:UN:EAN007' BGM ' DTM+137: :102' RFF+DQ:16/12P' NAD+SCO ::9++EMPRESAORIGEM RFF+VA:A ' NAD+BCO ::9++EMPRESADESTINO RFF+VA:A ' NAD+SU ::9' NAD+BY ::9' NAD+II ::9' 12

33 Electronic Data Interchange NAD+IV ::9' NAD+DP ::9' CUX+2:EUR:4' LIN :EN' IMD+F+M+:::Seta Pleurothus Bandeja 200 gr' QTY+47:300.00:PCE' MOA+66:198.00' PRI+AAB:0.660' PRI+AAA:0.660' TAX+7+VAT+++:::4.0' MOA+124:7.92' LIN :EN' IMD+F+M+:::Champiñón Blanco C/ Pie Bandeja 350' QTY+47:240.00:PCE' MOA+66:136.80' PRI+AAB:0.570' PRI+AAA:0.570' TAX+7+VAT+++:::4.0' MOA+124:5.47' LIN :EN' IMD+F+M+:::Ajo Tierno Bandeja 100 gr' QTY+47:36.00:PCE' MOA+66:29.52' PRI+AAB:0.820' PRI+AAA:0.820' TAX+7+VAT+++:::4.0' MOA+124:1.18' LIN :EN' IMD+F+M+:::Espárrago Verde Manojo 320 gr' QTY+47:48.00:PCE' MOA+66:69.60' PRI+AAB:1.450' PRI+AAA:1.450' TAX+7+VAT+++:::4.0' MOA+124:2.78' LIN :EN' IMD+F+M+:::Champiñón Blanco Laminado Bandeja 2' QTY+47:300.00:PCE' MOA+66:225.00' PRI+AAB:0.750' PRI+AAA:0.750' TAX+7+VAT+++:::4.0' MOA+124:9.00' UNS+S' MOA+79:658.92' MOA+125:658.92' MOA+176:26.36' MOA+139:685.28' TAX+7+VAT+++:::4' 13

34 Electronic Data Interchange MOA+176:26.36' MOA+125:658.92' UNT+63+1' UNZ+1+20' 2.5. Standards (Padrões) Para garantir um sistema de EDI com sucesso, deve-se aderir e utilizar os padrões mais corretos, pois a utilização de EDI sem qualquer padrão tornar-se-ia, a médio/longo prazo, problemático dentro da empresa. Daí, as associações internacionais terem desenvolvido um conjunto de padrões que podem ser adotados em qualquer empresa. No entanto, as empresas adotam geralmente alguns conjuntos à medida para ir ao encontro dos seus requisitos e das suas necessidades. Um conjunto de padrões pode ser visto como sendo o formato estabelecido pelas organizações a fim de enviar e receber os dados. O remetente e o destinatário compreendem o formato utilizado e traduzem-no de forma a ser legível pelos humanos. Existe uma abundância de fontes disponíveis para o desenvolvimento correto e bemsucedido de um sistema EDI. No entanto, as normas que merecem um maior destaque e as que são utilizadas de forma mais ampla são os padrões X12 e EDIFACT (Korhonen & Salminen, 2003), mas estando, neste momento, o XML a ganhar cada vez mais a possibilidade de vir a ser o sucessor de êxito (Nurmilaakso, 2008). O XML será, como pode ser visto no capítulo 5, o padrão utilizado (ver anexo XML) EDIFACT O EDIFACT é o resultado de um esforço das Nações Unidas em promover o comércio a nível internacional. Este padrão foi desenhado e pensado para manter todos os princípios da comunicação em consideração. Assim, a ISO (International Organization for Standardization) e a UNECE (United Nations Economic Commission for Europe), em colaboração, estabeleceram e mantiveram este padrão internacional que pode ser utilizado num âmbito bastante alargado em qualquer indústria (Bidgoli, 2011). 14

35 Electronic Data Interchange X12 Para ajudar as diferentes indústrias a melhorar o sistema de comunicação, o Instituto Nacional Americano de Padrões, ANSI, desenvolveu um conjunto de padrões que ficou conhecido como X12. O X12, também conhecido por ASC X12 pertence à ASC (Accredited Standards Committee), fundado pela ANSI em A ASC desenvolve e mantém o X12 EDI e CICA, em conjunto com padrões de XML orientados a processos de negócio. O nome X12 provém de uma designação contínua em uso na ANSI, na altura da acreditação. Este padrão é o mais utilizado nas empresas e organizações norte americanas. Este define e indica a estrutura dos dados, em conjunto com o conteúdo e sequência, com os quais o documento deve ser apresentado e enviado. Por exemplo, existem mais de 270 palavras reservadas pelo X12 (Bidgoli, 2011) XML O XML é uma forma de representação de dados estruturada e organizada em blocos. É um padrão de elevado sucesso e com possibilidades de vir a ser o futuro padrão de EDI (Nurmilaakso, 2008), existindo já alguns padrões baseados em mensagens XML, como é o caso do EDItX (ver Anexos). O XML foi desenvolvido em meados anos 90 (ISO 8879:1986 Standard Generalized Markup Language (SGML)) para uso específico em aplicações Web, sendo atualmente utilizado em muitos âmbitos informáticos. O XML é, assim, a base para muitos padrões para transações eletrónicas (anexo: XML) Especificação Cada aplicação de EDI tem o seu objetivo concreto. Para tal, existem especificações diferentes dependendo do seu propósito. Por exemplo, algumas aplicações de EDI são feitas tendo em consideração as questões de segurança das mensagens, enquanto outras são feitas para manter a eficácia das mensagens. Portanto, dependendo do que é mais importante, é escolhida uma ou outra especificação. Um tipo de especificação de EDI que tem em conta a segurança é 15

36 Electronic Data Interchange o IETF 1 -EDI (Internet Engineering Task Force EDI). O IETF-EDI é largamente utilizado nas organizações em que a segurança é uma prioridade, tais como organizações militares, bancárias e governamentais (Bajaj & Nag, 2005). As primeiras especificações de EDI não eram padronizadas e um vendedor que trabalhasse com vários clientes tinha de manter diversas versões do sistema EDI. (Grossman & Livingstone, 2009). Para resolver este problema todos os clientes teriam de trocar o sistema de EDI para conseguirem manter um só sistema. Mas, de forma similar, isto repete-se ao longo de toda a cadeia logística, pois todos eles têm de manter versões para garantir a compatibilidade ao longo de todo o processo. No entanto, o objetivo do EDI é minimizar o tempo de transmissão das mensagens, aumentar a eficiência, ser de baixo custo e garantir a segurança na transmissão das mensagens (Grossman & Livingstone, 2009). Atualmente existem muitas organizações que utilizam sistemas baseados em WEB-EDI. Estes sistemas permitem a criação de compras, clientes, encomendas, entre outros, a partir de uma simples interface WEB, que após validação automática insere os dados automaticamente no sistema da organização. Este tipo de EDI tornou-se bastante popular entre lojas e comércio baseado apenas na Internet (Grossman & Livingstone, 2009). A nível organizacional, as especificações são vistas como diretrizes que são definidas em colaboração para definir e decidir quais e como são enviadas as informações. Todas as grandes organizações têm normas internas que definem o uso dos sistemas de EDI. Estas normas são muito bem analisadas devido à sensibilidade dos dados em causa e possíveis de serem enviados por EDI. 1 IETF - Internet Engineering Task Force, foi fundado em É uma organização de padrões maioritariamente focados em segurança na Internet. Os fundos advêm principalmente da VeriSign e NSA (National Security Agency) 16

37 Electronic Data Interchange 2.7. Tradutor O sistema de EDI consegue trocar informação de um lugar para outro de forma muito rápida. No entanto, de modo a compreender como este sistema funciona e como a informação é traduzida, é indispensável analisar os dados numa perspetiva mais técnica. Esta parte do documento mostra alguns aspetos básicos do sistema de tradução e o respetivo mapeamento. Antes de definir o processo de tradução propriamente dito, é necessário saber o que é o tradutor em EDI. Trata-se de um componente de software pertencente ao sistema de EDI que é utilizado para fazer a conversão e mapeamento dos diferentes tipos de dados usados em EDI. É este componente que é referido como sendo o tradutor de EDI (Garguilo & Markovitz, 1996). O tradutor de EDI tem duas tarefas essenciais para o correto funcionamento de todo o sistema de EDI: a tradução/conversão e o mapeamento. Para a tradução o sistema tem de perceber o formato original da mensagem e convertê-lo no formato em uso na organização para, de seguida, mapear todos os dados para os campos corretos. Caso o sistema não consiga traduzir ou mapear os dados, estes são retornados para o remetente com mensagem de erro e o destinatário é alertado do sucedido. Para a troca do documento o tradutor começa por criar um ficheiro simples que é escrito de acordo com a sintaxe do sistema EDI. Esse mesmo ficheiro começa a ser preenchido com informação para o recetor. Durante a receção do ficheiro, o tradutor certifica-se que este está na sintaxe e formato correto com os padrões definidos pela empresa recetora. Depois de passar por todas as validações, o ficheiro segue para ser introduzido no sistema. O sistema quando recebe um novo ficheiro por EDI, dependendo do ficheiro e da configuração do sistema, existe uma aprovação/validação de todos os dados que, por regra, funciona em semiautomático. Tal significa que validações básicas são efetuadas imediatamente pelo próprio sistema, enquanto validações mais especializadas, tais como valores, preços, etc., são validadas pelos utilizadores responsáveis. Isto ajuda a impedir a entrada de ficheiros/dados incorretos no sistema e a ter alguma supervisão do sistema em si. Existem casos em que os parceiros fazem parte do mesmo grupo para o qual o sistema foi feito à medida. Nessa situação, todas as validações são automáticas, sem intervenção do utilizador (p.e. Indústria Automóvel). 17

38 Electronic Data Interchange Trading Partner 1 Application Database Application Data File (flat-file) Trading Partner 2 Application Database Application Data File (flat-file) Data Mapper Data Mapper Standards Formatter Standards Formatter EDI Translator EDI Translator EDI File EDI File Communications Service Communication Network Communications Service Figura 3 - Comunicação entre dois parceiros de negócio (Garguilo & Markovitz, 1996) Após discutir a implementação e aplicabilidade do sistema EDI, na parte seguinte será discutida a forma de transmissão para a transferência de dados EDI Fontes de transmissão Para enviar e receber os dados são utilizadas diferentes formas de transmissão. Por exemplo, os parceiros de negócio podem utilizar qualquer tipo de sistema, desde que exista correspondência, ou seja, tem de haver ligação entre os parceiros. Os métodos antigos de transferência eram feitos por BBS (Bulletin Board System), VAN (Value Added Network) ou outras ligações por modem (Beckner, 2007). No entanto, a Internet é largamente utilizada devido à elevada compatibilidade com diversos protocolos (Whitman & Mattord, 2011). Mesmo assim, a maioria dos documentos continua a ser transmitida por sistema de VAN EDI Value Added Network Value Added Network, ou seja, rede de valor acrescentado, é uma das formas de comunicação de mensagens EDI mais usadas. O seu objetivo principal é funcionar como se se tratasse de uma estação de correios. Portanto, encarrega-se de efetuar a entrega no destino 18

39 Electronic Data Interchange correto. A VAN pode ser vista como uma rede própria que tem diversas caixas de correio para EDI. Existem várias VANs e estas estão interligadas de forma a permitir a comunicação e o envio de mensagens EDI entre elas. Isto é, parceiros de negócio que tenham as suas caixas de correio EDI em VANs diferentes conseguem comunicar devido à interligação existente (Raciti, 1996). Response: In the form of EDI document Request: In the form of EDI document Figura 4 - Representação simples de sistema EDI por uma VAN (Gupta, 2011) Além de funcionar como transmissor, a VAN faz também a retransmissão dos documentos, auditoria de todas as informações envolvidas e desempenha a função de Gateway. As características mais importantes para o uso das VANs em sistemas EDI são a sua eficácia na comunicação e o encaminhamento correto de dados para o destinatário. As VANs são responsáveis pela entrega, envio e armazenamento dos dados. As empresas que disponibilizam os sistemas de EDI VAN estão, geralmente, ligadas às telecomunicações, ou outra empresa com domínio em redes de comunicação. Estas empresas são consideradas prestadores de serviços junto do EDI. Translation Store and forward messages Translation Business application EDI Standard message VAN EDI Standard messages Business Application Figura 5 - Sistema de VAN típico (Gupta, 2011) Internet A Internet é utilizada por muitas empresas como sistema de comunicação para o EDI. Mesmo que este sistema tenha ganho muita popularidade, muitas continuam a preferir canais 19

40 Electronic Data Interchange isolados para as suas comunicações (exemplo disso são alguns governos e militares). Quase todas as grandes empresas utilizam a internet para comunicar com os seus clientes. Temos como exemplo a Bell Helicopter, empresa focada na produção e construção de helicópteros civis e militares, que utiliza o sistema de EDI com mais de 1000 fornecedores. De forma similar, a WalMart pode ser vista como outra empresa que, em 1998, adotou o EDI em grande escala para se manter em contato com os fornecedores. Esta alteração proporcionou dois elevados benefícios à empresa. Por um lado, permitiu a pequenos comerciantes enviar e receber informações da empresa de forma eficiente; por outro lado o uso da Internet, para a Walmart, possibilitou uma redução de custos, pois as VAN, anteriormente em uso, tinham custos elevados tanto para a empresa, quanto para os respetivos fornecedores. Assim sendo, a Internet possibilitou o uso do EDI sem trazer preocupações com os custos. Outro benefício do uso da Internet em EDI é o facto de o sistema funcionar num modo self-service. Ou seja, os utilizadores registam-se e podem enviar pedidos à empresa, ao contrário do sistema VAN, no qual os documentos apenas podiam ser enviados caso a empresa estivesse afiliada com a respetiva empresa (Bidgoli, 2011). Shipping System Receiving System Extract and Format Notices Format Receipts EDI Translation EDI Translation EDI document Management EDI document Management VAN or Internet Figura 6 - Sistema EDI sobre Internet/VAN (Bidgoli, 2011) Após discutir duas formas populares de transmissão de documentos via EDI, a parte seguinte será referente a uma implementação de sucesso. 20

41 Electronic Data Interchange 2.9. Processo de implementação Os sistemas computorizados são atualmente uma obrigação em qualquer empresa. Mas não basta ter sistemas que enviem e recebam dados. Tem de haver uma coordenação correta para que tudo funcione em perfeita simbiose. Para instalar um sistema de troca de dados eletrónico são precisos vários passos, desde avaliar, desenvolver, testar, implementar, entre outros, até chegar ao resultado final. De seguida apresenta-se um exemplo de processo de implementação de um sistema típico de EDI (Sabri, Gupta, & Beitler, 2006). No primeiro passo, toda a informação básica tem de ser analisada. Esta informação inclui os documentos a serem utilizados, o número de parceiros de negócio com os quais irá haver troca de documentos, o volume de documentos a ser enviado, e a própria decisão de desenvolver uma solução in-house ou analisar propostas de empresas terceiras (outsourcing). Todos os requisitos devem ser tomados em conta. E devido ao elevado investimento adjacente a um projeto destes, devem ser tomadas todas as decisões a longo prazo. No segundo passo é feita a tradução e mapeamento dos documentos, ou seja, neste passo todos os parceiros de negócio estão envolvidos na entrega dos seus manuais. Estes manuais contêm informação sobre o mapeamento específico que cada empresa possui. Isto ajuda a determinar a melhor tecnologia a utilizar no desenvolvimento do sistema EDI. Num terceiro passo é decidida qual a forma de comunicação a utilizar, desde linhas dial-up, que utilizam informação direta para estabelecer contato entre as empresas, a VAN e Internet. No caso das linhas dial-up, estas apenas se justificam se o número de parceiros e transações for baixo, ao contrário do uso das VANs e Internet que se justifica com muitas transações e parceiros. No último passo são iniciados os testes. Estes baseiam-se na troca de documentos de forma a existir fluxo em ambas as direções. É preciso que o sistema seja vantajoso para a empresa destinatária e remetente. Nesta fase, é também verificado se todos os mapeamentos estão a funcionar, tal como o comportamento do sistema em situações anormais ou sobre carga elevada (Sabri, Gupta, & Beitler, 2006). Estes passos descritos acima serão os que irão ser seguidos no caso da Sousacamp e o sistema de EDI interno a desenvolver. O modelo de implementação proposto por (Sabri, Gupta, 21

42 Electronic Data Interchange & Beitler, 2006) pode não ser usado de forma rigorosa, mas sim, adaptado à realidade do grupo Sousacamp, no entanto tentará ser o mais fiel possível Constrangimentos na implementação Com a evolução tecnológica torna-se cada vez mais fácil e conveniente a implementação de um sistema EDI. No entanto, continua a haver certas limitações que se tornam obstáculos para a implementação de EDI. Seguem alguns: Custo: uma das maiores barreiras na implementação é certamente o elevado investimento necessário para um bom sistema de EDI. Um plano de implementação e sua execução pode ascender a preços elevadíssimos. No entanto, no caso da indústria automóvel este custo chega a ascender a alguns milhares de euros mas, no longo prazo, há uma compensação devido às vantagens que tais sistemas trazem consigo Padrões inadaptados: O segundo entrave ao EDI são os padrões utilizados pelos diversos parceiros. Cada um usa um tipo de padrão que, em muitos casos, até foi adaptado ou desenvolvido à medida. Isto obriga a uma constante atualização com os parceiros de forma a manter o sistema operacional. Todas essas atualizações têm custos associados Redundância: Estando o EDI no centro da organização é essencial que, em circunstância alguma, nunca falhe. Para tal, é necessário que haja redundância nas comunicações e nos métodos utilizados. Isto irá aumentar, de novo, os custos e a complexidade de todo o sistema (Sabri, Gupta, & Beitler, 2006). Torna-se, assim, bastante mais complicada a resolução de problemas. Mesmo que a implementação de um sistema EDI seja um processo complicado, as vantagens são compensatórias. Seguem algumas vantagens do uso de EDI Vantagens O uso dos sistemas de EDI a nível organizacional prova-se lucrativo a longo prazo e, em alguns casos, até a curto/médio prazo. Os benefícios do uso de EDI são imensos. Nesta parte serão analisadas quatro das maiores vantagens: a velocidade, a precisão, a rentabilidade e a segurança (Petravick, The Traditional Definition of EDI, 2002). 22

43 Electronic Data Interchange Velocidade Uma das vantagens mais plausíveis para a troca de dados em formato eletrónico é a velocidade de transmissão. Foi esta a motivação inicial de todo o desenvolvimento do sistema EDI. Se todo o sistema estiver bem implementado é possível enviar um documento de um lado para outro em frações de segundos. Anteriormente teria de ser enviado à mão, com tempos de espera de alguns dias, ou até por fax, no qual era preciso ter uma cópia física, enviá-la e o recetor teria de a reintroduzir no sistema, etc. A velocidade não está dependente da localização do parceiro de negócio, o que significa que enviar um documento para uma empresa que esteja na mesma zona geográfica, ou enviar para outro hemisfério, tem os mesmos custos associados, bem como o tempo de espera. Isto ajuda nas diferenças horárias provenientes das diferentes regiões, pois o sistema consegue funcionar em automático. Visto os documentos chegarem muito mais rápido ao destino, dá-se uma redução no tempo de espera para o material físico em si. Ou seja, se é feita uma encomenda a outro parceiro, e visto ele receber essa encomenda em frações de segundos, ele consegue prepará-la e enviá-la no próprio dia. Tudo isto traz como consequência um melhor desempenho geral da empresa, tanto do cliente como do fornecedor. O sistema de EDI não se limita apenas a um documento de cada vez. É possível enviar múltiplos documentos de uma só vez, o que melhora ainda mais a sua utilização na organização Precisão A segunda grande vantagem do uso de EDI é a precisão que é oferecida pela transmissão e pelos formatos. Se analisarmos a forma tradicional de introdução de documentos nos sistemas das organizações verificamos que havia uma elevada probabilidade de os documentos se extraviarem durante o transporte e uma elevada possibilidade de erro humano na transcrição para os sistemas (Bergeron & Raymond, 1997). O uso de EDI veio omitir essas possibilidades de erro, visto que tudo é feito a nível computacional. Tal veio anular a introdução e as diversas reintroduções de documentos, promovendo probabilidades de erro menores que 1%. 23

44 Electronic Data Interchange Rentabilidade A razão pela qual o sistema de EDI se torna rentável, mesmo devido ao elevado investimento inicial, é pelo facto de a empresa poder orientar os recursos utilizados nos meios tradicionais para o negócio propriamente dito. O processo de negócio melhora com a introdução do EDI (Seuring & Goldbach, 2002). Segundo Garguilo e Markovitz (Garguilo & Markovitz, 1996), as reduções de custos prendem-se com a melhoria do tempo necessário, redução dos custos adicionais relacionados com o papel e respetivo arquivamento, espaço, entre outros Segurança Outro beneficio oferecido pela utilização do sistema EDI é a segurança. As organizações podem enviar e receber documentos extremamente confidenciais sem comprometer a segurança dos mesmos. Tudo isto graças aos diferentes protocolos que mantêm a integridade e garantem que nenhum acesso não autorizado seja efetuado (Whitman & Mattord, 2011). Antes deste processo, os documentos, mesmo os confidenciais, para serem entregues em outros locais, eram passados de mão em mão, o que punha em causa o sigilo da informação. O EDI reduz drasticamente esse risco, mas, tal como é sabido na era tecnológica, nada que esteja ligado a um sistema de comunicações é 100% seguro, existindo sempre um risco de violação, mas bastante inferior quando comparado com os métodos tradicionais de troca de documentos. Mesmo com o elevado potencial proporcionado pelos sistemas de EDI, existem algumas limitações que devem ser tidas em conta Limitações Algumas limitações parecem-se com as desvantagens anteriormente referidas, mas que aqui têm outro âmbito Segurança A segurança é uma vantagem, mas também uma limitação, pois fica ao alcance de elaboradas técnicas computacionais de criptografia e formas de ataques informáticos. Atualmente existem muitos ataques de força bruta, de DoS (Denial of Service), entre outros que 24

45 Electronic Data Interchange podem comprometer a segurança de um sistema EDI. Daí que a devida manutenção e atualização sejam fulcrais para o combate a estas forças. Existem casos em que as empresas e organizações investem em linhas dedicadas para a troca de informações, como no caso das organizações militares ou mesmo ligadas à saúde. No sistema de EDI existem dois tipos de informação muito importantes para se manter seguras. A informação como por exemplo, contas, encomendas, guias transporte, etc. e a informação relacionada com pagamentos, tais como cartões de crédito, transferências, entre outros (Garguilo & Markovitz, 1996) Capital investido O investimento, tal como já foi referido, é avultado, principalmente quando a segurança é uma questão crítica com ligações dedicadas, ou VAN s, pois junta-se ao investimento inicial a manutenção e constante atualização dos sistemas. O valor investido pode ser menor utilizando a internet como meio de comunicação Síntese O sistema EDI proporciona bastantes benefícios à empresa e aos seus fornecedores/clientes. O desenvolvimento do EDI deu-se num espaço temporal muito pequeno sendo que o seu desenvolvimento não é estático, mas antes uma constante dinâmica na melhoria dos vários componentes do sistema. O EDI facilitou a segurança, velocidade, eficácia e precisão no envio dos documentos de negócio entre os parceiros de negócio. Quem utiliza este sistema atualmente tem imediatamente uma vantagem competitiva, pois o processo de negócio fica otimizado, bem como toda a cadeia logística. As únicas desvantagens deste tipo de sistema são mesmo o elevado custo que implica a sua implementação e a complexidade de manipulação e resolução de problemas. Apenas a partir de um número elevado de documentos é que se torna vantajoso o uso do EDI nas empresas. No entanto, mesmo com essas desvantagens, o sistema de troca de dados eletrónica tem, em perspetiva, um futuro brilhante. 25

46 Electronic Data Interchange Os negócios são cada vez mais feitos por via eletrónica, o que faria do sistema EDI e das suas vertentes (p.e. WEB-EDI) um sistema muito popular para efetuar as diversas operações de encomenda, compra, pagamento, etc. De forma similar, as suas limitações e desvantagens começariam a desvanecer devido ao crescente uso da tecnologia. 26

47 Tecnologias de Integração 3 3. Tecnologias de Integração A agregação de dados e a integração estão atualmente a tornar-se num dos maiores problemas na área de sistemas de informação. A tomada de decisões empresariais nas aquisições e fusões torna a integração fundamental para garantir a correta expansão da empresa. Como por vezes a informação, quando apresentada de outra forma, pode criar nova informação, o problema consiste em assegurar que a grande quantidade de informação, que é recolhida pelos diferentes sistemas, possa ser usada de forma a ser agregada e a dar significância à mesma. Por várias razões, atualmente, muitas empresas usam apenas um pequeno fragmento da informação retida e recolhida pelos seus sistemas. Nestas razões estão a dificuldade em criar interoperabilidade entre diversos sistemas e a complexidade em combinar fontes de dados diferentes num todo (Chorafas, 2001). Os fabricantes de software das diversas áreas de atuação não facilitam a integração com outros sistemas. Isto observa-se em diversos aspetos (Chappell, 2009): Falta de documentação; Construção de software num único bloco; Uso de designações sem sentido (variáveis, tabelas, bases de dados, colunas); Falta de webservices para estender a funcionalidade; Bases de dados fechadas (sem permissão); Falta de API s (Application Programming Interface); Entre outros. O objetivo de criar estes impasses é a venda de produtos dessas mesmas empresas, ou parceiros certificados, pois segundo eles são os únicos que garantem a integridade e a correta utilização dos dados. No entanto, essas soluções nem sempre se adequam na totalidade à 27

48 Tecnologias de Integração empresa e às suas necessidades. Daí surge a inevitável necessidade de desenvolver soluções à medida e que se adequem a cada caso (Chappell, 2009). A IEEE Standard Computer Dictionary define a integração como sendo o processo de combinar componentes de software, componentes de hardware, ou ambos num sistema global (IEEE, 1991). Trata-se de colocar aplicações a trabalhar em conjunto que nunca antes foram intencionadas a fazê-lo. Vários departamentos na mesma empresa podem precisar de ter acesso à mesma informação, mas não ter acesso aos mesmos sistemas. Como consequência, a informação pode ser armazenada em diversos sistemas com o risco de ter dados inconsistentes. Se estes sistemas não forem corretamente integrados, os riscos de ter processos de negócios incorretos e os custos em reconciliar os dados são elevados. Os sistemas de ERP são já uma tentativa dos fabricantes de software conseguirem integrar informação de diversos departamentos numa só aplicação. Mas, mesmo com todo o esforço, nem sempre é possível encontrar as necessidades de todos os departamentos e as especificidades dentro de cada empresa, provocando, diversas vezes, uma adaptação da empresa ao software existente em vez de ser o software a adaptar-se à empresa Arquitetura de integração Em termos de arquitetura de integração há duas grandes formas de o fazer. Veja-se a Figura 7 e a Figura 8. Sistema A Sistema B Sistema D Sistema C Figura 7 - Arquitetura 1 para 1 (Rognerud & Hannay, 2009) 28

49 Tecnologias de Integração Sistema A Sistema B BUS Sistema D Sistema C Figura 8 - Arquitetura com bus integração (Rognerud & Hannay, 2009) Um para um Nas ligações um-para-um (Figura 7) todos os sistemas estão ligados entre si partilhando a informação diretamente com o sistema que as necessite. No outro caso, é utilizado um intermediário no qual todos os sistemas estão ligados. Nas ligações um para um, a comunicação entre duas aplicações é geralmente feita com ficheiros partilhados. Antes da comunicação, ambos acordam o formato de ficheiro, localização e sistemas de locking. Atualmente, o XML é considerado o formato por defeito para a integração a nível de partilha de ficheiros (Schaefer, 2008). O uso mais comum é a integração um-para-um pois, desta forma, o programador não necessita de ter um conhecimento tão profundo sobre cada um dos sistemas. Existem no total n 2 ligações (n = número de sistemas). A partilha de ficheiro também permite que as aplicações sejam alteradas livremente desde que continuem a produzir um ficheiro consistente nos formatos estabelecidos. Assim, existe uma integração com pouca dependência. Por outro lado, um grande problema na prática acontece quando os dados não estão atualizados, fazendo com que seja necessária uma correta administração dos ficheiros, pois se uma aplicação tentar ler dados quando a outra ainda não atualizou o ficheiro, haverá leitura e processamento de dados obsoletos. Desta forma é necessário definir, por exemplo, intervalos de tempo para leitura e escrita de forma a manter os dados corretos em ambos os sistemas (Rognerud & Hannay, 2009) BUS integração A outra forma de integração é desenvolver um intermediário (integration bus) ao qual todos os sistemas estarão ligados (Figura 8). Estes apenas comunicam com o bus, que terá a 29

50 Tecnologias de Integração responsabilidade de garantir a entrega da mensagem e o seu correto formato ao sistema destinatário. Usar um bus de integração traz vantagens ao nível dos ficheiros, pois nunca são usados dados obsoletos, já que os dados são aqui obtidos logo que requisitados. É utilizada por parte dos sistemas o push e pull da informação. Outra vantagem é o facto de os sistemas continuarem a trabalhar de forma independente entre eles, sendo que a única dependência é o bus. Uma grande desvantagem desta arquitetura acontece quando o bus está offline, pois todos os sistemas ficam sem ligação a ele. Há também custos associados ao alojamento de recursos para este tipo de integração, pois o bus terá de suportar todos os outros sistemas. No entanto, este tipo de arquitetura está em crescimento nas empresas Base de Dados Outra forma de efetuar integração é ao nível das bases de dados. Há diversas abordagens a este nível, por exemplo, a arquitetura multibase de dados (MDBS, Multi-DataBase System), base de dados intermédia e base de dados partilhada. A integração com bases de dados é bastante usada pois não são necessárias aplicações externas para tratar os dados, mas antes acessos diretos (Shankar, Kini, DeWitt, & Naughton, 2005). Dentro da Sousacamp para o projeto do sistema de EDI interno foi optada por usar esta abordagem de acesso à base de dados, mais especificamente, acesso partilhado/direto. Esta forma de integração traz vantagens e desvantagens que serão explicadas mais à frente na proposta Arquitetura Multibase de dados O MDBS é uma coleção de bases de dados interligadas de forma a partilhar os dados. O grande problema desta arquitetura é conseguir determinar o nível de integração e os respetivos dados para que se crie uma vista global coerente. Esta forma exige um elevado conhecimento de todas as bases de dados interligadas, pois não existe nenhum processo 100% automatizado para criar os esquemas (estes são a combinação dos diversos esquemas das bases de dados). Tal como na construção de Data Warehouses (DW), estas têm de conciliar todos os conflitos que possam existir em termos estruturais e semânticos. Existem várias metodologias na construção de esquemas e semânticas para a MDBS que são discutidas em (Lawrence, 1999). A vantagem na utilização deste tipo de abordagem é um único ponto de acesso aos sistemas 30

51 Tecnologias de Integração para obter dados, partilhar dados, entre outros, pois cada sistema pode continuar a ter a sua base de dados, mas que faz parte de um sistema maior. A arquitetura tem na sua constituição um gestor global de transações (GTM, Global Transaction Manager), que trata da execução de Transações Globais (GT s, Global Transactions). Este é responsável por dividir as transações em subtransações (ST s) para efetuar a submissão nas bases de dados locais (LDBS s, local database systems). Cada LDBS tem associado um servidor global de transações (GTS, Global Transaction Server), que trata de converter as subtransações vindas do GTM num formato usável pelo LDBS de cada sistema. A Figura 9 demonstra toda a arquitetura. Transações globais GTM subtransações GTS GTS... GTS GTS LDBS LDBS.. LDBS LDBS Transações locais Figura 9 - Arquitetura de MDBS (Lawrence, 1999) As transações que não estejam sobre o controlo do GTM são permitidas em cada LDBS, como se o LDBS não estivesse a participar no MDBS Base de dados partilhada A arquitetura de base de dados partilhada é o uso da mesma base de dados por parte de vários sistemas. Em muitos casos trata-se de uma base de dados já existente (BD de uma ERP) na qual são adicionados outros sistemas que vão consumir e editar diretamente os dados. Esta forma pode ser vista como engenharia inversa, pois para implementar tal arquitetura é necessário analisar a base de dados, esquemas, semântica, etc., para poder efetuar a integração a este nível, já que raras vezes são documentadas as organizações existentes nas bases de dados. 31

52 Tecnologias de Integração A vantagem de ter esta arquitetura, quando bem implementada, é ter os dados sempre atualizados por ambos os sistemas. Uma correta utilização exige que sejam implementadas técnicas de acesso indireto, ou seja, por Stored Procedures, para poderem ser feitas verificações aos dados e, em caso de erro, fazer o rollback de toda a transação. Desvantagens são os problemas de locking dos dados, pois ambos os sistemas podem requisitar os dados no mesmo instante. Por outro lado, partilhar a base de dados não permite que os sistemas sejam alterados independentemente. Isto restringe o negócio: não pode alterar nada sem alterar tudo (Lawrence, 1999) Base de dados intermédia Uma alternativa à base de dados partilhada é o uso de uma base de dados intermédia. Trata-se de uma base de dados que mantém uma cópia dos dados necessários para outros sistemas. Assim, os sistemas não necessitam de interagir diretamente com a base de dados que tem os dados originais, mas sim com a base de dados que tem uma cópia perfeita dos mesmos. Os dados são obtidos inicialmente por cópia direta e depois alterados e adicionados com triggers 2 implementados na base de dados original. Esta forma é também conhecida por database-middleware, onde existe uma vertente para atualizar os dados nos dois sentidos e para a qual é necessário criar triggers na base de dados intermédia. A grande desvantagem é, novamente, a necessidade de conhecer dependências, esquemas e semântica da base de dados, caso seja implementada a vertente bidirecional (Shankar, Kini, DeWitt, & Naughton, 2005). (Chappell, 2009) A este nível existem empresas que oferecem soluções de integração como serviço ou como aplicação. A Microsoft, por exemplo, oferece o BizTalk como solução para integração ao nível da aplicação e ligeiramente ao nível dos dados. Para os dados existe o SQL Server, também da Microsoft. Estas soluções baseiam-se numa agregação de metodologias e plataformas de integração que incluem conetores para os diversos sistemas. 2 Um trigger de uma base de dados é código (SQL) que é executado em resposta a certos eventos da base de dados. 32

53 Tecnologias de Integração 3.3. BPEL A integração ao nível dos processos de negócios tem tecnologias associadas que funcionam a um nível mais abstrato (Schaefer, 2008), como é o caso do Business Process Execution Language (BPEL). Trata-se de uma linguagem OASIS 3 para especificar ações para processos de negócios, que são essencialmente baseados em webservice. A combinação de diversos processos, ou o uso de processos em paralelo, de acordo com a lógica de negócio definida, dá origem a novos processos. O BPEL tem a particularidade de oferecer uma interface gráfica, simples, na qual podem ser construídos novos ou reformulados processos de negócio, sem a necessidade de conhecimentos profundos na programação. Nesta podem ser orquestrados os diversos pedidos de webservice envolvidos na definição do processo de negócio. O BPEL tem como funcionamento interno o XML. 3 Organization for the Advancement of Structured Information Standards, consórcio ligado ao desenvolvimento e à prática de padrões e-business e web services. 33

54 Tecnologias de Integração Esta página foi intencionalmente deixada em branco. 34

55 A Sousacamp 4 4. A Sousacamp A Sousacamp, grupo agroalimentar focalizada na produção de cogumelos, tem, na sua constituição, empresas geograficamente dispersas pela península ibérica, exportando cogumelos para toda a Europa. As aplicações de suporte ao negócio encontram-se centralizadas na sede, em Benlhevai, Vila Flor. Segundo a revisão 3 da Classificação Portuguesa de Atividades Económicas (CAE), o código da atividade é o 01130: Atividade: 0113 Cultura de produtos hortícolas, raízes e tubérculos. Subactividade: Compreende as culturas ao ar livre ou em estufa de produtos hortícolas (tomate, cebola, cenoura, melão, melancia, beterraba, abóbora, alface, feijão verde, beringela, espargo, pepino, nabo, alho, cogumelos, etc.). Inclui a cultura de milho doce, batata (inclui batata doce), mandioca, inhame e de outras raízes e tubérculos. Não inclui: Beterraba forrageira (01192). Figura 10 - Logotipo da Sousacamp SGPS S.A. (Sousacamp SGPS, 2011) 35

56 A Sousacamp 4.1. História 4 Em 1989, iniciou atividade a primeira empresa do GRUPO SOUSACAMP, na freguesia de Benlhevai, concelho de Vila Flor, dedicando-se à produção, comercialização e distribuição de cogumelos. Sendo inicialmente uma empresa de cariz familiar, a expansão da mesma e a aposta na verticalização e diversificação do negócio, deram lugar à criação das várias empresas do Grupo e de novas unidades de produção e transformação de cogumelos. Atualmente, a atividade do Grupo inclui todos os processos associados à produção de cogumelos: produção de substrato; produção, colheita e preparação de cogumelos, quer para o mercado de frescos quer para conserva; expedição e logística. Todo este esforço resultou no facto de o Grupo Sousacamp ser, atualmente, líder no mercado português e deter uma posição significativa no mercado espanhol, tendo, também, entrado em novos mercados como a França, a Alemanha e a Holanda. No âmbito desta estratégia para a internacionalização, foi fulcral a criação da própria frota de transporte, de modo a assegurar a entrega diária de produtos nos mercados europeus e de acordo com o timing e as necessidades dos clientes. Tendo como principais clientes, quer mercados abastecedores (Lisboa, Madrid, Barcelona, entre outros), quer retalhistas, cadeias de hipermercados e supermercados, a empresa percebeu, também, a necessidade de corresponder, de forma cada vez mais completa, às necessidades dos mesmos, proporcionando-lhes gamas mais diversificadas de cogumelos e outros produtos hortícolas Grupo e Empresas A Sousacamp é uma empresa em crescimento, tendo-se instalado, nos últimos anos, em diversas localidades da Península Ibérica. 4 Conteúdo retirado e adaptado do sítio WEB da Sousacamp (Sousacamp SGPS, 2011) 36

57 A Sousacamp As localizações onde a Sousacamp se encontra atualmente instalada são as seguintes: Varandas de Sousa, S.A. - Benlhevai, Vila Flor, Portugal Embaleuropa, S.A. - Mirandela, Portugal Varandas de Sousa, S.A - Vila Real, Portugal Varandas de Sousa, S.A. - Paredes, Porto, Portugal Varandas de Sousa, S.A. - Sabrosa, Vila Real, Portugal Varandas de Sousa, S.A. - MARL, Lisboa, Portugal Champiñones Yañez, S.L. - Bonete, Espanha Sousacamp España, S.A. - Palência, Espanha Sousacamp España, S.A. - Barcelona, Espanha Figura 11 - Localização das Empresas A localização das empresas (pontos azuis na Figura 11) permite o abastecimento de todas as regiões e, também, a localização estratégica de algumas unidades para a distribuição e entrega por toda a Europa. A cada unidade está atribuída uma empresa. Isto ajuda a operacionalização e gestão do grupo, sendo que todas as unidades são geridas e mantidas pelo Grupo Sousacamp SGPS. 37

58 A Sousacamp A sede de todo o grupo e a unidade a partir da qual a maioria das decisões são tomadas é em Benlhevai, Vila Flor, Portugal. A gestão do sistema de informação, e maioria da infraestrutura tecnológica, está centralizado nesta unidade (ver capítulo Nº4.3). Na sede encontra-se, também, o centro logístico e toda a produção da matéria-prima para a produção dos artigos principais, os cogumelos. Outros artigos incluem todo o tipo de hortícolas e sua revenda. Na sua totalidade, o grupo Sousacamp tem aproximadamente 600 colaboradores distribuídos pelas diversas empresas. Dentro deste conjunto de colaboradores, os que interagem diretamente com os sistemas de informação são, aproximadamente, 120. O volume de negócios consolidado, referente ao ano de 2011, foi de 23M Sistema de Informação A gestão do Sistema de Informação, e maioria das tecnologias da informação (TI) de suporte, está centralizado em Benlhevai, Vila Flor, Portugal, sede do Grupo Sousacamp. A centralização de todo o sistema tem vantagens a nível operacional e de manutenção, pois permite uma manutenção mais constante e concisa. Na sede encontram-se todos os programas necessários ao funcionamento da empresa. Nas restantes unidades encontra-se apenas o essencial para o seu funcionamento. A sede tem o controlo a nível de SI de todas as outras empresas. Existe uma dependência das empresas do grupo relativamente à sede. O departamento de SI da Sousacamp é, atualmente, gerido por três pessoas, onde todas elas participam nas diversas frentes envolvidas do departamento. O departamento tem um custo anual (custos operacionais, licenças, manutenção, etc.), relativo ao volume de faturação, de aproximadamente 0,01%, ou seja, em 2011, sensivelmente ,00. Dentro do departamento fazem-se soluções à medida, gerindo todo o ciclo de vida do software. A razão para o desenvolvimento In-House deve-se à especificidade da empresa e sua área de negócio, pois não existem tais ferramentas disponíveis no mercado, havendo, apenas, soluções mais genéricas. O grupo recorre, também, ao outsourcing para serviços mais genéricos, tais como ERP, gestão de acessos/assiduidade, gestão da qualidade, entre outros. Recorre-se a este tipo de 38

59 A Sousacamp serviço devido à especialização das empresas e respetivo know-how nessas áreas de negócio intrínsecas à Sousacamp. Seguem algumas tarefas desempenhadas pelo departamento: Interagir com a gestão de topo; Efetuar decisões estratégicas; Planear sistemas de informação; Gerir o processo de aferição da viabilidade de novos sistemas e tecnologias; Analisar, avaliar e selecionar sistemas (software/hardware); Orçamentar a aquisição de sistemas; Gerir projetos; Gerir o desenvolvimento e implementação de sistemas de informação; Gerir a manutenção de sistemas de informação; Otimizar os processos de negócio; Gerir a equipa de sistemas de informação; Gerir a contratação de serviços; Gerir crises nos sistemas de informação; Mediar conflitos organizacionais e individuais; Definir padrões para a documentação dos sistemas de informação; Definir regras e procedimentos para os sistemas de informação; Gerir a infraestrutura do sistema de informação; Avaliar o desempenho dos sistemas de informação e planificar a sua otimização; Analisar os problemas de negócio; Identificar oportunidades e definir soluções dos sistemas de informação; Otimizar processos da função sistemas de informação; Gerir a informação, garantindo a segurança e o acesso à mesma; Auxiliar os utilizadores dos sistemas; Acompanhar e explorar novas tecnologias e conhecimentos; Gerir a integração de sistemas; Gerir a aquisição de equipamentos; Desenvolver as capacidades dos utilizadores finais. 39

60 VPN7 A Sousacamp Infraestrutura de rede física e lógica A Sousacamp utiliza uma sub-rede para cada unidade geográfica. Estas encontram-se interligadas por VPN sobre a Internet, de forma a poderem comunicar entre elas. A ligação VPN é feita ao nível de Router/Modem com essa capacidade (LAN2LAN). A sede tem uma ligação em fibra dedicada síncrona de 50Mbps. A Figura 12 mostra a topologia lógica pelas unidades. Cada Unidade tem a sua sub-rede própria. A topologia utilizada é em estrela. Esta distribuição tem vantagens a nível operacional e de gestão, pois é facilmente identificada a localização dos equipamentos e, em simultâneo, é mantida uma separação lógica dentro do grupo pela VPN em cada unidade. Bonete Barcelona VPN6 Internet Internet Internet VPN8 Sabrosa VPN7 Internet VPN6 VPN8 Vila Real VPN5 VPN5 VPN1 Internet VPN1 Benlhevai (Sede) VPN4 VPN3 VPN2 Mirandela Internet Internet Internet VPN4 VPN3 VPN2 Paredes Palência Legenda Lisboa Unidade Comunicação VPN Internet Figura 12 - Topologia Lógica 40

61 A Sousacamp São utilizadas ligações de pelo menos 1Gbps dentro das infraestruturas até ao equipamento final, existindo ligações de backbone até 10Gbps. A cablagem estruturada garante no mínimo categoria 6. Toda a área das unidades está coberta com Wi-Fi para suportar equipamentos móveis. Ainda ao nível do Wi-Fi existe ligação para uso interno e para possíveis visitas (rede Guest controlada), hotspots, de forma a manter o tráfego sobre controlo e o acesso limitado Arquitetura Ao nível de software são utilizados, maioritariamente, produtos da Microsoft. A escolha deste fornecedor como base para os sistemas da Sousacamp tem como fundamento a integração que permite a vários níveis. Ou seja, é possível gerir os utilizadores, os servidores, os serviços, etc., a partir de um único ponto, sem ter de utilizar vário software e replicar a mesma informação nas diversas plataformas/aplicações. De forma a utilizar todo o poder dos recursos físicos existentes e, também, prolongar o ciclo de vida e futura otimização, todos os sistemas são virtualizados. O sistema de virtualização utilizado é Microsoft Windows Hyper-V. A grande vantagem da utilização de um sistema de virtualização é a possibilidade de correr diversos sistemas operativos sobre o mesmo hardware físico. No caso da Sousacamp, todos os servidores têm instalado, como plataforma base, o Hyper-V. Sobre este correm máquinas virtuais com o Windows Server 2008 R2 no qual se encontram instaladas as aplicações necessárias à empresa. A Figura 13 mostra essa estrutura, no caso da sede da Sousacamp. 41

62 A Sousacamp Figura 13 - Estrutura SI dos Hyper-V da Sousacamp 42

63 A Sousacamp Software, serviços e principais funcionalidades utilizadas Active Directory: o Active Directory (AD) é a solução da Microsoft para domínios baseados em Windows. Com este é possível gerir os utilizadores, aplicar políticas de grupo, partilhas, gerir as máquinas físicas, gerir políticas de segurança, entre outros. O AD na Sousacamp permite fazer a gestão de todos os objetos 5 na Sousacamp. Existe um AD em cada unidade física do grupo para onde são feitas réplicas a partir do controlador de domínio principal, localizado na sede. A Figura 14 mostra algumas das funcionalidades e capacidades do AD. Figura 14 - Funcionalidades do Microsoft Active Directory (Microsoft Corporation, 2011) 5 Os objetos no AD são todo o tipo de equipamento informático (PC, impressora, servidor, etc), utilizador, grupo, etc. Trata-se de uma representação utilizada pelo AD para, assim, poderem ser associados atributos que definem a sua utilização. 43

64 A Sousacamp Microsoft SQL Server 2012: Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) que agrega toda a informação do grupo Sousacamp. Sobre este SGBD correm diversas bases de dados de extrema importância para o grupo, como os dados dos ERP s, SharePoint e do sistema de assiduidade. O SGBD SQL Server 2012 integra, também, funcionalidades de Business Intelligence (BI) que permitem efetuar análises em diversos níveis do desempenho e tomadas de decisão do grupo. Microsoft Office SharePoint Server 2010 (MOSS): é um portal colaborativo para uso interno e externo (internet e intranet). Com o MOSS é possível criar, editar, partilhar e organizar de forma colaborativa espaços de trabalho. A plataforma tem funcionalidades como Content Management Systems (CMS), em português, Sistema de Gestão de Conteúdo (SGC), que permite a integração com os sistemas de produtividade da Microsoft, o Office. Sobre o MOSS é possível fazer programação nas linguagens permitidas pelo.net, ou seja, C# e VB. Na Sousacamp existem soluções programadas à medida que correm sobre a plataforma MOSS. Uma dessas soluções é a Gestão de Colheita (dos Cogumelos), para a qual não existe nenhum software comercialmente viável. O MOSS permite também a ligação a fontes de dados externas, como as bases de dados de diversos fornecedores. No caso da Sousacamp, a ligação é feita às BD do ERP o que permite a análise dos dados em vários formatos. A Figura 15 mostra uma visão geral das funcionalidades do MOSS. Figura 15 - Visão Geral do MOSS (Microsoft) 44

65 A Sousacamp Primavera Professional V8: Sistema de ERP da Primavera Business Solutions. Este sistema é Multiempresa, ou seja, no mesmo software é possível manter mais do que uma empresa em simultâneo. Neste caso, cada empresa tem a sua base de dados única e distinta. O Primavera é um software certificado para a emissão de documentos fiscais válidos junta da Autoridade Tributária e Aduaneira. Microsoft Windows Server 2008 R2 Terminal Services: O terminal services é um dos papéis que o servidor 2008 R2 da Microsoft consegue desempenhar. Este papel consiste na possibilidade de permitir múltiplas sessões na mesma máquina. Isto é, todos os utilizadores ligam-se à sua sessão a partir de outros terminais minimalistas e passam a ter acesso ao seu ambiente trabalho, hospedado num supercomputador, visto tratarse de um servidor com elevados recursos para hospedar todos os utilizadores em simultâneo. Na Sousacamp existe um servidor Terminal Services em cada uma das unidades. Desta forma, mesmo que haja uma falha de comunicação entre as unidades, estas continuam a poder trabalhar offline. Outra vantagem deste sistema é a independência relativamente à máquina onde se inicia sessão, pois todas as máquinas apontam para o servidor onde está hospedado o perfil, fazendo com que tenham acesso à sessão a partir de qualquer local, mesmo fora da empresa, usando o protocolo RDP (Remote Desktop Protocol). 2X: Esta solução permite que as máquinas tenham um sistema operativo minimalista e se liguem remotamente a uma máquina/servidor. Assim, todos os utilizadores ligam-se ao mesmo servidor e, desta forma, é mais fácil manter os serviços atualizados. Os custos das máquinas também são reduzidos, visto esta solução requerer hardware mínimo e não necessitar de licença da Microsoft. Além disso, o 2X é um SO gratuito. Uma variante desta solução é a virtualização de um software específico de forma a poder ser acedido por máquinas diferentes, mas estar a ser executado numa só. Esta variante está a ser utilizada no caso da Sousacamp no ERP. Microsoft Office 365: O Office 365 é uma plataforma baseada na cloud que tem todas as funcionalidades de uma suite de produtividade. Tem aplicações como o Word, Excel, PowerPoint, etc., todas hospedadas na cloud e que podem ser utilizadas com um simples browser. A Sousacamp utiliza apenas parte desta funcionalidade, o Outlook. O Outlook na web tem a vantagem de ter uma capacidade de armazenamento elevada e com a possibilidade de upgrade instantâneo, tal como permite a utilização em vários tipos de dispositivos móveis e fixos. O seu acesso é permitido dentro e fora da empresa. 45

66 A Sousacamp Outro software utilizado: Outras aplicações em uso são as ferramentas de produtividade da Microsoft. Dentro destas destacam-se o Excel, Word, PowerPoint e o Software de gestão de assiduidade, com o qual é possível fazer a gestão de picagens. 46

67 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp 5 5. EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp 5.1. Razão/Motivação O EDI já é utilizado para empresas externas ao grupo, ou seja, clientes e fornecedores que não pertencem diretamente ao grupo Sousacamp. Existem custos elevados cada vez que um novo tipo de documento ou um novo cliente/fornecedor se junte a este método de troca de dados eletrónica. Cada vez que tal acontece é feita uma análise para verificar se se justifica esse investimento. Dentro do grupo existe, também, a relação de cliente/fornecedor. Esta relação faz com que exista um elevado número de documentos a serem trocados entre as empresas do grupo. A Figura 18 mostra a evolução que tem existido tendo por base o número de documentos trocados entre as empresas do grupo em cada ano em todas as atividades (compras, vendas, encomendas, pedidos, guias, etc.) Pedido ECL Encomenda PEC Figura 16 - Exemplo de transformação (PEC -> ECL) Guia Transporte Expedição GTE GTR Guia Transporte Receção Figura 17 - Exemplo de transformação (GTE -> GTR) 47

68 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp A Figura 16 e a Figura 17 mostram dois exemplos de documentos que são criados um a partir do outro numa perspetiva de cliente e fornecedor dentro do grupo. Esta introdução se automatizada reduziria drasticamente o número de erros e o tempo gasto nestas tarefas. Tabela 3 Número de documentos anuais trocados dentro do grupo Ano Nº Documentos Tabela 4 - Número de todos os documentos anuais Ano Nº Documentos Totais Através da análise da Tabela 3, podemos constatar que, entre 2009 e 2010, houve um crescimento abrupto na troca de documentos de aproximadamente 280%, o que se deve à entrada de novas empresas e o aumento do volume de faturação do grupo. A Tabela 4 mostra o número total de documentos trocados dentro e fora do grupo. As trocas de documentos internas representam, aproximadamente, 20% de todos os documentos Documentos Trocados Figura 18 - Documentos trocados dentro do grupo 6 Valor referente desde Janeiro até Junho de

69 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Os documentos internos, ou seja, trocados entre as empresas do grupo, são de vários tipos. Existem documentos fiscais, de transporte, comerciais, entre outros. A Tabela 5 mostra, com mais detalhe, quais os documentos trocados entre as empresas do grupo em cada ano. É de notar que existem determinados tipos de documentos que são utilizados esporadicamente e outros servem de correção, tais como os documentos de crédito e débito, que têm a função de regularização. Tabela 5 - Tipo e número de documentos trocados por ano TipoDoc Total ABC ABV ADC ADV ALB ALC ALD ALV DEV ECF ECL FA FAC FAV FIC FIV FMI FMV 1 1 FP GR GT GTE GTR NC NCI NCR ND NDE NDN 1 1 NID NND 8 8 NRC OAT

70 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp ORC 2 2 PEC PED PEV REC VFA VFE VFI VFN VFP VFT VGR VNC VND VNE Total O número de documentos trocados entre o grupo aumenta a um ritmo crescente e, portanto, é necessária uma solução que otimize o processo de troca de documentos. As tarefas atuais consistem em receber uma notificação por escrito, ou por correio eletrónico, do documento original. Este é então impresso para melhor manipulação/comparação. O passo seguinte passa por uma validação, linha a linha, onde são verificados os artigos, quantidades, valores, descontos, iva, etc. Caso algum dado não esteja devidamente correto, o colaborador faz uma conferência do documento com o colaborador que deu origem ao documento (via telefone, mensagem instantânea, ou outro meio). Depois de tudo validado é, então, introduzido no sistema o novo documento. Esta tarefa é consumidora de muito tempo de trabalho e sujeita a muitos erros humanos, pois existem muitas interações realizadas. Obtenção Leitura Análise Validação Introdução Figura 19 - Processo manual do colaborador Este processo de obtenção, leitura, análise, validação e introdução no sistema (Figura 19) pode, em caso de erro humano, dar origem a novos documentos. Geralmente, esta situação verifica-se em documentos de caráter legal, por exemplo, no caso de uma fatura. Nesses casos se existirem erros os documentos não podem ser editados. Teria de ser feito um novo documento 50

71 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp que possa anular o anterior e refazê-lo. Nesta situação (fatura) seria necessária uma nota de crédito que anulasse a fatura, ou seja, mais documentos a serem criados. O tempo investido nestas tarefas é demasiado, representando um custo muito elevado para o grupo. Foi feito um estudo interno para apurar o tempo médio necessário para esta tarefa: dentro do grupo Sousacamp destacaram-se quatro colaboradores para efetuar, durante alguns dias e continuamente, a tarefa de introdução de documentos internos de variados tipos. Após esse trabalho, foi feita uma análise ao ERP e verificados quais os documentos inseridos por esses utilizadores e a hora de inserção de cada documento. Desta forma foi possível obter o tempo médio e aproximado gasto na inserção de cada documento 7. A Tabela 6 mostra o tempo decorrido na introdução de cada documento no sistema ERP. Tabela 6 - Tempo necessário por documento (processo manual) Documento Pessoa A Pessoa B Pessoa C Pessoa D Média 1 00:08:48 00:07:51 00:06:27 00:06:40 00:07: :05:55 00:05:57 00:05:50 00:05:51 00:05: :04:13 00:05:17 00:04:32 00:04:25 00:04: :03:27 00:04:07 00:08:14 00:05:08 00:05: :07:20 00:06:26 00:07:07 00:06:37 00:06: :05:20 00:04:10 00:04:21 00:04:22 00:04: :06:32 00:05:10 00:06:01 00:07:06 00:06: :08:32 00:08:13 00:08:32 00:09:05 00:08: :10:22 00:06:42 00:09:45 00:08:23 00:08: :06:21 00:05:19 00:06:13 00:09:07 00:06: :10:04 00:06:02 00:09:34 00:09:11 00:08: :08:24 00:07:49 00:07:01 00:08:25 00:07: :06:04 00:07:46 00:05:31 00:04:30 00:05: :08:19 00:09:19 00:06:45 00:10:17 00:08: :06:49 00:07:49 00:06:46 00:05:43 00:06:47 Média 00:07:06 00:06:32 00:06:51 00:06:59 00:06:52 7 A operação foi realizada de forma contínua sendo depois feita uma análise ao ERP obtendo o timestamp de cada documento. O filtro incluía, também, o utilizador em causa de forma a não obter documentos criados por outras pessoas. Depois de apurado o timestamp foi calculada a média de tempo entre cada documento. (ver Tabela 6) 51

72 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Em média, cada colaborador demora 7 minutos para inserir um documento interno e com todas as validações necessárias ao mesmo. Tendo em conta o número de documentos trocados dentro do grupo Sousacamp, são despendidos muitos dias para esta tarefa. A Figura 20 mostra os dias úteis (8 horas) gastos na troca de documentos internos, tendo como base os 7 minutos médios retirados da análise anterior. Cada ano tem aproximadamente 250 dias úteis, o que, neste caso, obrigaria a ter 3 colaboradores dedicados a tempo inteiro e apenas à inserção de documentos internos do grupo (referência 2011, visto ser o ano completo mais recente). Todo este tempo necessário tem um custo muito elevado para a empresa, adicionando-se o facto de os recursos serem desperdiçados em tarefas que não acrescentam valor à empresa Dias úteis com 8h Figura 20 - Dias úteis gastos com Documentos Internos O sistema EDI irá de forma automática obter toda a informação num só local e permitir a transformação do documento em outro documento de outra empresa do grupo. Esta metodologia poderá poupar em cada documento a tarefa de obtenção na origem e a sua inserção no destino. Estas duas tarefas são as mais demoradas, o que significa que, se forem automatizadas, poderia representar, teoricamente, uma melhoria superior a 50% do tempo, pois a única tarefa necessária passaria a ser a análise e validação do documento. A Figura 21 mostra, graficamente, qual seria o impacto de uma redução em 50% do tempo. 52

73 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Dias úteis com 8h Após EDI Figura 21 - Possível redução do tempo em 50% com EDI em dias Este sistema tem um elevado potencial pois possibilita a redução de custos, redução de erro humano, melhoria nos tempos de resposta e uma maior concentração em tarefas de maior valor acrescentado. Esta abordagem pode ser adaptada para outros grupos que poderiam, usufruir de um sistema de EDI interno e suas vantagens. Um ciclo ideal de geração de documentos está apresentado na Figura 22. Atualmente esta geração de documentos existe, mas quando existem erros, são emitidos mais documentos para a correção dos mesmos. Pedido (compras) Cliente PEC ECL Encomenda (vendas) Fornecedor Guia de Remessa (vendas) Fornecedor GR GR Guia de Remessa (compras) Cliente Fatura (vendas) Fornecedor FA FA Fatura (compras) Cliente Figura 22 - Ciclo "ideal" de criação de documentos Em suma, a razão e motivação principal para a criação de um sistema de EDI interno é a otimização de toda esta tarefa, tal como a redução de custos e erros, e também, a aceleração e melhoria do processo. 53

74 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Os pontos seguintes representam de forma similar o processo de implementação proposto por (Sabri, Gupta, & Beitler, 2006). Tendo sido adaptado para as seguintes fases e estrutura: 5.2 Fase 1 Análise (Solução Proposta): Esta fase representa o estudo/análise dos documentos, requisitos e a modelação do sistema. 5.3 Fase 2 Desenvolvimento: Nesta parte são verificados e implementados os mapeamentos, parametrizações e o sistema propriamente dito. 5.4 Fase 3 Comunicação com Utilizador: Aqui é descrita a parte de interação com o utilizador, ou seja, o front-end do utilizador e todas as envolvências com o mesmo. 5.5 Fase 4 Resultados: Nesta fase apresentam-se resultados da implementação em produção, tais como vantagens e limitações. As vantagens são detalhadas com a indicação se foram, ou não, alcançadas Fase 1 Análise (Solução Proposta) O objetivo é extrair automaticamente a informação de uma empresa, colocar num formulário de aprovação para depois ser transformado em um outro documento na empresa destino. O sistema deverá ser capaz de estar dinamizado o suficiente para poder efetuar esta operação para qualquer tipo de documento, independentemente da sua natureza Requisitos Os requisitos identificados foram levantos junto do DFA (Departamento Financeiro e Administrativo) e da administração do Grupo, de forma a obter uma listagem concisa das funcionalidades e capacidades do sistema a desenvolver Requisitos Funcionais Os requisitos funcionais definem as funcionalidades que a aplicação deverá ter. São estas funcionalidades que circunscrevem o comportamento da aplicação. Estes requisitos são construídos num formato tabular, com o código, requisito e descrição do mesmo. 54

75 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Tabela 7 - Requisitos Funcionais Código Requisito Descrição/Observação RF-01 Identificação O sistema deverá verificar a identidade do utilizador RF-02 Alertas O sistema deverá enviar alertas aos utilizadores RF-03 Comentários O sistema deverá permitir introduzir comentários nos documentos RF-04 Dados ERP O sistema deverá ser capaz de consultar dados às bases de dados do Primavera RF-05 Mapeamento O sistema deverá mapear campos de origem tais como taxas, pagamentos, métodos de expedição, etc. em campos destino correspondentes à empresa destino RF-06 Estado O sistema deverá ter associado um estado a todos os documentos RF-07 Histórico O sistema deverá manter um histórico de todas as transações efetuadas RF-08 Consulta O sistema deverá possibilitar a consulta de documentos nos seus diversos estados RF-09 Obtenção automática O sistema deverá consultar e obter novos documentos de 15 em 15 minutos RF-10 Reconhecimento do documento O sistema deverá identificar claramente e inequivocamente o documento aberto e o seu destino RF-11 Transformação O sistema deverá transformar as linhas do documento (artigos), na língua destino do documento (Ex. PT -> ES, ES-> PT) RF-12 Legalidade O sistema deverá criar os documentos com todas as questões legais em vigor associadas ao país da empresa destino 55

76 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp RF-13 Erro de sistema O sistema deverá alertar o DSI (Departamento Sistemas de Informação) em caso de erro com relatório detalhado (para DEBUG) e mostrar mensagem ao utilizador RF-14 Extração O sistema deverá extrair as linhas do documento original no momento da abertura Requisitos Não Funcionais Os requisitos não funcionais não definem qualquer comportamento da aplicação visível, mas esclarecem, por exemplo, tecnologias, questões de segurança, entre outros. Sãs as características mais intrínsecas à aplicação. Tabela 8 - Requisitos Não Funcionais Código Requisito Descrição/Observação RNF-01 Segurança RNF-02 Autenticação RNF-03 Linguagem de Programação RNF-04 Ligação à Base de Dados RNF-05 Escalabilidade RNF-06 Facilidade de uso RNF-07 Parametrizável O sistema deverá sempre garantir a segurança dos dados O sistema apenas deverá permitir o acesso aos utilizadores com a devida autenticação efetuada O sistema deverá ser programado em ASP.NET, C# A ligação à Base de Dados deverá ser feita com a devida autenticação (segura) O sistema deverá ser implementado de forma a permitir a adição de novas funcionalidades sem afetar as restantes O sistema deverá ser intuitivo de forma a não ser necessário conhecimentos avançados para a sua utilização O sistema deverá ser capaz de alterar a sua configuração de acordo com os parâmetros 56

77 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp RNF-08 Plataforma A ferramenta deverá estar o mais possível associada ao SharePoint 2010, intranet do grupo Modelação Software De modo a melhor descrever a aplicação, o seu comportamento e as suas funcionalidades, foi optado por utilizar alguns diagramas CASE. Entre as ferramentas utilizadas está o Office Visio 2010, para o Diagrama de casos de uso, e o Bizagi para os diagramas BPMN Casos de Uso Os casos de uso mostram as Unidades Funcionais do sistema e a sua interação com os seus atores. Com a Figura 23 (- Diagrama Casos de Uso do Sistema EDI), é perfeitamente notável os limites do sistema, como também, toda a envolvência e fluxo do mesmo. Os atores envolvidos são: Utilizador: este representa o colaborador da empresa que utiliza o sistema para a criação e transformação de documentos. ERP: a base de dados do ERP onde são armazenadas e lidas todas as informações relativas aos documentos. SharePoint: a base de dados do SharePoint e também a interface de utilização da mesma. O SharePoint é a plataforma da Intranet no Grupo Sousacamp. Timer: é um serviço que é parametrizado de forma a ser executado no espaço de tempo definido. Este serviço é fulcral para todo o sistema, pois possibilita alertar, em tempo útil, a existência de novos documentos pendentes. 57

78 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Sistema EDI interno Criação de Documento «extends» Validar Dados ERP Utilizador «uses» «extends» Alertar Novos Documentos «uses» Consultar Documentos «extends» Timer Transformação Documento «extends» «extends» «uses» Verificar Mapeamentos Criar/Alterar Registo Documento Ver Registos Pendentes SharePoint Figura 23 - Diagrama Casos de Uso do Sistema EDI Foi escolhida uma descrição dos casos de uso em forma tabular por permitir ver a informação de modo sucinta e clara em cada um dos casos de uso. Caso de Uso: Criação de Documento ID: Login Atores: Utilizador, ERP Pré-condições: Sistema em espera, Utilizador autenticado Fluxo de Eventos: 1 O utilizador introduz dados relativos ao novo documento a ser criado. 2 É feita uma validação dos elementos do documento por parte do ERP. 3 Se o utilizador introduziu dados válidos; 3.1 O ERP aceita e grava documento. 4 Se o utilizador introduz dados inválidos; 4.1 O sistema dá mensagem de erro e retorna ao início do caso de uso. Pós-condições: A Base de dados do ERP tem um novo documento. 58

79 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Caso de Uso: Ver Registos Pendentes ID: Ver Registos Pendentes Atores: Utilizador, SharePoint Pré-condições: Sistema em espera, Utilizador autenticado Fluxo de Eventos: 1 O utilizador pede ao sistema uma listagem dos documentos pendentes de introdução. 2 O SharePoint valida o nível de acesso do utilizador. 3 O SharePoint mostra a listagem de documentos dependente das permissões. Pós-condições: O utilizador fica com listagem de documentos no sistema. Caso de Uso: Transformação Documento ID: Transformação Documento Atores: Utilizador Pré-condições: Sistema em espera, Utilizador autenticado, Existir documento pendente Fluxo de Eventos: 1 O utilizador escolhe o documento dos registos pendentes (Ver Registos Pendentes). 2 Valida o documento e pede a sua transformação ao sistema. 3 O sistema inicia todas as transformações necessárias e introduz o documento (Criação de Documento) no ERP. Pós-condições: É criado um novo documento a partir de um já existente no ERP Caso de Uso: Criar/Alterar Registo Documento ID: Criar/Alterar Registo Documento Atores: SharePoint Pré-condições: Sistema em espera Fluxo de Eventos: 1 É feito um pedido de registo de novo documento. 2 Caso o registo não exista, é criado um novo registo com os dados. 3 Caso o registo já exista, são compradas as alterações existentes e alterado o registo com essas alterações. 4 É enviado um alerta com o sucedido. 59

80 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Pós-condições: É criado/alterado um novo registo no SharePoint e despoletado um alerta Caso de Uso: Consultar Documentos ID: Consultar Documentos Atores: Timer, ERP Pré-condições: Sistema em espera, Timer é ativado Fluxo de Eventos: 1 É verificado junto do ERP se existem novos documentos. 2 Caso existam novos documentos é chamado o caso de uso Criar/Alterar Registo Documento. Pós-condições: São processados todos os novos documentos do ERP Caso de Uso: Alertar Novos Documentos ID: Alertar Novos Documentos Atores: Utilizador Pré-condições: Sistema em espera, Pedido de alerta Fluxo de Eventos: 1 É feito um pedido de alerta. 2 É construído com base na informação do documento o alerta. 3 É enviado ao utilizador uma mensagem de correio eletrónico com a informação recolhida no ponto 2. Pós-condições: O utilizador recebe a informação de novos documentos. Caso de Uso: Validar Dados ID: Validar Dados Atores: Pré-condições: Sistema em espera Fluxo de Eventos: 1 São enviados os dados de um Documento. 2 São verificados todos os campos de preenchimento obrigatório. 3 São verificados os valores e o correto preenchimento dos mesmos. 60

81 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Pós-condições: O Documento é assinalado como valido ou inválido Caso de Uso: Verificar Mapeamentos ID: Verificar Mapeamentos Atores: Pré-condições: Sistema em espera Fluxo de Eventos: 1 São verificados os mapeamentos necessários de acordo com a empresa e tipo de documento. 2 São feitos os respetivos mapeamentos. 3 É retornado o documento com os respetivos mapeamentos. Pós-condições: O documento fica com os mapeamentos feitos Diagramas BPMN Business Process Modeling Notation (BPMN) é uma representação dos processos de negócio num formato gráfico. O BPMN tem como objetivo facilitar a compreensão da notação por todo o tipo de utilizadores e atores. A Figura 24 e Figura 25 são dois diagramas BPMN que mostram, respetivamente, o processo de obtenção de alerta e de criação de novo documento. 61

82 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Figura 24 - Processo de obtenção e alerta Figura 25 - Processo de criação novos documentos 62

83 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp 5.3. Fase 2 Desenvolvimento Análise da Base de Dados do ERP O método de integração foi o de acesso direto à Base de Dados (ver capítulo 3.2), para isso é necessário conhecer de forma detalhada toda a base de dados do ERP. Para integrar os documentos corretamente no ERP é, então, necessário analisar o esquema relacional, estrutura e semântica da base de dados utilizada pelo ERP. Analisando as relações entre tabelas e colunas foi possível obter todas as tabelas envolvidas no processo de criação de documentos no ERP. Os testes efetuados nos clones possibilitaram detetar relacionamentos que não estavam diretamente declaradas na estrutura da base de dados. Foi utilizado uma ferramenta que possibilita visualizar todas as transações efetuadas na base de dados (SQL Server 2012 Profiler 8 ). Com essa ferramenta é possível ver todas as transações e instruções SQL a serem executados sobre uma base de dados (ver exemplo da Figura 26). Para não analisar instruções erradas provenientes dos utilizadores a trabalharem no ERP foi criado um Clone de cada empresa envolvida no futuro processo de EDI intraorganizacional. Desta forma é possível filtrar as instruções SQL apenas pelas que estão a ser executadas nas bases de dados de clone. 8 SQL Profiler is a graphical tool that allows system administrators to monitor events in an instance of Microsoft SQL Server. You can capture and save data about each event to a file or SQL Server table to analyze later. For example, you can monitor a production environment to see which stored procedures are hampering performance by executing too slowly., por (Microsoft Corporation, 2012) 63

84 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Figura 26 - Screenshot das operações na BD do ERP O método de integração optado para a realização do projeto, acesso direto à base de dados, tal como descrito no capítulo 3.2.2, tem como vantagem, que também são aplicáveis a este sistema, não necessitar de aplicações extra/especializadas em obter os dados. Outra vantagem é os dados estarem sempre atualizados, já que vai diretamente à fonte quando necessários. A desvantagem desta abordagem é o locking dos dados, mas que neste projeto não se aplica. O locking dos dados é usado quando os dados têm de ser alterados e não convêm haver outros a trabalhar os dados em simultâneo. No caso do sistema de EDI interno, este sistema irá apenas ler e criar dados e não alterar, daí esta desvantagem não se aplicar Resultados Após a análise das instruções SQL do Primavera foi verificado que o Primavera tem Stored Procedures (SP) bem definidos para a inserção de documentos no ERP. A utilização de 64

85 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp SP deve preceder as validações aos dados a serem inseridos de forma a manter a integridade na base de dados. O ERP faz uma preparação prévia do documento e validações, recorrendo essencialmente a queries do tipo SELECT. Por exemplo, verificar tipos de moeda, valores em stocks, possíveis câmbios, datas e outros. Após isso, foram identificados as seguintes principais SP envolvidas no processo: GCP_VND_ActualizaDocumentoVenda GCP_CMP_ActualizaDocumentoCompra Nestes SP foram identificadas as seguintes variáveis de AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS AS BIT As variáveis de entrada dos SP são facilmente decifráveis, uma vez que são compostas, parcialmente, por linguagem natural. A primeira parte representa o tipo de dados, 65

86 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp seguido do conteúdo da variável. Após alguns testes, foi possível verificar que as variáveis não necessárias 9 são forçadas a null. Um documento é formado por cabeçalho e as respetivas linhas. É essa mesma estrutura que é utilizada internamente na base de dados do ERP, ou seja, existe uma tabela de cabeçalhos, onde cada entrada representa uma linha, e uma tabela de linhas, onde múltiplas linhas representam o conteúdo de um documento. Esta relação pode ser visualizada na Figura 27. PK CabecDoc IDdoc NumDoc Serie TipoDoc Data etc PK PK,FK1 LinhasDoc IDLinha IDdoc Artigo Descricao Preco Quantidade etc Figura 27 - Relação entre Cabeçalho e Linhas ERP As variáveis mais importantes são as strxmlcabec e strxmllinhas, pois estas definem o documento em si, sendo as restantes maioritariamente operacionais. Seguem o XML do cabeçalho e das linhas: Exemplo Cabeçalho: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <Documento> <CD VS='07.00' ID='{ EAA9-11E1-8B4B-00155D65E504}' FIL='000' TDO='ECL' SE='12BCG' ND='1097' SC='1' RI='3' LOP='0' DT='8/20/2012' DTV='9/19/2012' MO='EUR' CMB='1' CMBMB='1' CMBMA='1' MUEM='1' AR='2' ARIVA='2' TE='C' EN=' ' DE='0' NC='NumContribuinte' NM='NomeEmpresa MD='Morada da Empresa' LO='Localidade da Empresa ' CP='CodigoPostal ' CPL='Codigo Postal Localidade' DTO='00' PAIS='ES' PFAC='ES' CPG='2' DPG='0' MPG='TRA' ZO='20' UMA='0' ME='02' DTC=' ' LC='N/ Morada' HC='10:28' LD='V/ Morada' DTD=' ' TM='150' TD='0' TO='0' TX='0' TI='0' TRE='0' TOP='1' ACBL='0' NDIA='0' PR='0' TR='0' TRG='0' DTUA='8/20/ :31:4' OPOS='0' CADD='0' UT='DMARTINS' ES='P' DI='0' MC='0' FE='0' AN='0' TL='000' TEF='C' ENF=' ' NMF='NOME Fiscal da Empresa' MDF='Morada Fiscal' LOF='LocalidadeFiscal ' CPF='CodigoPostalFiscal' CPLF='Localidade CodigoPostalFiscal' NCF='NUMcontribuinte' DTOF='00' TIEC='0' GPPL='0' RIVA='1' ESF='2' DG='8/20/ :31:4' /> <RI M='V' ID='{ Varáveis necessárias ou não estão dependentes das parametrizações em cada ERP e os respetivos tipos de documentos. 66

87 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp EAA9-11E1-8B4B-00155D65E504}' FI='000' TD='ECL' SE='12BCG' ND='1097' CI='02' TI='0' TR='0' IN='150' VI='0' VR='0' II='0' /> </Documento> Exemplo Linhas: <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <Documento> <LD EBD='2' ID='{ADF4EF86-EAA9-11E1-8B4B-00155D65E504}' NL='1' TL='11' AR=' P' AZ='A1BCG' LO='A1BCG' LT='<L01>' DES='Cogumelo Branco Cx. Kg' QT='100' UN='KG' FC='1' ARRED='2' VA='0' VB='0' VC='0' QTF='0' PU='1.5' PCM='0' TCP='0' CP='0' MA='0' PMA='0' D1='0' D2='0' D3='0' DC='0' CI='02' PII='100' TI='0' TR='0' PID='100' TIL='150' TDA='0' TDC='0' TDF='0' PL='150' EC='0' CIE='' TIE='0' TX='0' TRE='0' TIVA='0' IND='0' DT='8/20/2012' DTE='8/20/2012' DTS='8/20/ :30:30' MS='S' NLSG='0' RI='3' SC='1' DV='0' PCMDV='0' CO='0' IP=' ' IML='1' IVL='0' SR='0' B2BNLO='0' QTR='0' QTS='0' ET='P' FE='0' QTT='100' NSE='0' REGIVA='1' TIIEC='0' TIEC='0' VIEC='0' TO='1' /> </Documento> O uso do XML tem várias vantagens, entre elas, a possibilidade de uma estrutura hierárquica, legibilidade, etc. Neste exemplo, foi criada uma encomenda (tipo documento: ECL) na empresa de destino, com apenas um artigo. O cabeçalho identifica claramente quem é o cliente (Empresa Origem) e os seus dados, como por exemplo, a morada, contribuinte, entre outros. A secção do cabeçalho é denominada por CD (CabecDocumento) do XML. No XML das Linhas existe uma secção LD (LinhaDocumento) que se repete por cada linha do documento (neste exemplo apenas um). Em cada estrutura LD está identificado o artigo e todas as características associadas à linha (descrição, quantidades, preço, regime de iva, etc.). Depois de cada inserção existe uma tabela que deve ser atualizada para que as alterações se tornem válidas e possam ser refletidas no ERP. A seguinte instrução termina a inserção: UPDATE SeriesVendas SET Numerador=1097, DataUltimoDocumento='8/20/2012' WHERE TipoDoc='ECL' AND Serie='12BCG' O TipoDoc, Serie e DataUltimoDocumento são variáveis cujo valor advém da inserção anterior, ou seja, o tipo de documento, a série correspondente e a respetiva data de inserção. Depois de perceber a metodologia de inserção dos documentos utilizada pelo ERP Primavera é mais fácil criar uma aplicação que possa replicar o seu funcionamento. O uso de SP bem definidos pelo Primavera facilita a inserção, pois após consulta do SP foi possível 67

88 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp verificar que existem validações do lado do SP e os seus respetivos códigos de erro. Desta forma, a aplicação a criar será capaz de lidar corretamente com os erros de inserção e reagir convenientemente Mapeamentos Para iniciar o projeto foi verificada a necessidade de haver mapeamentos entre alguns dados. Tem de existir vários mapeamentos, entre eles, empresas, séries, tipos de documentos e artigos, de forma a poder automaticamente criar os documentos novos. Para gerir todos os mapeamentos necessários, definições e parametrizações de todo o projeto foi criado um site específico dentro da intranet com esse propósito. Os mapeamentos servem para poder indiciar quais os artigos que dão correspondência nas outras empresas, ou seja, os códigos dos artigos podem variar de empresa para empresa. Como exemplo disso, o artigo Cogumelo Marron cx. 1KG pode ter o código P na empresa recetora, mas na empresa de destino ter o código C. Seguem alguns mapeamentos identificados: Mapeamento Documentos Entre os mapeamentos necessários estão os documentos., ou seja, os documentos de origem quais os documentos de destino que vão gerar. Esta forma aplica-se igualmente às séries e às empresas. Desta forma foi decidido levar este mapeamento para as parametrizações de cada transformação. As parametrizações estão detalhadas no capítulo Mapeamento Artigos Existem artigos que não têm os mesmos códigos em todas as empresas. Para tal, é necessária uma tabela auxiliar que faça o mapeamento entre os códigos dos artigos. O ERP está preparado para esta situação disponibilizando uma tabela própria para clientes e para Fornecedores (ArtigoCliente, ArtigoFornecedor). A Tabela 9 é um exemplo da estrutura existente no ERP. Após ter o código correto é possível consultar no ERP da empresa todas as informações sobre esse artigo específico, como por exemplo, a descrição, unidade, entre outros. 68

89 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Tabela 9 Tabela ArtigoCliente Artigo Cliente DescricaoCliente CodigoCliente P Cogumelo Branco Cx. Granel Kg C P Cogumelo Branco Cx. Granel 3 Kg C P Cogumelo Branco Tab. Granel Kg C P Cogumelo Branco Cuvete 300 gr C P Cogumelo Branco Cuvete 500 gr C P Cogumelo Branco Cuvete 600 gr C P Cogumelo Branco Cuvete Kg C C Cogumelo Branco Inteiro Lata Sousacamp 1/4 Kg C C Cogumelo Branco Inteiro Lata Sousacamp 1/2 Kg C Cogumelo Branco Inteiro Lata Sousacamp 3 Kg C Cogumelo Branco Inteiro Lata Da Horta 1/4 Kg C Cogumelo Branco Inteiro Lata Da Horta 1/2 Kg C C Cogumelo Branco Inteiro Lata Da Horta 1 Kg C Esta tabela já existente no ERP serve para uso com clientes e fornecedores em EDI, mas que também é aplicável ao EDI dentro do grupo visto existirem empresas dentro do grupo com descrições e códigos diferentes Outros mapeamentos Tal como nos artigos, que é o mapeamento mais óbvio, houve a necessidade de criar tabelas auxiliares com outros mapeamentos, entre eles, taxas de iva, métodos de pagamentos, entre outros. Tal deve-se ao facto de haver taxas diferentes entre os países e ter de haver um mapeamento com o código de IVA que existe entre cada uma delas. Nos métodos de pagamento também houve essa necessidade, pois para o ERP é enviado o Código (ID) do método de pagamentos. Caso os métodos tenham sido criados em ordens diferentes originar-se-ão códigos distintos para cada empresa, daí a necessidade de mapear esses dados Parametrizações De modo a manter o sistema de EDI interno funcional e dinâmico foi implementada uma lista dentro do site de EDI para se poder definir cada parâmetro. A aplicação vai ler a lista de parâmetros em cada execução de forma a saber quais os valores e documentos a utilizar. 69

90 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp As varáveis identificadas são as seguintes: Tipo documento de origem; Empresa de origem; Série de origem; Série de destino; Tipo documento de destino; Contas de Correio eletrónico a alertar; Entidade de origem; Entidade de destino; Estado (ativo/inativo) Validações De forma a manter a integridade das bases de dados do ERP são feitas validações. As validações garantem que todos os campos obrigatórios tenham realmente valores válidos, pois estando a manipular diretamente a base de dados e caso sejam introduzidos valores errados a integridade e validade da base de dados fica comprometida. O uso de SP também é uma mais-valia, já que a SP foi analisada e mostra ter mecanismos de validação dos valores. Desta forma, caso algum erro ocorra é feito um processo de rollback de modo a manter a base de dados no estado em que se encontrava antes de iniciar a tarefa de inserção do documento Fase 3 Comunicação com Utilizador Interface do utilizador Front-End Visto o grupo Sousacamp ter já construídas algumas aplicações personalizadas sobre a SharePoint, o objetivo centra-se em utilizar esta plataforma como interface para todo o sistema. Entre as diversas razões destacam-se as seguintes: Acesso controlado dos utilizadores; Desenvolvimento rápido de aplicações; Gestão detalhada das permissões; 70

91 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Plataforma utilizada para diversas tarefas, ou seja, redução da necessidade de aprendizagem junto dos colaboradores atuais; Possibilidade de programação com linguagens orientadas a objetos (.NET); Integração com fontes de dados externas; Personalização detalhada da interface; Estruturação em páginas web > subpáginas/subsites; Possibilidade de upgrade para futuras versões do SharePoint. A facilidade de integração de novas aplicações e a respetiva manutenção, tal como atualizações, fazem do SharePoint uma plataforma fiável e segura para implementar o sistema de EDI interno Timers O SharePoint tem um sistema interno de scheduling, ou seja, tem um serviço que é parametrizável e programável. Foi desenvolvido um Timer (timerediinterno) que tem com objetivo a leitura de documentos novos nas diferentes base de dados do ERP e adição à lista de documentos pendentes. Em simultâneo é enviado um correio eletrónico a alertar os utilizadores/grupos da entrada de documentos novos para serem inseridos no sistema. O timerediinterno foi parametrizado para ser executado de hora em hora e vai ler todas as base de dados e documentos que estejam ativos na lista de parâmetros da aplicação EDI Interface A interface no SharePoint é intuitiva, sendo necessário muito pouco tempo para que novos colaboradores fiquem familiarizados com a ferramenta. O sistema de EDI interno irá ter subsite dedicado apenas a essa função. Esse subsite deverá encontrar-se dentro do secção do DFA, visto ser este o departamento encarregue do fluxo documental comercial e administrativo. 71

92 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Figura 28 - Interface EDI na Intranet Sistema de Alertas De modo a assegurar que os documentos são introduzidos em tempo útil, foi necessário criar um método capaz de garantir que os utilizadores responsáveis sejam devidamente notificados. Para isso recorreu-se ao serviço de correio eletrónico e à Intranet Correio eletrónico O Timer que corre sobre o SharePoint e verifica se existem novos documentos alerta os utilizadores, que estejam assim parametrizados, enviando-lhes uma mensagem de correio eletrónico com os detalhes dos novos documentos. Nestes detalhes inclui-se o seguinte: Origem do documento (Empresa); Destino do documento (Empresa); Tipo de documento; Número de documento; Série do documento; Linhas do documento; 72

93 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Data do documento; Criador (utilizador) do documento SharePoint Juntamente com a mensagem de correio eletrónica é ativada, na Intranet, uma funcionalidade de alerta na página principal de entrada à plataforma. Este alerta mostra um popup cada vez que se entra na Intranet, de forma que o utilizador tenha, forçosamente, de interagir com ele. Este alerta apenas é desativado depois de o utilizador verificar o documento Histórico O SharePoint tem como funcionalidade nas suas listas a capacidade de histórico. Tirando proveito desta funcionalidade no sistema de EDI é possível saber quem criou o documento, como também quem o editou para posterior inserção. O histórico pode ser ilimitado ou mantido por tempo indefinido Auditing Juntamente com o histórico que é mantido na lista de documento dentro da Intranet, o timer que corre de 15 em 15 minutos irá igualmente recolher informações. Essas informações servem para melhor rastrear as origens e destinos dos documentos. Quando um documento é, ainda, criado no ERP, o sistema de auditing do timer irá registar o utilizador, dados do documento, datas e horas e adicioná-lo a uma lista de eventos. Essa lista apenas permite a adição de novos eventos de forma contínua. Desta forma é possível ter um conjunto de registos que permitem fazer um rastreamento completo do documento, onde se inclui toda e qualquer alteração Fase 4 Resultados Limitações Durante o desenvolvimento da aplicação de EDI interno foram descobertas algumas limitações. Em alguns casos foi possível encontrar alternativa, em outros, terá de ficar para trabalho futuro para melhorar a aplicação. 73

94 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Faturas e documentos legais em Portugal Portugal, ao contrário da Espanha, tem regras legais que se devem cumprir nos documentos comerciais para a Autoridade Tributária e Aduaneira. As faturas devem ser emitidas por um software que deve ser certificado. Pode ser lido no Artigo 6º da Portaria n.º 22-A/2012 (ver anexos). De forma resumida o artiga indica que os documentos de caráter legal devem ser assinados digitalmente utilizando parte da chave gerada no documento anterior e dados do documento atual. O algoritmo a utilizar deve ser de cifra assimétrica RSA, gerando assim, um código único. Desta forma é impossível inserir diretamente os documentos legais como faturas, pois não seriam assinados. Alternativa encontrada: A solução encontrada foi a criação do documento legal em formato de rascunho. O ERP Primavera tem na sua base de dados uma tabela com a mesma estrutura dos documentos para os rascunhos. Desta forma, quando se trata de documentos legais e assinados digitalmente, o sistema cria o documento em rascunho sendo que o utilizador terá, apenas, de aceder ao ERP para transformar esse rascunho num documento final. A maior desvantagem do sistema a nível funcional é a introdução manual usando queries SQL para a inserção, já que não existem SP específicos para rascunhos Testes As ferramentas entraram em ambiente de produção parcial, ou seja, estão ao alcance dos utilizadores, mas apenas leem e introduzem documentos para uma base de dados clone da base de dados principal das empresas. A administração, em conjunto com o diretor do departamento DSI, deu indicações ao DFA para utilizar o clone como se tratasse de uma empresa real e, assim, validar todos os documentos introduzidos automaticamente. À medida que são encontradas falhas são feitas os devidos ajustes no código. Durante a fase de testes foi recolhido o feedback dos utilizadores. Estes mostraram grande satisfação e interesse em transpor a aplicação para a versão final e integrar documentos no ERP em produção. 74

95 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp A implementação, ou seja, a passagem do sistema do ambiente de desenvolvimento para o ambiente de produção, foi efetuada em conjunto pelo DSI e DFA de forma a validar todas as parametrizações do sistema. A administração definiu os níveis de acesso de cada utilizador/grupo ao sistema. De forma a melhor apresentar os resultados obtidos, são descritas as vantagens e desvantagens referidas nos capítulos 2.11 e 2.12 e a sua verificação no caso prático do sistema de EDI interno na Sousacamp. Velocidade A velocidade é uma das vantagens apresentadas no uso de EDI. Esta vantagem foi verificada, pois relativamente ao tempo entre os documentos inseridos manualmente e os documentos inseridos com o novo sistema de EDI, foi reduzido de 7 minutos para aproximadamente 2 minutos 10 (Tabela 10), o que representa uma redução de tempo em mais de 70%. Tabela 10 - Tempo necessário por documento (processo com sistema EDI interno) 10 Documento Pessoa A Pessoa B Pessoa C Pessoa D Média 1 00:02:17 00:03:04 00:02:24 00:01:21 00:02: :02:20 00:02:16 00:01:23 00:02:11 00:02: :01:15 00:02:37 00:01:07 00:02:30 00:01: :02:33 00:02:57 00:03:16 00:02:33 00:02: :01:50 00:03:19 00:02:22 00:01:33 00:02: :02:27 00:01:54 00:03:14 00:01:15 00:02: :03:05 00:02:17 00:02:32 00:01:16 00:02: :03:09 00:02:23 00:02:10 00:02:24 00:02: :02:25 00:03:00 00:02:23 00:01:05 00:02: :01:35 00:03:12 00:01:21 00:01:49 00:01: :02:54 00:03:29 00:03:07 00:02:22 00:02: :01:26 00:01:59 00:02:58 00:01:50 00:02: :02:47 00:02:10 00:01:03 00:02:06 00:02: :01:22 00:01:26 00:01:19 00:02:20 00:01: :01:05 00:01:37 00:02:00 00:02:57 00:01:55 Média 00:02:10 00:02:31 00:02:11 00:01:58 00:02:12 10 Valor obtido usando a mesma técnica referida no capítulo

96 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp À medida que os utilizadores ficam mais familiarizados com o sistema, os tempos podem vir ainda a melhorar. Precisão Com o método tradicional de introdução, existiam muitos erros de inserção, o erro humano estava constantemente presente. Uma das vantagens verificada é que esse erro deixou de existir. Somente uma falha computacional pode introduzir documentos erróneos no sistema. A transformação de documentos é com o sistema EDI interno direta. O novo documento criado é uma cópia perfeita do anterior com as devidas alterações obrigatórias. Desta forma não existe espaço de manobra para erros. Rentabilidade Esta vantagem está intimamente ligada à velocidade, vantagem referida anteriormente, pois segundo (Garguilo & Markovitz, 1996), as reduções de custos prendem-se com a melhoria do tempo necessário, redução dos custos adicionais relacionados com o papel e respetivo arquivamento, espaço, entre outros. Ou seja, a redução em aproximadamente 70% do tempo despendido pelos colaboradores nestas tarefas, passa a estar disponível para outras atividades da empresa. Assim sendo, esta vantagem verificou-se e o processo de negócio foi melhorado. Segurança A segurança é um tópico presente tanto nas vantagens como nas limitações, no entanto, e devido à natureza do sistema desenvolvido, apenas é verificado como uma vantagem. O sistema opera apenas dentro da rede do grupo Sousacamp. Ou seja, para ser alvo de um ataque direto teria de ser feito dentro da rede do grupo, ao contrário do EDI generalizado que sai fora da empresa até à empresa destino. Ou seja as vulnerabilidades do exterior ficam reduzidas. Apenas se a rede do grupo ficar comprometida é que o sistema poderia igualmente ficar comprometido. Portanto, devido ao facto de se tratar de um sistema cuja natureza opera apenas dentro da rede do grupo, a segurança é verificada como uma vantagem nas suas diversas vertentes. 76

97 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Capital Investido Uma das grandes limitações do uso do EDI é o capital necessário e a sua manutenção. No caso do sistema de EDI interno, o desenvolvimento ocorreu todo dentro de portas, ou seja, a equipa interna desenvolveu a ferramenta e irá dar continuidade à sua manutenção e suporte. Desta forma, os custos associados ao sistema, visto pela administração, são relativamente baixos, já que, não tem qualquer envolvência com empresas e entidades do exterior. Outras Vantagens Outra vantagem é o facto de poder visualizar, as linhas do documento em um formato simplificado (ver Figura 29). Desta forma tem se uma supervisão do que existe e o documento que vai ser criado. Figura 29 - Resumo da inserção Os alertas existentes na Intranet ajudam o utilizador a manter as suas tarefas em dia (Figura 30). Desta forma os documentos são sempre criados dentro dos prazos corretos e estabelecidos. 77

98 EDI intraorganizacional no grupo Sousacamp Figura 30 - Avisos intranet A introdução atempada dos documentos por parte dos utilizadores torna o fluxo documental interno mais veloz. 78

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