A eficiência do gerenciamento de projetos na década de ouro do Brasil

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1 A eficiência do gerenciamento de projetos na década de ouro do Brasil Com foco na chamada década de ouro do Brasil a Klabin S/A, maior produtora, exportadora e recicladora de papéis do Brasil, implementa ferramenta de business intelligence em projetos, que permite maior eficiência na coleta, articulação e base de dados das informações, apuradas em todo o projeto, em tempo real. Com base nas boas práticas do PMI (Project Management Institute), a Klabin S/A está em constante evolução na busca da maturidade em gerenciamento de projetos. Palavras chave: Gerenciamento; Portal; Ferramenta. Gerson Luis da Costa é natural de Telêmaco Borba - Paraná, Especialista em Engenharia da Produção, com Mestrado Profissional em Gerenciamento de Projetos. Participou nos últimos anos de projetos de grande porte no setor de Papel e Celulose, com um portfólio de investimentos superior a dois bilhões de dólares. É Professor de pós-graduação da FGV Fundação Getúlio Vargas Paraná, nas disciplinas de Criação e Viabilidade de Projetos e Gerenciamento de Projetos. Criador do Professor Projeto, personagem utilizado em suas palestras e workshops, Gerson aplica a prática de gerenciamento de projetos em seus treinamentos, através da dinâmica: Cúpula Geodésica. Bacharel em Administração, Gerson Costa também é integrante do PMO (Project Management Office) da Klabin S/A como Analista de Projetos Corporativos. Membro do CEDETEC Consulting - Centro de Desenvolvimento Tecnológico Paraná. Membro do PMI - Project Management Institute - Chapter Paraná. Membro do CRA Conselho Regional de Administração - Paraná. 1 A década de ouro Analistas de mercado, economistas e empresários são unânimes na tese de que o País tem tudo para trilhar um inédito caminho de crescimento estável e pujante nos próximos dez anos. As portas estão abertas para o País se tornar a quinta maior economia do mundo, atrás apenas dos Estados Unidos, da China, do Japão e da Índia. A viagem pode sofrer solavancos vindos do Exterior, como aconteceu nos últimos dois anos, mas a passagem para o futuro G5 está comprada. Fatores como as descobertas do petróleo na camada pré-sal, a Copa do Mundo de 2014 e os Jogos Olímpicos de 2016 aumentam a visibilidade do Brasil e reforçam perspectivas otimistas de fortalecimento do mercado interno, aumento da renda per capita e progressiva diminuição das desigualdades sociais. Com isso, a taxa de crescimento do PIB na década de ouro pode chegar perto de 5% ao ano, em média, acentuando a revolução na vida dos brasileiros em proporções semelhantes à vivida nas décadas de 50 e 60, nos anos JK. Os maiores bancos privados do País já fizeram as contas e preparam-se para surfar essa nova onda de crescimento sustentado, oferecendo crédito e serviços financeiros. (Divicity, 2010). 1

2 Caso as expectativas das instituições financeiras forem corretas, o PIB brasileiro dará um salto de US$ 1,5 trilhão para US$ 2,5 trilhões até o final da década, em números atuais. Gerar riqueza neste nível aproximará o Brasil dos padrões internacionais de desenvolvimento. Assim o Brasil deve se preparar para melhor infraestrutura, juros reais menores, autonomia formal do Banco Central, sistema tributário mais simplificado e controle rigoroso do aumento dos gastos públicos. Podemos chamar esta próxima década de década de ouro. Nosso país já é o maior exportador mundial de café, açúcar, frango, carne e suco de laranja e um dos maiores vendedores de soja e minérios e pode virar também um gigante do petróleo e da celulose, além de aumentar ainda mais a classe média, oferecendo ao mundo parte do consumo antes concentrado nos Estados Unidos. 2 Conhecendo a Klabin S/A A Klabin é uma empresa de capital 100% brasileiro, fundada em 1899, presente no Nível 1 de Governança Corporativa da Bovespa. É a maior produtora, exportadora e recicladora de papéis do Brasil, contando com 13,4 mil colaboradores (entre diretos e indiretos). A Klabin obteve em 2008 uma Receita líquida de R$ milhões com EBITDA de R$ 738 milhões no mesmo ano. Com capacidade de produção de 2 milhões de toneladas / ano de papéis para embalagens a Klabin disponibiliza em sua carteira de produtos os Papéis e cartões para embalagens, embalagens de papelão ondulado, sacos industriais e madeira em toras. A Klabin atua nas áreas indústrias alimentícias, de bebidas, de higiene e limpeza, brinquedos, eletrodomésticos entre outros. Contando com 18 Unidades - plantas industriais, sendo 17 no Brasil e uma na Argentina. As unidades de Papéis para embalagens estão localizadas em: Angatuba (SP), Monte Alegre (PR) maior unidade de produção de papéis da América Latina, Otacílio Costa (SC) e Correia Pinto (SC). Cartões para embalagens: localizadas em Angatuba (SP) e Monte Alegre (PR). Sacos industriais: duas unidades em Lages (SC), uma em Goiana (PE) e uma em Pilar (Argentina). Embalagens de papelão ondulado: Feira de Santana (BA), Betim (MG), Del Castilho (RJ), Goiana (PE), Piracicaba (SP), Itajaí (SC), São Leopoldo (RS) e duas unidades em Jundiaí (SP). Papéis reciclados: Piracicaba (SP), Goiana (PE), Ponte Nova (MG) e Guapimirim (RJ). 2

3 A Klabin é a maior exportadora brasileira de papéis para embalagens, com 75% dos embarques nacionais, destinados a mais de 60 países de todos os continentes. O volume exportado em 2008 foi de 620 mil toneladas. A Klabin é pioneira, no hemisfério sul, dentre as empresas do setor, na obtenção da certificação de Manejo Florestal do FSC (Forest Stewardship Council), organização internacional que atesta o correto manejo de florestas e de sua cadeia produtiva, em Primeira companhia do mundo a ter produtos florestais nãomadeireiros certificados, devido ao manejo de plantas medicinais e cadeia de custódia de fitoterápicos e fitocosméticos (PR). A companhia é a única da América Latina a ter o selo FSC para sua área florestal e para todas as cadeias produtivas de seus produtos - papéis e cartões para embalagens, papéis reciclados, sacos industriais e embalagens de papelão ondulado. A Klabin também é certificada em: ISO 22000, ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001, Isega e WCM - World Class Maintenance (Klabin, 2010) 3 Conhecendo o portal e sua eficiência A Klabin S/A, já está utilizando plenamente o Sistema de Gerenciamento de Projetos, ferramenta criada em conjunto com PMO (Project Management Office) da mesma empresa. Esta ferramenta controla as informações do projeto e gera conhecimento interno para toda a equipe de gestão. O Portal de Gerenciamento de Projetos inseriu a visão de projetos dentro da companhia. Antes, informações de importância estratégica estavam dispersas em planilhas Excel, documentos em Word e mensagens de . A adoção da ferramenta permitiu consolidá-las de forma padronizada, para construir uma base única de conhecimento da força de gerenciamento de projetos. Hoje, as informações são registradas em um único sistema e todos têm acesso. A solução engloba todo o processo de inteligência e análise em projetos. A Klabin trabalha em um ponto da cadeia de valor em que é preciso atender e antecipar necessidades e oportunidades específicas em cada projeto. Além de uma extensa base de informações, apuradas em tempo real pela força de projetos, o SGP (Sistema de Gerenciamento de Projetos) aplica regras de gerenciamento, programadas pelos usuários, que definem as respostas mais eficientes aos eventos, conforme a estratégia para cada perfil de projeto. 3

4 O conhecimento compartilhado traz ganhos no tempo de resposta e aumenta a sinergia do trabalho entre Sponsors e Stakeholders. A priori, a empresa pode usar soluções semelhantes às adotadas para todas as gerências em um futuro próximo. Ao contrário da maioria de BI em Projetos (Business Intelligence, ou Inteligência de Negócios em projetos), que se baseia em informações já consolidadas nos sistemas de apoio às operações, o SGP, conceituado pelo PMO da Klabin, baseia-se nas necessidades do negócio, utilizando informações captadas em tempo real por toda a equipe de projetos que interagem com o sistema on line. Dessa forma, a Klabin aproveita a capilaridade de sua força em projetos como uma ferramenta de inteligência estratégica para alcance de suas metas. O SGP on line colocará a Klabin em posição de vanguarda em relação ao uso de sistemas de Inteligência Cooperativa em Gerenciamento de Projetos. Em muitos cases de BI em projetos, não há integração plena dos objetivos de projetos. Nós utilizamos o sistema para ter visão do projeto como um todo e em tempo real. Outras indústrias conseguem ver o passado (com ferramentas de BI em projetos) e nós conseguimos antecipar o futuro. O alcance do Portal SGP é muito mais amplo do que as ferramentas clássicas de BI em projetos, tanto em termos de riqueza de informações quanto pelo universo de usuários beneficiados diretamente com a disponibilidade do sistema. A estratégia do projeto precisa estar em plena sintonia com o da empresa. Com base de conhecimento unificada, conseguimos entender o projeto, associar o crescimento ou a retração a determinados eventos, e orientar as ações do projeto. O sistema também possibilita assinatura de informações. Ou seja, cada usuário recebe, por , alertas de subsídios possíveis para o desempenho de suas atividades e tomada de decisões. Além de servir para consolidação e padronização das informações, o SGP embute regras de gerenciamento de projetos que permitem direcionar as ações, preverem o impacto das mesmas e ajustar rapidamente as estratégias conforme o comportamento do projeto. A solução do Portal SGP utiliza a plataforma Microsoft EPM 2003, como base da aplicação de Inteligência em Projetos, em que são combinadas todas as funcionalidades do conceito de Gerenciamento de Projetos em uma estrutura sistêmica para informações. Parte integrante desta plataforma é o Microsoft SharePoint A combinação é perfeita porque inclui grande parte das funções do SGP, como controle de listas, Bibliotecas 4

5 de Documentos, processo colaborativo, etc. Esta abordagem de usar um Portal de Gerenciamento de Projetos como aplicação de Inteligência de Gerenciamento foi pioneira na empresa. Os diferenciais foram desenvolvidos especificamente para nossas necessidades. Na seqüência, apresentamos a tela de abertura do portal: Tela de Abertura do Portal SGP - Sistema de Gerenciamento de Projetos (SGP, 2010) O projeto foi iniciado em paralelo à nova estrutura do PMO da Klabin, time este, formado no projeto MA1100, que teve como objetivo elevar a capacidade de produção de papéis e cartões da Unidade Monte Alegre de 700 mil toneladas por ano para 1,1 milhões de toneladas por ano. O projeto MA1100 transformou a Klabin na décima maior fábrica de papel do mundo, e a sexta maior fabricante global de cartões de fibras virgens. A Klabin investiu R$ 2,2 bilhões nas obras de expansão. Mesmo assim, todas as exigências do projeto foram cumpridas. A Klabin pretende, agora, utilizar o sistema em todos os novos projetos, trazendo a toda equipe conhecimento da metodologia em Gerenciamento de Projetos. A utilização do SGP traz aprimoramento com a utilização do PMBoK - Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia para o Universo de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos) do PMI (Project Management Institute), principal associação mundial de gerenciamento de projetos. A meta principal do PMI é avançar na prática, na ciência e na profissão de gerenciamento de projetos em todo o mundo, de uma maneira consciente e pró-ativa, para que as organizações em todos os lugares apóiem, valorizem e utilizem o gerenciamento de projetos e então atribuam seus sucessos a ele (PMI-SP, 2010). 5

6 A metodologia do PMI implantada através do SGP trará frutos para os novos projetos, pois a Gestão contemplará aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas, onde se destacam as recomendações do PMBoK e da Klabin, e fundamentalmente, aplicada desde a integração da equipe do projeto, através de treinamentos. Com o uso de metodologias, a implantação de uma cultura de projetos pode ser realizada, garantindo a aplicação de princípios de gerenciamento de projetos de forma padronizada, buscando atender da melhor forma possível às necessidades organizacionais, aumentando drasticamente as chances de sucesso do projeto. Gerenciar projetos de forma eficiente constitui-se não apenas em um grande desafio nos dias atuais, mas é o fator crítico para o sucesso e para a sobrevivência das empresas. Gerenciar projetos eficientemente requer um esforço de conscientização das empresas em adotar metodologias de gerenciamento de projetos e treinar sua equipe e principalmente os seus gerentes de projetos. Estas organizações, se possível, devem manter e suportar uma única metodologia para gerenciamento de projetos. 6

7 4 Referências bibliográficas Divicity. A década de ouro do Brasil. Disponível em: Acesso em: 28 junho Klabin S/A. Intranet Klabin. Disponível em: Acesso em: 21 junho PMI-SP. Sobre o PMI. Disponível em: Acesso em: 23 junho SGP. Sistema de Gerenciamento de Projetos da Klabin S/A. Disponível em: Acesso em: 27 junho

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