Software Open Source de Contabilidade para PME

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1 Instituto Politécnico de Coimbra Instituto Superior de Engenharia de Coimbra Departamento de Engenharia Informática e de Sistemas Software Open Source de Contabilidade para PME Maria José Moreira Coutinho de Carvalho Licenciatura em Engenharia Informática Coimbra, novembro, 2013

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3 Instituto Politécnico de Coimbra Instituto Superior de Engenharia de Coimbra Departamento de Engenharia Informática e de Sistemas Licenciatura em Engenharia Informática Projeto Relatório Final Software Open Source de Contabilidade para PME Maria José Moreira Coutinho de Carvalho Orientador: Prof. Doutor Jorge Bernardino ISEC Coimbra, novembro, 2013

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5 AGRADECIMENTOS Ao Prof. Doutor Jorge Bernardino que me orientou neste trabalho e me deu conhecimentos para que ele pudesse ser realizado da melhor forma. Especialmente aos meus filhos José, João e Joana. Foi por eles que tomei a decisão de concluir mais esta etapa da minha vida. Eles que foram privados de muito do nosso tempo em conjunto e sempre com palavras de apoio e compreensão. Ao meu marido António, que em tudo me incentivou e apoiou. Muito colaborou para que eu pudesse dedicar todo o tempo possível a este objetivo. Aos meus pais José e Teresa. Este é também um objetivo para eles. Aos meus sogros Carlos e Luísa, que em tudo têm também colaborado para que tudo possa ser concretizado. À minha família em geral. À empresa A CASCA - Accounting & Consulting, Lda e a todos os seus clientes que colaboraram na elaboração deste trabalho. A todos os professores e colegas que me acompanharam ao longo do meu percurso académico. A todos que de alguma forma contribuíram para a realização deste trabalho.

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7 SOFTWARE OPEN SOURCE DE CONTABILIDADE PARA PME RESUMO RESUMO Todos os empreendedores no desenvolvimento inicial do seu negócio têm de decidir quais os investimentos prioritários face ao capital financeiro disponível. Um software de apoio à gestão é uma importante ferramenta de trabalho para PME uma vez que auxilia no seu correto funcionamento e, entre outras coisas, ajuda a aumentar a produtividade, melhorar a precisão e reduzir erros. Mas a implementação e manutenção deste software tem custos que poderão ser demasiado elevados para a maioria das empresas, especialmente na fase inicial da sua atividade. Assim, a escolha do software de apoio à gestão open source ou gratuito em alternativa a uma ferramenta comercial, poderá ser uma forma de minimizar os investimentos iniciais. Neste trabalho são analisadas quatro das principais áreas de apoio à gestão: faturação, contabilidade, processamento de salários e gestão de ativo imobilizado. Dentro de cada uma delas são analisadas ferramentas de software open source, ferramentas de software gratuitas e ferramentas de software comerciais no que se considera ser as principais características e funcionalidades para cada uma destas áreas. O principal objetivo é o de analisar os três tipos de software, contribuindo dessa forma no apoio aos responsáveis de empresas no momento da escolha do software que irão utilizar, para o desenvolvimento e manutenção dos seus negócios. Em conclusão, verificámos que nos três tipos de software aqui analisados existem ferramentas open source que, caso sejam adaptadas à atual legislação nacional, poderão ser uma alternativa válida às ferramentas de software comercial. Existem também ferramentas de software gratuitas que cumprem os requisitos essenciais para ferramentas de software nas áreas de apoio à gestão aqui abordadas. Ainda de referir que todos os tipos de software aqui analisados têm vantagens e desvantagens, o que deve ser tido em consideração no momento da escolha, já que isso pode fazer com que um tipo de software se adeque mais a uma empresa que a outra. i

8 SOFTWARE OPEN SOURCE DE CONTABILIDADE PARA PME ABSTRACT ABSTRACT All businesspersons at the initial stage of their business development must decide which investments to prioritize according to the financial capital available. A software of management support is an important tool for SME as it helps them to operate well and, among other things, to increase productivity, improve accuracy and reduce errors. However, the costs of implementation and maintenance of this software may be too high for most companies, especially in the initial phase of their activity. Thus, the choice of an open source or free software of management support, as an alternative to a commercial tool, may be a way to minimize the initial investment. In this paper, four areas of work are analysed: billing, accounting, payroll and fixed assets management. Within each area, the main features and functionalities of each of the following tools are analysed: open source software tools, free software tools and business software tools. The main objective is to analyse these three types of tools, in order to support those responsible for the company s choice of software to use for the development and maintenance of their business. In conclusion, it was observed that, for the three types of software presently analysed, there are open source tools which, if adapted to the current national legislation, can be a valid alternative to commercial software tools. There are also free software tools that meet the essential requirements for software tools in the addressed areas of management support. It should also be noted that all types of software analysed here present advantages and disadvantages, which must be taken into account when choosing a tool, where a type of software may be better suited to a company than the other. ii

9 SOFTWARE OPEN SOURCE DE CONTABILIDADE PARA PME PALAVRAS-CHAVE PALAVRAS-CHAVE Software open source Software livre Software comercial Software de apoio à gestão Software de faturação Software de contabilidade Software de processamento de salários Software de gestão de ativo imobilizado Pequenas e Médias Empresas (PME) iii

10 SOFTWARE OPEN SOURCE DE CONTABILIDADE PARA PME ABREVIATURAS ABREVIATURAS AT - Autoridade Tributária BSD - Berkeley Software Distribution ERP - Enterprise Resource Planning FLOSS - Free, Libre and Open Source Software FSF - Free Software Foundation GNU - GNU s Not Unix GNU GPL - GNU General Public Licence GNU LGPL - GNU Lesser General Public License HTML - HyperText Markup Language IES - Informação Empresarial Simplificada INE - Instituto Nacional de Estatística IRC - Imposto sobre Rendimento de Pessoas Coletivas IRS - Imposto sobre Rendimento de Pessoas Singulares IVA - Imposto sobre o Valor Acrescentado MIT - Massachusetts Institute of Technology OSI - Open Source Initiative PHP - Hypertext Preprocessor PME - Pequenas e Médias Empresas POC - Plano Oficial de Contabilidade POS - Point of Sale ROC - Revisor Oficial de Contas SAFT-PT - Standard Audit File for Tax Purposes SIG - Sistemas Integrados de Gestão SNC - Sistema de Normalização Contabilística TI - Tecnologias da Informação TOC - Técnico Oficial de Contas

11 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO REVISÃO DA LITERATURA TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO Tipos de software Free Software Open Source Software Free, Libre and Open Source Software (FLOSS) Software freeware Software comercial Tipos de licenças de software Licenças copyleft Licenças permissivas Licenças freeware Licenças comerciais METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO Metodologia utilizada para a realização dos inquéritos Análise dos dados FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Identificação dos requisitos de software para apoio à gestão Ferramentas de software para faturação Software open source para faturação GnuCash Software gratuito para faturação Projeto Colibri Primavera Express Gescom Enterprise Express Time Fatura Software comercial para faturação... 46

12 Projeto Colibri Primavera Starter Gescom Enterprise Time Fatura Fac Análise comparativa entre software open source, gratuito e comercial para faturação Ferramentas de software para contabilidade Software open source para contabilidade GnuCash Turbo Cash Software gratuito para contabilidade Gescom Contabil Express Software comercial para contabilidade Snc Software de Contabilidade Gescom Contabil Análise comparativa entre software open source, gratuito e comercial para contabilidade Ferramentas de software para processamento de salários Software open source para processamento de salários GnuCash Software gratuito para processamento de salários Time Process Gescom Salários Express Software comercial para processamento de salários Time Process Gescom Salários Sal Análise comparativa entre software open source, gratuito e comercial para processamento de salários Ferramentas de software para gestão de ativo imobilizado... 79

13 Software open source para gestão de ativo imobilizado GnuCash Fixed Assets Pro (Excel) Software gratuito para gestão de ativo imobilizado Software comercial para gestão de ativo imobilizado Imo Gestão de Ativos Análise comparativa entre software open source e comercial para gestão de ativo imobilizado Outras ferramentas de apoio à gestão SQL-Ledger XTuple PostBooks Compiere OpenERP Análise comparativa das ferramentas ERP para apoio à gestão ESTUDO DE CASO CONCLUSÕES E TRABALHO FUTURO Principais dificuldades Trabalho futuro REFERÊNCIAS ANEXOS ANEXO 1 PROPOSTA DE PROJETO ANEXO 2 ARTIGO PUBLICADO NA CIEM2013-3ª CONFERÊNCIA IBÉRICA DE EMPREENDEDORISMO ANEXO 3 INQUÉRITO REALIZADO ÀS EMPRESAS

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15 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Distribuição das empresas pelos setores de atividade Figura 2 Percentagem de empresas por classes do volume de negócios Figura 3 Empresas por setor Figura 4 Requisitos mais importante para software de apoio à gestão Figura 5 Principais características do software de faturação Figura 6 Principais características do software de contabilidade Figura 7 - Principais características do software de processamento de salários Figura 8 - Principais características do software de gestão de ativo imobilizado Figura 9 Interface do software GnuCash Figura 10 Criação de uma fatura no software Projeto Colibri Figura 11 Criação de uma venda POS no software Projeto Colibri Figura 12 Criação de uma fatura no software Primavera Express Figura 13 - Criação de uma venda POS no software Psst! Figura 14 Criação de fatura no software Gescom Enterprise Express Figura 15 - Criação de uma venda POS no software gratuito Gescom POS Express Figura 16 - Erro de instalação do software gratuito "Time Fatura" Figura 17 Exportação de faturação através do ficheiro SAFT-PT Figura 18 Criação de fatura na ferramenta Fac Figura 19 - Interface do software para contabilidade Gnucash Figura 20 Registo de movimentos contabilísticos na ferramenta Turbo Cash Figura 21 Lançamento de movimentos contabilísticos na ferramenta Gescom Contabil Express Figura 22 - Interface do software comercial Snc Figura 23 - Interface do software comercial Software de Contabilidade Figura 24 Processamento de pagamento na ferramenta GnuCash Figura 25 - Erro de instalação do software "Time Process" Figura 26 Criação de ficha de funcionário na ferramenta Gescom Salários Express. 73 Figura 27 Criação da ficha de funcionário na ferramenta comercial Sal Figura 28 Interface para visualização de contas na ferramenta GnuCash Figura 29 Relatório de Depreciações na ferramenta Fixed Assets Pro Figura 30 Criação de uma ficha de bem imobilizado na ferramenta Imo Figura 31 - Interface do software Gestão de Ativos... 85

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17 ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 Estratificação das empresas por classes Tabela 2 Características com maior importância numa ferramenta de software Tabela 3 - Análise comparativa de software para faturação Tabela 4 - Análise comparativa de software para contabilidade Tabela 5 Análise comparativa de software para processamento de salários Tabela 6 Análise comparativa de software para gestão de ativo imobilizado Tabela 7 Análise comparativa entre ferramentas ERP Tabela 8 - Ferramentas a avaliar Tabela 9 Avaliação das ferramentas avaliadas... 98

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19 CAPÍTULO 1 INTRODUÇÃO 1. INTRODUÇÃO O software de apoio à gestão pretende auxiliar os gestores de empresas na tomada de decisões estratégicas. Um software de gestão é por isso uma importante ferramenta de trabalho para uma Pequena e Média Empresa (PME) uma vez que auxilia no seu correto funcionamento e deve por isso ser fiável, para que os utilizadores possam ter confiança nos resultados. Deve também ser robusto, de forma a evitar problemas de ordem técnica, como por exemplo a permissão de alterar documentos já emitidos ou permitir numerar documentos de forma não sequencial. Deve ainda ser funcional, de forma a permitir um bom desempenho das tarefas a qualquer utilizador. Cada vez mais o mundo depende das tecnologias da informação e a sobrevivência das empresas depende, em grande parte, dos dados que possui sobre as operações que realiza e sobre os seus clientes. E, atualmente, numa sociedade onde já domina a tecnologia, não faria sentido que o futuro das PME não englobasse o seu uso para apoiar no desenvolvimento e manutenção do seu negócio. As ferramentas informáticas, na sua generalidade, permitem realizar várias tarefas nas empresas, que de outra forma seriam muito mais demoradas e mais sujeitas a erros (Neves & Ranito, 2010). A utilização do software de apoio à gestão pode, entre outras coisas, ajudar a melhorar o atendimento, aumentar a produtividade, melhorar a precisão e reduzir erros (Gouveia & Ranito, 2004). Isto tudo pode resultar num aumento da receita e dos lucros (Beraldi, 2000). Para selecionar um software para uma PME devem ser tidas em conta as necessidades da empresa para os seus processos de negócio fazendo para isso um levantamento dessas mesmas necessidades. Devem depois ser avaliadas as diferentes opções de software existentes no mercado e que cumprem essas necessidades, para finalmente selecionar o que mais se adequa à empresa. Existem diferentes soluções de software de apoio à gestão que são projetadas para atender as diferentes necessidades das empresas embora estas possam optar por software desenvolvido à medida do seu processo de negócio (Gouveia & Ranito, 2004). Assim, no momento da escolha do software deve ser tida em conta a situação financeira da empresa e a sua capacidade de investimento e manutenção do software (Bernardino & Tereso, 2013), uma vez que a implementação e manutenção destes sistemas possuem 1

20 CAPÍTULO 1 INTRODUÇÃO custos que poderão ser demasiado elevados para grande parte das PME, especialmente na fase inicial da sua atividade. Também algumas das melhores soluções comerciais de software de apoio à gestão para PME têm poucas aplicações que sejam flexíveis e modificáveis e isto pode contribuir para que muitas PME ponderem a escolha de software open source ou gratuito em alternativa ao software comercial. Além disso, numa fase de contenção de gastos achamos ser esta uma área onde se pode reduzir nas despesas usando ferramentas de software open source, software livre ou software gratuito em substituição do software comercial sem que haja necessariamente perda das funcionalidades essenciais ao funcionamento de uma empresa. O montante assim poupado poderá ser utilizado noutros investimentos necessários ao desenvolvimento ou manutenção do negócio. Este trabalho pretende auxiliar as PME no momento da escolha do software de apoio à gestão do seu negócio, conforme descrito no Anexo 1. Vamos para isso analisar e avaliar algumas ferramentas de software de apoio à gestão open source existentes direcionadas para as PME e comparar as suas funcionalidades com o software disponibilizado de forma comercial. Vamos também analisar algumas ferramentas de software que, não sendo open source, são de utilização gratuita e poderão assim ser também uma alternativa válida para as PME relativamente ao uso do software comercial. A focalização deste trabalho nas PME é pela importância que este tipo de empresas apresenta no contexto económico do nosso país e que, segundo dados do Instituto Nacional de Estatística (INE) (www.ine.pt), no ano de % das sociedades não financeiras eram microempresas (englobadas na definição de PME) (www.enterpriseeuropenetwork.pt). Ao longo do trabalho adotámos várias metodologias de investigação. Na pesquisa bibliográfica recorremos às bases de dados B-On e PROQUEST para identificação de trabalhos, realizados e publicados por outros autores, relacionados com a temática do nosso trabalho. Para a identificação do software existente nesta área efetuámos pesquisas utilizando o motor de pesquisa Google. Posteriormente, elaborámos um padrão de itens para comparação dos vários tipos de software analisados com base na pesquisa bibliográfica e nos resultados de um inquérito realizado. A metodologia utilizada no inquérito consistiu em entrevistas realizadas aos gestores/gerentes das empresas da amostra. 2

21 CAPÍTULO 1 INTRODUÇÃO O inquérito foi dirigido a responsáveis de empresas, no intuito de analisar quais as principais ferramentas de apoio à gestão e quais as suas principais características e funcionalidades para o desenvolvimento e manutenção dos seus negócios. Consideramos que o nosso trabalho contribui para auxiliar os gestores de PME no momento da escolha do software de apoio à gestão dos seus negócios, mostrando-lhes aqui as principais características e funcionalidades de diversas ferramentas das principais áreas de apoio à gestão faturação, contabilidade, processamento de salários e gestão de ativo imobilizado, bem como as principais vantagens e desvantagens de cada um dos três tipos de software aqui analisados open source, gratuito e comercial. Durante a realização deste trabalho foi publicado um artigo na CIEM2013 3ª Conferência Ibérica de Empreendedorismo, realizada nos dias 26 e 27 de setembro deste ano. O artigo descreve e avalia ferramentas de software open source, gratuitas e comerciais para faturação de uma PME, conforme Anexo 2. Este trabalho está estruturado da seguinte forma: No capítulo 2 é feita uma revisão da literatura de trabalhos relacionados com a área do software open source e as suas principais vantagens e desvantagens, comparativamente com o software comercial. No capítulo 3 são abordados os tipos de software analisados neste trabalho Free Software, Open Source Software, Free, Libre and Open Source Software (FLOSS), software freeware e software comercial - bem como os tipos de licença mais utilizados nos vários tipos de software Licenças copyleft, licenças permissivas, licenças freeware e licenças comerciais. No capítulo 4 é descrita a metodologia utilizada para realização dos inquéritos, bem como os resultados obtidos. No capítulo 5 são descritas e analisadas diversas ferramentas de software open source, gratuitas e comerciais para apoio à gestão, nas quatro áreas de apoio à gestão anteriormente referidas. No capítulo 6 é descrito um estudo de caso comparativo entre ferramentas gratuitas e comerciais, em ambiente empresarial real. E por fim, no capítulo 7 são apresentadas as conclusões, as principais dificuldades sentidas no decorrer do nosso trabalho e proposto algum trabalho futuro. 3

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23 CAPÍTULO 2 REVISÃO DA LITERATURA 2. REVISÃO DA LITERATURA Neste capítulo iremos sucintamente rever alguns trabalhos relacionados com a temática do software open source e as suas principais vantagens e desvantagens, comparativamente com o software comercial. As PME são vistas como a principal força para promover a competitividade da economia e melhorar a capacidade de competir noutros mercados. Elas não só afetam o desenvolvimento local e regional como respondem de forma mais flexível às mudanças nas condições de mercado, uma vez que têm uma estrutura simples e por isso o processo de tomada de decisões é rápido (Patalas-Maliszewska & Krebs, 2011). O setor das PME, para melhorar a competitividade, deve perceber a necessidade de reduzir o risco de tomar decisões erradas e obter redução de custos. Nesse sentido, cada vez mais as PME estão a tomar medidas para implementar e desenvolver sistemas de apoio à gestão. O sucesso de uma empresa dependerá do nível do desenvolvimento das técnicas e dos métodos utilizados para a transmissão de informações sendo as Tecnologias de Informação (TI) uma solução para analisar e processar dados e informações (Patalas-Maliszewska & Krebs, 2011). Para uma PME se manter competitiva na atualidade, não pode privar-se do uso das TI (Schweizerische Kreditanstalt, 1986). No entanto, muitas PME têm dificuldade em decidir qual a melhor ferramenta de software para o desenvolvimento e manutenção dos seus negócios (Bernardino & Tereso, 2013) dada a grande diversidade de preços, características e funcionalidades existentes no mercado (Raghunathan & Wobser, 1995). E, dado que as PME habitualmente não dispõem de profissionais com experiência para conduzir o processo de seleção de software, o que obrigaria à contratação de empresas de consultadoria com os custos que isso implica, as empresas acabam muitas vezes por escolher soluções com base na indicação de terceiros ou baseando-se apenas no preço (Breternitz, 2004). Na maioria das PME não existe uma pessoa responsável por essa escolha e é geralmente o funcionário que vai utilizar o software que decide (Beraldi, 2000). E, falhas no processo de seleção de um software podem significar problemas de incompatibilidades e limitações funcionais (Ivancevich, 2010), que podem trazer grandes prejuízos para uma empresa (Beraldi, 2000). 5

24 CAPÍTULO 2 REVISÃO DA LITERATURA A primeira grande dúvida dos responsáveis pela seleção de um software é se deve adotar, ou não, por um Enterprise Resource Planning (ERP), (Breternitz, 2004), uma ferramenta de software que inclui vários módulos de apoio à gestão integrados numa única aplicação Numa fase inicial do desenvolvimento do negócio, as empresas devem optar por ferramentas de software independentes e posteriormente tentar a sua integração, já que um ERP pode garantir grande parte das necessidades da empresas (faturação, contabilidade, processamento de salários) mas também é, usualmente, uma ferramenta de maior dificuldade de instalação e formação, com maior custo de aquisição e pode conter módulos desnecessários para a empresa (Breternitz, 2004). No entanto, as TI são um recurso de difícil acesso para as PME, uma vez que o seu custo de aquisição é demasiado alto para a sua maioria e isso resulta também numa dificuldade de adequação das TI às necessidades da empresa, o que pode também contribuir para o insucesso do desenvolvimento do negócio (Beraldi, 2000). O autor diz ainda que as PME investem muito mais em hardware que em software e que o único tipo de software que recebe um pouco mais de investimento por parte das empresas é o de contabilidade, processamento de salários e tesouraria. E existe, efetivamente, uma grande necessidade de reduzir custos, especialmente numa fase inicial da atividade da empresa. E, esta é uma área onde achamos que isso pode ser feito, usando ferramentas de software open source ou gratuitas como alternativa ao software comercial. De acordo com (Almeida, 2006), já desde finais do século passado, tem surgido um interesse crescente pelo modelo de software open source e pela sua sustentação, não só do ponto de vista científico e social, mas também do estudo da sua viabilidade económica. Já em 2006, em (Almeida, 2006) foram estudadas empresas que usavam o software open source no seu processo de comercialização, tendo concluído que entre elas existiam casos de sucesso mas também de insucesso. Ainda na perspetiva do autor (Almeida, 2006), o modelo de software open source só poderá ser sustentado se a empresa que o desenvolve e disponibiliza se dedicar também ao desenvolvimento e comercialização de software comercial. Isto explica, na nossa opinião, o facto deste tipo de ferramenta não estar ainda tão desenvolvida como seria desejado. Considera ainda que a principal vantagem do software open source diz respeito a custos de aquisição, custos de manutenção e custos de atualização já que, este tipo de ferramenta é, em grande parte dos casos, disponibilizada gratuitamente. 6

25 CAPÍTULO 2 REVISÃO DA LITERATURA O software open source pode oferecer menores custos, segurança e um aumento na produtividade. Além disso, permite a adaptação às diferentes necessidades de cada empresa. No entanto, são ainda poucos os profissionais competentes que trabalham nesta área e, em caso de perdas e danos em consequência de problemas com o sistema, não existe um responsável jurídico claramente identificado (Lopes et al., 2011). Já (Bernardino & Tereso, 2013) consideram que o aspeto mais relevante das ferramentas de software open source é o facto de elas permitirem o acesso ao código fonte, com a possibilidade de modificação dos vários módulos. Outra vantagem apontada pelos autores para este tipo de software prende-se com o facto de, caso este não sirva as necessidades da empresa, poder ser substituído sem custos por outra solução, uma vez que não tem período de subscrição. Consideram ainda que este tipo de software geralmente requer menos requisitos de sistema relativamente às aplicações disponibilizadas de forma comercial, já que se assume que quem não pode investir em software também não pode investir em hardware. Mas (Bernardino & Tereso, 2013) apontam também desvantagens às ferramentas de software open source relativamente às ferramentas de software comercial. Dizem que os projetos open source, por estarem em constante desenvolvimento, poderão ainda não ter atingido a maturidade desejada. Também o facto de este tipo de software ser desenvolvido por uma comunidade de colaboradores faz levantar algumas dúvidas sobre a qualidade do produto, embora considerem que nos últimos anos os métodos de desenvolvimento e o processo de teste melhoraram. Referem ainda a ausência de documentação para apoiar a utilização do software e, um outro fator muito importante que os autores referem é, sem dúvida, a falta de garantia da continuidade dos projetos. Dizem também que, geralmente as ferramentas comerciais são mais atraentes e têm uma interface mais simples, para além de existir por parte dos utilizadores uma maior confiança no software comercial, devido aos seus procedimentos de testes rígidos. Este software evolui para facilitar a adaptação aos utilizadores fornecendo também um bom suporte documental. Referem ainda que, as ferramentas comerciais apresentam novidades e técnicas mais atraentes mas, em troca, os custos de aquisição são altos. Para além disso, normalmente exigem mais recursos de hardware e dificuldade de transição para outros fornecedores. É, no entanto, necessário ter cuidados com soluções com grandes descontos ou gratuitas porque é importante garantir que a escolha do software assegure o serviço pós-venda. Um 7

26 CAPÍTULO 2 REVISÃO DA LITERATURA atraso em matéria de manutenção ou de reparação pode ter consequências financeiras que ultrapassem largamente o melhor desconto (Schweizerische Kreditanstalt, 1986). Embora, dizer que a aquisição de software open source não envolve custos seja por vezes errado. Muitas vezes, para que esse software satisfaça as necessidades das empresas, é necessário adaptá-lo e isso envolve custos que podem, nalguns casos, ser elevados (Bernardino & Tereso, 2013). Mas, de acordo com (Olsen & Satre, 2007), o desenvolvimento interno nas empresas de software open source é a melhor alternativa para as PME, uma vez que torna possível a empresa permanecer flexível e dinâmica e em conformidade com as alterações que podem surgir a qualquer momento. Muitas empresas têm excluído a possibilidade de desenvolver o seu próprio software por acharem ser demasiado demorado e caro, optando por software comercial mas (Olsen & Satre, 2007) consideram que, assim, se pode estar a forçar uma estrutura mais rígida sobre a PME, contribuindo para o enfraquecimento da sua vantagem competitiva. O desenvolvimento interno de software open source pode estar de acordo com as necessidades específicas da empresa e, deste modo, reforçar a sua competitividade; será também mais fácil para os utilizadores da ferramenta identificaremse com a mesma. Uma mais-valia deste tipo de software é o facto do desenvolvimento interno poder limitar-se apenas às funções essenciais sendo por isso necessário adaptar apenas partes do código fonte, podendo mesmo utilizar-se partes de códigos fonte de mais do que um fornecedor. Em 2008 começaram a surgir os programas de software open source para apoio à gestão como uma alternativa viável para as organizações e, estando as principais preocupações no que se refere à escolha de uma ferramenta de software relacionadas com a funcionalidade, compatibilidade, estabilidade de preços, licenciamento do software à empresa, suporte técnico e manutenção, deve começar-se por entender o código desses programas e avaliar-se a sua adequação às necessidades da empresa (Tribunella & Barrody, 2008). Os autores consideram ainda que as ferramentas open source estão a amadurecer e a ganhar aceitação e por isso preveem que venham a revelar-se aplicações estáveis. No entanto, é importante que os custos de desenvolvimento não excedam os custos que a empresa pagaria por utilizar software comercial (Olsen & Satre, 2007). É necessário portanto, segundo (Bernardino & Tereso, 2013), no momento da escolha do software, ter em conta as vantagens e as desvantagens de cada tipo de software, bem 8

27 CAPÍTULO 2 REVISÃO DA LITERATURA como as necessidades específicas da empresa, a sua situação financeira e a sua capacidade de investimento e manutenção do software. 9

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29 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO 3. TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO Para o desenvolvimento deste trabalho é importante distinguir o Free Software do Open Source Software. As diferenças residem no tipo das licenças de utilização do código o que gerou mesmo o aparecimento de duas comunidades distintas: a comunidade Free Software (www.fsf.org) e a comunidade Open Source Software (www.opensource.org). As principais diferenças são que no Open Source Software as licenças não restringem a redistribuição de cópias idênticas ou modificadas, enquanto que no Free Software as licenças impõem uma restrição: que a redistribuição deve estar sob licença Free Software. Isto conduz a uma incompatibilidade entre Free Software e Open Source Software: embora seja possível usar código Open Source Software em projetos Free Software (por exemplo para o Linux Operating System copiar drivers Free BSD) o inverso não é permitido. Embora tecnicamente as licenças Open Source Software possam usar a mesma definição do Free Software, na prática, nem todas as licenças aprovadas pela comunidade Open Source Software têm a aprovação da comunidade Free Software. Neste capítulo vamos definir os tipos de software livre e open source Free Software, Open Source Software, e Free, Libre and Open Source Software. Vamos também definir o software freeware e o software comercial e fazer uma breve abordagem aos tipos de licença mais utilizados nos vários tipos de software - licenças copyleft, licenças permissivas, licenças freeware e licenças comerciais Tipos de software Software é uma sequência de instruções escritas para serem interpretadas por um computador com o objetivo de executar tarefas específicas. Existem no entanto várias formas de disponibilizar o software. Nesta secção vamos definir os conceitos de Free Software, Open Source Software, Free, Libre and Open Source Software (FLOSS), software freeware e software comercial. 11

30 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO Free Software De acordo com a Free Software Foundation (FSF), o conceito de Free Software foi criado em 1983 por Richard Stallman, quando iniciou o projeto GNU (GNU Não é Unix), com o objetivo de criar um sistema operativo baseado em software livre e que respeitasse as liberdades de quem o utiliza (www.fsf.org). Então em 1985, Stallman criou a Free Software Foundation, uma organização sem fins lucrativos com a missão mundial de promover a liberdade dos utilizadores de computadores e de defender os direitos de todos os utilizadores de software livre. Free Software é um software que contém permissão para que qualquer pessoa o possa usar, copiar e distribuir, como adquirido ou modificado, gratuitamente ou não. Software nestas condições geralmente é gratuito, mas isso não é regra: um programa pode ser livre, mas não necessariamente gratuito. Uma pessoa pode pagar para receber um software livre ou cobrar para distribuir um programa nesta condição. Mais especificamente, há a exigência de que o código fonte da aplicação esteja disponível e não entre em conflito com as liberdades apontadas pela FSF (www.gnu.org): Liberdade 0: A liberdade para executar o programa, para qualquer propósito; Liberdade 1: A liberdade de estudar como o programa funciona, e adaptá-lo às suas necessidades (modificar); Liberdade 2: A liberdade de redistribuir cópias de modo a ajudar os outros; Liberdade 3: A liberdade de modificar o programa e disponibilizar essas modificações de modo a que toda a comunidade beneficie. O acesso ao código fonte é um pré-requisito para as liberdades 1, 2 e 3. É também possível acrescentar cláusulas ou restrições na licença quando se redistribui o software desde que também não entrem em conflito com as liberdades principais. Isto é chamado de copyleft um termo que surge como complemento ao copyright e que visa impedir que o software se torne fechado protegendo as liberdades garantidas aos utilizadores através do projeto GNU. Este e outros tipos de licenças serão descritos com maior detalhe mais adiante neste capítulo. 12

31 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO Open Source Software Em 1998 foi fundada por Eric Raymond e Bruce Perens a Open Source Initiative (OSI), uma organização sem fins lucrativos com abrangência global, criada para educar sobre os benefícios do open source e defendê-los, construindo pontes entre os diferentes participantes da comunidade open source (www.opensource.org). Segundo a OSI, open source não significa apenas acesso ao código fonte. Os termos de distribuição de software open source devem cumprir os seguintes critérios (www.opensource.org): 1. Redistribuição livre: A licença não deve restringir nenhuma parte de vender ou doar o software como um componente de uma distribuição agregada de software contendo programas de várias fontes diferentes. A licença não deve exigir um royalty ou outra taxa para tal venda; 2. Código fonte: O programa deve incluir o código fonte e deve permitir a sua distribuição tanto em código fonte, bem como em formato compilado. Se o programa não for distribuído com o seu código fonte, deve haver algum meio de se obter o mesmo, gratuitamente ou por apenas um custo reprodução; 3. Obras derivadas: A licença deve permitir modificações e trabalhos derivados, e deve permitir que eles sejam distribuídos sob a mesma licença do software original; 4. Integridade do código fonte do autor: A licença pode restringir o código fonte de ser distribuído em forma modificada apenas se a licença permitir a distribuição de arquivos patch (arquivos que contêm apenas as atualizações feitas ao código original) com o código fonte para o propósito de modificar o programa no momento da sua construção. A licença deve permitir explicitamente a distribuição do programa construído a partir do código fonte modificado. Contudo, a licença pode ainda requerer que programas derivados tenham um nome ou número de versão diferentes do programa original; 5. Sem discriminação contra pessoas ou grupos: A licença não deve discriminar qualquer pessoa ou grupo de pessoas; 6. Sem discriminação contra áreas de trabalho: A licença não deve restringir ninguém de fazer uso do programa num campo específico de atuação. Por 13

32 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO exemplo, ela não pode restringir o programa de ser usado numa empresa, ou de ser usado para pesquisa genética; 7. Distribuição da licença: Os direitos associados ao programa devem ser aplicáveis para todos aqueles cujo programa é redistribuído, sem a necessidade da execução de uma licença adicional para estas partes; 8. Licença não deve ser específica para um produto: Os direitos associados ao programa não devem depender do programa ser parte de uma distribuição específica de programas. Se o programa é extraído desta distribuição e usado ou distribuído dentro dos termos da licença do programa, todas as partes para quem o programa é redistribuído devem ter os mesmos direitos que aqueles que são garantidos em conjunto com a distribuição do programa original; 9. Licença não deve restringir outro software: A licença não pode colocar restrições noutros programas que são distribuídos juntamente com o programa licenciado; 10. Licença deve ser neutra em relação à tecnologia: Nenhuma cláusula da licença pode estabelecer uma tecnologia individual ou estilo de interface a ser aplicada ao programa. Neste caso, as liberdades deixam de ser quatro e passam a ser dez o que pode tornar as licenças open source menos restritivas que as licenças free software Free, Libre and Open Source Software (FLOSS) Na prática existem pequenas diferenças entre o Free Software e Open Source Software. Ambos seguem modelos de desenvolvimento semelhantes mas com diferentes filosofias. As diferenças prendem-se essencialmente com a terminologia usada. Os defensores de negócios por trás da OSI, foram relutantes em usar o termo "free" por considerar que pode causar confusão entre "livre" e "gratuito". Também a OSI permite licenças menos restritivas, como iremos ver ainda neste capítulo. Por outro lado, (Reina, 2012) diz que o open source tem sido historicamente rejeitado por uma parte da comunidade, alegando que ele perde o sentido de liberdade. A fim de evitar a confusão do termo "free", mas mantendo o sentido de liberdade, "libertation", o termo "libre software" ganhou popularidade nos últimos anos, e com ele 14

33 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO apareceu a sigla FLOSS (Free, Libre and Open Source Software), também denominado de software livre e de código aberto. O software FLOSS é duplamente livre e de código aberto, já que pode ser usado para ambas as abordagens (Free Software ou Open Source Software). A partir de agora, neste trabalho será usado o termo "software open source" para fazer referência a qualquer código que seja compatível com a definição de Free Software (de acordo com a FSF) ou Open Source Software (de acordo com a OSI) Software freeware Software freeware é um tipo de software que é disponibilizado gratuitamente e por tempo ilimitado mas geralmente sem acesso ao seu código fonte e com direitos de uso restritos, como iremos ver mais à frente neste capítulo Software comercial Software comercial é um tipo de software desenvolvido para comercializar com o objetivo de obter lucros. A sua distribuição é realizada por comercialização e, habitualmente, não permite o acesso ao seu código fonte e possui licenças de distribuição muito restritivas, como iremos ver mais à frente neste capítulo Tipos de licenças de software Os termos de uso e distribuição de qualquer software podem ser lidos na sua licença. Cada produto de software precisa de uma licença escrita porque os trabalhos de software precisam de estar protegidos por direitos de autor, uma lei que afirma que todos os direitos (usar, distribuir, modificar, etc.) pertencem ao autor (Decreto-Lei nº252/94, publicado em Diário da República, 1ª série - Nº 243 de 20 de outubro), o que muitas vezes se aplica também aos manuais de utilizador. 15

34 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO O software comercial, um tipo de software para computadores que é licenciado com direitos exclusivos para o autor, usa a licença para afirmar o que os utilizadores podem fazer com o programa, que é geralmente muito pouco (por exemplo, usá-lo e talvez distribui-lo mas sem alterações). Normalmente estas licenças aparecem escritas na negativa, dizendo o que os utilizadores podem fazer (por exemplo, pode usar este programa apenas para fins educacionais, uso profissional não é permitido ). Já os programadores de software open source colocam nas suas licenças as liberdades que proporcionam aos utilizadores. As licenças de software open source facilitam a evolução do software já que permitem modificar os programas e distribuir o programa modificado, pelo que os utilizadores de software open source podem inclusivamente traduzi-lo no idioma ou dialeto que desejarem. Esta liberdade legal é promovida mediante o acesso ao código fonte e o uso de normas de internacionalização que permitem adaptar o software à língua e cultura de cada país. A comunidade open source aceita que as licenças possam ser divididas em dois tipos: copyleft ou permissivas, que irão ser descritas nas secções seguintes. Irão ainda ser descritas, nas secções seguintes, as licenças freeware e as licenças comerciais. Serão também referidas as licenças mais utilizadas pela FSF e pela OSI Licenças copyleft Copyleft é um termo usado pela FSF para referir um tipo licença que alarga a já existente licença copyright relativamente aos termos da distribuição de um programa. É um método legal de tornar um programa em software livre exigindo que todas as versões do programa não deixem de o ser (copyleftmanual.wordpress.com). Enquanto as licenças copyright reservam para o autor do programa todos os direitos de distribuição, não permitindo que o mesmo seja modificado ou distribuído, as licenças copyleft dão a todos o direito de usar, modificar e redistribuir o código fonte do programa ou qualquer derivado dele, desde que a redistribuição seja feita nos mesmos termos e condições em que é disponibilizado (www.gnu.org). De acordo com o referido em (www.gnu.org), para tornar um programa em copyleft, é necessário começar por afirmar que ele está sob copyright e só depois adicionar os termos da distribuição que concedem a todos o direito de usar, modificar e redistribuir o seu 16

35 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO código fonte. Só assim o código e as liberdades se tornam legalmente inseparáveis. As duas licenças copyleft mais comuns são a GNU General Public Licence (GNU GPL) e a GNU Lesser General Public Licence (LGPL). A licença GNU GPL (www.gnu.org) pretende garantir a liberdade de modificar e redistribuir todas as versões de um programa requerendo que os trabalhos derivados permaneçam sob a mesma licença para garantir que o software permanece livre para todos os utilizadores (www.opensource.org). A licença GNU LGPL (www.gnu.org) é um pouco menos rígida nos seus termos copyleft uma vez que permite a ligação com módulos de software não-livre (www.opensource.org) Licenças permissivas Licenças permissivas é um termo usado para definir um tipo de licença menos restritivo em termos de distribuição de um programa. São também conhecidas como licenças nãocopyleft. Este tipo de licença não requer que modificações ao código fonte de um programa licenciado ou a derivados dele sejam redistribuídas nos mesmos termos e condições do original. As duas licenças permissivas mais comuns são a licença Berkeley Software Distribution (BSD) e a licença Massachusetts Institute of Technology (MIT). A licença BSD para além de requerer o reconhecimento do autor impõe poucas restrições sobre as formas de uso, alterações e distribuição do software. Podendo por isso ser usada tanto em software open source como em software comercial (www.opensource.org). A licença MIT é nos seus termos muito idêntica à licença BSD mas não impõe o reconhecimento dos autores (www.opensource.org). As licenças GNU GPL, GNU LGPL, BSD e MIT são geralmente consideradas como as licenças essenciais de software open source, sendo todas elas aceites tanto pela FSF como pela OSI, embora a FSF tente promover o princípio copyleft e defenda por isso o uso das licenças GNU GPL e GNU LGPL. 17

36 CAPÍTULO 3 TIPOS DE SOFTWARE E SUAS LICENÇAS DE UTILIZAÇÃO Existem muitas outras licenças de software open source que podem ser usadas, embora a maioria do software open source use umas das quatro anteriormente referidas, ainda que por vezes com ligeiras alterações Licenças freeware Licenças freeware são licenças de software, normalmente distribuído por empresas de software comercial, mas de forma gratuita, geralmente sem acesso ao código fonte e habitualmente sem limitações temporais para o seu uso. São, no entanto, licenças restritivas podendo limitar por exemplo o uso comercial, a distribuição ou a modificação, entre outros tipos de restrições Licenças comerciais Licenças comerciais são licenças de software usadas na distribuição de software comercial, isto é, colocado à disposição do utilizador de forma não gratuita e normalmente sem acesso ao código fonte. São licenças geralmente usadas para afirmar os direitos de autor e o que os utilizadores podem fazer com o programa. São normalmente muito restritivas, estando as restrições mais comuns relacionadas com os direitos de modificação, cópia e redistribuição. Em muitos casos estas licenças definem também os serviços que a empresa vendedora do software disponibiliza aos seus utilizadores que adquirem a ferramenta. 18

37 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO 4. METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO Para analisar e desenvolver um software de apoio à gestão é fulcral conhecer qual a perceção dos gerentes sobre as ferramentas e suas principais características e funcionalidades. Nas secções seguintes será descrita a metodologia utilizada para aplicação dos inquéritos a PME e os resultados obtidos Metodologia utilizada para a realização dos inquéritos No presente trabalho elaborámos e aplicámos um questionário, conforme o Anexo 3, a PME clientes de uma empresa da área de contabilidade - A CASCA - Accounting & Consulting, Lda, que aceitaram colaborar connosco na elaboração deste trabalho. O questionário é composto por nove questões em que as três primeiras têm o intuito de caracterizar a empresa através do seu ramo de atividade, número de colaboradores e volume de negócio. As restantes questões são feitas com o objetivo de se poder concluir quais os requisitos que os inquiridos consideram mais importantes para apoio à gestão da sua empresa bem como as principais características de cada uma das ferramentas de software para apoio à gestão. O universo da pesquisa é coincidente com a amostra vinte e três empresas. Recorremos a este método devido ao reduzido número de empresas inquiridas e devido à facilidade no contacto com os responsáveis das empresas. Os inquéritos foram realizados por meio de entrevista presencial Análise dos dados As empresas estão todas sediadas no distrito de Coimbra, sendo que dez delas estão no concelho de Coimbra, oito no concelho de Lousã e sete no concelho de Oliveira do Hospital. Através da questão nº 1 Ramo de atividade, podemos verificar que onze são do setor de serviços, sete do setor de comércio e cinco são do setor da produção. As empresas do setor de serviços desenvolvem um conjunto de atividades com forte componente intelectual como é o caso dos serviços de contabilidade e apoio à gestão. 19

38 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO Algumas prestações de serviços têm associado a incorporação de material o que acontece, por exemplo, em reparação de equipamentos. As empresas do setor do comércio têm como finalidade a transação de produtos sem qualquer transformação, como por exemplo a venda a retalho. E as empresas do setor de produção têm como finalidade a produção de produtos. Para isso utilizam matérias-primas que transformam em produto acabado. A Figura 1 mostra o gráfico com a distribuição das empresas pelos setores de atividades. Distribuição das empresas por setor de atividade Comércio 30% Produção 22% Serviços 48% Figura 1 Distribuição das empresas pelos setores de atividade Podemos verificar que a maioria das empresas inquiridas pertence ao setor dos serviços (48%), seguida do setor do comércio (30%). O setor de produção é o que tem menos inquiridos nesta amostra (22%). Relativamente à questão nº 2 Nº Total de Colaboradores e à questão nº 3 Volume de negócios podemos concluir que o portfólio de clientes é composto por microempresas e pequenas empresas com volume de negócios que variam entre os ,00 e ,00 com número médio de cinco colaboradores. De acordo com a recomendação Europeia de PME 2003/361/CE (www.enterpriseeuropenetwork.pt), a categoria de micro, pequenas e médias empresas (PME) é constituída por empresas que empregam menos de duzentos e cinquenta trabalhadores e cujo volume de negócios anual não excede os cinquenta milhões de euros ou cujo balanço total anual não excede os quarenta e três milhões de euros. Na categoria 20

39 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO das PME, uma pequena empresa é definida como uma empresa que emprega menos de cinquenta pessoas e cujo volume de negócios anual ou balanço total anual não excede os dez milhões de euros. Ainda na categoria das PME uma microempresa é definida como uma empresa que emprega menos de dez pessoas e cujo volume de negócios anual ou balanço total anual não excede os dois milhões de euros. Para melhor estratificar as empresas pelo seu volume de negócios criámos classes em intervalos de cinquenta mil euros (50.000,00 ). A Tabela 1 mostra a que classes irão corresponder as empresas, consoante o seu volume de negócio. Tabela 1 Estratificação das empresas por classes Classes do volume de negócios Classes Volume de negócios Nº Empresas Classe I <=50.000,00 6 Classe II De ,00 a ,00 5 Classe III De ,00 a ,00 7 Classe IV De ,00 a ,00 2 Classe V De ,00 a ,00 0 Classe VI De ,00 a ,00 0 Classe VII De ,00 a ,00 0 Classe VIII >= ,00 3 O gráfico da Figura 2, mostra também essa mesma estratificação mas permite uma análise mais precisa. 21

40 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO Classe V 0% Percentagem das empresas por classes do volume de negócios Classe VII 0% Classe VI 0% Classe IV 9% Classe VIII 13% Classe I 26% Classe III 30% Classe II 22% Figura 2 Percentagem de empresas por classes do volume de negócios Através do gráfico da Figura 2 podemos verificar que o maior número de empresa da amostra pertence à Classe III, isto é, 30% das empresas tem um volume de negócio entre ,00 e ,00. Assim, podemos dizer que a amostra é composta maioritariamente por empresas que prestam serviços e com um volume de negócios até ,00 /ano. Face ao trabalho proposto consideramos que existe heterogeneidade da amostra com uma repartição por setor de atividade semelhante ao tecido empresarial português de acordo com os dados do Instituto Nacional de Estatística (Evolução do Setor Empresarial em Portugal Edição 2012, INE, p.15). A Figura 3 mostra a divisão das empresas por setor, entre 2004 e 2010, segundo dados do INE. 22

41 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO (Fonte: Evolução do Setor Empresarial em Portugal Edição 2012, INE) Figura 3 Empresas por setor Como podemos analisar na Figura 3, tanto nas empresas individuais como nas sociedades o setor do comércio detém o maior número de empresas, com e , respetivamente. Logo de seguida encontra-se o setor do comércio com empresas individuais e sociedades. Relativamente à questão nº 4 Que requisitos considera importantes para o apoio à gestão do seu negócio, dos vinte e três gerentes das empresas da amostra, 74% (17 gerentes) considera muito importante o software de faturação. A Figura 4 mostra as quatro principais áreas no apoio à gestão de uma empresa, por importância atribuída pelos gerentes das empresas inquiridas. 23

42 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO A importância por tipo de software 120% 100% 0% 13% 0% 9% 9% 80% 13% 60% 40% 74% 65% 78% 91% Gestão ativo imobilizado Processamento salários Contabilidade 20% 0% 22% 22% 4% 0% Faturação Figura 4 Requisitos mais importante para software de apoio à gestão Na Figura 4 é possível observar que a área a que foi dada maior importância foi a área de faturação, onde dezassete dos inquiridos (74%) a considerou muito importante e cinco dos inquiridos (22%) a considerou importante. A área a que foi dada menor importância foi a área de gestão de ativo imobilizado, em que vinte e um dos inquiridos (91%) a considerou mesmo desnecessária. Da questão nº 5 Características que considera importantes numa ferramenta de software de faturação, resulta a Figura 5 que mostra as características de um software de faturação que os gerentes inquiridos consideraram mais importantes. 24

43 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO Caraterísticas do software de faturação Mapas fiscais Relatórios mensais/trimestrais Exportação de dados para outros formatos Tesouraria Gestão de contas correntes de fornecedores Gestão de contas correntes de clientes Gestão de stocks Vendas 0% 20% 40% 60% 80% 100% Figura 5 Principais características do software de faturação Todos os gerentes inquiridos consideraram importante as funcionalidades de Vendas, Mapas fiscais e Gestão de contas correntes de clientes. Nove gerentes (39%) acharam também importante a funcionalidade de Gestão de stocks e ainda seis gerentes (26%) atribuíram importância à funcionalidade de Gestão de contas correntes de fornecedores. Relativamente ao restante software de apoio à gestão - contabilidade, processamento de salários e gestão de ativo imobilizado - os gerentes têm pouca afinidade e poucos sabem quais as tarefas que este tipo de ferramentas realizam, pelo que transcrevemos uma afirmação de um gerente quando questionado sobre as funcionalidades deste tipo de software: ( ) bem relativamente a esses programas que acabou de falar vou responder mas pouco sei sobre eles porque é o meu contabilista que trata da contabilidade, da gestão do pessoal e da gestão do imobilizado e não tenho qualquer preocupação ( ) De acordo com o depoimento anterior salientamos que nas microempresas a contabilidade, o processamento de salários e a gestão de ativo imobilizado é, na maioria dos casos, realizada por entidades externas pelo que os gerentes não têm o devido conhecimento sobre este tipo de software. Vamos analisar de seguida as respostas dos inquiridos para estas ferramentas de software. 25

44 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO Relativamente ao software de contabilidade foi colocada a questão nº 6 Características que considera importantes numa ferramenta de software de contabilidade, e podemos analisar as respostas dos inquiridos através da Figura 6. Caraterísticas do software de contabilidade Mapas fiscais Mapas de gestão Exportação de dados para outros formatos Criação de documentos Criação de entidades Criação de contas no plano de contas Lançamentos contabilísticos (débito/crédito) 0% 20% 40% 60% 80% 100% Figura 6 Principais características do software de contabilidade Observa-se então que, a totalidade dos inquiridos considera importante as funcionalidades de Lançamentos contabilísticos (débito/crédito) e Mapas fiscais. Ainda catorze dos inquiridos (61%) consideram também importante a funcionalidade de Exportação de dados para outros formatos. Para o software de processamento de salários, colocou-se a questão nº 7 Características que considera importantes numa ferramenta de software de processamento de salários que obteve as respostas mostradas através do gráfico da Figura 7. 26

45 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO Caraterísticas do software de processamento de salários Mapas para entidades Exportação de dados para outros formatos Folha de pagamentos Recolha de variáveis Processamento de salários 0% 20% 40% 60% 80% 100% Figura 7 - Principais características do software de processamento de salários Podemos ver que a totalidade dos gerentes considera que os programas devem ter as funcionalidades de Processamento de salários, Folha de pagamentos e Mapas para entidades. Relativamente ao software para gestão de ativo imobilizado colocou-se a questão nº 8 Características que considera importantes numa ferramenta de software de gestão de ativo imobilizado. Podemos analisar as respostas dos inquiridos através do gráfico da Figura 8. Caraterísticas do software de gestão de ativo imobilizado Mapas legais e fiscais Relatórios Revalorizações, reversões, imparidades Processamento por centros de custo Depreciações/Amortizações Gestão de património 0% 20% 40% 60% 80% 100% Figura 8 - Principais características do software de gestão de ativo imobilizado 27

46 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO A totalidade dos gerentes considera que os programas devem ter as funcionalidades de Gestão do património e Mapas fiscais. Outro aspeto analisado no nosso trabalho foi conseguir perceber quais as características a que os gerentes atribuem maior importância numa ferramenta de software. Para isso colocou-se a questão nº 9 Características que mais valoriza para a escolha do software para apoio à gestão do seu negócio. A Tabela 2 mostra os resultados dessa análise. Tabela 2 Características com maior importância numa ferramenta de software Muito importante Importante Pouco importante Desnecessário Custo de aquisição 96% 4% Fiabilidade 100% Funcionalidade 22% 78% Atratividade 13% 87% Desempenho 100% Apoio técnico 78% 22% Acesso ao código fonte 100% Outros NR NR NR NR Da análise da Tabela 2 pode concluir-se que os vinte e três gerentes indicaram a fiabilidade e o desempenho como Muito importante seguido das características do custo de aquisição e do apoio técnico. Da análise ao inquérito concluímos que os gerentes esperam que os programas funcionem sem problemas e quando necessitarem de apoio técnico este esteja disponível. Um dos principais critérios de seleção do software é o custo de aquisição. A conclusão do nosso inquérito está de acordo com o estudo realizado por (Elikai et al., 2007) que identificaram que funcionalidade, fiabilidade e desempenho são as características mais importantes na seleção do software no momento da aquisição. Relativamente ao acesso ao código fonte os gerentes não demonstraram interesse mas, quando questionados sobre esse facto, 91% dos inquiridos refere que se as ferramentas de 28

47 CAPÍTULO 4 METODOLOGIA E RESULTADOS DO INQUÉRITO software open source conseguirem responder e satisfazer os utilizadores eles não os descartam como uma opção válida para o apoio à gestão na evolução e manutenção dos seus negócios. 29

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49 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO 5. FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Um software de apoio à gestão deve ter a capacidade de gerar informação para ajudar os gestores na tomada da decisão nas áreas funcionais das empresas. (Gouveia & Ranito, 2004). Existe no mercado alguma variedade de opções de ferramentas de software de apoio à gestão, desde a contabilidade à faturação, controlo de stocks, ponto de venda (POS), entre outros. Essas ferramentas podem ser disponibilizadas em open source, de forma gratuita ou de forma comercial. Vamos mais à frente, neste capítulo, analisar algumas das ferramentas de software open source, ferramentas de software gratuito e também ferramentas de software comercial, existentes no mercado, segundo os requisitos considerados essenciais para o funcionamento de uma PME, descritos na secção seguinte. As ferramentas comerciais têm custos de aquisição e por isso não serão instaladas para serem testadas. Assim, serão apenas descritas nas respetivas secções e analisadas com base na pesquisa efetuada e, em alguns casos, na visualização de vídeos de demostração disponibilizados pelas empresas que as comercializam Identificação dos requisitos de software para apoio à gestão Como foi referido anteriormente, um software de apoio à gestão deve ter a capacidade de gerar informação para ajudar os gestores na tomada da decisão nas áreas funcionais das empresas. A literatura evidencia as seguintes áreas: área financeira, área operacional e a área dos recursos humanos como sendo as principais áreas (Oliveira, 2001). Assim definimos que o software deve conter as seguintes características para responder às necessidades das empresas e dos gestores: Faturação permite efetuar o registo de vendas, gestão de contas correntes de clientes e fornecedores, emissão de relatórios/mapas e ficheiro SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes); Gestão de stocks permite efetuar o controle de stocks. Normalmente está incluído no software de faturação; 31

50 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Tesouraria permite efetuar o controlo de pagamentos e recebimentos (previsão da tesouraria no futuro em função dos prazos de pagamentos e recebimentos, caso estes sejam cumpridos). Normalmente está incluído no software de faturação ou no software de contabilidade; Contabilidade permite efetuar o registo de transações a débito e a crédito, controle de contas correntes de clientes e fornecedores, emissão de relatórios/mapas e ficheiro SAFT-PT; Processamento de salários permite efetuar o processamento de vencimentos, controlo de faltas, férias e mapas associados ao pessoal e emissão de mapas legais e fiscais; Gestão de ativo imobilizado permite efetuar o registo dos bens adquiridos e cálculo das amortizações e mapas complementares (listagem/ficha dos bens, mapas fiscais) Ferramentas de software para faturação Os programas de faturação disponíveis no mercado apresentam um conjunto de funções como por exemplo a emissão dos documentos de vendas e compras, controlo das contas correntes de clientes e de fornecedores e controlo de stocks quando estamos perante matérias-primas e mercadorias. A par destas funcionalidades emitem relatórios como o volume de vendas (diário, mensal e anual), créditos vencidos e relatórios das mercadorias em stock. Existem programas de faturação mais complexos com a capacidade do controlo de tesouraria das empresas com a emissão de relatórios com os fluxos monetários e alguns elaboram relatórios com uma tesouraria previsional de acordo com as datas de vencimentos das faturas de clientes e fornecedores. Em suma um programa de faturação mais complexo é uma ferramenta fundamental de apoio à gestão. Salientamos que muitas das PME dispõem somente deste software para o apoio à gestão do seu negócio porque é considerado suficiente para a gestão da empresa e também porque uma parte das PME recorre à subcontratação do apoio contabilístico e fiscal não tendo por isso necessidade de adquirir software para outras áreas do apoio à gestão, como contabilidade, processamento de salários e gestão de ativo imobilizado. 32

51 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO A escolha certa do software de faturação aumentará a velocidade e eficiência das operações de contabilidade e, consequentemente a eficiência da empresa e deverá ser sempre feita tendo em conta a evolução e crescimento do negócio para que toda a informação carregada no software possa ser transferida para futuras atualizações do mesmo. As imposições legais introduzidas pela Autoridade Tributária (AT) às empresas com atividade em Portugal, relativamente à comunicação da faturação da empresa à AT, obrigaram que estas utilizem exclusivamente software de faturação certificado pela AT em conformidade com a portaria 363/2010, publicado em Diário da República, 1ª série - Nº 120 de 23 de junho. A Portaria nº 22-A/2012, publicado em Diário da República, 1ª série - Nº 17 de 24 de janeiro, veio alargar o universo das empresas abrangidas pela obrigatoriedade de utilização de software certificado, baixando o volume de negócios a partir do qual é obrigatório o seu uso de ,00 para ,00, a partir de 1 de janeiro de Contudo exclui dessa obrigatoriedade as empresas que: Utilizem software produzido internamente, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor; Tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior a ,00, a partir de 1 de janeiro; Tenham emitido, no período de tributação anterior, um número de faturas, documentos equivalentes ou talões de venda inferior a unidades. Esta mesma Portaria estabelece ainda que, a partir de 1 de abril de 2012, apesar destes limites qualquer empresa que opte por utilizar um software de faturação seja, sem exceção, obrigado a usar um software certificado. Ainda para empresas com volume de negócios superior a ,00 no período de tributação anterior, o Decreto-Lei nº 198/2012, publicado em Diário da República, 1ª série - Nº 164 de 24 de agosto, veio impor a obrigatoriedade de comunicação da emissão de documentos de transporte à AT. Para isso, os programadores de software foram obrigados a mudar o seu software de faturação de forma a incluírem o envio da informação da faturação e transporte da forma recomendada pela AT (Webservice ou ficheiro SAFT-PT, uma vez que cada programador de software é responsável por implementar o módulo que vai enviar os documentos (Autoridade Tributária, 2013). 33

52 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO A aquisição ou utilização de programas ou equipamentos informáticos de faturação, que não estejam certificados nos termos do n.º 9 do artigo 123.º do Código do IRC, é punida com coima variável entre 375,00 e ,00. Estas sanções são elevadas para o dobro, quando aplicadas a pessoas coletivas, nos termos do n.º 4 do Artigo 26.º do RGIT (www.portaldasfinancas.gov.pt/). Assim, vamos de seguida analisar algumas ferramentas para faturação de uma PME open source, gratuitas e comerciais - tentando, sempre que possível, escolher para análise as que cumprem estas imposições legais Software open source para faturação Um software open source é usualmente gratuito e permite o acesso ao seu código fonte. Assim, permite que este seja modificado podendo por isso ser adaptado às necessidades específicas de cada empresa ou utilizador. Um software gratuito e de código aberto não é necessariamente menos fiável que um software comercial, mas naturalmente que não dispõe de garantias do fornecedor no que se refere a falhas. São habitualmente ferramentas que carecem de manutenção e apoio técnico. É por isso necessário haver alguma ponderação por parte das empresas no momento de decidir o software a usar para o desenvolvimento do negócio. O acesso ao código fonte convida à participação de todos no desenvolvimento do software, nomeadamente dos utilizadores que são quem usa o software e sente as necessidades e dificuldades, o que permite criar uma comunidade virtual em torno do projeto, sendo por isso ferramentas desenvolvidas à escala mundial. Se uma empresa desenvolver o seu próprio programa de faturação e do qual dispõe do respetivo código-fonte, este não precisará de ser certificado pela AT desde que seja usado apenas pela empresa. O programa deve, no entanto, ter a funcionalidade de gerar ele próprio o ficheiro SAFT-PT (de acordo com o estabelecido na atual redação da Portaria n.º 1192/2009, de 08 de outubro, publicada em Diário da República, 1ª série - Nº 164 de 24 de agosto) e cumprir os requisitos enunciados no atual artigo 5.º do Decreto-Lei n.º198/90, de 19 de junho (www.portaldasfinancas.gov.pt). 34

53 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Vamos, na secção seguinte, analisar uma ferramenta de software open source para faturação de PME disponibilizada através da Internet GnuCash, instalando-a para avaliação apenas em ambiente Windows GnuCash O software GnuCash é uma ferramenta de software open source, licenciada sob a licença GNU GPL, desenvolvida nas linguagens C e Scheme. A linguagem de programação Scheme é utilizada nas funcionalidades de importação de ficheiros, geração de relatórios e apresentação de sugestões de ajuda. Começou a ser desenvolvida para GNU/Linux mas já está também disponível para Mac OS X e Microsoft Windows, entre outras. O GnuCash é uma ferramenta que, embora tenha como principal funcionalidade o controlo financeiro, permite também realizar a faturação de uma pequena empresa, visto que dispõe de funcionalidades como (www.gnucash.org): Gestão de contas a receber (Receitas); Gestão de contas a pagar (Despesas); Gestão de stocks; Criação de tabelas de imposto a aplicar sobre as vendas (IVA, ou similar); Controlo de tesouraria. A ferramenta não é um software certificado pela AT e não está em conformidade com as já referidas imposições legais atualmente em vigor para Portugal relativamente à comunicação da faturação à AT, uma vez que não emite o ficheiro SAFT-PT. Por esse motivo não é, nestas condições, uma ferramenta de software de faturação para PME que possa ser utilizada no contexto da legislação nacional. Pode, no entanto, ser modificada no sentido de passar a cumprir essas imposições. Ainda assim, a ferramenta foi instalada e utilizada e, perante isso, podemos ainda referir as seguintes funcionalidades: Permite instalação em onze idiomas entre eles o português; É uma ferramenta de fácil instalação, bastando que se execute o ficheiro de instalação disponível em e seguir os passos apresentados pelo assistente de instalação até que esta esteja concluída. Também disponibiliza guia de instalação em inglês. 35

54 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Tem uma interface intuitiva; Permite definir, de entre cerca de duzentas moedas, a que se pretende utilizar, entre elas o Euro; Permite definir as contas a utilizar; Disponibiliza alguma ajuda acerca do seu funcionamento quando se inicia a aplicação e durante a sua execução e disponibiliza também documentação de ajuda em quatro idiomas alemão, inglês, italiano e japonês - mas não em português. Tem como requisitos mínimos: 300MB de espaço livre em disco; 128MB de memória RAM. A Figura 9 mostra a interface gráfica da ferramenta GnuCash para efetuar uma venda. Figura 9 Interface do software GnuCash Como se pode observar na Figura 9, é necessário inserir a descrição, a conta onde ficará registado o lançamento e o valor, a débito ou a crédito consoante o caso. 36

55 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Software gratuito para faturação Algumas PME procuram também software de faturação gratuito no intuito de minimizar os encargos com as TI. Estas ferramentas sendo na maioria dos casos de utilização gratuita, dispõem geralmente de menos funcionalidades que as ferramentas comerciais e também habitualmente não permitem o acesso ao código fonte, não possibilitando por isso a adaptação às necessidades da empresa. Vamos de seguida analisar quatro dessas soluções de software gratuitas Projecto Colibri, Primavera Express, Gescom Enterprise Express e Time Fatura, instalando-as para avaliação apenas em ambiente Windows Projeto Colibri O Projeto Colibri é um software de gestão que aborda as principais necessidades da área comercial de uma PME e dispõe de uma versão gratuita (versão RCP9) que inclui (www.projectocolibri.com): Gestão de compras; Gestão de vendas; Gestão de contas correntes; Gestão de stocks; Exportação para o ficheiro SAFT-PT. Este software é multiplataforma e tem uma base de dados pré-configurada - a H2, embora suporte também as bases de dados PostgreSQL e MySQL (já incluídas no ficheiro de instalação). Estes motores de bases de dados são todos eles gratuitos e open source. A base de dados H2 está licenciada sob a licença EPL (Eclipse Public Licence) (www.h2database.com), uma licença de software livre aprovada pela OSI e listada pela FSF. Esta licença não é compatível com a GNU GPL porque permite a cada programador identificar-se como autor da sua contribuição no código (www.opensource.org). A base de dados PostgreSQL está licenciada sob a licença BSD que funciona nos principais sistemas operativos, incluindo Linux, Mac OS X e Windows (www.postgresql.org). 37

56 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO A base de dados MySQL está licenciada sob as licenças GNU GPL e comercial uma vez que, não deixando de ser uma licença GPL, obriga à sua aquisição caso seja usada por um programa que não seja licenciado sob essa mesma licença. De acordo com informação disponibilizada no site da empresa, o Projeto Colibri é o primeiro software de gestão gratuito certificado pela AT sob o nº 38. Permite instalação em português ou inglês e, após a sua instalação e utilização, observámos que ainda dispõe das seguintes características e funcionalidades: É de fácil instalação e configuração. Basta executar o ficheiro de instalação que é disponibilizado em e seguir os passos apresentados pelo assistente até a instalação estar concluída; Disponibiliza manuais de instalação e de utilização em português que, apesar de sucintos, são muito explícitos; Tem uma interface intuitiva; Mono empresa; Não dispõe de assistência técnica gratuita mas dispõe de alguma ajuda gratuita através de fórum online em Os requisitos mínimos são: Sistema operativo Windows XP/7, Linux Ubuntu ou Mac OS X-Leopard; Java Runtime Enviroment 1.6; Leitor de PDF; Motor de base de dados (H2, PostgreSQL ou MySQL). Na Figura 10 podemos ver a interface da ferramenta para criação de uma fatura. 38

57 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Figura 10 Criação de uma fatura no software Projeto Colibri Para criação de uma fatura deve inserir os dados do cliente, as linhas de produtos a faturar e outra informação que considere importante como o modo de pagamento e o modo de expedição, como exemplificado na Figura 10. Tem ainda um separador para eventuais observações. Dispõe, nesta versão, do módulo de POS (Point of Sale), para vendas efetuadas ao balcão. Na Figura 11 é mostrado o interface para criação de uma venda POS. Figura 11 Criação de uma venda POS no software Projeto Colibri Os artigos encontram-se divididos por classes e terão que ser selecionados, indicando a quantidade pretendida, para efetuar a venda, como mostra a Figura

58 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Primavera Express Segundo a empresa Primavera (www.primaverabss.com/pt), o software Primavera Express é uma solução lançada com o objetivo de ajudar PME a desenvolver o seu negócio, sendo já utilizada por milhares de PME portuguesas. Ainda de acordo com a informação disponibilizada no site, foi o primeiro software de gestão de marca reconhecida a ser disponibilizado para download de forma totalmente gratuita. O Primavera Express 7 é um software de faturação certificado pela AT sob o nº 1450, que permite efetuar a faturação e gestão de uma empresa com volume de faturação até trinta mil euros, de forma gratuita. Algumas das suas funcionalidades são (www.primaverabss.com/pt): Gestão de caixa; Gestão de stocks; Contas correntes de clientes; Introdução e emissão de documentos de entrada, saída e movimento de stocks e respetivas atualizações integradas com a faturação; Emissão de documentos necessários à atividade comercial como etiquetas, cotações/propostas, faturas pró-forma, faturas, vendas a dinheiro, notas de crédito, notas de débito, guias de remessa e de transporte, recibos e notas de pagamento; Gestão de devoluções; Múltiplos modos de pagamento (numerário, cheque, etc.) e emissão de documentos com ou sem IVA; Gestão controlada da conta corrente de clientes e outros devedores; Mapas de gestão como mapas de vendas gerais diárias, mensais ou trimestrais, por clientes, artigos, etc.; Extratos de contas correntes e consultas de valores a pagar e a receber; etc.; Exportação para o ficheiro SAFT-PT. Esta ferramenta foi instalada e analisada. Para executar a instalação começámos por fazer o registo em PRIMAVERA%20Express-Download.aspx. Após registo rececionámos um no endereço indicado no registo, com o link onde a ferramenta se encontra disponível para download. Executada a instalação podemos ainda afirmar que: 40

59 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Permite instalação em português ou espanhol; É de fácil e rápida instalação e configuração. Depois de obter o ficheiro executável, basta descompactá-lo e aceitar as opções sugeridas pelo assistente de instalação; Dispõe de manuais de apoio à instalação e de utilização em português; Tem uma interface intuitiva; Funciona apenas em ambiente mono posto ou mono utilizador; Não dispõe de assistência técnica gratuita. Os requisitos mínimos são: Sistema operativo Windows XP SP3; Processador 1.4GHz x86/x64 (recomendado 2.0GHz ou superior); 512MB de memória RAM (recomendado 1GB); 2GB de espaço livre em disco; Resolução mínima de ecrã 1024x768. A Figura 12 permite visualizar a criação de uma fatura na ferramenta. Figura 12 Criação de uma fatura no software Primavera Express A Figura 12 mostra a interface onde são inseridos os dados do cliente e os artigos a ser faturados. 41

60 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Dispõe de um módulo de POS Psst!, vocacionado para vendas ao balcão. O caso concreto da Figura 13 mostra a interface do software para criação de uma venda POS de restaurante ou cafetaria. Figura 13 - Criação de uma venda POS no software Psst! Para realizar a venda é necessário selecionar o produto, dentro da sua categoria, e indicar a quantidade vendida, como mostra a Figura Gescom Enterprise Express O Gescom Enterprise Express é uma versão gratuita para faturação de uma PME, disponibilizada pela empresa Inforlíder e é, segundo a empresa, uma solução completa e profissional com funcionalidades muito acima da média (www.inforlider.com). É um software certificado pela AT sob o nº 441, compatível com o Microsoft Windows Server 2008, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 e Windows 8 e integra-se com o Microsoft Office. Algumas das suas funcionalidades são (www.inforlider.com): Gestão de clientes e recebimentos; Gestão de fornecedores; Gestão de compras e pagamentos; Gestão de stocks; 42

61 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Faturação (Vendas, Orçamentos, Guias, etc.); Contas corrente de clientes e fornecedores; Importação de dados de qualquer formato; Possibilidade de alterar os formatos dos documentos; Licença ilimitada; Exportação para o ficheiro SAFT-PT. Para proceder à sua instalação é necessário ter, ou instalar previamente, uma componente de base de dados SQL, que não é disponibilizada com o software. Permite instalação em português. O ficheiro executável é disponibilizado em website.inforlider.com/produtos/. Terão de ser indicados os dados solicitados pelo assistente de instalação e, após receção do ficheiro executável, deverá escolher-se a ferramenta que se pretende instalar. De seguida basta seguir os passos do assistente de instalação. Tem uma interface intuitiva e dispõe de um manual de utilização em português. Não dispõe de assistência técnica gratuita mas para além do manual de utilizador existem vários vídeos disponibilizados pela empresa que, embora sejam referentes à versão comercial, poderão ajudar os utilizadores da versão gratuita. A Figura 14 mostra a interface da ferramenta para criação de uma venda. Figura 14 Criação de fatura no software Gescom Enterprise Express 43

62 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Podemos ver, através da Figura 14, todos os campos que fazem parte da interface para criação de uma fatura, como por exemplo, informação do cliente, informação do vendedor e artigos a faturar. Dispõe também de uma solução POS destinada essencialmente ao comércio a retalho - Gescom POS Express. A Figura 15 permite visualizar o interface da ferramenta para criação de uma venda POS. Figura 15 - Criação de uma venda POS no software gratuito Gescom POS Express Para efetuar a venda pode selecionar o artigo pela sua categoria ou inserir manualmente o seu código, como é mostrado na Figura 15. Deve também indicar a quantidade vendida Time Fatura A empresa AClogik Lda. (www.aclogik.com), disponibiliza o software de faturação Time Fatura que é, segundo a empresa, uma aplicação de gestão ideal para PME, com um ambiente gráfico agradável e intuitivo, permitindo elaborar qualquer tipo de documento relacionado com a faturação, como guias de remessa, faturas, etc. Dispõe de uma versão gratuita, com motor de base de dados em Microsoft Access que inclui: Gestão de clientes e fornecedores; Gestão de stocks; 44

63 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Criação de entidades; Criação de documentos; Contas correntes de clientes e fornecedores; Multiempresa; Multiposto; Multiutilizador; Editor de relatórios; Integração com software POS; Exportação/importação para/de ficheiro SAFT-PT. Os requisitos mínimos são: Sistema operativo Windows XP SP2 ou Vista; Processador Pentium 4 3.0GHz / Centrino 1.4GHz; 50MB de espaço livre em disco; 512MB de memória RAM (recomendado 1GB). Não tem a certificação imposta pela AT, mas integra-se com a versão Time POS que, segundo o site da empresa, espera certificação para breve. Disponibiliza o ficheiro executável para instalação em mas não foi possível instalar por dar um erro de instalação e os contactos com a empresa terem sido infrutíferos. A empresa disponibiliza manual de utilizador em português mas não disponibiliza vídeos de demonstração da ferramenta, pelo que a sua análise será feita apenas com base nos resultados das pesquisas efetuadas. A Figura 16 mostra o erro resultante do download. Figura 16 - Erro de instalação do software gratuito "Time Fatura" 45

64 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO A versão Time POS depende desta e como tal também não foi possível obter resultados da sua utilização Software comercial para faturação Existem no mercado várias ferramentas de software comercial para faturação que podem ser adaptadas às necessidades de cada empresa caso a empresa compradora o pretenda e a empresa vendedora o possibilite. Existe também software comercial feito à medida das necessidades de cada empresa mas, para além de serem ferramentas menos fiáveis são muitas vezes inacessíveis por razões de preço (Schweizerische Kreditanstalt, 1986). As ferramentas que vão ser descritas na secção seguinte são Projecto Colibri, Primavera Starter, Gescom Enterprise 2013, Time Fatura e Fac Projeto Colibri O Projeto Colibri dispõe de quatro versões comerciais às quais acrescem algumas funcionalidades para além das já incluídas na versão gratuita (www.projectocolibri.com): Licenciada: a única diferença desta versão comparativamente com a versão gratuita é simplesmente o facto de ser licenciada para a empresa. Tem um custo de aquisição de cinquenta euros acrescidos de IVA; Licenciada +: para esta versão acresce relativamente à Licenciada a assistência telefónica até ao limite de cinco horas. Tem um custo de aquisição de cento e sessenta euros acrescidos de IVA; Profissional: esta versão, para além das funcionalidades das versões referidas anteriormente, tem ainda outras funcionalidades, como por exemplo: o Artigos compostos (criados a partir da junção de artigos), sem limitação de unidades e preços; o Artigos por cores e tamanhos; o Criação de entidades; o Criação de documentos; 46

65 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO o Criação de layouts e edição de pesquisas; o Envio de documentos por ; o Webservices para a AT; o Importação de ficheiros SAFT-PT (para além da exportação); A assistência telefónica para esta versão é de apenas uma hora. Tem um custo de aquisição de trezentos e sessenta e cinco euros, aos quais acresce o IVA; Profissional +: uma versão que difere da versão Profissional em dois aspetos: o Alargamento do tempo para assistência telefónica para dez horas e o Uma atualização anual do software. Obteve a certificação imposta pela AT sob o nº Primavera Starter De forma comercial a Primavera disponibiliza várias soluções mas vamos aqui abordar apenas uma delas - a Primavera Starter, uma solução para empresas que não limita o seu volume de faturação. O Primavera Starter foi criado com o intuito de auxiliar os pequenos empresários na fase de arranque de um negócio e/ou na adaptação dos seus atuais programas de faturação à obrigatoriedade de certificação, (...) (www.primaverabss.com/pt) É, segundo a Primavera, um software de faturação de fácil instalação e utilização, com todas as funcionalidades necessárias para a gestão de um espaço comercial ou serviço e que acompanha o crescimento e evolução de cada negócio, estando disponível em três diferentes configurações para que possa responder às diferentes necessidades das empresas (www.primaverabss.com/pt): Starter Easy - com funcionalidades idênticas à versão gratuita da Primavera estando as diferenças relacionadas com o licenciamento do software, através do qual a empresa passa a beneficiar de cinco incidentes de assistência por cada ano de subscrição, acesso a um software de faturação eletrónica com 50 faturas e ao portal da comunidade Primavera. Tem um custo anual de licenciamento de cento e vinte e dois euros acrescidos de IVA (www.primaverabss.com/pt); Starter - a esta configuração já acrescem mais algumas funcionalidades como: 47

66 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO o Controlo de conta corrente de fornecedores; o Pagamentos; o Movimentos bancários; o Reconciliação bancária; o Encomendas de clientes; o Criação de novos documentos; o Cópias de segurança automáticas; o Integração de documentos de clientes com a contabilidade; o Multiempresa; o Multiposto. Segundo informação recebida via da empresa parceira da Primavera que comercializa esta solução, tem um custo anual de licenciamento de trezentos e quinze euros acrescidos de IVA; Starter Plus - esta configuração é a mais completa acrescendo ainda as funcionalidades de o Encomendas a fornecedores e o Compras. Também segundo informação recebida via da empresa parceira da Primavera que comercializa esta solução, tem um custo anual de licenciamento de quinhentos e cinquenta euros acrescidos de IVA. Obteve a certificação imposta pela AT sob o nº Gescom Enterprise 2013 A Inforlíder (website.inforlider.com) disponibiliza de forma comercial a solução Gescom Enterprise 2013, uma solução também compatível com o Windows Server Para além das funcionalidades da versão gratuita este software disponibiliza ainda: Integração com a contabilidade; Alteração de formatos de faturas, recibos, guias, orçamentos, etc.; 48

67 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Implementação na fatura de retenção IRS, despesas de transporte, comissões de vendedores, moeda estrangeira, pagamentos automáticos por referências multibanco; Artigos por cores e tamanhos; Multiempresa. Obteve a certificação imposta pela AT sob o nº 441. Segundo a loja online da empresa (ecommercedemo.inforlider.com/lojaonline/) esta solução tem um custo de duzentos e noventa e oito euros e trinta e sete cêntimos acrescidos de IVA para uma licença por tempo ilimitado. Nesse caso a empresa disponibiliza um vídeo de demonstração que ajuda a fazer a avaliação da ferramenta (website.inforlider.com). A Figura 17 mostra um exemplo de uma exportação do ficheiro SAFT-PT para comunicação de faturação de uma empresa à AT. Figura 17 Exportação de faturação através do ficheiro SAFT-PT Como pode ser observado na Figura 17, para efetuar a exportação é necessário indicar o período de faturação a que se refere e anexar o ficheiro. Tem ainda um separador para eventuais observações. 49

68 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Time Fatura A empresa AClogik Lda. dispõe também de uma solução comercial para faturação de PME, também ela designada de Time Fatura mas com motor de base de dados em SQL Server e que contém todas as funcionalidades da versão gratuita acrescidas de mais algumas, tais como: Gestão de acessos para diferentes níveis de utilizadores; Atualizações automáticas. Nesta versão, as funcionalidades multiempresa, multiutilizador e multiposto estão condicionadas à obtenção de uma licença por empresa. Obteve a certificação imposta pela AT sob o nº Apesar de várias tentativas de contacto com a empresa, tal não se concretizou, pelo que não foi possível apurar os custos de licenciamento da ferramenta Fac2011 Fac2011 é uma solução de software composta pelos módulos de faturação, gestão de stocks, contas correntes clientes/fornecedores/bancos, entre outros, disponibilizada de forma comercial pela empresa Comograma (www.comograma.pt). Segundo a empresa, é uma ferramenta de gestão comercial profissional para PME. Tem como principais características: Multiempresa; Multiutilizador; Multi moeda; Mapas fiscais; Configuração de documentos; Exportação de todas as listagens para os formatos pdf, rtf, xls e html; Integração de valores diretamente para a aplicação de contabilidade da empresa; Exportação para o ficheiro SAFT-PT. Obteve a certificação imposta pela AT sob o nº

69 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Segundo informação da empresa recebida via , tem um custo de aquisição de quinhentos euros acrescidos de IVA. Apesar de não ter sido instalada para ser avaliada, foi no entanto possível, com a colaboração da empresa A CASCA, testá-la em ambiente empresarial real de onde pudemos verificar ser uma ferramenta com interface muito intuitivo e de fácil utilização. Cumpre as funcionalidades desejadas para este tipo de ferramenta e dispõe ainda de funcionalidades acrescidas tais como visualização dos utilizadores ligados ao servidor com a indicação da empresa à qual estão ligados. A Figura 18 mostra a interface para criação de uma fatura na ferramenta. Figura 18 Criação de fatura na ferramenta Fac2011 Depois de indicar o código do documento (Fatura) e o número de cliente, pode inserir os artigos que pretende faturar, indicando a quantidade, o preço e eventuais descontos, como é mostrado na Figura Análise comparativa entre software open source, gratuito e comercial para faturação A Tabela 3 mostra a análise comparativa entre as soluções de software open source, gratuito e comercial, anteriormente analisadas, para faturação de uma PME. 51

70 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Tabela 3 - Análise comparativa de software para faturação 52

71 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Foram consideradas oito funcionalidades como fundamentais para software na área de faturação, confirmadas através do inquérito às empresas Vendas, Gestão de Stocks, Gestão de contas correntes de clientes, Gestão de contas correntes de fornecedores, Tesouraria, Exportação de dados para outros formatos, Relatórios mensais/trimestrais e Mapas fiscais. Da análise à Tabela 3 pode verificar-se que há funcionalidades que todas as ferramentas dispõem, como é o caso das Vendas, Gestão de stocks, Gestão de contas correntes de clientes e Relatórios mensais/trimetrais. A ferramenta open source GnuCash, dessas oito funcionalidades, cumpre ainda as funcionalidades de Gestão de contas correntes de fornecedores e Tesouraria. Cumpre assim seis das oito funcionalidades consideradas fundamentais, ficando por cumprir apenas as funcionalidades de Exportação de dados para outros formatos e Mapas fiscais. É uma ferramenta de fácil instalação e pode ser feita em onze idiomas. Disponibiliza alguma ajuda acerca do seu funcionamento quando se inicia a aplicação e durante a sua execução, permite definir a moeda e o tipo de contas a utilizar. Disponibiliza também documentação em quatro idiomas (inglês, alemão, italiano e japonês) mas não em português. É gratuito e dá acesso ao código fonte. É uma ferramenta de software open source para faturação de PME que, apesar de não cumprir as imposições legais atualmente em vigor em Portugal no que se refere a software de faturação, pode vir a ser usada pelas empresas para esse fim, caso seja modificada nesse sentido. Para isso deverá cumprir também, pelo menos, a funcionalidade de Exportação para ficheiro SAFT-PT. Relativamente às quatro ferramentas gratuitas analisadas apenas três são certificadas pela AT Projecto Colibri, Primavera Express e Gescom Enterprise Express. Todas elas cumprem seis das oito funcionalidades consideradas fundamentais para esta área de apoio à gestão. A ferramenta Time Fatura não estando certificada pela AT não pode ser usada para faturação, no contexto atual nacional. Todas disponibilizam manual de utilização mas não dão acesso ao código fonte, pelo que não poderão ser modificadas para que possam ser adaptadas a eventuais necessidades das empresas. São ferramentas muito equilibradas a nível de funcionalidades mas, por não impor limites de volume de negócio e dispor de ferramentas gratuitas noutras áreas de apoio à gestão, achamos que a melhor ferramenta gratuita para faturação de uma PME é a Gescom Enterprise Express. 53

72 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Finalmente, no que se refere às ferramentas comerciais analisadas, podemos dizer que são as que oferecem um maior leque de funcionalidades, embora também nenhuma cumpra as oito consideradas fundamentais. Dessas oito, as ferramentas Primavera Starter Easy, Gescom Enterprise 2013 e Fac2011 disponibilizam seis e as restantes ferramentas Projecto Colibri, e Time Fatura dispõem de cinco. Todas disponibilizam manuais de utilização, todas são licenciadas às empresas que as adquirem mas também todas têm custos de aquisição e eventualmente de manutenção. Por ter o maior número das funcionalidades descritas, consideramos a ferramenta comercial Fac2011 a melhor para faturação de uma PME. 54

73 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO 5.3. Ferramentas de software para contabilidade Um programa de contabilidade é utilizado para o registo das operações diárias das empresas como vendas, compras e outros registos contabilísticos definidos no Sistema de Normalização Contabilística (SNC). O SNC é o modelo de normalização contabilística, em vigor desde 1 de janeiro de 2010, que visa aproximar o modelo português das normas internacionais de contabilidade adotadas na União Europeia. Este tipo de programa deve emitir os relatórios obrigatórios que são os balancetes analíticos e gerais e a emissão do diário com o registo das operações patrimoniais e financeiras. Existem programas de contabilidade mais desenvolvidos que conseguem a integração da informação nas bases de dados com outros programas como por exemplo com o programa de faturação, processamento de salários e gestão de ativo imobilizado. Esta é uma funcionalidade extremamente útil porque permite aos responsáveis pela área de contabilidade das empresas minimizar o tempo de introdução de documentos. Uma grande parte dos programas de contabilidade comerciais inclui os módulos da contabilidade orçamental e analítica. A contabilidade orçamental tem como objetivo o controlo e a execução do orçamento, ou seja, regista todas as previsões, pagamentos e recebimentos. A contabilidade analítica tem como objetivo o controlo dos gastos e ganhos por secções ou departamentos. Um programa de contabilidade deve emitir as peças contabilísticas do final do exercício previstas no SNC - balanço, demonstração de resultados e o anexo ao balanço e demonstração de resultados. Esta é a ferramenta indispensável ao gestor para a tomada de decisão no seu negócio e para a maioria das PME é usada externamente, através de Técnicos Oficiais de Contabilidade (TOC) ou gabinetes de contabilidade. A já referida alteração do Plano Oficial de Contabilidade (POC) para o Sistema de Normalização Contabilística (SNC) obrigou a alterações nos vários tipos de software destinados à contabilidade. Também na sequência das imposições legais introduzidas pela AT às empresas, relativamente à comunicação da faturação da empresa à AT, passou a ser obrigatório que o software de contabilidade passasse a incluir o módulo para emissão de ficheiro SAFT-PT (Decreto-Lei nº382/2012, publicado em Diário da República, 1ª série - Nº 227 de 23 de novembro). 55

74 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Vamos de seguida analisar algumas ferramentas de software para contabilidade de uma PME - open source, gratuitas e comerciais - tentando, sempre que possível, referir-nos a ferramentas que cumprem estas imposições legais Software open source para contabilidade Vamos aqui analisar duas ferramentas de software open source para contabilidade de uma PME disponibilizadas através da Internet GnuCash e Turbo Cash, instalando-as para avaliação apenas em ambiente Windows GnuCash O software GnuCash, já descrito anteriormente (ver secção ), é uma solução também para contabilidade pessoal ou de pequenas empresas e, no que se relaciona com a contabilidade, permite (www.gnucash.org): Controlar contas bancárias; Lançamento de receitas e despesas; Gerar relatórios; Gráficos; Multi moeda; Multiplataforma; Transações agendadas; Cálculos financeiros; Quem pretender fazer modificações quer ao código fonte, quer à documentação basta juntar-se à comunidade GnuCash em svn.gnucash.org/trac/browser/. Esta ferramenta foi também testada no que se refere às suas funcionalidades para contabilidade. Podemos assim dizer que, para esta área de apoio à gestão: É uma ferramenta com uma interface intuitiva apesar de diferente do mais usual neste tipo de ferramenta, uma vez que trabalha com contas e não com o SNC; 56

75 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Permite importar dados existentes nos formatos.qif e.ofx (os mais comuns em arquivos de dados financeiros); Permite gravar em formato xml, mysql, postgres e sqlite3; Não emite o ficheiro SAFT-PT. A Figura 19 mostra a interface do software para fazer importação de ficheiros. Figura 19 - Interface do software para contabilidade Gnucash Na Figura 19 podemos ver os tipos de ficheiros que a ferramenta permite fazer importação Turbo Cash A ferramenta Turbo Cash é um software de contabilidade gratuito e open source que disponibiliza o seu código fonte sob a licença GNU GPL (www.turbocash.net). É desenvolvida em linguagem PHP/5.2.13, uma linguagem de programação muito utilizada para desenvolvimento Web já que permite ser incorporada em HyperText Markup Language (HTML) (www.php.net). É desenvolvida a partir dos contributos de muitos programadores através de muitos projetos compatíveis com o open source. Quem quiser juntar-se à comunidade Turbo Cash deve começar por tornar-se membro da Sourceforge em sourceforge.net/user/registration, e depois deve registar-se em 57

76 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO ou instalar a versão 4.51 ou superior. O registo irá dar um número de série único que irá permitir identificar o programador. Todos os conteúdos e dados, incluindo componentes criados pela comunidade são propriedade dos detentores dos direitos de autor. Tem como principais funcionalidades: Lançamentos a débito/crédito; Multiplataforma; Multi moeda; Balanços; Documentação para utilizadores. Após a sua instalação e utilização podemos ainda acrescentar as seguintes características e funcionalidades: É uma ferramenta de fácil instalação. Basta executar o ficheiro de instalação, escolher as componentes que deseja instalar e seguir os passos apresentados pelo assistente até que a instalação esteja concluída; Permite instalação em mais de oitenta idiomas, entre eles o português; Tem uma interface muito pouco intuitiva; Disponibiliza alguma ajuda acerca da instalação e funcionamento; Permite definir a moeda a utilizar; Permite definir as contas a utilizar. Na Figura 20 podemos ver a interface da ferramenta para registo de movimentos contabilísticos. Figura 20 Registo de movimentos contabilísticos na ferramenta Turbo Cash 58

77 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Depois de escolher o diário onde pretende efetuar os lançamentos, devem ser inseridas linhas para efetuar os movimentos a débito ou a crédito, conforme ilustrado na Figura Software gratuito para contabilidade Algumas PME e alguns Técnicos Oficiais de Contas (TOC), profissionais de contabilidade que apoiam PME nesta área de apoio à gestão, procuram software de contabilidade gratuito no intuito de minimizar os encargos com as TI. Assim, vamos nesta secção analisar uma ferramenta de software gratuita para contabilidade de uma PME Gescom Contabil Express, instalando-a para avaliação apenas em ambiente Windows Gescom Contabil Express A ferramenta Gescom Contabil Express é uma solução gratuita de contabilidade disponibilizada pela empresa Inforlíder (website.inforlider.com). É compatível com o Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 e Microsoft Office. Pode ser instalada num número ilimitado de computadores e até em rede local (website.inforlider.com). As suas principais funcionalidades são (website.inforlider.com): Lançamentos contabilísticos (a débito/crédito); Criação de entidades; Criação de contas no plano de contas; Multiempresa; Exportação de dados formatos do Microsoft Office, como Excel e Word; Licença por tempo ilimitado. Impõe limitação também nas funcionalidades, por exemplo, não faz integração com a faturação e processamento de salários. Permite fazer exportação para ficheiro SAFT-PT e está preparada para o SNC. Permite instalação em português. O ficheiro executável é disponibilizado em website.inforlider.com/produtos/. Devem ser indicados os dados solicitados pelo 59

78 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO assistente de instalação e, após receção do ficheiro executável, deve ser escolhida a ferramenta que se pretende instalar. Deve então ser executado o ficheiro seguindo os passos do assistente de instalação. A Figura 21 mostra a interface da ferramenta para lançamento de movimentos contabilísticos. Figura 21 Lançamento de movimentos contabilísticos na ferramenta Gescom Contabil Express Como mostra a Figura 21, nesta interface deve escolher o diário onde vai efetuar os lançamentos contabilísticos e, linha a linha, efetuar esses mesmos lançamentos a débito ou a crédito, consoante o caso Software comercial para contabilidade Vamos agora analisar duas ferramentas de software comercial para contabilidade de uma PME que cumprem as normas do SNC e efetuam a emissão do ficheiro SAFT-PT Snc2010 e Software de Contabilidade. 60

79 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Snc2010 Snc2010 é uma solução para o processamento de contabilidade tal como é definido no novo Sistema de Normalização Contabilística (SNC), disponibilizada de forma comercial pela empresa Comograma (www.comograma.pt). Segundo a empresa foi uma ferramenta desenvolvida com o objetivo de satisfazer a organização e planificação contabilística e financeira de qualquer empresa, bem como Técnicos Oficiais de Contas (TOC), Revisores Oficiais de Contas (ROC) e demais profissionais das áreas contabilística, financeira e fiscal. Permite ainda a integração com outras aplicações de gestão disponibilizadas pela empresa. Tem como principais características: Contabilidade geral, analítica e orçamental; Integração de dados de outras aplicações de contabilidade; Código de contas SNC já elaborado e pré-configurado; Exportação automática de dados para qualquer mapa do Microsoft Excel; Tabelas diversas já elaboradas e pré-configuradas; Recolha de movimentos com lançamentos simples; Lançamentos automáticos de apuramento de IVA. Foi testada em ambiente empresarial, novamente com o apoio da empresa A CASCA, onde pudemos verificar ser uma ferramenta com interface muito intuitivo de fácil utilização. Cumpre as funcionalidades desejadas para este tipo de ferramenta e dispõe ainda de funcionalidades acrescidas tais como suportes magnéticos para entrega online de obrigações legais e fiscais. Cumpre as normas do SNC e emissão do ficheiro SAFT-PT. Segundo informação da empresa recebida via , tem um custo de aquisição de quinhentos euros acrescidos de IVA. Para quem quiser adquirir também a opção de mapas (Anexo ao balanço e à Demostração de Resultados e IES) tem ainda mais o custo de duzentos e cinquenta euros acrescidos de IVA. A Figura 22 mostra a interface da ferramenta para iniciar o registo de movimentos contabilísticos. 61

80 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Figura 22 - Interface do software comercial Snc2010 À semelhança das ferramentas gratuitas já analisadas, também aqui deve escolher o diário onde serão efetuados os lançamentos e depois efetuá-los a débito ou a crédito, consoante o caso Software de Contabilidade A empresa CentralGest disponibiliza de forma comercial a ferramenta Software de Contabilidade que, segundo a empresa, facilita bastante o processamento das tarefas contabilísticas e assegura a máxima eficiência na introdução dos lançamentos contabilísticos e prepara com facilidade as obrigações fiscais (www.centralgest.com). Tem como principais funcionalidades: Lançamento automático da ferramenta de faturação, disponibilizado pela empresa, a partir do ficheiro SAFT-PT (importação); Contabilidade geral, analítica e orçamental; Declarações para cumprimento de obrigações fiscais; Planos de contas flexíveis segundo as normais legais de cada organização; Reflexão da contabilidade em múltiplas moedas e flutuações cambiais; Mapas de gestão, rácios e indicadores financeiros. O software faz parte de um pack, o Pack Contabilidade, que inclui as ferramentas de contabilidade, recursos humanos, imobilizado e faturação, e tem um custo de seiscentos e cinquenta euros acrescidos de IVA (www.centralgest.com). Foi visualizado um vídeo de demonstração disponibilizado pela empresa (www.centralgest.com) onde se verifica que é 62

81 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO uma ferramenta com interface muito intuitivo e de fácil utilização. Cumpre as funcionalidades desejadas para este tipo de ferramenta e dispõe ainda de funcionalidades acrescidas tais como verificação da consistência de dados entre a contabilidade geral e a contabilidade analítica. Cumpre as normas do SNC e emissão do ficheiro SAFT-PT. A Figura 23 mostra a interface inicial da ferramenta. Figura 23 - Interface do software comercial Software de Contabilidade A partir desta interface pode escolher-se qual a tarefa contabilística que se pretende realizar Apuramento de IVA, Importação do ficheiro SAFT-PT, entre outras Gescom Contabil 2013 A empresa Inforlider disponibiliza de forma comercial a ferramenta para contabilidade Gescom Contabil 2013 que é, segundo a empresa, uma solução que integra a contabilidade geral, analítica e orçamental e que está já preparada para SNC. A acrescer às funcionalidades da versão gratuita, dispõe também de funcionalidades como (website.inforlider.com): Integração com outras áreas de apoio à gestão; Alterar relatórios existentes ou desenhar novos; Gráficos ou mapas personalizáveis; Utilizar fórmulas matemáticas, por exemplo para calcular rácios. 63

82 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Segundo a loja online da empresa (ecommercedemo.inforlider.com/lojaonline/) esta solução tem um custo de duzentos e noventa e oito euros e trinta e sete cêntimos acrescidos de IVA para uma licença por tempo ilimitado. A empresa disponibiliza um vídeo de demonstração que ajuda a fazer a análise da ferramenta (website.inforlider.com) Análise comparativa entre software open source, gratuito e comercial para contabilidade A Tabela 4 mostra a análise comparativa entre as soluções de software open source, gratuito e comercial, analisadas nas secções anteriores, para contabilidade de uma PME. 64

83 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Tabela 4 - Análise comparativa de software para contabilidade 65

84 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Foram consideradas sete funcionalidades como fundamentais para a área de contabilidade de uma PME, confirmadas através do inquérito às empresas Lançamentos contabilísticos (débito/crédito), Criação de contas no plano de contas, Criação de entidades, Criação de documentos, Exportação de dados para outros formatos, Mapas de gestão e Mapas fiscais. Na Tabela 4 estão resumidas as funcionalidades de cada uma das ferramentas analisadas, onde podemos verificar que as ferramentas open source GnuCash e Turbo Cash apenas possuem três dessas oito funcionalidades Lançamentos contabilísticos (débito/crédito), Criação de contas no plano de contas e Mapas de gestão. A ferramenta GnuCash tem funcionalidades para a contabilidade de uma pequena empresa, desde que sejam criadas de raiz todas as contas necessárias para tal. Tem uma interface intuitiva mas, por trabalhar com contas e não com o SNC, é diferente do mais usual na maioria das soluções de contabilidade existentes de forma gratuita ou comercial. A ferramenta Turbo Cash é também de fácil instalação, embora necessite de registo para atribuir um número de série que nos irá identificar, e pode ser feita em mais de oitenta idiomas. Disponibiliza alguma documentação mas apenas em inglês. Tem também funcionalidades para a contabilidade de uma PME, desde que sejam criadas de raiz todas as contas necessárias para tal. Tem uma interface muito pouco intuitiva comparativamente com a maioria das soluções de contabilidade existentes de forma gratuita ou comercial. Nenhuma destas ferramentas está preparada para SNC nem faz a exportação para o ficheiro SAFT-PT. Disponibilizam, no entanto, o seu código fonte o que permite a sua modificação no sentido de introduzir as funcionalidades em falta. Antes disso não pode, no contexto atual, ser usado para contabilidade de PME em Portugal. Por ter uma interface mais intuitiva e disponibilizar manual de utilizador, consideramos a ferramenta GnuCash a melhor escolha para ferramenta open source de software para contabilidade. A ferramenta gratuita Gescom Contabil Express cumpre cinco das sete funcionalidades consideradas fundamentais. Não disponibiliza manual de utilização e não dá acesso ao código fonte. Faz a exportação para o ficheiro SAFT-PT e está preparada para o SNC, o que faz dela uma ferramenta gratuita válida para efetuar a contabilidade de uma PME. Relativamente às três ferramentas comerciais analisadas Snc2010, Software de Contabilidade e Gescom Contabil 2013, todas disponibilizam manuais de utilização e 66

85 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO todas são licenciadas às empresas que as adquirem mas também todas têm custos de aquisição e eventualmente de manutenção. Apenas a ferramenta Snc2010 cumpre todas as funcionalidades consideradas fundamentais para esta área de apoio à gestão e por isso consideramos ser a melhor solução comercial para contabilidade de uma PME. 67

86

87 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO 5.4. Ferramentas de software para processamento de salários Na área dos recursos humanos existem ferramentas de software para efetuar o processamento de salários que têm como principal finalidade ajudar a organizar e planificar os vencimentos dos colaboradores de uma empresa. Devem ainda ter a função de organizar e controlar informações sobre os seus colaboradores, como dados pessoais, e número de titulares, dependentes a cargo, etc.. As declarações à AT podem ser feitas diretamente no site da AT e as declarações à Segurança Social, para empresas com menos de dez colaboradores, podem ser feitas diretamente no site da Segurança Social. Ainda assim, um software de processamento de salários deve criar um relatório da declaração de retenções na fonte IRS/IRC e imposto de selo, da declaração de remunerações para a Segurança Social e para a AT e ainda a declaração anual de rendimentos, para facilitar os gestores nas suas tarefas. Deve ainda permitir a recolha de variáveis como os diversos tipos de faltas, horas extra, remunerações, descontos. Com a informação de todas as variáveis deve a ferramenta efetuar o processamento de salários automaticamente e emitir os respetivos recibos de vencimento. A folha de pagamentos é um resumo com a soma de todos os registos financeiros e é também uma funcionalidade importante neste tipo de ferramenta, uma vez que mostra todos os salários e encargos sociais da empresa. O processamento de salários pode ser efetuado diretamente pela empresa mas no que se refere a PME é, muitas das vezes, efetuado por profissionais de contabilidade subcontratados. Vamos na secção seguinte analisar algumas ferramentas de software para processamento de salários de uma PME - open source, gratuitas e comerciais Software open source para processamento de salários Na pesquisa que fizemos encontrámos algumas ferramentas de software open source com a funcionalidade de folha de pagamentos mas nenhuma que fizesse a já referida recolha de variáveis para processamento automático de salários e a emissão dos mapas legais e fiscais. Vamos de seguida analisar uma ferramenta de software open source 69

88 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO disponibilizada através da Internet GnuCash, instalando-a para avaliação apenas em ambiente Windows GnuCash A ferramenta GnuCash permite efetuar o pagamento de salários aos colaboradores de uma empresa mas este processamento terá de ser feito de forma manual uma vez que a ferramenta não dispõe de funcionalidades para a introdução das variáveis necessárias ao processamento automático dos salários, como por exemplo o estado civil e o número de dependentes a cargo para cálculo de imposto sobre os rendimentos (IRS). Não dispõe também, por exemplo, das tabelas de IRS para cálculos automáticos de deduções. Ainda assim, permite fazer a folha de pagamentos, mas não emite os mapas para a AT e Segurança Social. É, no entanto, uma ferramenta que disponibiliza o seu código fonte podendo assim ser modificada para incluir estas funcionalidades. A Figura 24 mostra a interface da ferramenta para efetuar o processamento de pagamento a colaboradores. Figura 24 Processamento de pagamento na ferramenta GnuCash Para efetuar o pagamento, deve inserir os dados do colaborador em causa, o montante a pagar e a conta onde pretende que fique registada a transação, como se pode ver na Figura 70

89 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO 24. O campo Voucher refere-se a eventuais vales que o colaborador possua, como por exemplo adiantamento de vencimento Software gratuito para processamento de salários Nesta secção vamos analisar duas soluções gratuitas para processamento de salários - Time Process e Gescom Salários Express, instalando-as para avaliação apenas em ambiente Windows Time Process A empresa AClogik Lda., disponibiliza de forma gratuita o software de processamento de salários Time Process, com motor de base de dados em Microsoft Access e que é, segundo a empresa, uma aplicação com uma interface simples e agradável, que permite processar de forma fácil os salários de parte ou de todos os colaboradores da empresa (www.aclogik.com). Tem como principais funcionalidades: Recolha de variáveis para processamento automático de salários; Emissão de cheques / Transferências bancárias; Exportador do quadro de pessoal; Exportador para a Segurança Social; Gestão de remunerações; Multiutilizador; Multiempresa; Multiposto. Os exportadores facilitam as entregas obrigatórias de informação às respetivas entidades. Os requisitos mínimos são: Sistema operativo Windows XP SP2 ou Vista; Processador Pentium 4 3.0GHz / Centrino 1.4GHz; 50MB de espaço livre em disco; 71

90 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO 512MB de memória RAM (recomendado 1GB). Dispõe de manual de utilizador em português e ficheiro de instalação em mas, à semelhança da ferramenta gratuita de faturação distribuída pela mesma empresa, não foi possível instalar por dar um erro de instalação e não ter sido possível estabelecer o contacto com a empresa. A Figura 25 mostra o erro resultante do download. Figura 25 - Erro de instalação do software "Time Process" Gescom Salários Express O Gescom Salários Express é uma solução gratuita de software para processamento de salários, disponibilizada de forma gratuita pela empresa Inforlíder, está disponível também para Windows 8 e integra-se com a solução gratuita para contabilidade disponibilizada pela mesma empresa (website.inforlider.com). Algumas das suas funcionalidades são: Recolha de variáveis diversas para processamento automático de salários; Mapas de férias; Mapas oficiais que incluem os de informações obrigatórias às respetivas entidades; Multiempresa; Exportação de dados para quase todos os formatos do Office; Possibilidade de adquirir assistência técnica, formação e serviços especializados; 72

91 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Dados compatíveis com a sua versão comercial. Não tem limitação do tempo de uso, no entanto esta versão gratuita apenas admite um máximo de cinco colaboradores por empresa. A sua instalação está disponível em website.inforlider.com/produtos/. Para efetuar a instalação devem ser indicados os dados solicitados pelo assistente de instalação e, após receção do ficheiro executável, escolher a ferramenta que se pretende instalar. Depois disso deve executar o ficheiro e seguir os passos do assistente de instalação. Na Figura 26 podemos ver a interface da ferramenta para a criação da ficha de um colaborador. Figura 26 Criação de ficha de funcionário na ferramenta Gescom Salários Express Para preencher a ficha de colaborador deve indicar toda a informação do colaborador relevante para o processamento do salário, como mostra a Figura Software comercial para processamento de salários Nesta secção vamos analisar três soluções comerciais para processamento de salários de uma PME Time Process, Gescom Salários 2013 e Sal

92 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Time Process A empresa AClogik Lda. dispõe também de uma solução comercial para processamento de salários, também ela designada de Time Process mas com motor de base de dados em SQL Server e que contém todas as funcionalidades da versão gratuita acrescidas de mais algumas, tais como: Mapa de vencimentos por colaborador para os lançamentos na contabilidade; Gestão de acessos através de perfis de utilizador. Nesta versão, as funcionalidades multiempresa, multiutilizador e multiposto estão condicionadas à obtenção de uma licença por empresa. Se for TOC e tiver uma licença válida para a solução Time Conta poderá utilizar esta versão de forma gratuita. Apesar das várias tentativas de contacto com a empresa, tal não se concretizou, pelo que não foi possível apurar os custos de licenciamento da ferramenta Gescom Salários 2013 A Inforlíder disponibiliza de forma comercial a solução Gescom Salários 2013, uma solução também ela disponível para Windows 8, com as mesmas funcionalidades da versão gratuita mas sem limitação no que se refere ao número de colaboradores por empresa. Segundo a loja online da empresa (ecommercedemo.inforlider.com/lojaonline/) esta solução tem um custo duzentos e noventa e oito euros e trinta e sete cêntimos acrescidos de IVA para uma licença por tempo ilimitado Sal2011 Sal2011 é uma solução para o processamento de salários e outro tipo de rendimentos, bem como a gestão de recursos humanos, disponibilizada de forma comercial pela empresa Comograma (www.comograma.pt). 74

93 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Segundo a empresa foi uma ferramenta desenvolvida com o objetivo de satisfazer a organização e planificação dos vencimentos dos quadros de qualquer empresa, bem como TOC, ROC e demais profissionais da área dos recursos humanos. Permite fazer a gestão declarativa e fiscal à AT e à Segurança Social. Permite ainda a integração com outras aplicações de gestão disponibilizadas pela empresa. Tem como principais características: Recolha de variáveis diversas para processamento automático de salários; Registo de dados de colaborador; Registo de movimentos diários, fixos, mensais; Mapas legais e fiscais; Multiutilizador; Exportação de listagens e mapas para os formatos pdf, xls e rtf; Geração automática de documentos para Word, como por exemplo contratos; Atualização automática das taxas de IRS através da Internet. Segundo informação da empresa recebida via , tem um custo de aquisição de quinhentos euros acrescidos de IVA. Foi possível testá-la também em ambiente empresarial real de onde pudemos verificar ser uma ferramenta com interface muito intuitivo e de fácil utilização. Cumpre as funcionalidades desejadas para este tipo de ferramenta e dispõe ainda de funcionalidades acrescidas tais como opção para alteração automática de vencimentos por percentagem. A Figura 27 mostra a interface da ferramenta para criação da ficha de funcionário. Figura 27 Criação da ficha de funcionário na ferramenta comercial Sal

94 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Na ficha mostra na Figura 27, podemos ver os campos que devem ser preenchidos com os dados de cada funcionário, relevantes para o processamento do seu salário, como por exemplo o número de dependentes a cargo, os dados fiscais, entre outros Análise comparativa entre software open source, gratuito e comercial para processamento de salários A Tabela 5 mostra a análise comparativa entre as soluções de software open source, gratuito e comercial, analisadas para processamento de salários de uma PME. 76

95 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Tabela 5 Análise comparativa de software para processamento de salários 77

96 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Foram consideradas cinco funcionalidades como fundamentais para a área de processamento de salários de uma PME, confirmadas através do inquérito às empresas Processamento de salários, Recolha de variáveis, Folha de pagamentos, Exportação de dados para outros formatos e Mapas para entidades. A ferramenta open source GnuCash, dispõe de duas dessas cinco funcionalidades Processamento de salários e Folha de pagamentos. Não faz recolha de variáveis e por isso também não faz o processamento automático de salários. Também não emite os mapas legais para as entidades. Por disponibilizar o seu código fonte pode ser modificada no sentido de cumprir as funcionalidades consideradas fundamentais para esta área do apoio à gestão de uma PME. Relativamente às duas ferramentas gratuitas analisadas Time Process e Gescom Salários Express, apenas a ferramenta Time Process disponibiliza manual de utilização e nenhuma dá acesso ao código fonte, pelo que não poderão ser modificadas para que possam ser adaptadas a eventuais necessidades das empresas. Apenas a ferramenta Gescom Salários Express disponibiliza as cinco funcionalidades consideradas fundamentais, pelo que consideramos ser esta a melhor ferramenta gratuita para processamento de salários de uma PME. Finalmente, no que se refere às três ferramentas comerciais analisadas Time Process, Gescom Salários 2013 e Sal2011, apenas a ferramenta Time Process não disponibiliza todas as funcionalidades. Todas são licenciadas às empresas que as adquirem e todas têm custos de aquisição e eventualmente de manutenção. A ferramenta Gescom Salários 2013 não disponibiliza manual de utilizador. Por cumprir o maior numero de funcionalidades, consideramos a melhor solução comercial para processamento de salários a ferramenta Sal

97 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO 5.5. Ferramentas de software para gestão de ativo imobilizado Existem bens e direitos que uma empresa necessita para funcionar como terrenos, edifícios, máquinas, computadores, marcas, etc. Esses bens denominam-se de bens imobilizados. O registo contabilístico desses bens é feito numa conta denominada de Ativo Imobilizado. Um software de gestão de imobilizado é uma importante ferramenta na gestão do património de uma empresa, para que possa ser tratado todo o ciclo de vida dos bens imobilizados e ser feita a sua avaliação em termos financeiros. Com o decorrer do tempo esses bens desgastam-se e podem até perder utilidade e por isso sofrem desvalorizações, tendo um tempo de vida útil limitado e previsível. A depreciação é o método para quantificar esses bens ao longo do tempo de vida útil. Esse valor deve ir sendo amortizado ao valor inicial do bem até ao final da sua vida útil. Um software de gestão de ativo imobilizado deve permitir efetuar o registo dos bens imobilizados e efetuar os cálculos de depreciações. Deve ainda incluir os mapas de amortizações e depreciações que devem estar de acordo com a legislação em vigor, segundo a Portaria nº 94/2013 (Diário da República, 1.ª série - N.º 44 de 4 de março de 2013). A gestão de ativo imobilizado de PME é, habitualmente, realizada pelos gabinetes de contabilidade, externos às empresas. Na secção seguinte iremos analisar algumas ferramentas de software para gestão de ativo imobilizado de uma PME - open source e comerciais Software open source para gestão de ativo imobilizado Existem algumas ferramentas open source que permitem controlar os bens de ativo imobilizado. Vamos na secção seguinte descrever e analisar duas dessas ferramentas GnuCash e Fixed Assets Pro, instalando-as para avaliação apenas em ambiente Windows.. 79

98 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO GnuCash A ferramenta GnuCash permite separar por contas os bens de ativo imobilizado e as respetivas despesas de depreciação. Assim será possível visualizar os valores de despesas com os bens através de relatório de ativos. No entanto, todo este processo terá de ser feito de formal manual o pode tornar-se impraticável para algumas empresas. Também não emite os mapas de amortizações e depreciações de acordo com a legislação em vigor em Portugal. Contudo, disponibiliza o seu código fonte, permitindo assim ser adaptada às necessidades e obrigatoriedades. A mostra Figura 28 a interface da ferramenta depois de lançado um bem ativo imobilizado. Figura 28 Interface para visualização de contas na ferramenta GnuCash Na Figura 28 podemos ver o resumo de todas as contas onde, depois de ter sido lançada a compra de um computador, se pode ver o custo do bem e as respetivas despesas de depreciação. 80

99 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Fixed Assets Pro (Excel) A solução Fixed Assets Pro é uma ferramenta open source, licenciada sob a licença GNU GPL, baseada em Excel, que permite efetuar o registo detalhado de ativo imobilizado e o cálculo das respetivas depreciações. Algumas das suas funcionalidades são (sourceforge.net): Seis categorias de ativos; Três métodos de depreciação; Sete centros de custo/departamentos, para atribuição da despesa; Macros para adicionar/excluir bens; Relatórios detalhados de ativos e depreciações. A ferramenta está disponível para download em sourceforge.net/projects/fixedassets/?source=directory e não requer instalação. Apenas é necessário descompactar o ficheiro e executá-lo. Tem uma interface de muito simples utilização e disponibiliza manual de utilização em inglês. Elabora, efetivamente, relatório de ativos e depreciações mas não de acordo com a legislação nacional. Esta ferramenta permite a sua edição podendo assim ser adaptada às imposições. A Figura 29 mostra um relatório de depreciações. Figura 29 Relatório de Depreciações na ferramenta Fixed Assets Pro 81

100 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO No relatório mostrado na Figura 29, é possível consultar os bens de ativo imobilizado que a empresa possui e as respetivas depreciações anuais Software gratuito para gestão de ativo imobilizado Nas pesquisas que efetuámos não foram encontradas ferramentas de software gratuitas para gestão de ativo imobilizado de uma PME Software comercial para gestão de ativo imobilizado Vamos aqui analisar duas soluções comerciais de software para gestão de imobilizado de uma PME - Imo2010 e Gestão de Ativos Imo2010 Imo2010 é uma solução para a gestão de imobilizado de qualquer empresa, disponibilizada de forma comercial pela empresa Comograma (www.comograma.pt). Segundo a empresa foi uma ferramenta desenvolvida com o objetivo de satisfazer as exigências legais desta área. Possibilita a integração com a aplicação de contabilidade Snc2010, da mesma empresa. Tem como principais características: Identificação e descrição do bem; Reavaliações; Centros de custo; Amortizações; Alienações e abates; Emissão de todos os mapas fiscais de amortizações; Gestão de mais-valias reinvestidas; Listagens de estatísticas; Extratos de bens; 82

101 CAPÍTULO 5 FERRAMENTAS DE SOFTWARE DE APOIO À GESTÃO Abertura automática do bem no plano de contas do programa de contabilidade geral Snc2010, com imputação direta na contabilidade; Ligação à faturação (Fac2011) para identificação do documento de venda. Segundo informação da empresa recebida via , tem um custo de aquisição de quinhentos euros acrescidos de IVA. Ainda esta ferramenta foi avaliada em ambiente empresarial real e foi possível concluir ser uma ferramenta com interface muito intuitivo de fácil utilização. Cumpre as funcionalidades desejadas para este tipo de ferramenta e dispõe ainda de funcionalidades acrescidas tais como alertas de término de apólices de seguros e de garantias de bens. Emite os mapas de amortizações e depreciações segundo a legislação em vigor. Na Figura 30 podemos ver o interface da ferramenta para criação de uma ficha de um bem imobilizado. Figura 30 Criação de uma ficha de bem imobilizado na ferramenta Imo2010 Na Figura 30 podemos ver a ficha para inserir um bem de ativo imobilizado, onde devem ser inseridos todos os dados do bem, como a sua descrição, a data de aquisição, o código de amortização que define o número de anos de vida útil do bem, o valor da aquisição, etc.. 83

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