Orientadora: Danielle Dias Sant Anna Martins

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1 REGINALDO ARLINDO CUPERTINO DA SILVA PLANEJAMENTO DO CONSUMO E DA COMPRA DA FARINHA DE TRIGO ATRAVÉS DA INTEGRAÇÃO DOS SETORES DE COMPRA, PRODUÇÃO, ESTOQUE E VENDAS DE UMA PEQUENA EMPRESA INDUSTRIAL Trabalho apresentado ao Departamento de Engenharia Elétrica e de Produção da Universidade Federal de Viçosa como parte das exigências para a conclusão do curso de Engenharia de Produção. Orientadora: Danielle Dias Sant Anna Martins VIÇOSA MINAS GERAIS BRASIL 2006

2 $RVPHXVSDLV0DQRHO5DIDHOH-RDQD'DUNSHODHGXFDomR FXLGDGRHGHGLFDomRDRORQJRGDPLQKDYLGD PLQKDLUPm*LVpOLDSHODSUHVHQoDHDSRLR $R/XLJ\SHODDPL]DGHFDULQKRHLQFHQWLYR %HOSHORFDULQKRHDSRLR VPLQKDVDPLJDV-DQDtQDH0DULQDSHORVViELRVFRQVHOKRV DSRLRHSHODYHUGDGHLUDDPL]DGH $RVDPLJRVGH9LoRVDSHORVPRPHQWRVLQHVTXHFtYHLV ii

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4 Índice Resumo...vi 1. Introdução Justificativa Revisão de Literatura A importância da micro e pequena empresa no cenário econômico brasileiro A importância da tecnologia da informação dentro da organização Objetivos Materiais e Métodos Sistemas de Administração da Produção SAP MRP Excel Estudo de caso Apresentação da empresa objeto de estudo Problema encontrado e solução proposta Resultados e discussão Conclusão Referências bibliográficas Apêndice Apêndice A: Planilha Matéria-prima Apêndice B: Planilha Estoque iv

5 Apêndice C: Planilha Compras Apêndice D: Planilha Vendas Apêndice E: Planilha Itens Apêndice F: Planilha Produção v

6 SILVA, R. A. C. da. Planejamento do consumo e da compra da farinha de trigo através da integração dos setores de compra, produção, estoque e vendas de uma pequena empresa industrial. 2006, 19 f.. Trabalho de Graduação (Curso de Engenharia de Produção) Universidade Federal de Viçosa. Resumo Um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas é saber lidar com as constantes mudanças que ocorrem no cenário mundial. Para as micros e pequenas empresas (MPE s) processadoras, principalmente no que diz respeito à aquisição de novas tecnologias, isso se torna mais difícil. É demandado por elas, muitas vezes, um bom investimento em softwares modernos, para que auxiliem no controle da produção e integrem os seus setores produtivos. Portanto, este trabalho é direcionado a esse tipo de empresa e tem como objetivo o desenvolvimento de um método prático, alternativo e acessível, que possa auxiliar na administração da matéria-prima farinha de trigo em uma empresa do ramo alimentício e possibilitar a integração dos setores de compra, produção, estoque e vendas da empresa. Buscou-se uma MPE da Zona da Mata Mineira, para a coleta de dados e variáveis necessárias à programação das planilhas eletrônicas no Excel 97. Foram utilizadas as funções do software, aliadas ao conceito da Lógica MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais), de forma a desenvolver um modelo que, através de vínculos entre as planilhas, ligasse os setores. A implementação do modelo na empresa possibilitará um controle mais simples e eficiente das vendas, do estoque de matéria-prima e produtos acabados, assim como um planejamento semanal do volume a ser produzido e da quantidade de matéria-prima a ser adquirida e consumida, através do melhor intercâmbio de informações entre os mesmos. É importante ressaltar que, para que o modelo funcione corretamente, os funcionários devem estar comprometidos e atualizar constantemente os campos de entrada de dados toda vez que houver a solicitação de uma venda. Com os devidos estudos e adaptações, este trabalho poderá ser aplicado a qualquer outra MPE. Palavras-chave: MRP, tecnologia da informação, integração e micro e pequenas empresas. vi

7 1. Introdução Vivemos em mundo globalizado e de alta complexidade nos negócios. A aceleração dos aspectos competitivos pode ser observada em um âmbito mundial (DAVIS et al., 2001). Dessa forma, a informação correta e na hora certa faz o diferencial entre as empresas e acarreta numa vantagem competitiva. As organizações estão inseridas em um contexto em que elas precisam ser cada vez mais ágeis e eficientes. Segundo Gaither & Frazier (2005), à medida que as empresas ocupam posições de liderança, elas se tornam cada vez mais ágeis. O problema mais comum enfrentado pelos administradores dessas organizações é justamente lidar com as rápidas mudanças ocorridas no cenário mundial, o que os levam a desafiarem pressupostos e práticas ultrapassadas para criarem organizações prontas para mudanças. Neste cenário, a competitividade dá margens à busca freqüente de novos recursos tecnológicos e exige cada vez mais das empresas, um maior esforço em relação à diferenciação dos seus processos produtivos (otimização dos recursos e processos) e, conseqüentemente, dos seus produtos e serviços (maior agregação de valor). Para tentar amenizar o problema, novas tecnologias são constantemente desenvolvidas e introduzidas no mercado. Porém, elas não são financeiramente acessíveis à micro e pequena empresa como são para a média ou grande empresa. A micro e pequena empresa (MPE) é, portanto, carente de tecnologia barata e eficaz, principalmente no que diz respeito à integração dos seus setores internos. Gonçalves (2001) afirma que para que essas empresas possam continuar competitivas nesse mercado, investimentos devem ser feitos em pesquisa e desenvolvimento de tecnologias que possam atender suas necessidades, sem que para isso elas precisem dispor de muitos recursos financeiros. O presente trabalho visa contribuir com uma pequena empresa do setor alimentício que atua num mercado de grande concorrência, proporcionando uma forma alternativa e mais econômica de controlar a produção e consumo de matéria-prima (farinha de trigo) com o auxílio de planilhas eletrônicas e utilizando o conceito da lógica MRP para integrar seus setores produtivos, melhorando assim, o fluxo de informações entre eles. 1

8 1.1 Justificativa A capacidade das MPE s atuarem de forma crítica e competitiva junto à cadeia produtiva está relacionada à formulação de estratégias de negócios, nas quais, são levadas em consideração não apenas as ações e reações dos concorrentes diretos, mas também a existência de fornecedores, clientes e produtos alternativos que satisfaçam as necessidades dos mercados onde estas empresas atuam. Além disso, a integração entre os setores internos das empresas contribui de maneira significativa para a redução dos custos e, conseqüentemente, para o aumento da competitividade. Várias pequenas empresas vivem com uma renda apertada, que não permite grandes gastos e investimentos. Muitas vezes, sem que elas percebam, passam a ter um patrimônio cada vez maior em estoque, seja de matéria-prima, de produtos acabados ou até mesmo de produtos em elaboração. Isso se deve, na maioria das vezes, pela má integração e conseqüente má administração dos setores de compra, estoque, produção e vendas (BARBOSA, 1997). Assim, a micro e pequena empresa acaba, muitas vezes, fazendo compras desnecessárias e vendas erradas, o que prejudica diretamente seu crescimento e desenvolvimento. O ideal é que os setores componentes dessas empresas estejam diretamente interligados, uma vez que são totalmente dependentes do fluxo contínuo de informações corretas e atualizadas. De acordo com o IBGE (2005), 93% das empresas que fecharam suas portas em 2004 eram micros ou pequenas empresas. Para cada 10 (dez) novas empresas criadas no país, 5 (cinco) não sobrevivem aos três primeiros anos de vida. A deficiência do fluxo de informação entre os setores produtivos prejudica a boa administração da empresa, dificulta o planejamento e controle da produção, diminuem a sua eficiência, prejudica a saúde financeira e deixa a empresa numa situação de risco frente à crescente competitividade do mercado. Existem muitos Softwares que se propõem a resolver tais problemas, mas em geral são inacessíveis à MPE pelo seu alto custo de aquisição e manutenção. Diante disso, o presente trabalho se justifica na intenção de demonstrar que é possível a utilização de tecnologia barata pelas micro e pequenas empresas como uma forma alternativa e acessível de integração dos setores de compra, estoque, produção e vendas, possibilitando, de forma mais econômica, um bom controle do seu sistema produtivo. 2

9 2. Revisão de Literatura 2.1 A importância da micro e pequena empresa no cenário econômico brasileiro É inegável a importância social e econômica das micro e pequenas empresas (MPE s) em nosso país. De acordo com o SEBRAE (2004), 99% das firmas são micro e pequenas empresas e apenas 0,3% são de grande porte. As MPE s empregam 14,5 milhões de pessoas, ou seja, 56% do total de empregados no Brasil. Segundo José Tarcísio da Silva, presidente da Federação das Micro e Pequenas Empresas do Estado de Pernambuco (FEAMEPE), o segmento é responsável pelo crescimento econômico e desenvolvimento das nações, sendo um dos principais pilares de sustentação da economia nacional, tanto pelo número de estabelecimentos, quanto pela capacidade de gerar empregos. As micro e pequenas empresas representam 98% das 4,1 milhões de empresas formais na indústria, comércio e serviços, respondendo por 21% do PIB nacional e empregando 45% da força de trabalho que possui carteira assinada. Além disso, as MPE s constituem uma alternativa de ocupação para uma pequena parcela da população que tem condição de desenvolver seu próprio negócio e é uma alternativa de emprego formal para uma grande parcela da força de trabalho excedente, que, em geral, possui pouca qualificação e não encontra emprego nas empresas de maior porte (IBGE, 2001). As MPE s podem ser classificadas segundo o número de funcionários ou de acordo com o faturamento bruto anual (Veja Quadros 1 e 2). Quadro 1: Classificação das MPE s em relação ao número mínimo e máximo de empregados Porte/Setor Comércio / Serviço Indústria Agropecuária Micro empresa Até 09 empregados Até 19 empregados De 10 a 50 empregados Empresa de Pequeno porte De 10 a 49 empregados De 20 a 99 empregados De 50 a 100 empregados Fonte: Sebrae-nacional,

10 Quadro 2: Classificação das MPE s segundo o faturamento bruto anual Porte Estatuto das MPEs Imposto Simples Federal Exportações Micro empresa Até R$ 244 mil Até R$120 mil Até US$ 400 mil na Indústria De US$ 400 mil a Empresa de De R$ 244 mil a R$ De R$120 mil a R$ 1,2 US$ 3,5 milhão Pequeno Porte 1,2 milhão milhão na Indústria Fonte: Lei Federal 9.841/99 (Estatuto), Lei Federal 9.317/96 (Simples federal atualizado), Lei estadual /00 (Simples paulista) e Resolução Grupo Mercado Comum 59/98 (exportações). Nota: Tabela atualizada em 14/10/ A importância da tecnologia da informação dentro da organização Um dos grandes vetores das transformações no cenário competitivo é a contínua evolução da tecnologia que, em virtude de sua grande disseminação, afetou de modo significativo todas as atividades humanas e fez crescer o grau de incerteza e imprevisibilidade do futuro. Dentre as novas tecnologias, destaca-se a tecnologia da informação, que passou a ser um importante componente competitivo para as organizações (ALBANO, 2001). Segundo Rezende (2000), tecnologia da informação (TI) quer dizer o conjunto de recursos computacionais e tecnológicos para a criação e uso da informação. Ao esclarecerem a ligação entre tecnologia e estratégia, Torquato & Silva (2000) afirmam que, na criação e renovação de vantagens competitivas, fatores necessários à sobrevivência das empresas, a tecnologia surge como um elemento-chave na busca de peculiaridades que as distingam favoravelmente de seus concorrentes. Para que as organizações se mantenham competitivas em ambientes caracterizados por constantes mudanças, precisam acompanhar eventos e tendências que estão ocorrendo no ambiente externo. Esta necessidade pode implicar em um estudo para monitoramento ambiental, entendido como um processo de busca e utilização de informações externas para subsidiar decisões estratégicas (BARBOSA, 1997). A turbulência no ambiente empresarial, que gera um clima de incerteza para a tomada de decisões, estimula os profissionais a procurarem entender de modo mais amplo as contribuições que as tecnologias podem oferecer à gestão estratégica da informação. Normalmente, no setor das micro e pequenas empresas, não se registra o conhecimento amplo de suas informações úteis nem de suas respectivas fontes. 4

11 De acordo com Morais et al. (2004), a TI apresenta-se como suporte à gestão da informação na micro e pequena empresa a partir dos seguintes aspectos: 9 Disponibiliza informações para a tomada de decisões e gerenciamento estratégico do negócio; 9 Possibilita a automatização de tarefas rotineiras; 9 Auxilia o controle interno das operações; 9 Aumenta a capacidade de reconhecer antecipadamente os problemas; 9 Pode ser utilizada como ferramenta estratégica no processo de planejamento, direção e controle. Apesar do aumento do número de pequenas organizações que utilizam a TI no gerenciamento de seus negócios, percebe-se que poucas conseguem efetivar o potencial que esta ferramenta proporciona em relação à vantagem competitiva, pois o seu uso está voltado às tarefas operacionais e rotineiras e não a atividades do processo estratégico (BERALDI, 2000). De acordo com Beraldi (2000), é de suma importância que as tecnologias da informação implementadas nas pequenas empresas considerem suas especificidades, com o intuito de suplantar barreiras e entraves inerentes a este ambiente, como: 9 Limitações financeiras; 9 Dificuldades em usar tecnologias complexas; 9 Resistência dos funcionários, que temem serem substituídos pela tecnologia; 9 Dúvidas referentes às principais vantagens que a TI pode proporcionar e, até mesmo, a falta de percepção de sua real necessidade para o processo gerencial nessas organizações. Há dez anos, Antonialli (1996), que cita Lesca & Almeida (1994), já afirmava que a informação tem importância crescente para o desempenho da empresa e do país. Além disso, também afirmava que as informações apoiam a decisão e exercem influências sobre o comportamento das pessoas. Informações e conhecimento que fluem pela organização em tempo hábil permitem que tomadas de decisões mais lucrativas sejam realizadas e com maior margem de acerto. Isso facilita o controle dos meios de produção e possibilita a plena automação da produção, 5

12 eliminando assim, paradas intermediárias. Portanto, a velocidade da disseminação das informações torna-se fundamental para a sobrevivência da empresa. De acordo com Foina (2001), as empresas relacionam-se umas com as outras e com o mundo externo por meio de trocas de informações, insumos e produtos em geral, ficando claro a importância da informação para uma operação bem sucedida nas empresas. O mercado moderno exige das empresas preços competitivos, com custos mais baixos e sob controle, além de alta qualidade de seus produtos ou serviços. Tais exigências tornam a TI parceira estratégica para as organizações que querem estar entre as primeiras em seus respectivos nichos de mercado (FOINA, 2001). É de suma importância que as empresas tenham consciência de que a TI deve ser entendida como uma poderosa ferramenta que, quando usada corretamente, permite grandiosas mudanças na organização. No entanto, essa ferramenta, por si só, não é capaz de provocar nenhuma vantagem. Segundo Beth Queiroga da TIDBIT Informática Ltda., alguns motivos para as empresas utilizarem a TI são: 9 Aumento da produtividade; 9 Melhoria da qualidade; 9 Melhoria no atendimento; 9 Melhoria de processos internos; 9 Redução de custo; 9 Agregar valor ao produto oferecido; 9 Melhoria dos controles; 9 Aproveitamento das oportunidades. Rosendo (2004), em seu trabalho final de graduação, utilizou a Tecnologia da Informação como instrumento para a realização de uma proposta de gestão de estoques para o setor varejista de pequeno porte. Pôde-se verificar neste trabalho que o uso da TI trouxe enormes benefícios para a empresa estudada, já que, segundo ele, reduziu o grau de incertezas e possibilitou o aumento do controle sobre os produtos da empresa. 6

13 De acordo com Alecrim (2004), sendo a informação um bem que agrega valor a uma organização, é essencial fazer o uso de recursos de TI de maneira apropriada. Dessa forma, é necessário a utilização de ferramentas, sistemas ou outros meios que façam das informações um diferencial competitivo para a organização em relação aos seus concorrentes. Alecrim (2004) afirma ainda que é necessário achar soluções que tragam bons resultados aliados ao menor custo possível e que não existe "receita" para determinar como utilizar da melhor forma as informações. Tudo isso dependerá da cultura, do mercado, do segmento e de outras características da organização. Conclui-se que as escolhas devem ser bem feitas para que não ocorram gastos desnecessários ou até mesmo perda no desempenho da empresa. Cunha & Oliveira (2005), em seu trabalho final de graduação, propuseram um modelo de Sistema de Informação (SI) que padroniza a troca de informações entre a empresa Pif-Paf Alimentos e a Associação Avizom de acordo com as necessidades específicas de cada uma delas. Além de otimizar o repasse das informações, o SI também aumenta o desempenho de cada uma das empresas em questão. A utilização da TI foi de fundamental importância para a informatização do SI proposto e criado no trabalho de graduação. Taurion (2004), consultor da IBM Business Consulting Services, afirma que a empresa deve ser vista de forma integrada e que o mundo está caminhando para ser um grande sistema interconectado, ou seja, a comunicação eletrônica não faz distinções entre um cliente que se encontra localizado a dez quadras ou em outro continente. Estamos diante de um cenário onde não existem distâncias físicas. 3. Objetivos O objetivo geral desse trabalho é a criação de um sistema baseado em planilhas eletrônicas, que integre os setores de compra, produção, estoque e vendas de uma pequena empresa, e que administre o consumo e a necessidade diária de compra da farinha de trigo. Especificamente, pretende-se desenvolver um modelo de baixo custo e de fácil utilização que, com a devida adaptação e ampliação, possibilite a qualquer micro e pequena empresa: 9 Planejar a produção de forma mais econômica; 9 Melhorar o aproveitamento dos recursos produtivos; 9 Auxiliar na gestão da empresa e em suas tomadas de decisões; 9 Possibilitar um fluxo de informações mais eficiente; e 7

14 9 Aumentar a competitividade a médio e longo prazo. 4. Materiais e Métodos 4.1 Sistemas de Administração da Produção SAP De acordo com Corrêa & Gianesi (2001), os Sistemas de Administração da Produção (SAP) são sistemas de informação que auxiliam na tomada de decisões táticas e operacionais referentes a questões básicas da logística, tais como: o que produzir e comprar, quanto produzir e comprar, quando produzir e comprar e com que recursos produzir; com o intuito de atingir os objetivos estratégicos da empresa. Esses sistemas permitem o planejamento das compras e da produção dos itens componentes para que ocorram nas quantidades e momentos necessários, objetivando a mínima formação de estoques e o cumprimento dos prazos de entrega (CORRÊA & GIANESI, 1996). Os SAP s mais utilizados são o MRP (Material Requeriments Planning ou cálculo das necessidades de materiais) e o MRP II (Manufacturing Resources Planning ou planejamento dos recursos de manufatura), os quais vêm sendo implantados pelas empresas desde os anos MRP Atualmente, o conceito de MRP apoia o planejamento de todas as necessidades de recursos de um negócio, como um sistema corporativo que foca a gestão de operações. O papel do MRP é dar suporte às decisões que relacionam a demanda com a quantidade e momento do fluxo de materiais. A utilização desse sistema tem mostrado que é possível diminuir os níveis dos estoques com conseqüente redução do espaço físico e liberação de capital de giro, permitindo a implementação de novas linhas de produção com estes recursos (GCI IFORMÁTICA, 2004). Forma-se assim, a cadeia representada na Figura 1 a seguir. Aumento da capacidade de produção Aumento dos lucros Redução dos níveis de estoques Maior capacidade de investimento Fonte: CGI Informática, 2004 Figura 1 - Formação da cadeia em conseqüência da utilização do MRP. 8

15 Corrêa & Gianesi (2001) propõem uma conceituação para cálculo das necessidades, partindo da idéia de que, tendo conhecimento dos componentes de um certo produto e os tempos para obtê-los, pode-se calcular as quantidades e os momentos em que eles devem ser obtidos, com base na disponibilidade futura do produto, para não faltar nem sobrar nenhum dos componentes necessários à produção do mesmo. A Figura 2, abaixo, representa as abrangências da lógica MRP. O Que Quando Quanto MRP Produzir? Fonte: CORRÊA & GIANESI, Figura 2 - Abrangências do MRP (Adaptado pelo autor). Ruy (2004), aplicou a metodologia MRP em seu trabalho final de graduação, a fim de desenvolver um sistema de planejamento das necessidades de materiais para a produção de lanches servidos por unidades de alimentação e nutrição empresariais. Através de uma pequena simulação, utilizando a lógica MRP, foi possível a criação de uma planilha que, além de ter adaptado bem ao planejamento da produção, apresentou-se como uma ferramenta capaz para o auxílio do planejamento dos materiais utilizados. Além disso, Ruy (2004) apontou o MRP como um importante sistema para a gestão de materiais e a utilização de ferramentas computacionais como uma grande vantagem para o controle da produção, possibilitando economia de tempo para o planejamento, redução dos custos de produção e melhoria na qualidade dos produtos. 4.2 Excel O Excel é um software produzido pela Microsoft Corporation, para os sistemas operacionais Windows 9x, NT, XP ou 200x, caracterizado-se como um dos mais importantes aplicativos de planilhas eletrônicas para uso em microcomputadores. Uma planilha eletrônica é definida como uma folha de cálculo, em forma de tabela, onde poderão ser efetuados com extrema rapidez, diferentes tipos de cálculos matemáticos, sejam estes simples ou complexos (MANZANO, 1996). 9

16 Está incorporado no conteúdo do programa, os recursos contidos em uma calculadora com funções estatísticas, matemáticas, trigonométricas e lógicas, além da criação de gráficos diversos. Com esse software, torna-se fácil criar fórmulas, inserir funções diversas, corrigir, formatar, alterar e movimentar fórmulas, funções e texto (KANAAN & SIQUEIRA, 1997). Neste trabalho serão utilizadas planilhas eletrônicas criadas no Microsoft Excel 97. Serão utilizados os recursos existentes neste Software para auxiliar na contribuição do processo de integração e intercâmbio de informações de uma indústria do ramo alimentício. 4.3 Estudo de caso O levantamento e estudo de caso foram feitos junto à empresa através de entrevistas individuais não estruturadas e observações no processo de produção. As entrevistas não estruturadas, ou seja, entrevistas sem o uso de questionários, foram realizadas esporadicamente com funcionários da empresa estudada, sempre com o objetivo de adequar o sistema de integração dos setores às suas necessidades Apresentação da empresa objeto de estudo A empresa em estudo é de pequeno porte e atua no setor alimentício. Ela está situada na região sul do estado de Minas Gerais, produzindo, entre outros, massas, congelados e doces. Fundada em 1992, a empresa conta com 25 funcionários e sua produção é toda realizada em sua unidade industrial. Atualmente, além da unidade industrial, a empresa possui uma área comercial independente situada em um supermercado da cidade. Ela possui também serviços de buffet. A estrutura organizacional da empresa é bastante simples. Ela possui um gerente que cuida da administração geral da empresa; um auxiliar de produção, que é um funcionário experiente que atua no controle de qualidade e no planejamento da produção; um auxiliar administrativo, que realiza procedimentos burocráticos em geral; alguns cargos relacionados com a parte comercial e de vendas e os funcionários de chão de fábrica. A Figura 3 abaixo representa o organograma simplificado da empresa. 10

17 Diretoria/Presidência Gerência Administrativa Encarregado de Produção Aux. Administrativo Área Comercial Funcionários de Fábrica Fonte: Empresa Figura 3 - Organograma simplificado da empresa estudada. Como dito anteriormente, a empresa além de atuar no ramo industrial e comercial, também presta serviços de buffet. Este tipo de serviço demanda uma grande variedade de produtos, principalmente em pequena escala, pois muitos são produzidos temporariamente. Somados os produtos utilizados no buffet e atacado, a empresa conta cerca de 200 modelos somando doces, salgados e massas. O Quadro 3 apresenta os produtos da empresa que utilizam farinha de trigo. Quadro 3: Produtos que possuem farinha de trigo em sua composição Produtos que possuem farinha de trigo Ameixa c/ bacon Esfirra sabores Bolo G. Massa de pizza (25cm) Bolo M. Massa de pizza (27cm) Bolo P. Pastel de Frango Bolo Xadrez Pizza M. Cachorro quente Pizza P. Croq. Milho c/ catupiry Torta de frango Empada de frango Torta Grande Empada de queijo Torta Média Empadão de frango M. Torta mini Empadão de frango P. Torta pequena Esfirra Fonte: Elaboração do autor Problema encontrado e solução proposta Atualmente, o maior problema da empresa, que é o objeto desse estudo, é a administração da compra e do consumo da matéria-prima farinha de trigo. Esta é base para a fabricação de 23 produtos, e é a matéria-prima mais consumida pela empresa. 11

18 De acordo com Corrêa & Gianesi (2001), o registro básico do MRP pode ser disposto na forma de uma matriz. Deste modo, utilizou-se o programa Excel 97 para o desenvolvimento de um sistema composto por seis planilhas eletrônicas. Utilizando-se os recursos disponíveis no Microsoft Excel 97, aliados aos conhecimentos da lógica MRP, buscou-se desenvolver funções que exerçam a administração de produtos acabados e da matéria-prima farinha de trigo. Para a solução deste caso, foi criada uma planilha para Matéria-prima e uma planilha para Estoque, esta dividida em estoque de matéria-prima e estoque de produtos acabados. Uma para Compras, uma para Vendas, uma para Itens produzidos e outra para Produção. 9 Planilha Matéria-prima: A planilha Matéria-prima foi desenvolvida para contabilizar todos os gastos da matériaprima farinha de trigo. Deste modo, a mesma pode gerar ordens de pedido quando necessário. Os dados de entrada para essa planilha vêm das planilhas, Estoque de matéria-prima, Produção, Vendas e Itens, além da necessidade de informar qual é o Estoque de Segurança (ES) 1, Lote 2 e se há algum Recebimento programado a chegar. Os dados de saída alimentam a planilha Estoque, parte de matéria-prima e a planilha de Compras. Os registros básicos dessa planilha são Necessidades brutas do produto, Necessidades líquidas do produto, Necessidades brutas da farinha de trigo, Necessidades líquidas da farinha de trigo, Necessidades líquidas totais da farinha de trigo, Recebimentos programados, Estoque disponível, Liberação de ordens, Ordens planejadas, além do ES, Lote mínimo e Lead Time (LT) 3, que pode ser 1, 2 ou 3 dias (Apêndice A). 9 Planilha Estoque: A planilha Estoque foi criada para a administrar os estoques e foi dividida em estoque de matéria-prima e estoque de produtos acabados. A entrada e saída da planilha Estoque, parte de matéria-prima, estão relacionadas com a planilha Matéria-prima. Da mesma forma, a planilha Estoque parte de produtos acabados interage apenas com a planilha Produção. É desta planilha que vêm os dados de entrada e vão os de saída para estoque de produtos (Apêndice B). 1 Estoque que garantirá o nível de atendimento do produto. 2 Quantidade mínima de matéria-prima que pode ser comprada. 3 Tempo de ressuprimento. É o Tempo de Compra mais o Tempo de transporte. 12

19 9 Planilha Compras: É a planilha para administrar o setor de compras (Apêndice C). Ela indica qual dia da semana será necessário gerar o pedido de compra da matéria-prima. Possui apenas duas entradas: uma é o Lead Time (LT) da matéria-prima, e a outra é uma entrada que vem da planilha Matéria-prima. A planilha Compras não alimenta nenhuma outra. 9 Planilha Vendas: É uma planilha só de entrada de dados, e o setor de vendas tem a função de alimentá-la (Apêndice D) de acordo com os pedidos de produtos realizados pelos clientes. Ela alimenta as planilhas de Matéria-prima e de Produção. 9 Planilha Itens: A função dessa planilha (Apêndice E) é especificar as quantidades de matéria-prima farinha de trigo necessária à fabricação unitária de cada um dos 23 produtos. Ela funciona como um dado de entrada para a planilha Matéria-prima. 9 Planilha Produção: A planilha Produção (Apêndice F) fornece, para o setor produtivo, na linha Necessidades Líquidas, as quantidades necessárias de cada produto que devem ser produzidas no dia de trabalho. As entradas de dados para essa planilha vêm da planilha Estoque de produtos e da planilha de Vendas, além do Lote mínimo de produção e o estoque de segurança (ES). Ela fornece dados para as planilhas de Matéria-prima e Estoque de produtos. A planilha possui como registros básicos: Necessidades brutas do produto, Necessidades líquidas do produto, Estoque disponível, ES e Lote. Todas as planilhas foram vinculadas entre si, embora em algumas, existam apenas entradas para os dados. Para facilitar os locais específicos de entrada de dados, foi usado a cor cinza para diferenciar tais locais. A Figura 4, abaixo, exemplifica o vínculo criado entre as planilhas. Os quadros com linhas preenchidas representam as planilhas criadas. Os quadros com linhas pontilhadas, representam, excetuando na planilha de vendas, que é uma entrada, saídas de cada planilha. 13

20 Quanto de Matéria-prima há em estoque Quanto e qual dia comprar matéria-prima Compras Estoque de Matériaprima Estoque de Produtos Quanto de produtos há em estoque Itens Matériaprima Produção Quanto de produtos produzir diariamente Quanto foi consumido de matéria-prima Vendas Solicitação de vendas Fonte: Elaboração do autor Figura 4 - Representação esquemática da ligação e fluxo de informações entre as planilhas eletrônicas desenvolvidas, assim como sua respectiva entrada ou saída. Registros básicos da planilha Segundo Corrêa & Gianesi (2001), as colunas do registro básico representam o período de planejamento que é dividido em um número finito de períodos. O tempo é tratado pelo MRP como uma variável discreta. De modo semelhante as linhas do registro básico representam as seguintes definições: - Necessidades brutas: são as necessidades de disponibilidade do componente representado em cada período futuro. - Recebimentos programados: representa as chegadas de materiais no estoque que não foram contabilizadas formalmente no pedido. - Estoque disponível: essa linha representa as quantidades do componente que se espera estar disponíveis em estoque ao final dos períodos. Para o cálculo do estoque disponível, é necessário realizar a soma da quantidade em estoque ao final do período anterior 14

21 com o recebimento programado e a ordem planejada, ambos do período atual, e posteriormente subtrair essa soma da necessidade bruta do período atual. - Liberação de ordens: o valor encontrado nesta linha é o resultado de quando e quanto se deve pedir dos itens para que os mesmos sejam encontrados em estoque, no dia em que são necessários para o processamento. O cálculo dessa linha é importante, pois quando calculada corretamente, dificilmente ocorrerá atrasos na produção devido à falta de materiais por culpa da empresa processadora que utiliza o MRP. - Chegada de ordens planejadas: Tal linha corresponde a quantidade de material que deve complementar o estoque e estar disponível no início do período. Todas as planilhas estão, pelo menos em parte, carregadas de funções e/ou vinculadas com outras planilhas. Portanto, para evitar a alteração acidental dessas células, houve a necessidade de protegê-las por meio do uso de senhas. Assim, usou-se o seguinte recurso do Microsoft Excel 97: Procedimento 1: Especificar quais células podem ser alteradas em uma planilha protegida. 1. Selecionar com o mouse o intervalo de células que não poderá ser bloqueado (células para entrada de dados ); 2. No menu Formatar, clicar em Células e depois clicar na guia Proteção ; 3. Desmarcar a caixa de seleção Travada e clicar em OK. Procedimento 2: Proteção da planilha. 1. Clicar no menu Ferramentas com o mouse e depois clicar no submenu proteger ; 2. Na janela Proteger planilha que irá se abrir, manter as caixas de seleção Conteúdo, Objetos e Cenários marcadas; 3. Digitar uma senha e clicar em OK ; 4. Confirmar a senha e clicar em OK. Foi realizado um procedimento para cada uma das planilhas que se desejava proteger. Dessa forma, as células que foram destravadas no procedimento 1 serão as únicas células que poderão ser alteradas, ou seja, só poderão ser alteradas as células que se destinam à entrada de dados. Assim, nenhuma fórmula e vínculo irá se perder. 15

22 5. Resultados e discussão Foi possível desenvolver um modelo de baixo custo e de fácil utilização, o que possibilitará, de forma mais rápida, um planejamento da produção, melhorando o aproveitamento dos recursos produtivos e possibilitando um fluxo de informações mais contínuo. A planilha Matéria-prima (Figura 4), na linha Necessidades líquidas, fornece o consumo diário da farinha de trigo na produção de cada produto fabricado, além de fornecer, na linha Necessidades Líquidas Totais, o gasto total diário com a mesma. Fonte: Elaboração do autor Figura 4 - representação parcial da configuração final da planilha Matéria-prima. A necessidade de realização de compra de matéria-prima, pode ser acompanhada pela planilha Compras (Figura 5). Ela fornece o dia em que deve ser realizado o pedido, assim como a quantidade que deve ser pedida. 16

23 Fonte: Elaboração do autor Figura 5 - Representação da configuração final da planilha Compras. O arquivo com as planilhas deve ficar disponível em rede de computadores da empresa, de forma que cada setor tenha acesso ao arquivo com todas as planilhas. A planilha de vendas é a principal planilha de entrada de dados. Portanto, ela deve ser preenchida diariamente e cuidadosamente pelo setor de vendas ao final de cada dia de trabalho. Esse procedimento fará com que no dia seguinte, a produção tenha exatamente, a partir da consulta na planilha Produção, o que deve ser produzido. De modo similar, o setor de compras, através da planilha Compras, poderá verificar se há algum pedido de matéria-prima a ser realizado no dia. Por sua vez, o setor de estoque poderá consultar quanto de produto acabado e de matéria-prima há no estoque, assim como os dias de chegada da farinha de trigo. Para que o modelo funcione corretamente, é importante que algumas recomendações sejam seguidas: O setor de vendas tem que estar envolvido e realizar a entrada de dados ao final de cada expediente; O setor de produção deve consultar todos os dias, antes de iniciar a produção, o que deve ser produzido e quanto deve ser produzido; O setor de estoque deve acompanhar a planilha. E ao final do último dia de produção, sexta-feira, deve digitar o valor encontrado na coluna Sexta, da planilha Estoque, parte de matéria-prima, para a coluna Anterior (esse valor é o estoque final de farinha de trigo, existente ao final da semana, que será o estoque inicial de matéria-prima para a próxima semana). Na planilha Estoque, parte de produtos acabados, deve ser feito o mesmo; 17

24 O setor de compras deve ficar atento ao dia e à quantidade de matéria-prima que deve ser pedida ao seu fornecedor. Deve-se realizar o pedido todos os dias em que a planilha mostrar; Se o Lead Time da matéria-prima, Estoque de Segurança (dos produtos acabados ou Matéria-prima) ou Lote mínimo de produção forem alterados, os seus valores devem ser atualizados na planilha. 6. Conclusão O modelo desenvolvido possibilitou a integração dos setores de compra, produção, estoque e vendas, de uma micro empresa, com a utilização de uma ferramenta computacional, o Microsoft Excel 97, associada aos conceitos da lógica MRP. Com o sistema criado, foi possível saber o consumo diário de farinha de trigo, assim como a necessidade diária de realização de compras da mesma. Além disso, foi possível responder para o setor de produção o que deve ser produzido em cada dia de trabalho, e para o setor de estoque saber, diariamente, quanto de produto e quanto de farinha de trigo estão em estoques. O Microsoft Excel 97 é um Software conhecido e versátil, que para o seu fim, é o mais indicado. O seu uso, em qualquer micro ou pequena empresa, é bastante comum. Sem dúvida, isso é um fator positivo que vem contribuir na utilização do modelo, proposto e desenvolvido em forma de planilha eletrônica, por qualquer funcionário da empresa sem grandes dificuldades. Quanto à coleta de dados, foram percebidas, ao longo deste trabalho, algumas dificuldades: A empresa ainda não realizou nenhum tipo de trabalho de quantificação do Estoque de Segurança dos seus produtos. O mesmo constitui uma importante entrada para o modelo. O estoque de segurança utilizado foi empiricamente quantificado pela empresa; A falta de mensuração do consumo da matéria-prima farinha de trigo que é utilizada no balcão de fabricação do produto. Dessa forma, esse consumo não pôde ser levado em consideração no modelo. Com o intuito de ampliar e melhorar a resposta do modelo, alguns trabalhos futuros podem ser sugeridos: 18

25 A empresa pode realizar trabalhos que quantifiquem o seu estoque de segurança de produtos acabados, assim como o seu estoque de farinha de trigo; Trabalhos como a mensuração da farinha de trigo gasta no balcão de fabricação dos produtos, podem ser realizados para cada tipo de produto. Isso contribuirá para uma melhor resposta do modelo; Pode ser ampliado o número de matéria-prima componente do produto e integrante do modelo. Esse trabalho usou a farinha de trigo. Próximos trabalhos podem incluir outras matérias-primas como: ovo, óleo, açúcar etc. O trabalho realizado na empresa processadora de alimentos, pode ser aplicado a qualquer outra micro ou pequena empresa. Para isso basta realizar o estudo da empresa escolhida e dos seus setores, assim como as suas variáveis determinantes e sua especificidade. 19

26 7. Referências bibliográficas ALBANO, C. S. Adoção de novas tecnologias da informação: um estudo de problemas e ações nas Cooperativas Agropecuárias do Rio Grande do Sul BARBOSA, R. R. Monitoração ambiental: uma visão interdisciplinar. Revista de Administração, São Paulo: v.32, n.4, p , out./dez BERALDI, C.L.; ESCRIVÃO FILHO, E. Impacto da tecnologia da informação na gestão de pequenas empresas. Revista Ciência da Informação. Brasília, v.29, n.1, p , jan./abr CORRÊA, Henrique L.; GIANESI, Irineo G.N. Just in Time, MRPII e OPT: um enfoque estratégico. 2ªed. São Paulo: Atlas, CORRÊA, Henrique L.; GIANESI, Irineu G.N.; CAON, Mauro. Planejamento, Programação e Controle da Produção: MRPII / ERP: Conceitos, Uso e Implantação. 4ª ed. São Paulo: Atlas, CUNHA, V. S. da & OLIVEIRA, E. T. M. Desenvolvimento de um Sistema de Padronização na Troca de Informações Logísticas: o caso Pif-Paf Avizom. Trabalho de Graduação. Viçosa MG: UFV, DAVIS, Mark M.; AQUILANO, Nicholas J.; CHASE, Richard B. Fundamentos da Administração da Produção. 3ª ed. Porto Alegre: Bookman Editora, FOINA, P. A. Tecnologia de Informação: Planejamento e Gestão. São Paulo: Atlas, FREITAS, Luciano de. Metodologia para avaliação e Implantação de uma Camada de Conhecimento Baseada em Prototipagem em Empresas que Possuam Sistemas de Erp. Tese. Florianópolis: UFSC, GAITHER, Norman & FRAZIER, Greg. Administração da Produção e Operações. 8ª ed. São Paulo: Thonson Learning LTDA, GCI INFOMÁTICA. Artigo: O que é MRP?. Postado em 28 de Abril de Disponível no site: Acessado em 12 de Agosto de

27 GONÇALVES JR, Cleber; PAMPLONA, Edson de O. Obtenção de Dados para Cálculo de Custos em Micro e Pequenas Empresas: uma Aplicação em uma Pequena Empresa do Setor Eletrônico. XXI Encontro Nacional de Engenharia de Produção, 2001.Salvador, Bahia. INFOWESTER. Artigo: O que é Tecnologia da Informação. ALECRIM, Emerson. Escrito em 15/08/2004. Disponível no site: Acessado em 17 de agosto de KANAAN, João Carlos & SIQUEIRA, José de O. Microsoft Excel 7 para Windows 95 : introdução ao Windows 95. Rio de Janeiro : Pioneira,1997. MORAES, G. D. A., TERENCE, A. C. F., FILHO. E. E. A tecnologia da informação como suporte à gestão estratégica da informação na pequena empresa. Revista de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação. Vol. 1, No. 1, 2004, pp REZENDE, Denis A., Abreu, Aline F. Tecnologia da Informação Aplicada a Sistemas de Informação Empresariais. São Paulo: Atlas, ROSENDO, F. dos R. Proposta de um Modelo de Gerenciamento de Estoques Utilizando Planilhas Eletrônicas para um Supermercado de Pequeno Porte. Trabalho de Graduação. Viçosa MG: UFV, RUY, Felipe Bollis. Proposta de um modelo de planejamento das necessidades de materiais para o setor de preparo de lanches de uma empresa. Trabalho de Graduação. Viçosa MG: UFV, sítios consultados: SEBRAE. Disponível no site: Acessado em 17 de agosto de SEBRAE-NACIONAL. Disponível no site: Acessado em 22 de Agosto de TIDBIT INFORMÁTICA. Artigo: A Tecnologia Da Informação Pode Ajudar Seu Empreendimento? QUEIROGA, Beth. Disponível no site: Acessado em 09 de setembro de

28 TORQUATO, P.R.G.; SILVA, G. P. Tecnologia e estratégia: uma abordagem analítica e prática. São Paulo: Revista de Administração, v. 35, n.1, p.72-85, jan./mar TTCA NEWSLETTER. Artigo: Importância Da Ti: Ferramenta para Mudanças Organizacionais. TAURION, Cezar. Postado em 29 Dezembro Disponível no site: Acessado em 23 de Agosto de

29 8. Apêndice APÊNDICE A: PLANILHA MATÉRIA-PRIMA PLANILHA DESENVOLVIDA QUE RETORNA QUANTIDADES DIÁRIAS CONSUMIDAS DE FARINHA DE TRIGO, ASSIM COMO QUANDO E QUANTO PEDIR DA MESMA. Figura 1 A - Representação parcial da configuração final da planilha Matéria-prima. APÊNDICE B: PLANILHA ESTOQUE PLANILHA DESENVOLVIDA PARA O ACOMPANHAMENTO DO ESTOQUE DE MATÉRIA- PRIMA. Figura 1 B - Representação final da planilha Estoque, parte de matéria-prima. 23

30 PLANILHA DESENVOLVIDA PARA CONTROLE DE ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS Figura 2 B - Representação final da planilha Estoque, parte de produtos acabados. APÊNDICE C: PLANILHA COMPRAS PLANILHA DESENVOLVIDA PARA AUXILIAR O SETOR DE COMPRAS NA REALIZAÇÃO DE PEDIDOS DA FARINHA DE TRIGO. Figura 1 C - Representação da configuração final da planilha Compras. 24

31 APÊNDICE D: PLANILHA VENDAS PLANILHA DESENVOLVIDA PARA POSSIBILITAR QUE O SETOR DE VENDAS REALIZE A ENTRADA DE PEDIDOS DOS PRODUTOS. Figura 1 D - Representação da configuração final da planilha Vendas. 25

32 APÊNDICE E: PLANILHA ITENS PLANILHA DESENVOLVIDA PARA RETORNAR A QUANTIDADE DE FARINHA DE TRIGO QUE É NECESSÁRIA NA FABRICAÇÃO DE UMA UNIDADE DE CADA PRODUTO. Figura 1 E - Representação parcial da configuração final da planilha Itens. 26

33 APÊNDICE F: PLANILHA PRODUÇÃO PLANILHA DESENVOLVIDA PARA RETORNAR, DIARIAMENTE, A QUANTIDADE QUE SE DEVE FABRICAR DE CADA PRODUTO. Figura 1 F - Representação parcial da configuração final da planilha Produção. 27