CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS DORNELES ALVES COSTA

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1 CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO CEARÁ FACULDADE CEARENSE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS DORNELES ALVES COSTA OS SISTEMAS INTEGRADOS (SIGE) NO PROCESSO DECISÓRIO DAS ORGANIZAÇÕES: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL FORTALEZA 2013

2 DORNELES ALVES COSTA OS SISTEMAS INTEGRADOS (SIGE) NO PROCESSO DECISÓRIO DAS ORGANIZAÇÕES: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL Monografia submetida à aprovação Coordenação do Curso de Ciências Contábeis do Centro Superior do Ceará, como requisito parcial para obtenção do grau de Graduação. FORTALEZA 2013

3 DORNELES ALVES COSTA OS SISTEMAS INTEGRADOS (SIGE) NO PROCESSO DECISÓRIO DAS ORGANIZAÇÕES: ESTUDO DE CASO EM UMA EMPRESA DO RAMO DA CONSTRUÇÃO CIVIL Monografia como pré-requisito para obtenção do título de Bacharelado em Ciências Contábeis, outorgada pela Faculdade Cearense FAC, tendo sido aprovada pela banca examinadora composta pelos professores. Data da aprovação: / / Banca Examinadora: Profa. Dra. Márcia Maria Machado Freitas Orientador Prof. Dr. Paulo Henrique Lima de Oliveira Membro 1 Prof. Esp. José Maria Alexandre Silva Membro 2

4 À minha família.

5 AGRADECIMENTOS Agradeço em primeiro lugar ao meu Deus por ter me dado forças para concretizar mais um desafio em minha vida. Aos meus pais Silvio e Lourdes por toda a dedicação, incentivos e educação dados a mim. Aos meus amigos e colegas de sala pela paciência, o apoio e a amizade durante todo o período. À minha orientadora Márcia Freitas por seu apoio e inspiração no amadurecimento dos meus conhecimentos e conceitos que me levaram a execução e conclusão desta monografia A todos os professores que, direta ou indiretamente, contribuíram e fizeram parte da minha vida acadêmica.

6 É muito melhor lançar-se em busca de conquistas grandiosas, mesmo expondo-se ao fracasso, do que alinhar-se com os pobres de espírito, que nem gozam muito nem sofrem muito, porque vivem numa penumbra cinzenta, onde não conhecem nem vitória nem derrota. (Theodore Roosevelt)

7 RESUMO A partir dos anos 90 as grandes corporações passaram a utilizar os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) para aperfeiçoar seus processos. Esses sistemas têm sido utilizados como ferramenta dando suporte às operações das empresas se destacando diante aos sistemas desenvolvidos anteriormente pelos profissionais de tecnologia da informação. A possibilidade de integrar diversos departamentos da empresa, a atualização constante da base de dados e benefícios como a redução de custos são algumas vantagens desses sistemas. Este estudo, através de seu levantamento bibliográfico, aborda sobre as características dos sistemas ERP, apresentando seu histórico, vantagens, desvantagens e seus impactos nas organizações. Pretende-se colaborar ainda com o aprofundamento do conhecimento sobre essa ferramenta, desenvolvendo uma analise dos benefícios que ela pode trazer às empresas, bem como as dificuldades relacionadas, tendo como objeto de estudo a empresa Porto Freire Engenharia e Incorporação Ltda., onde serão apresentadas dificuldades existentes no processo de gerar informação e como um sistema integrado pode ajudar a sanar esse problema. Entre os resultados obtidos, destacam-se como um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) pode influenciar nas operações e resultados de uma instituição. Palavras chaves: Sistemas de gestão. Controle. Integração.

8 ABSTRACT Since 90s large corporations began to use the Integrated Management Systems Enterprise (EMIS) to improve their processes. These systems have been used as a tool supporting the operations of the companies standing out on the systems previously developed by professionals of information technology. The possibility of integrating various departments of the company, the constant updating of the database and benefits such as cost savings are some advantages of these systems. This study, through its literature, focuses on the characteristics of ERP systems, presenting its history, advantages, disadvantages and their impacts on organizations. Intend to collaborate further with the deeper understanding of this tool, developing an analysis of the benefits it can bring to businesses, as well as the difficulties involved, having as its object of study the company Porto Freire Engenharia Ltda., which will be presented difficulties in the process of generating information and how an integrated system can help to remedy these problems. The results stand out as an Integrated Business Management (ERP) can influence the results and operations of an institution. Keywords: management systems. Control. Integration.

9 LISTA DE ILUSTRAÇÕES FIGURA 1 ESTRUTURA DA CONTROLADORIA 18 FIGURA 2 FUNCIONAMENTO BÁSICO DE UM SISTEMA 22 FIGURA 3 NÍVEIS HIERÁRQUICOS DE SISTEMA 22 FIGURA 4 MODELO DE SISTEMA ABERTO 23 FIGURA 5 RELAÇÃO DO SISTEMA DE INFORMAÇÕES CONTÁBEIS COM OS DEMAIS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO. 28 FIGURA 6 INTERLIGAÇÃO DOS SUBSISTEMAS DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL COM O SUBSISTEMA DE CONTABILIDADE. 32 FIGURA 7 CONCEPÇÃO DE INTEGRAÇÃO TRADICIONAL (INTERFACE) 34 FIGURA 7.1 CONCEPÇÃO MODERNA DE INTEGRAÇÃO (VISÃO DE FLUXO) 34 QUADRO 1 TIPOS DE INFORMAÇÃO 26

10 LISTA DE SIGLAS ERP SIC SIGE MRP Enterprise Resource Planning Sistemas de Informações Contábeis Sistemas Integrados de Gestão Empresarial Material Requirement Planning

11 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Problematização Objetivos Objetivo geral Objetivos específicos Justificativa Metodologia CONTROLADORIA Controle interno Sistemas Classificação dos sistemas Componentes dos sitemas Enfoque sistemico Sistema de informação Sistema de informações contábeis Ambiente do sistema de informação contábil Recursos do sistema de informação contábil Saídas do sistema de informação contábil Subsistemas do sistema de informações contábeis Sistemas integrados de gestão empresarial (SIGE) METODOLOGIA Escolha do Tema Tipo de Pesquisa Universo e Amostra Coleta e Análise dos Dados ESTUDO DE CASO Histórico da empresa Sistemas de gestão empresarial utilizados pela empresa O problema CONCLUSÃO REFERÊNCIAS... 48

12 12 1 INTRODUÇÃO Cada vez mais a gestão das grandes organizações exige os demonstrativos dos resultados no mais curto espaço de tempo. Diante dessa demanda, as instituições estão investindo alto em tecnologia para que essas informações estejam disponíveis em tempo hábil para seus gestores e esses possam tomar decisões que contribuam para que a entidade continue a desempenhar suas atividades sem maiores dificuldades e assim consiga alcançar seu objetivo. Sistemas Integrados são uma das ferramentas mais procuradas para viabilizar essa agilidade na apresentação desses relatórios. Eles são sistemas de informação que integram as informações geradas dos diversos setores da organização, podendo ser vista da perspectiva funcional ou sistêmica. O surgimento desses sistemas se deu no fim da década de 50 com a necessidade de controle dos estoques, para época essa automação era cara, pois eram utilizados mainframes, computadores de grande porte. Utilizava-se menos tempo do que os processos manuais. Já no início da década de 70 surgiram uns pacotes de sistemas que ficaram conhecidos como Material Requirement Planning ou planejamento das requisições de materiais (MRP s) que foram os antecessores dos sistemas Enterprise Resource Planning ou planejamento de recursos empresariais (ERP s) que trabalhavam além do controle dos estoques, faziam planejamento de uso de insumos como também conseguiam administrar as mais diversas etapas dos processos produtivos. A década de 80 foi marcada pelo início da utilização de rede de computadores conectados a servidores que eram mais baratos e fáceis de manusear do que os mainframes e pela evolução do MRP que passou a ser conhecido por Manufacturing Resource Planning ou planejamento dos recursos de manufatura (MRP II), pois passou a controlar também a mão de obra e maquinário utilizado. Nesse período o MRP II já poderia ser chamado de ERP por conseguir fazer controle e gerenciamento com grande abrangência das áreas, mas não se sabe ao certo quando passou a ser usada essa nomenclatura. Essa evolução serviu tanto para agilizar os processos, quanto para fazer uma integração entre os departamentos.

13 13 Foi então que foram agregados módulos do pacote de gestão que contemplaram a área financeira, setor de compras, vendas e recursos humanos que eram setores administrativos que davam apoio ao setor de produção e passaram também a fazer parte da era da automação. A nomenclatura ERP passou a ser mais conhecida a partir da década de 90 com a evolução das redes de comunicação entre computadores que já chegava ao ponto dos clientes interagirem com os servidores das organizações através de seus microcomputadores, ou computadores domésticos e também por ser uma grande ferramenta de controle e gestão dos setores corporativos. O expressivo crescimento desses sistemas se deu pela necessidade das organizações em buscar soluções para redução de seus custos, fazendo com que as mesmas reavaliassem todo seu processo produtivo e administrativo procurando eliminar o desperdício de tempo e recursos adequando-se às constantes mudanças do mercado. Mesmo com todo esse crescimento, os ERP s enfrentaram dificuldades para ser aceitos em grandes empresas, pois essa integração de informações era desenvolvida pela equipe de informática das empresas e eram modificadas a partir das alterações nas operações da organização. Dessa forma, as empresas ficavam obrigadas a desenvolver sistemas diferentes para cada departamento ficando sujeita a receber informações de baixa confiabilidade, pois as interfaces eram feitas através de trabalho manual ficando mais suscetível a erros. Os sistemas ERP representaram uma grande mudança na forma de desenvolvimento de sistemas, pois se antes era necessário para desenvolver uma integração de sistemas toda uma equipe com analistas e programadores fazendo levantamento de informações com usuários, agora apenas compra-se o sistema pronto para uso reduzindo o tempo para fazer a análise, o desenvolvimento e a programação sem falar na redução de custos com pessoal, pois o número de funcionários no setor de informática diminui. Com essa ferramenta, as corporações tem mais confiabilidade nas informações presentes em seus relatórios emitidos, pois os dados passam a ser monitorados em tempo real e isso faz com que o retrabalho diminua. Com a intenção de alcançar a proposta inicial, o trabalho encontra-se divididos em cinco capítulos.

14 14 No primeiro, composto pelos objetivos, história e relevância dos sistemas integrados e a metodologia deste trabalho. No segundo capítulo será feito o referencial teórico onde serão feitas considerações gerais, um breve histórico sobre o ERP, opinião dos principais estudiosos. No terceiro capítulo constará o tipo de pesquisa, como ela foi desenvolvida. O quarto capítulo será apresentado o estudo de caso que mostrará a importância da implantação de um eficiente Sistema de Integração de Gestão Empresarial (SIGE), e que impactos positivos que esta implantação pode trazer, proporcionando um bom funcionamento no processo organizacional. No quinto capítulo serão apresentadas as conclusões acerca do objetivo geral, objetivos específicos, sobre a pesquisa, metodologia e resultados. E por fim serão apresentadas as referencias bibliográficas. 1.1 PROBLEMATIZAÇÃO Para se conseguir a fidedignidade das operações, os funcionários responsáveis pela alimentação do sistema devem ter comprometimento com sua atividade e conhecimento técnico suficiente, fazendo assim com que a gestão possa trabalhar com números confiáveis. Se eximindo da necessidade de acompanhar minuciosamente todo o processo de produção, venda e faturamento a gestão tem mais tempo para realizar uma melhor análise de sua área, procurando reduzir de seus custos e administrar seu capital gerando melhores resultados para empresa. O presente trabalho visa demonstrar a importância dos Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE) como ferramenta de auxílio à gestão no processo decisório das organizações, onde se faz a seguinte pergunta: Como os sistemas podem contribuir com as organizações fazendo com que as mesmas consigam trabalhar com informações em tempo real e com credibilidade nas informações a fim de oferecer mais credibilidade na tomada de decisão dos gestores?

15 OBJETIVOS OBJETIVO GERAL Este trabalho tem como objetivo geral demonstrar como um sistema ERP pode influenciar na precisão das informações geradas pela organização, diminuindo o tempo utilizado nos processos, podendo também se detectar as falhas existentes nos procedimentos e até reduzir custos com mão de obra OBJETIVOS ESPECÍFICOS Como objetivos específicos pode-se apresenta-los da seguinte maneira: Demonstrar a história, como se deu o surgimento, a evolução e expansão desses sistemas; Apresentar no referencial teórico, vantagens e desvantagens dessa ferramenta e como ela pode contribuir para a melhoria nos processos da instituição; Descrever acerca de suas características, aspectos relevantes ao sucesso na implantação do ERP. 1.3 JUSTIFICATIVA Atualmente, os sistemas informatizados da empresa em questão não são totalmente integrados, fazendo com que alguns processos sejam executados manualmente atrasando assim o fechamento mensal. Este estudo procura apresentar as vantagens e desvantagens da implantação desses sistemas, podendo contribuir com aquelas instituições que têm interesse em adquirir essa ferramenta, mas que estão receosas por não conhecerem como eles funcionam. Com ele pretendemos estudar a realidade de uma empresa do ramo da construção civil que não possui as informações de seus setores integradas por um sistema, analisando como os processos são desenvolvidos.

16 16 Apresentaremos também o tempo em que as atividades são realizadas, demonstrando como os ERP podem reduzir essa demanda e possibilitar o trabalho com informações em tempo real. No âmbito da ciência, este estudo pode colaborar com a ampliação das fontes de pesquisa, tendo em vista que o acervo bibliográfico é vasto, mas em contrapartida existem poucos trabalhos específicos que abordem esse tema relacionado com a atividade das instituições METODOLOGIA O interesse pelo estudo desses sistemas integrados é poder demonstrar para os gestores da organização, como funciona o processo com a ausência da integração geral dos setores e apresentar os benefícios que seriam alcançados com essa integração geral que os ERP proporcionam. Como fonte de informações para elaboração deste trabalho, serão utilizados conceitos de diversos autores e estudiosos do tema e também textos, artigos disponíveis na rede internacional de computadores (internet).

17 17 2 CONTROLADORIA A competitividade entre as organizações está cada vez mais acirrada, e para serem consideradas eficazes, elas precisam se manter no mercado durante muito tempo, devem se adaptar às constantes mudanças, contar com colaboradores atualizados, atender às necessidades dos seus clientes e buscar métodos que agreguem valor no seu processo decisório. A controladoria surgiu no início do século XX nas grandes empresas norteamericanas com o objetivo de realizar um severo controle sobre os negócios das corporações relacionadas. Chegou ao Brasil através da instalação de multinacionais, onde seus colaboradores ministravam treinamentos na área contábil com o intuito de desenvolver sistemas de informações que atendessem aos usuários mantendo um sistema de controle das operações dentro da instituição. É um ramo do conhecimento que recebe conceitos da contabilidade e da administração dando suporte à alta gestão com a intensão de que a organização alcance seu objetivo. A grande competitividade no mercado, globalização da economia, abertura de fronteiras comerciais, aumento da corrupção nas nações, são fatores que contribuíram para que fossem desenvolvidos métodos de controle mais eficazes e eficientes dentro das entidades. Para poder contribuir com a instituição, a controladoria deve apoiar os diversos gestores no planejamento e controle de suas atividades usando como base um sistema de informações que integre as diversas áreas da instituição. A Controladoria pode ser visualizada no segmento contábil e fiscal, onde suas atividades são voltadas para a contabilidade tradicional onde desenvolve as escriturações contábeis e fiscais, gerando informações para fins de atendimento a fiscalizações, auditorias e até societários. Outras atividades são: acompanhamento do patrimônio da empresa, como seus bens e direitos, a apuração e análise dos custos. Pelo segmento de planejamento e controle as atividades base da controladoria são desenvolvimento de controles, elaboração de planejamentos e orçamentos, pois a partir daí são elaboradas as projeções e simulações dos resultados da empresa. Na organização está sempre monitorando os setores e o sistema de informação buscando assegurar a eficácia dos mesmos para que possam atender as necessidades de

18 18 informações dos gestores para a tomada de decisão. A Figura 1 demonstra a estrutura da controladoria. Figura 1 Estrutura da controladoria CONTROLADORIA Planejamento e controle Escrituração contábil e fiscal Orçamento e projeções Contabilidade gerencial Contabilidade por responsabilidades Acompanhamento do negocio e estudos especiais Planejamento tributário Contabilidade financeira Contabilidade de custos Contabilidade tributária Controle patrimonial Sistema de informações Fonte: Oliveira; Perez Junior; Silva (2008, P.16). Oliveira (1998, p.19), diz que pode-se entender Controladoria como departamento responsável pelo projeto, elaboração, implementação e manutenção do sistema integrado de informações operacionais. são: Para o Financial Executive Institute, as principais atribuições da Controladoria Estabelecer, coordenar e manter um plano integrado para o controle das operações; Medir a performance entre os planos operacionais aprovados e os padrões, reportar e interpretar os resultados das operações dos diversos níveis gerenciais; Medir e reportar a eficiência dos objetivos do negócio e efetividade das políticas, estrutura organizacional e procedimentos para o atingimento desses objetivos; Prover proteção para os ativos da empresa. Isso inclui adequados controles internos e cobertura de seguros Analisar a eficiência dos sistemas operacionais Sugerir melhorias para as reduções de custos; Verificar sistematicamente o cumprimento dos planos e objetivos traçados pela organização; Analisar as causas de desvios e sugerir correção desses planos ou instrumentos e sistemas de controle; Analisar a adequação na utilização dos recursos materiais e humanos da organização; Em suma, revisar e analisar os objetivos e métodos de todas as áreas da organização, sem exceção.

19 19 O responsável por essa área é o Controller ou o Contador, que assume uma posição de staff na organização assessorando a alta gestão. Sua principal função é ter uma visão voltada para o futuro da organização. O Controller deve ser um profissional com habilidade de bom relacionamento interpessoal, uma vez que interage com diversos setores da empresa e gerencia atividades de uma equipe de colaboradores e ainda tenha grande vivencia tanto da área financeira quanto administrativa. Para o Controller é de fundamental importância o conhecimento da qualidade e confiabilidade dos sistemas de controle interno desde a fase do planejamento do trabalho. 2.1 CONTROLE INTERNO Controle interno é o processo planejado, implementado e mantido pelos responsáveis da governança, administração e outros funcionários para fornecer segurança razoável quanto à realização dos objetivos de uma entidade no que se refere à confiabilidade dos relatórios financeiros, efetividade e eficiência das operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis. (NBCTA 315, aprovada pela Resolução CFC n. 1212/2009). O American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) (Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados), defini controle interno como o plano da organização e todos os métodos e medidas coordenados, aplicados a uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência e estimular a obediência às diretrizes administrativas estabelecidas Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (ACOSO) entende como um processo levado a cabo pelo conselho de administração, direção e outros membros da organização com o objetivo de proporcionar um grau de confiança razoável na concretização da eficácia e eficiência dos recursos fiabilidade da informação financeira e o cumprimento das leis e normas estabelecidas. A partir das definições anteriores, pode-se entender por controle interno, um procedimento que busca conduzira entidade através de uma sistemática onde a cada indivíduo é atribuída uma responsabilidade, sendo estabelecidas diretrizes que buscam

20 20 conservar o patrimônio da organização realizando analises das rotinas dos setores proporcionando segurança nas informações apresentadas. Esse controle deve ser feito por ferramentas como, por exemplo, a definição de padrões, elaboração de um plano de contas, conciliação das contas, análises de relatórios como o de orçamento, realização de inventários periódicos, dentre outros meios. Antes de definir que ferramentas vão ser utilizadas, deve-se levar em consideração fatores envolvidos na tomada de decisão como o tamanho da empresa, fatores de risco, o envolvimento dos gestores, o nível de conhecimento dos empregados sobre o assunto controle, dentre outros. Além das ferramentas, o ambiente do controle também deve ser analisado. Nesse ambiente devem ser avaliados os fatores de risco, os objetivos a serem alcançados e como o sistema será estruturado na empresa. Ele é a base do controle administrativo, onde serão estabelecidos o estilo administrativo da empresa que influenciará na compreensão de controle dos funcionários, uma vez que eles são desenvolvidos, operados e até infringidos pelos mesmos. A análise do ambiente é importante para entender como a empresa está estruturada e organizada, elaborar um planejamento do controle mais detalhado, identificar a vulnerabilidade dos setores permitindo o desenvolvimento de relatórios que ajudem a administração diminuir os riscos. Se houverem falhas na análise do ambiente, alguns riscos poderão não ser identificados causando futuros prejuízos à instituição. Para que a eficiência desse controle não seja comprometida, a instituição deve contar com profissionais capacitados e motivados desenvolvendo as atividades de acordo com os procedimentos definidos. As operações devem ser sempre supervisionadas a fim de buscar uma melhor maneira de desenvolver as atividades. É importante que os controles internos das organizações funcionem de forma eficiente, assim, possíveis falhas nas operações poderão ser identificadas antes que a empresa perca sua credibilidade no mercado ou com seus sócios. Caso o controle seja falho, existe a possibilidade dos resultados apresentados pela organização estarem destorcidos. Além de detectar falhas nos processos, esse controle também ajuda no aperfeiçoamento dos procedimentos realizados pelos departamentos.

21 21 A implantação de controles internos nas empresas favorece o processo de gestão não só na prevenção de fraudes, mas também no aumento da probabilidade de que objetivos da organização estão sendo alcançados. As instituições estão desenvolvendo controles para que as informações extraídas de seus sistemas apresentem a realidade. 2.2 SISTEMAS A Teoria Geral dos Sistemas (TGS), formalizada pelo biólogo Ludwig Von Bertalanffy, procura explicar o que é um sistema fazendo uma integração dos conceitos de diversas situações onde os sistemas são encontrados, possibilitando um estudo interdisciplinar desse assunto. De uma forma genérica, a TGS demonstra que aquilo que modifica condições iniciais de determinado elemento transformando-o em um estado final mudando seus componentes é considerado sistema. Inicialmente serão abordados alguns conceitos e definições de estudiosos e autores da área: Sistema pode ser definido como um complexo de elementos em interação (Bertalanffy,1975, p.84). Considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo (Bio,1985, p.18). Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função (Oliveira, 1990, p.31). Sistema é um conjunto de elementos interdependentes ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo (Padoveze, 2007, p.8). Pode-se definir Sistema como um conjunto de elementos interligados que formam um todo organizado e complexo com um único objetivo que é processar dados de naturezas diferentes transformando-os em uma informação útil á usuários. Apresenta-se na Figura 2 esquema básico de como funciona um sistema.

22 22 Figura 2 - Funcionamento básico de um sistema: Entrada dos dados Processamento Saída das informações Fonte: Padoveze (2007, P.9). Na Figura 3 pode-se identificar que os sistemas de uma organização se dividem em 3 (três) níveis: Subsistemas que formam o sistema que por sua vez faz parte do supersistema. Figura 3 Níveis hierárquicos de sistema Supersistema Sistema Subsistema X Subsistema Y Subsistema Z Fonte: Santos, 2003,p.109 Os sistemas trazem uma ideia de integração de informações para melhor compreensão do ambiente. Nos tópicos seguintes veremos como eles se classificam, seus componentes e o que eles originaram.

23 CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS Os sistemas são classificados em abertos e fechados. Os sistemas abertos tem interação com o ambiente externo, já os sistemas fechados não possuem essa característica. Como exemplo de sistema fechado tem-se um monitor de computador que tem seus componentes num conjunto mecânico que atinge seus objetivos sem interação com o ambiente externo. Já uma empresa é considerada um sistema aberto, pois tem interação total com o ambiente seu ambiente externo. A Figura 4 apresenta um esquema de sistema aberto onde o ambiente e externo pode influenciar nos procedimentos através de um feedback das informações geradas por ele. Figura 4 Modelo de sistema aberto Ambiente Entradas Processamento Saídas Fonte: Padoveze, 2007, p.10 (adaptado) Retroalimentação ou feedback COMPONENTES DOS SISTEMAS Um sistema é composto por vários elementos, dando uma noção de conjunto que busca produzir informações baseadas nas informações a que ele se destina. Para Padoveze (2007) os componentes básicos de um sistema são: Objetivos do sistema; Ambiente do sistema ou processamento Entradas do sistema Componentes do sistema Saídas do sistema Administração ou controle do sistema Avaliação do sistema

24 24 sistema são: Já Churchman (apud,padoveze,2007,p.10) diz que os componentes de um Os objetivos totais do sistema e, mais especificamente, as medidas de rendimento do sistema inteiro; O ambiente do sistema: as coações fixas; Os recursos do sistema Os componentes do sistema, suas atividades, finalidades e medidas de rendimento. A administração do sistema Oliveira (apud,padoveze,2007,p.10) define como componentes: Objetivos do sistema Entradas do sistema Processo de transformação Saídas do sistema Controles e avaliação do sistema Retroalimentação, realimentação ou feedback do sistema Os objetivos do sistema são aqueles para qual o mesmo foi desenvolvido, ele é criado para suprir uma necessidade. Regularmente deve ser feito um acompanhamento do seu rendimento, ou seja, é aconselhável verificar se o objetivo está ou não sendo atingido para que através dessa verificação, seja identificado se o mesmo precisa ou não de melhoramentos. O ambiente do sistema está ligado aos fatores que influenciam nas informações geradas por ele. Por exemplo, numa empresa que é considerada um sistema aberto seu produto final é a resultante da interação com vários elementos externos como: clientes, fornecedores, governo, acionistas, dentre outros. Oliveira (apud,padoveze,2007) considera que ambiente de um sistema é como um conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas que qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os elementos e qualquer alteração nos elementos pode mudar ou alterar o sistema. Os recursos do sistema são todos os dados inseridos nele que serão utilizados no processo de transformação. Esse processo de transformação é a função que possibilita o sistema transformar as entradas de dados no sistema em um produto (informação) final que são as saídas do sistema, ou seja, ele é um processador das informações.

25 25 Os controles e avaliações do sistema são necessários para que sejam analisados se as saídas do sistema estão atingindo o objetivo proposto. Esses componentes fazem parte do processo de estabelecimento das avaliações de rendimento. A retroalimentação ou feedback, diz respeito a uma introdução da informação anteriormente gerada que entrou em contato com o ambiente externo e foram detectados erro ou inconsistências, então a informação é introduzida novamente no sistema para que haja uma correção. Com relação aos componentes dos sistemas, podemos perceber que mesmo com algumas divergências, os autores citam componentes parecidos. Tendo em vista que todo sistema existe para atender determinada necessidade, antes de se desenvolver um sistema, cada um desses componentes deve ser analisado para chegar ao resultado esperado ENFOQUE SISTEMICO O enfoque sistêmico busca evidenciar que devemos ver a empresa como um todo e não como partes, ou seja, a empresa é um elemento feito por várias partes, mas que só pode ser entendida se estudada como um todo. Esse enfoque sistêmico exige uma nova forma de pensar dos indivíduos, onde a organização não pode ser vista como um conjunto de departamentos que executam atividades isoladas, mas sim um sistema aberto que processa informações com um único objetivo e em constante interação. Através do enfoque sistêmico, pode-se compreender a importância dos sistemas dentro das organizações. Com essa necessidade de analisar a empresa como um todo, passou-se a investir cada vez mais nos sistemas de informação. 2.4 SISTEMA DE INFORMAÇÃO Para Gil, entende-se por Sistema de Informação um conjunto formado por pessoas, materiais tecnológicos e financeiros que trabalhando em harmonia a fim de processar dados e transformar em informações, permitindo que as organizações alcancem seus objetivos.

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