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1 FMU - FACULDADES METROPOLITANAS UNIDAS Dayane C. Sandi Cristiano Ferreira Lucas Marchetti IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL PARA ONG (Organização não Governamental) SÃO PAULO 2013

2 Dayane C. Sandi Cristiano Ferreira Lucas Marchetti IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL PARA ONG (Organização não Governamental) PESQUISA E DISSERTAÇÃO PROJETO INTEGRADO 2º SEMESTRE FACULDADES METROPOLITANAS UNIDAS PROFESSOR MARCELO H. SANTOS SÃO PAULO 2013

3 Sumário 1. INTRODUÇÃO Problemática Objetivo Metodologia Pesquisas de Campo Consultas aos Sistemas Estudos Teóricos Contribuições para a Academia SOBRE ONGS (ORGANIZAÇÕES NÃO GOVERNAMENTAIS) SOBRE A ASSOCIAÇÃO DE PAIS E AMIGOS DOS EXCEPCIONAIS (APAE) O QUE É A APAE? ESTRUTURAS DA APAE SOBRE ERP ( SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL ) A IMPORTANCIA DO ERP VANTAGENS DO ERP: DESVANTAGENS DO ERP: CUSTOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP SOBRE A ENTREVISTA DA ONG Desenvolvimento do Sistema FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO DE PESSOAS FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO FINANCEIRA INSERÇÃO E INCLUSÃO DE DADOS NO SETOR FINANCEIRO FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO ORÇAMENTARIA Referências bibliográficas... 21

4 Resumo Entendemos que a necessidade de trazer a informatização a departamentos escassos desse recurso é algo mais do que necessário, não só falando da questão social, mas é também um extenso campo de estudo para especialistas em tecnologia. Coletando esses dados vimos que é um grande desafio trazer todas essas informações ainda desorganizadas para dentro de um sistema como o ERP, que é preciso ter uma extensa pesquisa para embasamento teórico quanto a funcionalidade do sistema e também quanto as questões sociais das entidades. Podemos identificar nessa fase a velocidade da troca de informação que ocorrerá durante a elaboração do projeto, ou seja, já temos a ciência de será preciso retornar vários comandos ao começo para recriá-los ou configurá-los novamente conforme a necessidade do sistema, em questão as informações que nele deverão ser inclusos para garantir a utilidade de seu funcionamento. A questão tecnologia tem uma exigência grande em conhecimentos técnicos de Banco de Dados, afinal o ERP é um integralizador de distintos bancos de dados que nos solicitará sempre a manutenção, em busca das transformações para se adequarem aos novos dados. Em busca de saciar esse conhecimento para chegar ao objetivo final, a fundamentação teórica nos dará toda a base na questão de traçar uma rota para esse aprendizado. Dessa maneira buscaremos a entrega do projeto feito com qualidade e embasamento seguro para a análise da veracidade das informações nele contidas.

5 1. INTRODUÇÃO Para iniciarmos a elaboração do projeto, avançamos para uma pesquisa inicial através de uma visão institucional. E analisando as opções percebemos a carência existente nas instituições filantrópicas, governamentais ou não, de uma informatização que ajude a mesma a organizar-se. Entendemos que se trata, além de um trabalho do qual o cliente tem a necessidade imediata de uma solução para organização, é também um campo amplo de informações e espaços disponíveis para serem organizados através da tecnologia da informação. Durante os estudos de disponibilidade de sistemas para integrar diversas informações de departamentos distintos, chegamos ao consenso de que o ERP, (Enterprise Resource Planning), é o sistema adequado para a iniciação deste projeto de informatização, e concluímos que o seu objetivo é informatizar uma instituição, governamental ou não, voltada ao atendimento de menores carentes, especificamente os que se encontram sob tutela do Estado para adoção. Nas últimas décadas, muito tem se falado dos sistemas integrados do tipo ERP ou simplesmente ERP, definido como um integrador de dados e processos de uma organização em um único sistema. O objetivo do ERP não é somente unir as informações, mas também às estabelecer e organizar; possibilitando dessa forma a automatização e armazenamento de todos esses dados, tornando fácil a manutenção das mesmas para todos os diversos níveis funcionais. O ERP é a evolução de um antigo sistema criado em meados dos anos 60, o MRP, (Material Requirement Planing), que é era um sistema voltado ao atendimento de um setor específico dentro de uma organização, como por exemplo, Departamento Pessoal ou Recursos Humanos. Ele não tinha uma funcionalidade integralizadora, como hoje o ERP aplica dentro das organizações. Não existem registros exatos da criação do ERP, mas pesquisas apontam que ocorreu durante meados de 1979, quando a empresa alemã SAP, 5

6 (Systeme Anwendunge, und Produkt in Datenverarbeuitung), desenvolveu a primeira versão de um software ERP, o R/2. A chegada desse novo sistema corporativo de informações ao Brasil ocorreu nos anos noventa, quando empresas estrangeiras, que já trabalhavam com esse método super eficaz, aportaram no Brasil com suas filiais. Desde sua chegada o ERP nas organizações é de suma importância, uma vez que o mesmo monitora todo o processo empresarial desde o inicio até a sua conclusão, acompanhando e disponibilizando detalhes de cada fase desse. É um sistema que permite monitoramento em tempo real de dados de departamentos integrados de uma empresa ou instituição, essa é a definição por nós encontrada que melhor se encaixa a esse software. Retirado de Wikipédia, a enciclopédia livre. Acessado Sab, 28 de Setembro de Problemática Para individualizarmos a questão da problemática do projeto, buscamos em nossas pesquisas iniciais, analisar a precária situação da organização de informações nas Instituições Filantrópicas. Decidimos, portanto, entrar com esse projeto, a fim de quebrar o paradigma dos papéis estocados em arquivos e trazermos a informatização á áreas escassas desses de recursos tecnológicos. As Instituições sofrem com a falta de recursos e dessa maneira podemos entrar com acesso oferecendo ajuda e tendo o conhecimento acadêmico colocado em prática, através de um trabalho social, em busca de melhorias e qualidade de informação. Uma vez que as instituições não governamentais dispõem de pouca verba, muitas vezes utilizam diversos programas diferentes para gerir seus setores, nem sempre interligados, gerando certas dificuldades e perda de informações, assim como muitas informações desnecessárias e múltiplas, tornando suas rotinas mais complicadas e trabalhosas. Durante o trabalho visamos encontrar uma forma de interligar os setores da instituição facilitando sua gestão com a utilização de um sistema ERP formulado de acordo com as necessidades da ONG para agilizar na comunicação dos setores. 6

7 1.2 Objetivo Suprir as necessidades de informação integrada da Instituição é o objetivo final do sistema a ser elaborado neste projeto. O ERP é um sistema de suporte de informações nas questões de acompanhamento de dados, ele traz tudo o quanto for solicitado sobre cada setor específico, conforme essas informações são disponibilizadas pelo Centro de Processamento de Dados responsável pela manutenção do sistema local. Ocorre que esse monitoramento impede perdas significativas dentro da Instituição, pois podemos controlar de maneira melhor cada parte do processo, não da adoção diretamente, mas de todos os outros que envolvem os indivíduos atuantes dela. Por se tratar de uma Instituição de receita limitada, como a maioria das filantrópicas, identificamos recursos disponíveis para o desenvolvimento no ERP que podem impedir danos que vem a ocorrer durante um determinado processo da Instituição. É possível encontrar setores que com deficiência de profissionais ou recursos, e também aperfeiçoar os processos de todos os setores através de uma consulta direta. Por exemplo, no caso de uma tomada de decisões dentro do setor financeiro, mantedor dessa Instituição, o qual poderá afetar diretamente ela, são emitidos relatórios e controles de valores que auxiliarão os gestores nesse tipo de processo. O ERP trará a Instituição segurança e praticidade no gerenciamento dos dados, por isso destacamos que é o projeto viável a ser desenvolvido para estabelecer uma organização dentro do quadro das informações solicitadas e enviadas a ele para armazenamento. Voltamos todos os detalhes iniciais desse projeto, apresentados aqui, á esse objetivo final, aperfeiçoar o manuseio de informações dentro de todos os setores dessa Instituição Filantrópica, a fim de educar os profissionais da área, á trabalhar com processos diretos da tecnologia e fazer com que eles usem o monitoramento em tempo real para o bom andamento da administração. 1.3 Metodologia 7

8 A pesquisa será efetuada em diferentes âmbitos como: livros e internet a respeito de sistemas ERP, serão feitas pesquisas diretamente em ONGs, para buscar as deficiências e assim tentar desenvolver um sistema que supra de forma satisfatória e com um bom custo beneficio. Podendo ser utilizada dissertações a respeito do tema para complementar o trabalho. A construção do sistema se deve á essa oferta de dados os quais precisam ser organizados, e para chegarmos a esses dados desenvolvemos um método de pesquisa que segue nos tópicos á seguir Pesquisas de Campo Iniciamos uma pesquisa de campo através de um contato com diversas Instituições do segmento de assistência social ao menor carente, ou em condições de tutela. Esse contato é para analisarmos como está o acesso a elas e as informações disponíveis. A pesquisa será feita através de análise de processo de todos os departamentos, verificando quais são as suas funções, rotina de processos e qual o objetivo final de cada um deles. Verificaremos com a gestão das Instituições quais são as dificuldades encontradas nos processos, assim como a disponibilidade de recursos para poder organizar as informações. É importante verificar qual é a procedência desses recursos; do governo ou se são em sua maioria mantidas por doações, de maneira a darmos ênfase a principal mantenedora e assim alinhar o sistema conforme a prioridade de trabalho Consultas aos Sistemas Verificaremos sistemas disponíveis que agem na organização da mesma forma que o nosso projeto tem o intuito de agir. É possível, dessa forma, construir uma visão de como é feito, manuseado e administrado pelos seus gerenciadores Estudos Teóricos Entraremos com estudo teórico do sistema ERP, através da bibliografia disponível existente, tanto livros, quanto artigos, monografias e também os 8

9 arquivos disponíveis na rede de internet, que estão livres para consulta. Também buscaremos pesquisas teóricas sobre a administração dessas entidades no Brasil e no Mundo, assim como a maneira de cada departamento trabalhar em específico e os recursos disponíveis para manter esse tipo de instituição no Brasil. 1.4 Contribuições para a Academia Com o desenvolvimento deste trabalho iremos aperfeiçoar e adquirir mais conhecimento na área, possibilitando assim um maior crescimento profissional, ao mesmo tempo em que poderemos colaborar de alguma forma com o crescimento e desenvolvimento da instituição podendo proporcionar alguma melhora se utilizando dos conhecimentos adquiridos durante o curso e colocando os em prática no decorrer do trabalho. 2. SOBRE ONGS (ORGANIZAÇÕES NÃO GOVERNAMENTAIS) Segundo constatado em pesquisas efetuadas em diversos meios chegamos à conclusão de que as Organizações não governamentais (ONGs) fazem parte do chamado Terceiro setor e é um grupo social organizado sem fins lucrativos, caracterizado por ações de solidariedade particulares ou públicas, não tendo como principal objetivo a geração de lucros e, que havendo geração de lucros, os mesmos sejam destinados para o fim a que se dedica a organização, não devendo o lucro ser repassado aos proprietários ou diretores da organização. ONGs são constituídas pela sociedade civil com o objetivo de solucionar alguns problemas da sociedade, podendo ser ele econômico, ambiental, social, e etc, ou também como forma de reivindicação de direitos e melhorias ou a fiscalização do poder público. As organizações no geral são utilizadas como um meio de suprimir as deficiências do Estado com relação à assistência e resolução dos problemas 9

10 na área a qual ela se destina, podendo também trabalhar junto com o Estado na resolução desses problemas, elas possuem funções importantes na sociedade apesar de muitos acreditarem que com a intervenção de ONGs o governo acaba deixando de dar atenção necessária às suas responsabilidades para com a sociedade. As ONGs têm a capacidade de despertar o civismo e a cooperação social uma vez que grande parte de sua mão-de-obra são voluntários e seus recursos são obtidos através de doações de empresas privadas, população em geral e financiamentos do governo. Se tornando uma forte ferramenta de mobilização social. As organizações acabam contribuindo para a manutenção da democracia uma vez que possibilita a manifestação dos interesses das minorias. As organizações não governamentais começaram a ganhar força após o período da Ditadura Militar ( ). Quando aconteceu o processo de redemocratização política. Vale lembrar que nem toda associação sem fins lucrativos da sociedade civil é uma Ong. O estudo realizado pelo IBGE com apoio da ABONG, GIFE, IPEA e Cempre1 intitulado As Fundações Privadas e Associações sem Fins Lucrativos no Brasil 2002 é usado como critério para classificação das ONGs o fato de serem organizações institucionalizadas, privadas, não distribuidoras de lucro, auto administradas, e voluntárias. Sendo assim, ficaram excluídas as organizações que não tenham alguma das características citadas, utilizando como forma de exemplo, partidos políticos, fundações hospitalares, e etc.. Retirado de 2.1 SOBRE A ASSOCIAÇÃO DE PAIS E AMIGOS DOS EXCEPCIONAIS (APAE) Beatrice Bemis, vinda dos Estados Unidos, onde era membro do corpo diplomático norte-americano e mãe de uma portadora de Síndrome de Down. Não conformada com a inexistência de Associações de Pais e Amigos no brasil. Decidiu unir-se a um grupo de pais, amigos, professores e médicos de 10

11 excepcionais, que incitados por ela resolveram então fundar a primeira Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais Apae do Brasil no Rio de Janeiro. A primeira reunião de Conselho Deliberativo ocorreu em março de O Movimento se expandiu por todos os Estados. Hoje, passados 53 anos desde sua fundação, já existem mais de duas mil Apaes, espalhadas pelo Brasil. Este crescimento se deu graças à atuação da Federação Nacional e das Federações. Estas, através de congressos, encontros, palestras etc, sensibilizam a sociedade em geral, viabilizando os mecanismos que garantam os direitos da cidadania da pessoa com deficiência. A Apae, é constituída e integrada por pais e amigos de alunos portadores de necessidades especiais, e conta com a colaboração da sociedade em geral, enfim, de todos que acreditam e lutam pela causa da pessoa com deficiência. A entidade defronta-se com as mais diversas dificuldades, essencialmente no que diz respeito a pessoal e a questão financeira. 2.2 O QUE É A APAE? É uma ONG que presta serviços nas áreas de saúde, educação e assistência social. Com a intenção de contribuir para a inclusão social de pessoas com deficiência intelectual e autismo além de prestar apoio aos seus familiares. 2.3 ESTRUTURAS DA APAE Existem 4 níveis de estrutura: A APAE do Município: onde os pais e amigos que a compõem atuam, no Município em que a entidade se localiza, para garantir que a pessoa portadora de deficiência tenha seus direitos assegurados. FEDERAÇÃO NACIONAL DAS APAE s: a nível Brasileiro, as APAE s estão organizadas em torno da Federação Nacional das APAE's, que é responsável pelo direcionamento dos trabalhos do movimento no contexto nacional. FEDERAÇÃO DAS APAE s NO ESTADO: as APAE s se organizam em Federações em seus Estados que será responsável pelo trabalho de realização dos direitos do portador de deficiência no âmbito estadual. 11

12 DELEGACIA REGIONAL: todas as microrregiões do Brasil se organizam em Delegacias Regionais. Os presidentes, diretores, professores, pais e alunos devem ter programação de reuniões, cursos, encontros, festivais, olimpíadas, nas suas regiões. Tornando mais fácil conseguir grande participação. O Delegado Regional é eleito pelas APAE s da microrregião. 3. SOBRE ERP ( SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL ) Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise Resource Planning (ERP), são sistemas que interligam todos os dados de uma empresa, a fim de armazena-los em um só sistema. Esse sistema pode interligar diversos setores, como Administração, Gestão Pessoal, Orçamentaria, Financeiro, RH, Compras, Vendas, entre outros. Os sistemas ERP englobam todos os passos da operação realizadas na empresa, desde as compras, provisões, prevenções, planejamento, manufatura, formação de preços, contas a pagar e receber, gastos, processos contábeis, controle de estoque, administração de contratos, venda de serviços ou serviços prestados e todos os níveis de comércio, passando pela gestão eficaz dos relacionamentos com clientes e fornecedores, pós-venda, análise de resultados e muitos outros fatores personalizados, altamente adaptáveis a qualquer empresa, em qualquer ramo de negócios. A empresa de consultoria Deloitte Consulting(1998), definiu ERP como sendo um pacote de software de negócios que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus processos de negócio, compartilhar práticas e dados comuns através de toda a empresa e produzir e acessar informações em tempo real." Retirado de 12

13 3.1 A IMPORTANCIA DO ERP Uma vez que a empresa adquire um sistema ERP, a mesma garante maior confiabilidade dos seus dados, pois passarão a ser monitorado em tempo real, além da diminuição do retrabalho, o sistema é simples, prático, ágil e eficaz. O sistema faz com que todos os setores possam interagir assim as informações da empresa caminham de forma mais rápida. Ao se desfazer de todo o processo de produção, que seria manual, antes do uso do ERP, a empresa tem mais recursos e tempo para se planejar, diminui gastos desnecessários e repensa de forma inteligente na tomada de decisão em relação à produção. A tomada de decisões também adquire uma nova dinâmica. Caso a empresa deseja fazer alguma mudança em algum produto ou serviço, com o ERP, todos os setores serão informados e se preparam de forma integrada para tal mudança. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema VANTAGENS DO ERP: Excluir o uso de obras manuais. Melhorar o andamento das informações e da qualidade dentro da organização (eficiência). Agilizar o processo para tomada de decisão. Reduzir o tempo de resposta ao mercado. Diminuir as incertezas tornando as atividades mais eficazes. Metodos Práticos (codificadas no ERP) para processos internos da empresa. Diminuir o tempo dos processos gerenciais DESVANTAGENS DO ERP: Se o Sitema for muito complexo a empresa se torna dependente do fornecedor do pacote. 13

14 Aquisição de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas do mesmo ramo. Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos. 3.2 CUSTOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP O custo para implantar um sistema ERP dependerá do número de licenças, de módulos que serão adquiridos, da dificuldade das operações da empresa, da quantidade de horas do desenvolvimento do sistema e da quantidade de horas de treinamento dos usuários no sistema se caso necessário. 3.3 MÉTODOS DE IMPLANTAÇÃO Essa etapa coloca em desenvolvimento os módulos do sistema de uma empresa. Envolvendo o parâmetro do sistema, uma eventual customização, o treinamento dos usuários e a disponibilização de suporte. A implantação de um ERP vai depender do porte e estrutura da empresa, da quantidade de processos que deverão ser modificados e dos recursos disponíveis. Um modelo de implantação básica de um sistema pode ser dividido em planejamento, solução, construção e testes, somente depois dessas etapas os softwares poderão ser usados. Laudon e Laudon (2001) definem Implementação tem como objetivo único colocar o novo processo em funcionamento e em uso. Tem como uma das partes do seu processo a implantação, está última tem objetivo a disponibilização de uma rotina de trabalho ou de um processo para o usuário final. A implementação vai alem da implantação e para se obter êxito é necessário o convencimento junto aos usuários de que utilizar o novo processo e/ou rotina lhes trarão benefícios, ou seja, terão vantagens com sua utilização. Para alcançar este objetivo, pessoas responsáveis por implementação, passam aos usuários, após a implantação, treinamentos, manuais, palestras, etc, tudo para garantir que o processo seja utilizado. 14

15 Retirado de 4. SOBRE A ENTREVISTA DA ONG No dia 19 de outubro de 2013 foi entrevistada a Diretora Sonia Associação dos Pais e Amigos dos Excepcionais, com perguntas objetivas a fim de encontrar as principais dificuldades no gerenciamento dos serviços rotineiros da Instituição. Abaixo a entrevista: Questão 1: O que é a APAE e Em que consiste seu Trabalho? Sonia: A Associação dos Pais e Amigos dos Excepcionais (Apae) trabalha com a habilitação e reintegração de crianças, jovens e adolescentes portadores de necessidades especiais, como Síndrome de Down, paralisia cerebral, atraso no desenvolvimento psicomotor e neuropsicomotor, seqüelas de meningite, rubéola, entre outros. A associação é uma entidade filantrópica, sem fins lucrativos, que possui uma equipe composta por professores, monitores, entre outros profissionais. Questão 2: Quantos funcionários trabalham na instituição? Sonia: Trabalham 19 profissionais. Questão 3: Quais cursos são oferecidos? Sonia: Inclusão da Pessoa com deficiência Intelectual. Questão 4: Quantos setores têm na instituição? Sonia: Consiste em cinco setores, Financeiro, Recursos Humanos, Administrativo, Contábil. Questão 5: Quais destes setores acima, se tornariam mais práticos se fossem interligados e por quê? Sonia: Seriam todos, por ter um melhor controle, sem precisar gerenciar só uma parte dos setores. 15

16 Questão 6: Existe alguma restrição quanto ao acesso aos setores? Sonia: Temos,seriam apenas os diretores e coordenadores dos setores que poderiam ter apenas acesso ao todo setores. Questão 7: Qual a frequência da atualização dos dados? Sonia: As atualizações são feitas pelo menos uma vez por mês. Questão 8: Como é realizado o controle de faltas dos Funcionários e dos Alunos? Sonia: Controle dos funcionários é feito a partir de um Livro de Ponto. Controle dos alunos é feito a partir de um diário, o alunos abaixo de 75% de presença, tem uma chance de perder a vaga na instituição, pela procura da vaga. Questão 9: Quais dados são necessários para efetuar uma matrícula? Sonia: Os dados são: nome, data de nascimento, nome da mãe, nome do pai, endereço, bairro, cidade, telefone de contato, telefone de recado, grau de escolaridade, exames que consta a deficiência e qual nível. Questão 10: Existe alguma restrição quanto ao acesso das informações da instituição? Sonia: Sim, para não haver possibilidades de se perderem dados existem três pessoas, que possui acesso, seria mais fácil de identificar, assim criando um login e senha. Questão 11: Existe algum programa que faça o controle de dados da escola? Sonia: Não, os dados são guardados em fichas e no programa Word e Excel. Questão 12: Possui algum equipamento para o uso do programa? Sonia: Sim, existem cinco computadores para instalação do programa. Questão 13: Possui algum conhecimento em informática? 16

17 Sonia: Temos dois Profissionais com conhecimento avançado e três funcionários com conhecimento básico. Questão 14: Caso haja a necessidade de equipamentos, a instituição terá condições de adquiri-los? Sonia: Sim, a instituição disponibiliza a verba. Questão 15: Existe alguma preferência entre um programa mais Dinâmico ou Visual? Sonia: Que tenha a combinação das duas possibilidades. Mediante as informações obtidas através desta pesquisa, constatou-se que os recursos não são eficazes, e alguns problemas foram identificados, como: fácil acesso de funcionário aos dados da instituição, o arquivamento de fichas são inadequados, pois pode haver perda de dados e requer tempo, não tem o devido controle de falta de alunos e funcionários da instituição. Para sanar as dificuldades encontradas, está sendo proposto um software que realizasse o gerenciamento do setor, irá torna-lo mais prático e eficiente, redução de perda de dados, diminuição do tempo nas busca das informações, controle eficaz de faltas, proporcionando mais segurança dos dados e informações com mais eficiência. 5. Desenvolvimento do Sistema Nesse capitulo daremos uma breve explicação de como pretendemos que o sistema seja desenvolvido, explicando sobre seu funcionamento em cada área e a ligação entre elas. Lembrando que por ser apenas um esqueleto durante o decorrer do curso podem e irão ocorrer mudanças no projeto de desenvolvimento de acordo com necessidade. O sistema será desenvolvido em uma plataforma simples e de fácil entendimento, visando não haver a necessidade de treinamento de pessoal para o seu manuseio, pretendemos fazer a gestão de um ou mais setores, dividindo-os em categorias com um sistema instalado em pelo menos uma maquina de cada setor possibilitando o acesso. Com o login sendo controlado 17

18 com a criação de contas de acesso pessoal para cada usuário, limitando e controlando o acesso, garantindo assim, uma maior segurança dos dados. Veja exemplificação: Setor A Administ ração Gestão de Orçamentari Financeira pessoas a Gestão de pessoas Na imagem acima falamos do setor administrativo da ONG e dividimos em sub- setores ou áreas, que no caso são controlados pela parte administrativa, porem não necessariamente pelos mesmos funcionários, uma vez que, cada subsetor tem sua forma de organização, cadastro, manutenção e etc. Contando com a hipótese de que eles não estejam interligados. Com a implantação do sistema, desenvolveríamos um software onde seriam criados logins e senhas para os funcionários, voluntários e demais pessoal conforme necessidade, possibilitando na hora da liberação do login determinar suas limitações de acesso, dando liberdade de controle de acordo com a necessidade de cada funcionário de utilizar as informações contidas em determinada seção. As telas do sistema se abririam em janelas diferentes e individuais, para agilizar caso haja necessidade do usuário ter acesso simultâneo a mais áreas que são administradas pelo software. 5.1 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO DE PESSOAS Uma vez que a gestão de pessoas cuida diretamente do controle de pessoal, se faz necessário um software que agilize o processo de cadastro, exclusão, busca de pessoal cadastrado, para facilitar e agilizar o processo do setor. 18

19 Pensando nisso, seria criada uma tela de cadastro para a seção de gestão de pessoas, onde ficariam registrados os dados dos funcionários, voluntários, e etc. Criaríamos um sistema de busca para facilitar o acesso aos dados das pessoas cadastradas caso haja a necessidade de fazer alterações ou até mesmo exclusões, seria desenvolvido para essa seção a opção de modificação de dados cadastrados, inserção de novos dados, exclusão e adição de usuarios, ainda na parte de cadastro, pensamos em incluir um sistema pratico que tenha um auto completar juntamente com o banco de dados dos correios para quando forem efetuar o cadastro de endereço só necessitarem de colocar o cep e automaticamente o endereço seria preenchido agilizando o processo de cadastro. Ao final do cadastro, havendo a necessidade de liberar acesso ao software na tela de criação de logins, bastaria ser inserido o código identificador que é gerado no cadastro, para que o sistema criasse o usuário e senha, ficando a critério do responsável pelo setor escolher a opção de limitações de acordo com o nível de necessidade do usuário. Esse login poderia ser criado a qualquer momento, não ficando limitado somente ao ato do cadastro, facilitando, caso haja alguma necessidade de inserir pessoal no decorrer do tempo. 5.2 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO FINANCEIRA Na parte financeira o sistema vai contar com calculadora, opção de cadastro de contas a pagar, contas pagas, gastos mensais e anuais podendo ser especificados em forma de tabela, com a possibilidade de criação de gráficos mensais, anuais, para elaboração de relatórios e prestação de contas. Incluiríamos também, um controle de doações, para facilitar a distribuição para os setores que necessitarem de orçamento, ficando esses setores cadastrados no sistema, com suas respectivas necessidades, facilitando na divisão orçamentaria. 19

20 5.2.1 INSERÇÃO E INCLUSÃO DE DADOS NO SETOR FINANCEIRO O sistema contaria com a facilidade de inserção e exclusão a qualquer momento dos seguintes itens: Necessidades orçamentaria de cada setor. Distribuição de orçamento mensal, trimestral ou anual. Ficando esses dois primeiros sob responsabilidade do setor orçamentário, uma vez, que o setor financeiro só teria acesso ao valor total necessário para orçamentos de cada área da instituição. Quanto a área financeira seriam os seguintes itens: Contas pagas. Contas a pagar. Distribuição financeira para orçamento. Dados para geração de notas, comprovantes e tudo quanto for pertinente ao setor financeiro. Controle de dinheiro em caixa. Saída e entrada de dinheiro. Setores com necessidades a serem supridas. Gerando assim, um controle maior sobre o que acontece em todo o setor financeiro. 5.3 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO ORÇAMENTARIA A parte orçamentaria cuida da distribuição do orçamento liberado para manutenção, inclusão, aquisição e etc. Com isso, na area de gestão orçamentaria o sistema vai contar com a possibilidade de cadastrar todas as áreas da instituição, seus setores, suas necessidades, sejam elas com material, pessoal ou etc. Facilitando a distribuição de forma correta do orçamento disponível em caixa. No sistema o usuário terá acesso ao cadastro dos seguintes itens: 20

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