Comité Técnico Acta da reunião do 10 de Dezembro de 2014 v2

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1 Comité Técnico Acta da reunião do 10 de Dezembro de 2014 v2 Data: 10 de Dezembro de Local: MPDT Participantes: MPDT, DUE, Cooperação Espanhola, AT PAANE Hora: 10 as 12 PRESENTES MPDT Dra. Elisa Ferraz Dr. Pietro Magini (ATON) DUE Dra. Filipa Côrte-Real Dra. Rita Cauli Coop Esp. Dra. Delfina Capamba PAANE Dr. Henri Valot Dr. Andrea d Andria Dr. Gianfrancesco Constantini Comissão Europeia 10º FED República de Angola Ministério do Planeamento e Desenvolvimento Territorial 1

2 Agenda I. Aprovação das actas anteriores (8 de Setembro e 10 de Novembro de 2014) II. Aprovação do relatório de actividades ao Comité Técnico da AT período: 10 de Novembro a 10 de Dezembro de 2014 III. Para informação e aprovação: 1. Adenda ao OP 1: reafectação orçamental copia papel transmitida ao MPDT (três exemplares) 2. Cronograma actualizado 3. Memorandum sobre os recursos humanos AT do PAANE II 4. Férias do escritório do PAANE: 24/12 à 05/01 IV. Actualização das actividades V. Actividades do mês de Dezembro 2014 / Janeiro de 2015 VI. Diversos VII. Data do próximo Comité Técnico Decisões e recomendações do Comité Técnico O Comité Técnico reunido no 10 de Dezembro de 2014: 1. Aprovou e assinou as actas anteriores (8 de Setembro e 10 de Novembro de 2014) 2. Solicitou uma nova submissão da Adenda ao OP1, com a actualização da secção 5.3. Solicitou também da AT do PAANE a apresentação de uma proposta de quadro logico actualizado na próxima reunião do Comité Técnico 3. Solicitou a AT a apresentação de um cronograma mais detalhado na próxima reunião do Comité Técnico 4. Solicitou a AT de redigir um memorando autorizando a atribuição de sub subvenções inferiores a 20,000 euros, a ser assinado pelo MPDT 5. Autorizou o recrutamento do Sr. Jeremias Domingos, como contabilista/gestor de fundos, em substituição do Sr. Malichi Godwin 6. Autorizou o recrutamento do Sr. Roque Umbar, como administrador de fundos/perito em monitoria e acompanhamento, em substituição do Sr. Henrique Calazans 7. Autorizou o pedido de reafectação da provisão de 4,250 euros (orçamento AT) para o recrutamento de um/a consultor/a dedicado/a a alimentação do site e a comunicação digital e solicitou da AT do PAANE a identificação e selecção de candidatos 8. Autorizou o pedido de recrutamento de uma/a Oficial de comunicação para seis meses (Janeiro a Junho de 2015) e solicitou do PAANE a identificação e selecção de candidatos 9. Solicitou da AT do PAANE uma reflexão sobre a sustentabilidade de site paaneangola.org e a possibilidade de transmitir-lo a uma organização parceira no fim do projecto 10. Recomenda de oferecer um suporte técnico valido as organizações do Secretariado Permanente das conferências da sociedade civil 11. Recomenda uma definição melhor do papel dos operadores, no futuro. 12. Recomenda o estabelecimento de um sistema de organização dos encontros através de grupos de trabalho e/ou atribuição de temáticas particulares a cada grupos de trabalho 2

3 Acta I. Aprovação das actas anteriores (8 de Setembro e 10 de Novembro de 2014) As actas anteriores foram aprovadas e assinadas pelos participantes II. III. Aprovação do relatório de actividades ao Comité Técnico da AT período: 10 de Novembro a 10 de Dezembro de 2014 O CT tomou conhecimento do relatório de actividades da AT, para o período do 10 de Novembro a 10 de Dezembro de 2014 Para informação e aprovação: 1. Adenda ao OP 1: reafectação orçamental e revisão das actividades, pela inclusão de um ciclo de formação ao nível provincial Cópias foram transmitidas ao MPDT; em três exemplares. Contudo, um problema persiste com a necessidade de actualizar a secção 5.3, com a substituição do gestor de fundos/contabilista e do administrador de fundos. Esta adenda deve então ser apresentada novamente, completa, ao MPDT e a DUE. 2. Cronograma actualizado O CT tomou conhecimento do cronograma de actividades actualizado e pediu que um cronograma mais detalhado seja apresentado a próxima reunião do CT. Programa de Apoio aos Actores Nao Estatais Actividades Set. 14 Out. 14 Nov. 14 Dez. 14 Jan. 15 Fev. 15 Mar. 15 Abr. 15 Maio 15 Jun. 15 Julho 15 Conferencias Provinciais da Sociedade Civil Conferencia Nacional da Sociedade Civil Conferencias Provinciais sobre descentralizaçao Caixa de ferramentas - Autarquias e descentralizaçao Estudo "Historial da CNSC" Estudo "Diagnostico Género" Estudo "Mapeamento e linha de base das OSC" Formação: "Oficinas" provinciais Apoio FED a terceiros Comunicaçao e advocacia Sustentabilidade e goa governaçao das OSC OSC como Actores de desenvolvimento Base de conhecimento sobre a sociedade civil Monitoria e acompanhamento do PAANE Emissões de radio sobre a sociedade civil Spot TV sobre os ANE e a sociedade civil Vídeo final do PAANE 2 Cobertura de assuntos dos ANE pelos Mídias Conferencia final do PAANE Desenvolvimento e alimentaçao do paaneangola.org Assistência Técnica do PAANE 3. Memorando do MPDT sobre o valor das sub subvenções O contrato com os operadores sobre as sub subvenções previa a atribuição pelos operadores de 5 subvenções de 20, euros. Mas os operadores receberam 3

4 muitas propostas validas certas vezes para valores inferiores a 20,000 euros. Os operadores tencionam então financiar mais do que 5 organizações (10 no caso de Benguela, 8 nos casos da Huila e do Uíge). O MPDT precisa autorizar formalmente esta evolução do processo Acção: E pedido a AT de redigir um memorando que será assinado pelo MPDT. 4. Memorandum sobre os recursos humanos AT do PAANE II O CT tomou conhecimento e aprovou o memorandum sobre os recursos humanos. Todos os seus membros deploraram a triste notícia do acidente ocorrido na pessoa do Malichi Godwin. E logo depois da reunião do CT, Malichi faleceu das consequências trágicas deste AVC hemorrágico. O Coordenador da AT apresentou o plano de recrutamento para funcionar nos próximos seis meses (Janeiro a Junho de 2015): a. Gestor de fundos/contabilista - financiado pela AT Dois candidatos foram identificados: o Srs. Pedro Kuano e Jeremias Domingos. O Sr. Jeremias Domingos teria a preferência da AT, por causa da sua experiencia prévia com o PAANE I, o seu bom conhecimento do FED, do PRAG e do software SARA. Proposta: recrutamento do Sr. Jeremias Domingos (Dezembro de 2014 a Junho de 2015). b. Administrador de fundos/perito em acompanhamento e monitoria - financiado pela AT A tarefa a mais importante dos seis próximos meses é o acompanhamento e a monitoria das subvenções e sub subvenções, nas províncias. A AT produziu termos de referência para esta função e identificamos o Sr. Roque Umbar para esta função. Proposta: recrutamento do Sr. Roque Umbar (Janeiro a Junho de 2015). c. Consultor/a de Informação e comunicação digital site Paaneangola.org meio período financiado pelo AT O orçamento da AT consta uma provisão de 4,200 euros para o seguimento e capacitação online dos operadores, que devia ser feita pelo consultor Marcelo Santos. Este nunca aconteceu e não acontecera; a AT proponha de reafectar este valor ao recrutamento de um um/a consultor/a dedicado/a a alimentação do site do site e a comunicação digital. Este/esta trabalharia 3 dias por semana. Proposta: aprovação do pedido de reafectação da provisão de 4,250 euros para o recrutamento de um/a consultor/a dedicado/a a alimentação do site e a comunicação digital (contracto de Janeiro a Junho de 2015); solicitar do PAANE a identificação e selecção de candidatos. d. Consultor Oficial de comunicação Pleno período financiado pelo OP Com a terminação do contracto dos dois Técnicos de comunicação juniores, a AT sente a falta de um/a oficial de comunicação para a ligação permanente com os operadores e beneficiários das sub subvenções, para escrever artigos para o web site e comunicados de imprensa e para contribuir a recolha dos documentos para a base de conhecimentos e a actualização do directório das OSC angolanas. 4

5 Proposta: aprovação do pedido de recrutamento de uma/a Oficial de comunicação para seis meses (Janeiro a Junho de 2015); solicitar do PAANE a identificação e selecção de candidatos. e. Assistente de programa Verónica Araújo - Financiado pela AT O contracto da Verónica Araújo esta em curso e aceitou um papel maior em termos de gestão diária do escritório. f. Logístico/ Assistente administrativo João Mavinga Financiado pelo OP O contracto do João Mavinga esta em curso. g. Motorista Joel Quitamba - financiado pela AT O contracto do Joel Quitamba esta em curso. 5. Férias do escritório do PAANE: 24/12 à 05/01 O CT tomou conhecimento e aprovou as férias do PAANE IV. Actualização das actividades 1. O concurso de sub subvenções foi lançado em 4 províncias e foi finalizado em Benguela, Huila e Uíge. A selecção das organizações beneficiárias esta sendo finalizada na Lunda Norte. O concurso para o Bié só foi lançado na primeira semana de Dezembro. 2. Estudos: O estudo Historial das Conferencias da Sociedade Civil foi finalizado e apresentado ao CT O estudo Mapeamento e Linha de Base das OSC foi iniciado em Novembro. Um relatório preliminar foi apresentado ao CT O estudo Diagnóstico Género esta sendo finalizado e um esboço do relatório final deve ser apresentado ao CT no início de Janeiro de As primeiras oficinas de comunicação e advocacia, feitas em parceria com os operadores e destinadas aos beneficiários das sub subvenções foram organizadas Benguela (17/19 de Novembro) e Uíge (1/3 de Dezembro). O manual e a agenda/notas de facilitação da oficina foram apresentados ao CT 4. A AT preparou um esquema interno de acompanhamento e monitoria do PAANE, esquema que contempla os três níveis: AT/Operadores/Beneficiários das sub subvenções. Este esquema foi apresentado ao CT e sera implementado a partir do mês de Janeiro de Estudo diagnóstico e proposta de melhoramento do site Paaneangola.org Apos um rápido estudo diagnóstico do site Paaneangola.org, a AT decidiu reconstruir o site em Dezembro. Uma proposta visual foi apresentada ao CT, que felicitou a iniciativa. O CT também pediu a AT uma reflexão sobre a sustentabilidade deste site e a possibilidade de transmitir-lo a uma organização parceira no fim do projecto. 5

6 V. Actividades do mês de Dezembro 2014 / Janeiro de Consolidação da equipe AT do PAANE As propostas de recrutamento conteúdas no Memorandum sobre os recursos humanos serão implementadas em Dezembro de Finalização do concurso das sub subvenções Essencialmente, pela assinatura dos contratos em Benguela, Huila e Uíge, e a selecção das organizações beneficiárias na Lunda Norte e no Bié. 3. Estudos: Género e Linha de Base O estudo Diagnóstico Género esta sendo finalizado e um esboço do relatório final será apresentado ao membros do CT no início de Janeiro de O Estudo Mapeamento e Linha de Base das OSC continuara em Dezembro (trabalho de terreno dos consultores nacionais) e em Janeiro (segunda visita do consultor internacional Gianfrancesco Costantini). 4. Base de conhecimentos sobre os ANE e a sociedade civil Esta base de conhecimentos sobre os ANE e a sociedade civil, composta de documentos essenciais de e sobre a sociedade civil, entre 2004 e 2014) deve ser um conteúdo importante e um resultado significativo do PAANE II. Um trabalho de recolha destes documentos esta sendo feito e será continuado ao longo do programa. Os documentos serão classificados numa base de dados, com a seguinte tipologia: Código Autor Titulo Ano de edição Tipo de documento (Policy document, Relatório de pesquisa, Relatório de projecto, outro) Temas principais (Sector de referência, Objecto do estudo, outras palavras chave) Área geográfica considerada (Província/Nacional) Síntese (resumo do documento quando é disponível) Lugar onde se encontra o documento ou website Informações adicionais 5. Conferência nacional da sociedade civil A conferência nacional da sociedade civil, organizada pelo Secretariado Permanente das conferências da sociedade civil e co-financiada pelo PAANE e a DW terá lugar os 11 e 12 de Dezembro na sala de conferencias do INAC em Luanda. A AT do PAANE deplorou a falta de organização e de preparação do Secretariado Permanente das conferências da sociedade civil, mesmo se um apoio importante foi dado estes últimos meses ao processo pelo Administrador de Fundos 6

7 6. Oficinas em comunicação/advocacia Quatro oficinas devem ser realizadas em Janeiro de 2015 nas seguintes províncias: Zaire, Huila, Lunda Norte e Bié 7. Obtenção dos relatórios trimestrais (narrativos e financeiros) dos operadores Os operadores devem transmitir a AT do PAANE relatórios trimestrais. Eles devem também preparar os seus relatórios intercalares (semestrais) para o MPDT. 8. Missão Monitoria Mini-ROM em Janeiro A missão será conduzida pelo Dr. Pietro Magini e Dra Elisa Ferraz, à partir do dia 6 de Janeiro de A missão visitara as províncias de Zaire e Uíge na primeira semana e trabalhara nos escritórios do PAANE, em Luanda, na segunda semana. 9. Comunicação/informação: A AT do PAANE concluirá os contractos com os três jornais comunitários, continuara a actualização do directório dos médias públicos e privados e publicara em Dezembro os seguintes anúncios: a. Anúncio para o recrutamento de dois estagiários de comunicação para o período Janeiro a Março de b. Anúncios para os concursos de produção do spot TV e de emissões de radio sobre a sociedade civil VI. Diversos 1. Actualização do quadro logico do PAANE II A AT indicou que o quadro logico actual do PAANE contem indicadores imprecisos e por vezes afastados da realidade das actividades do programa e pediu a autorização de actualizar este quadro. O CT estimou que um quadro logico deve evoluir em função do desenvolvimento do programa e convidou a AT a apresentar uma proposta de quadro logico actualizado na próxima reunião do CT. 2. Avaliação intercalar do programa Os representantes da DUE indicaram que o concurso para a avaliação intercalar do programa esta sendo finalizado. Consultores deveriam então fazer esta missão de avaliação do presente PAANE II e de identificação do novo programa de apoio no fim de Janeiro/início de Fevereiro de Nossas saudações a Filipa Corte-Real, madrinha e boa fada dos PAANE Todos os membros do CT felicitaram e agradeceram a Dra. Filipa Corte-Real pelo trabalho feita na DUE estes 6 últimos anos. VII. Data proposta para o próximo Comité Técnico A data do 25 de Janeiro de 2015 proposta sendo um domingo (!), o CT propôs a data do 29 de Janeiro (10-12h) de

8 Anexos 1. Actas anteriores (8 de Setembro e 10 de Novembro de 2014) 2. Relatório de actividades ao Comité Técnico da AT período: 10 de Novembro a 10 de Dezembro de Adenda ao OP 1: reafectação orçamental 4. Cronograma actualizado 5. Memorandum sobre os recursos humanos AT do PAANE II 6. Estudo Historial das Conferencias da Sociedade Civil 7. Relatório preliminar do estudo Mapeamento e Linha de Base das OSC 8. Manual e notas de facilitação da oficina de comunicação e advocacia 9. Esquema de acompanhamento e monitoria do PAANE 10. Estudo diagnóstico e proposta de melhoramento do Paaneangola.org 8