A definição das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da comunicação em projetos

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1 A definição das partes interessadas (stakeholders) e o gerenciamento da comunicação em projetos Nelson Junqueira Neto - MBA Gestão de Projetos em Engenharias e Arquitetura Instituto de Pós-Graduação e Graduação IPOG Goiânia, 13 de maio de 2013 Resumo A definição das partes interessadas e o gerenciamento da comunicação em projetos são ações diretamente relacionadas com o sucesso do projeto, pois é comprovado que um gerente de projetos passa a maior parte de seu tempo se comunicando. As ocorrências de conflitos e/ou crises provocadas por um registro equivocado das partes interessadas (stakeholders) resultam em atraso de cronogramas, aumento de custos e mudanças indesejáveis no projeto, tornando a abordagem deste tema crucial para o esperado sucesso do projeto. A provável hipótese para esses fracassos relacionados à área de comunicação em projetos podem estar relacionados com o que usualmente é observado na maioria dos projetos: um plano de gerenciamento da comunicação incompleto ou até muitas vezes inexistente. O objetivo deste estudo está em direcionar os diversos gerentes de projeto em uma eficaz identificação e classificação das partes interessadas (stakeholders) mitigando assim os possíveis fracassos decorrentes de uma falha de comunicação ou mesmo pela não identificação de algum grupo primordial para o sucesso do projeto. Para o estudo e detalhamento proposto, foi realizada uma pesquisa bibliográfica, comparando as diversas teorias encontradas e procurando extrair as melhores práticas que resultem em um confiável registro das partes interessadas. O resultado desta pesquisa originou um modelo eficaz e confiável para que o processo de identificação das partes interessadas de um projeto possa ser realizado por qualquer gerente de projeto que esteja comprometido com o sucesso de seu trabalho. Palavras-chave: Partes Interessadas. Stakeholders. Gestão da Comunicação, Gestão de Projetos 1. Introdução O processo identificação das partes interessadas (stakeholders) é de grande importância para o projeto, sendo seu registro e sua classificação os documentos resultantes deste processo e que darão ao gerente de projetos as condições para realização de um gerenciamento da comunicação em concordância com as boas práticas propostas pelo PMBOK. A identificação das partes interessadas (stakeholders) faz parte do grupo de processos de iniciação da área de conhecimento Gerenciamento das Comunicações, conforme a classificação realizada pelo PMBOK Project Management Body of Knowledge. Ainda, de acordo com o PMBOK, as principais entradas e saídas do processo identificar as partes

2 interessadas são: ENTRADAS FERRAMENTAS E TECNICAS SAIDAS - Analise das partes interessadas; - Opinião especializada. - Termo de abertura do projeto; - Documentos de aquisição; - Fatores ambientais da empresa; - Ativos de processos organizacionais. - Registro das partes interessadas; - Estratégia para gerenciamento partes interessadas. Figura 1 - Identificar as partes interessadas: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: Adaptado do PMBOK (2008) O tema objeto de estudo deste trabalho me chamou a atenção, pois é notório que muitos dos problemas enfrentados pelos gerentes de projetos nos dias de hoje poderiam ser mitigados ou mesmo evitados a partir de uma identificação prévia do público de interesse e da elaboração de um plano de ação sustentado em um registro das partes interessadas confiável. Foi notado que a ausência de uma metodologia para identificação das partes interessadas (stakeholdres) muitas vezes dificultou a elaboração do registro das mesmas de forma confiável, tornando o plano de gerenciamento da comunicação ineficaz no seu propósito de promover a apuração, armazenamento, recuperação e destinação final das informações. Portanto, o objetivo desta pesquisa será o de descrever, através da pesquisa das diversas propostas encontradas nos estudos, uma metodologia para que a prévia identificação das partes interessadas seja realizada com o intuito de municiar o gerente de projetos com um documento atualizado e confiável. Uma das razões para que a identificação das partes interessadas seja realizada muitas vezes de forma equivocada pode estar relacionado a fatores ambientais da empresa como o de não dar a devida importância a este processo. Outra razão para os fracassos que ocorrem no gerenciamento das comunicações em projetos é a ausência de atualização/reavaliação das partes interessadas (stakeholders) durante a execução do mesmo, o que torna o projeto frágil em relação a novos grupos que podem se tornar partes interessadas após o início do projeto. Para o desenvolvimento do presente artigo, vamos compreender os conceitos de comunicação e de partes interessadas (stakeholders) de um projeto Comunicação: De acordo com Matos (2009: XXVII), a palavra comunicação é originária do latim communicare, que significa tornar comum, partilhar, repartir, associar, trocar opiniões, conferenciar. Por outro lado, para Cunha (2009: 12) a comunicação é praticada pelo ser humano para interagir com seres humanos ou com os animais e é basicamente a capacidade de se fazer entender pela outra parte. Para ajudar no entendimento do conceito de comunicação, vamos acompanhar a observação realizada por Bordenare (1994: 20): Na comunicação há sempre uma intenção básica: como fonte codificadora, certamente o emissor espera que o receptor selecione sua mensagem, a compreenda, a aceite e, finalmente, a aplique. Por sua vez, o receptor ao decodificar a mensagem também tem uma intenção das

3 básica. Ele deseja selecionar o que é importante para ele. Dessa forma, vai direcionar a sua compreensão e avaliação, para depois decidir se aceita ou não o conteúdo transmitido, e aplicar o que achar válido na mensagem. (BORDENAVE, 1994: 20) Portanto, conforme o que foi pesquisado, podemos afirmar que a comunicação é de essencial importância para a troca de informações entre as pessoas. Os autores listados e suas referências confirmam a complexidade deste processo que deve ser feito com planejamento e cuidado. É importante usarmos o recurso do feedback para assegurarmos e confirmarmos que a informação transmitida pelo codificador seja corretamente entendida pelo decodificador da mensagem. Sendo assim, Cunha (2009:12) ainda afirma que num ambiente de projetos, a comunicação clara, essencial, organizada e padronizada é fundamental para garantir o sucesso do projeto, evidenciando que a gestão da comunicação em projetos deve ser bem planejada e pensada para que a distribuição da informação seja realizada de acordo com as necessidades das partes interessadas (stakeholders). Temos ainda que considerarmos que para se comunicar, podemos fazê-lo de duas formas: por meio da comunicação verbal ou por meio da comunicação não verbal. A comunicação não verbal engloba as formas de comunicação que não faz uso das palavras. É, portanto, a maneira como o corpo, o tom de voz, a cor da pele, o tamanho da abertura da íris e todos os fatores que podemos perceber, não por meio de palavras, que são passadas pelo transmissor da mensagem Cunha (2009: 18). A comunicação verbal engloba diretamente o uso de palavras e frases. Essa é a forma de comunicação mais usual, pois o gerente de projetos está a todo o momento precisando se comunicar com as diversas partes interessadas (stakeholders) do projeto. Outro fator importante na comunicação é a maneira como a informação é transmitida. Ela pode ser transmitida através da fala (forma mais primitiva), da escrita, ou com o auxílio da tecnologia, fazendo o uso de telefones, s, internet e etc Partes interessadas (stakeholders): Os projetos podem influenciar e serem influenciados por pessoas ou grupos que fazem parte do ambiente em que estão sendo desenvolvidos. Então, é grande importância que os gerentes de projetos em entendam todas as interações, influências e também em como se comunicar com estes diferentes grupos, conhecidos no meio como partes interessadas (stakeholders) do projeto. O termo partes interessadas se refere diretamente à palavra de origem inglesa stakeholder onde stake significa estaca e holder significa detentor, sendo que sua simples tradução literal para o português seria "quem segura uma estaca". Normalmente este termo inglês quem segura uma estaca é usado para referenciar as pessoas que tomam as decisões. Para o melhor entendimento no português, decidiu-se usar o termo partes interessadas como sinônimo de stakeholder. A primeira abordagem das partes interessadas (stakeholders) ocorreu por volta do ano de 1933, segundo Preston (1990), apesar de ainda não existir o termo como ele é hoje conhecido. Naquela época, a General Eletric Company realizou a identificação de suas partes interessadas com sendo os acionistas, clientes, público e empregados.

4 Já Freeman (1984) considera que o princípio da abordagem das partes interessadas ocorreu em 1963, através da SRI International, que listou suas principais partes interessadas. Na visão do PMBOK 4ª EDIÇÃO (2008), partes interessadas (stakeholders) de um projeto são pessoas e organizações, tais como clientes, patrocinadores, a organização executora e o público, que estão ativamente envolvidas no projeto ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela execução ou pelo término do projeto. Por outro lado, para Gerardi (2000:75), a definição de partes interessadas (stakeholder) é considerada como qualquer pessoa ou organização que está ativamente envolvida em um projeto, ou aqueles que seus interesses podem ser afetados positiva ou negativamente pela execução do mesmo. Já Freeman (1984) afirma que as partes interessadas são qualquer grupo ou indivíduo que pode afetar ou ser afetado pelo sucesso dos objetivos de uma organização. Em outro momento, Freeman (2004) já define as partes interessadas como aqueles grupos que são vitais para sobrevivência e sucesso das organizações. É importante lembrar que Freeman é considerado o pai da definição de stakeholdres pela literatura especializada da área. Portanto, podemos avaliar que as três primeiras definições de partes interessadas apresentadas pelos autores pesquisados mostram que há uma convergência no entendimento do termo, sendo este entendimento o mais aceito pelos diversos círculos acadêmicos. Quando os autores usam o termo afetados ou serem afetados eles acabam por incluir indivíduos externos às organizações e grupos que se consideram partes interessadas mesmo a organização não os considerando como tal. Assim temos este conceito como sendo o mais amplo e equilibrado dentre os existentes atualmente. Já a definição de Freeman (2004) é orientada para uma visão organizacional das partes interessadas, sendo mais adequada a avaliações internas das organizações. Por isso, esta definição não é muito empregada nos trabalhos realizados para elaboração do plano de gerenciamento das comunicações. Tendo o conceito de partes interessadas claro em nosso trabalho, poderemos agora discorrer sobre a importância de sua identificação para alcançar os objetivos esperados pela execução de um projeto. É importante lembrar que a identificação das partes interessadas (stakeholders) é um processo novo do PMBOK Guide 4ª Edição, no entanto não é uma tarefa necessariamente nova no gerenciamento de projetos, pois sempre foi necessário para o sucesso do projeto. Então, nesta sua última edição, o PMBOK procurou dar a devida atenção a este processo devido a sua grande importância e também ao fato de em vários momentos ele estar sendo negligenciado, provocando resultados desastrosos na condução e gerenciamento de projetos. 2. Desenvolvimento Neste tópico irei indicar uma modelo para a identificação eficaz das partes interessadas de um projeto. As atividades aqui propostas foram frutos de pesquisa onde se observou o emprego de boas práticas no processo de identificação das partes interessadas. Procura-se assim garantir a efitividade desta identificação através de uma metodologia de levantamento e registro das partes interessadas e sua atualização na periodicidade prevista no plano de gerenciamento das comunicações. É de responsabilidade do gerente de projetos gerenciar/desenvolver uma comunicação adequada com as várias partes interessadas identificadas no projeto. Diferentes expectativas e

5 caracaterísticas devem ser avaliadas para a carreta identificacao das mesmas, buscando sempre maximizar as influências positivas e mitigar os impactos negativos, conforme mencionado pelo PMI (2009: 206). Sabendo que as partes interessadas são qualquer pessoa ou organização que está ativamente envolvida no projeto, ou seus interesses podem ser afetados negativa ou positivamente pela execução do projeto, é crítico que se identifique todas elas o quanto antes possível. Um gerente de projetos deve ter a certeza de estar identificando todas as potenciais partes interessadas para o projeto. Potenciais stakeholders incluem, mas não se limitam a: - Concorrentes; - Funcionários; - Possiveis novos funcionários; - Consumidores; - Possíveis novos consumidores; - Governo; - Entidades de classe; - Investidores; - Sindicatos trabalhistas; - Comunidade; - Acionistas; - Fornecedores. Com a intenção de facilitar o trabalho de identificação das partes interessadas (stakeholders) de um projeto, apresentarei abaixo uma lista de tarefas em que a obediência e execução de sua sequência permitirá ao gerente de projetos uma qualidade no trabalho desenvolvido: - Identificar e documentar a lista de todos as partes interessadas do projeto. Esta tarefa inclui: o Determinar quem são as partes interessadas internas; o Identificar/documentar as partes interessadas externas; o Priorizar, na lista de partes interessadas, aquelas com maior participação e importância no projeto. - Validar o registro (lista) das partes interessadas. Esta tarefa inclui: o Reuniões com as partes interessadas para determinarem interesses e necessidades específicas; o Avaliar a influência das partes interessadas (stakeholders) na organização para determinar seu posicionamento perante ao projeto. - Definir a maneira de comunicação a ser adotada com cada uma das partes interessadas identificadas. Esta tarefa inclui: o Preparar documento descrevendo qual o estilo de abordagem (tipo de comunicação) que será realizada com cada uma das partes interessadas (stakeholders); o Desenvolver um plano de comunicação preliminar registrando as necessidades das partes interessadas (stakeholders) identificadas. - Definir as responsabilidades do gerente de projetos e de todos as outras partes interessadas (stakeholders) do projeto. Esta tarefa inclui: o Definir em qual fase ou ciclo do projeto que cada uma das partes interessadas estará participando e/ou que seus interesses podem estar sendo impactados;

6 o Apresentar às partes interessadas principais (neste caso geralmente o patrocinador), o registro e a estratégia para gerenciamento das partes interessadas do projeto. O gerente de projetos deverá registrar as informações mais relevantes de cada uma das partes interessadas identificada. Essa informação pode incluir os interesses das partes interessadas, envolvimento, expectativas, importância, influência, e impacto para a execução do projeto assim como de qualquer necessidade específica de informação requerida. Mesmo que algumas partes interessadas não necessitem de nenhum tipo de informação/comunicação, e importante que estes grupos ou indivíduos estejam identificados. Segundo Gerardi (2012: 31) é através de uma identificação eficaz das partes interessadas de um projeto que os gerentes de projetos podem evitar a ocorrência de crises e estresse desnecessários e entendendo as funções e responsabilidades de todos os envolvidos Listar as potencias partes interessadas (stakeholders) do projeto: Esta tarefa consiste em garantir uma ampla identificação e listagem das potenciais partes interessadas de um projeto. Para esta tarefa temos como documentos de suporte para analisar e listar possíveis partes interessadas o Termo de Abertura do Projeto, documentos de aquisição e ativos de processos organizacionais, além de considerarmos os fatores ambientais da empresa. A opinião especializada também é importante neste momento e podem ser obtidas através de consultas ou reuniões em grupos. Geralmente se consegue listar novas potenciais partes interessadas (stakeholders) ao se entrevistar as partes interessadas já listadas anteriormente, fazendo isso sucessivamente até que todas partes estejam incluídas. Esta listagem servirá como entrada para todas as outras atividades do processo de identificação das partes interessadas (stakeholders) Matriz de representação de grau de poder/interesse: No momento da identificação das partes interessadas e classificação de seu nível de interesse e envolvimento no projeto, será importante usar algum tipo de ferramenta para auxílio nesta tarefa. Neste artigo, vou sugerir o uso do matriz de representação de grau de poder/interesse para a identificação do nível de autoridade e preocupação que a parte interessada pode exercer sobre o projeto. Abaixo segue o modelo de matriz de representação de grau de poder/interesse para utilização nesta fase do processo:

7 Figura 2 Matriz de representação de grau de poder/interesse Fonte: Inêz (2010) A matriz de representação de grau de poder/interesse é uma ferramenta que auxiliará na classificação das partes interessadas e no preenchimento do registro das partes interessadas (documento que iremos abordar posteriormente). Para o uso desta matriz, é necessário já ter realizado uma listagem das potenciais partes interessadas do projeto. Esta listagem é realizada analizando o termo de abertura do projeto, documentos de aquisição referentes ao projeto, entrevistas e através de opiniões especializadas. A Figura 2 demostra alguns exemplos de partes interessadas classificadas de acordo com seu grau de poder e interesse no projeto. Normalmente, os eixos poder e interesse são graduados de 0 até 10, sendo que notas são atribuidas às partes interessadas listadas, fazendo sua locação em um dos quatro quadrantes da matriz. Essa graduação pode variar de acordo com a vontade do gerente de projetos que está avaliando as partes interessadas. Por exemplo, as partes interessadas B, H e F possuem alto poder e alto interesse no projeto, razão pela qual estão no quadrante ʹgerenciar com atençãoʹ. Já a parte interessada A possui alto poder mas baixo interesse no projeto, por isso se encontra no quadrante ʹmanter satisfeitoʹ. Assim, sucessivamente, podemos fazer a análise das partes interessadas de acordo com o quadrante em que foram locadas.

8 2.3. Questionário de necessidades e expectativas: Para a realizar a classificação de importância e impacto de cada parte interessada no projeto, devemos também fazer o uso de uma ferramenta chamada questionário de necessidades e expectativas das partes interessadas. Este questionário focará na importância das partes interessadas para o projeto e para a organização, na influência exercida por elas, na sua participação e em suas expectativas. Segue abaixo um modelo de questionário para ser usado nesta parte do processo: PARTES INTERESSADAS NO PROJETO: QUESTIONÁRIO DE NECESSIDADES E EXPECTATIVAS Projeto: Data: Parte Interessada: Departamento: Objetivo: Quais os resultados esperados ou desejados para o projeto? Categorias de objetivos incluem: finalidade, custo, prazo, flexibilidade e efetividade. Item Expectativa Avaliação: De que forma nós poderemos avaliar se conseguimos alcançar os objetivos esperados? Impacto: Quais as mudanças você acredita que sua área deverá realizar para se adaptar às mudanças provocadas pela implementação e/ou desenvolvimento do projeto? Envolvimento: Como você enxerga o papel de sua área dentro do projeto? Colaboração: Que mudanças você acredita que sua área ou você podem implementar no projeto para que ele seja mais eficiente/adequado? Você seria o responsável por essas contribuições? Figura 3 - Questionário de necessidades e expectativas

9 Fonte: O autor (2013) Este questionário de necessidades e expectativas é altamente indicado para a identificação interesses e/ou expectativas que muitas vezes não são evidenciadas em uma conversa ou entrevista. É sabido que algumas pessoas se sentem mais avontade e seguras com a impessoabilidade que esta ferramenta proporciona. O questionário acima pode antecipar alguns sentimentos, desejos e expectativas que normalmente ficam ocultos até que se tornem críticos para o sucesso do projeto Registro das partes interessadas: Após fazer a listagem das potencias partes interessadas no projeto, validar a lista com o patrocinador, realizar a classificação destas partes interessadas no projeto através das ferramentas ʹmatriz de representação de grau de poder/interesseʹ e ʹquestionário de necessidades e expectativasʹ, o gerente de projetos estará preparado para elaborar o registro das partes interessadas que servirá como documento de entrada para a elaboração do plano de gerenciamento das comunicações. O processo de identificação das partes interessadas tem duas importantes saídas: o registro das partes interessadas e a estratégia para gerenciamento das partes interessadas. Em nosso trabalho, a estratégia para gerenciamento das partes interessadas estará incluso no mesmo documento do registro das partes interessadas e assim vai ser chamado. Portanto, o registro das partes interessadas é um produto da identificação das partes interessadas. Este registro será usado para documentar as características, expectativas, necessidades e objetivos de cada uma das partes interessadas do projeto. Abaixo segue um formulário como exemplo para o registro das partes interessadas: Parte Interessada Cargo Depart. REGISTRO DAS PARTES INTERESSADAS (STAKEHOLDERS) IMPACTO Inform. Contato Papel no Projeto Principais Requisitos Principais Expectativas Prioridade Classsif. Estilo de Com. Ações para geren. das partes interessadas Figura 4 - Registro das partes interessadas Fonte: Adapatado de Mulcahy (2011) e Cássia (2011) A Figura 4 é exemplo para registro das partes interessadas que já possui informações em que se define a estratégia para gerenciamento das partes interessadas (colunas estilo de comunicação e ações para grenciamento das partes interessadas). Esta estratégia se dará conforme os requisitos de comunicação de cada uma das partes interessadas identificadas.

10 As classificações das partes interessadas realizadas através da matriz de representação de grau de poder/interesse e do questionário de necessidades e expectativas vão permitir ao gerente de projetos a possibilidade de definir o estilo de abordagem e demais estratégias para o gerenciamento das partes interessadas, promovendo a potencialização dos impactos positivos e suprimindo os possíveis impactos negativos que possam ocorrer. Para o preenchimento do registro acima proposto, segue abaixo um detalhamento de cada uma das colunas, esclarecendo quaisquer dúvidas que passa ocorrer durante este processo: - Partes Interessadas: esta coluna deverá ser preenchida com o nome da pessoa ou grupo identificada na tarefa de identificação das potenciais partes interessadas do projeto; - Cargo: nesta coluna, identificar o cargo da parte interessada na empresa em que trabalha. Em caso de grupos ou indivíduos sem cargos específicos, preencher com N/A (não aplicável; - Departamento: nesta coluna, identificar o departamento da empresa em que a parte interessada se encontra trabalhando. Da mesma forma que a coluna ʹcargoʹ, preencher com N/A (não aplicável) caso a parte interessada seja um grupo ou indivíduo sem cargo específico; - Informações de Contato: colocar neste campo qualquer informação de contato disponível da parte interessada identificada, como telefones, s e etc.; - Papel no Projeto: Documentar nesta coluna o papel que a parte interessada possui perante o projeto. Esse papel pode ser o de patrocinador, cliente, usuário, colaborador, fiscalização e etc.; - Principais Requisitos: Evidenciar os principais requisitos das partes interessadas nesta coluna. O questionário de necessidades e expectativas, as entrevistas realizadas com as diversas partes interessadas deverão ser consultadas para o preenchimento desta coluna. Este campo é de grande importância para o sucesso do projeto pois, caso algum requisito não tenha sido evidenciado, certamente poderá provocar mudanças no projeto, ocasionando atrasos e onerações indesejáveis; - Principais Expectativas: Este campo também contem informações levantadas através das entrevistas das partes interessadas e do questionário de necessidades e expectativas. Esta coluna incluirá o que as partes interessadas esperam que ocorra com elas, seu departamento, sua comunidade e/ou empresa durante e após a implantação do projeto. - Prioridade: Neste campo será considerado a prioridade da parte interessada identificada em relação à estratégia de comunicação no projeto, considerando para isso o uso de três letras em que ʹAʹ significa alta prioridade, ʹBʹ significa baixa prioridade e ʹMʹ significa média prioridade. Esta classificação se dará através da experiência do gerente e sua equipe de projetos, com o auxílio da matriz de representação de grau de poder/interesse. - Classificação: Mais uma coluna em que os registros matriz de representação de grau de poder/interesse e questionário de necessidades e expectativas e a opinião especializada poderão auxiliar no preenchimento. As classificações serão ʹ+ʹ (positivo) caso a parte interessada seja a favor do projeto, ʹ-ʹ (negativo) caso a parte interessada seja contra o projeto e ʹ+/-ʹ (neutro) caso a parte interessada seja indiferente em relação ao projeto; - Estilo de comunicação: evidenciar como será realizada a comunicação com a parte interessada e a periodicidade desta comunicação. Relatórios de status físico/financeiro mensal, releases periódicos, informações antecipadas de transtornos, contato direto e

11 notas semanais são exemplos de estilos de comunicação. Esta coluna faz parte da estratégia para gerenciamento das partes interessadas do projeto; - Ações para Gerenciar as Partes Interessadas: Nesta coluna, que também faz parte da estratégia para gerenciamento das partes interessadas, o gerente de projetos irá descrever e indicar as ações que podem ser implantadas para que os aspectos negativos e positivos do envolvimento das partes interessadas no projeto possam ser gerenciadas, potencializando os impactos positivos e diminuindo os impactos negativos de cada uma das partes interessadas. Abaixo segue figura em que se atribui as ações de gerenciamento das partes interessadas de acordo com a classificação das mesmas: DESCRIÇÃO DA PARTE INTERESSADA Alto interesse no projeto, baixa influência, extremamente especializada em áreas de alto risco Baixo interesse, fonte de importantes requisitos no projeto (alta influência), difícil para se trabalhar Alto interesse, grande influência, não apoia o projeto Alto interesse, grande influência, apoia o projeto Interesse moderado, grande influência, realiza muitas atividades no projeto, apoia o projeto Interesse moderado, grande influência porque identificou um grande número de riscos potenciais para o projeto, apoia o projeto AÇÕES PARA GERENCIAR AS PARTES INTERESSAS Convidar as partes interessadas para participarem do processo de gerenciamento dos riscos Assegurar que os requisitos sejam claros. Enviar relatórios Saber por que as partes interessadas não apoiam o projeto e basear seu plano para gerenciar estas partes interessadas em lidar com esses motivos Envolver as partes interessadas nas reuniões da equipe, reportar a essas pessoas e incluir as informações solicitadas pelas partes interessadas Convidar as partes interessadas para ingressarem oficialmente na equipe de gerenciamento de projetos Planejar reuniões periódicas com as partes interessadas durante o projeto para verificar se elas identintificaram mais riscos Planejar encontrar e encaminhar literatura relevante para ajudar as partes interessadas e providenciar treinamento, se necessário Figura 5 - Ações para gerenciar as partes interessadas Fonte: Mulcahy (2011) Interesse moderado, nervosa com o término de suas atividades designadas

12 A identificação das partes interessadas também deve ser realizada durante a implantação do projeto, e não apenas na fase de planejamento do mesmo. Conforme afirmado por Cunha (2009:26), ao longo do projeto outras partes interessadas surgem e precisam ser identificadas para que o gerenciamento das comunicações possa contemplá-las em suas definições. Portanto, os gerentes de projetos devem se preocupar em fazer novas análises das partes interessadas do projeto com uma periodicidade que atenda o nível de complexidade do projeto que gerenciam. 3. Conclusão Como foi demonstrado neste estudo, é fator primordial para o sucesso do projeto a definição da forma de comunicação que será realizada com as partes interessadas (stakeholders), garantindo que essa comunicação ocorra de forma eficaz, suficiente e pró ativa quando necessária. Este estudo procurou expor a importância do processo identificar as partes interessadas (stakeholders) no gerenciamento de projetos nas organizações, detalhando tarefas e atividades necessárias para a geração do registro das partes interessadas (stakeholders). Ainda, de acordo com o que foi demonstrado neste estudo, a identificação falha das partes interessadas (stakeholders) de um projeto pode provocar seu total fracasso sendo responsável pelo aumento nos custos, prazo e possíveis mudanças indesejáveis no projeto, lembrando que mudanças sempre são mais críticas quando têm de ser implantadas e integradas após o início do projeto. Portanto, é seguro afirmar que a obediência a esta forma proposta pela pesquisa de se realizar a identificação das partes interessadas (stakeholders) de um projeto certamente conduzirá o gerente de projetos a entregar um documento confiável e que servirá como base para a elaboração do plano de gerenciamento das comunicações do projeto. O estudo revela ainda que os gerentes de projetos devem garantir, através do processo proposto neste estudo, a correta identificação das partes interessadas, a correta classificação das partes interessadas assim como a atualização do registro das partes interessadas na periodicidade adequada para o projeto. Espero, com esta pesquisa, ter contribuído para que os gerentes de projetos tenham ferramentas suficientes para a confiável identificação das partes interessadas (stakeholders) de um projeto, já que muitas vezes este é um processo negligenciado nas organizações. Foi mostrada toda a sistemática do processo e também relacionado alguns problemas que podem ser provocados pela identificação equivocada de alguma das partes interessadas (stakeholders) do projeto. 4. Referências ARAÚJO, Carla de Cássia. Gerenciamento da Comunicação em Projetos. Apostila pós graduação IPOG-GO. Goiânia, BORDENAVE, Juan E. Diaz. Além dos Meios e Mensagens: Introdução à comunicação como processo, tecnologia, sistema e ciência. 5ª ed. Petrópolis, Rio de Janeiro: Vozes, 1994.

13 CUNHA, Bruno C. A importância da comunicação e os elementos que a influenciam no gerenciamento de projetos. Monografia de Pós Graduação. PUC-Rio. Rio de Janeiro,2009. FONTAINE, Charles; HAARMAN, Antoine; SCHMID, Stefan. The Stakeholder Theory FREEMAN, Robert E. Strategic Management: A Stakeholder Approach. Boston: Pitman, GERARDI, Bart. Gerenciamento de Projetos sem Crise. Tradução: Rafael Zanolli. São Paulo: Novatec Editora; New York, EUA: Apress Inc, INÊZ, Patrícia. Como aumentar evitar o fracasso e aumentar as chances de sucesso Parte I. acessado em 05 de maio de MATOS, Gustavo G. Comunicação Empresarial sem complicação: como facilitar a comunicação na empresa, pela via da cultura e do diálogo. 2ª ed. (Revisada e Ampliada). Barueri, São Paulo: Manole, MULCAHY, Rita. Preparatório para o exame PMP. Tradução: Roberto Pons, PMP. 5ª ed. Estados Unidos: RMC Plubications, Preparatório para o exame PMP. Tradução: Roberto Pons, PMP. 7ª ed. Estados Unidos: RMC Plubications, PRESTON, L.E. Research in corporate social performance and policy. v. 10, Greenwich, CT: JAI Press, PMI (Project Management Institute). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ). 4ª Ed. Newton Square, Pensilvânia (EUA): Project Management Institute, Inc, 2009.

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