Palavras-chave: startups, gerenciamento de pessoas em projetos, processos do PMBOK.

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1 PMBOK NA GESTÃO DE RH EM STARTUPS AUTORES Elaine Cristhina Castela Oyamada Henrique Spyra Gubert Juliana da Costa e Silva Juliana Theodoro de Carvalho Leitão Ricardo Takeshita ORIENTADOR Fábio Judice CURSO MBA em Gerenciamento de Projetos ISAE/FGV Resumo Startup é um tipo de empresa cada vez mais comum no mercado. Esse termo se aplica a empresas com alto potencial de crescimento e de baixo investimento, que normalmente dependem de apenas um projeto inovador para alavancar seu crescimento. Tais empresas possuem escassez de recursos que afeta todas as áreas da gerência de projetos, inclusive o gerenciamento de recursos humanos. O principal objetivo deste trabalho é analisar se os processos de gerenciamento de recursos humanos do PMBOK são compatíveis com projetos de startups, assim como são em grandes projetos. Através da revisão bibliográfica e de uma pesquisa de campo com 10 empreendedores do Sul do Brasil, realiza-se um mapeamento das técnicas de gestão de recursos humanos mais utilizadas nas startups, assim como do perfil dessas empresas no Sul do Brasil. Os dados coletados servem de embasamento para o contraste das técnicas e processos dispostos no PMBOK com as técnicas realmente utilizadas na prática. Por fim, realiza-se a análise individual de compatibilidade de cada um dos processos de gerenciamento de recursos humanos do PMBOK com os projetos das startups. Palavras-chave: startups, gerenciamento de pessoas em projetos, processos do PMBOK.

2 1. INTRODUÇÃO Por definição, cada projeto tem características singulares que os diferenciam dos demais. As diferenças podem ser observadas em aspectos como: indústria a que se destina o produto, tamanho da equipe, necessidade de capital, recursos disponíveis, prazos, riscos, restrições, fatores ambientais, cultura empresarial, etc. Devido a essa variedade, existem também diferentes necessidades gerenciais para cada uma das áreas do conhecimento, como: escopo, tempo, recursos humanos, entre outros. A área de recursos humanos tem a sua importância por tratar de algo indispensável para qualquer projeto: as pessoas. Apesar de todos os projetos envolverem pessoas, alguns não possuem um gerenciamento formal de recursos humanos. É comum que não haja necessidade formal de gerenciamento para pequenos grupos de colaboradores. No contexto atual de empreendedorismo, fortemente influenciado pela tecnologia, é cada vez mais comum o surgimento de pequenas empresas focadas em ideias inovadoras a serem implementadas através de projetos. Essas empresas são classificadas como startups. O conceito de startup é relativamente novo em relação às técnicas de gerenciamento de projetos consagradas, incluindo as definidas no PMBOK (2008). Apesar de essas técnicas serem constantemente renovadas e atualizadas, algumas características observadas na gerência de recursos humanos nas startups quebram premissas sobre essas técnicas que foram desenvolvidas inicialmente. Diante desse cenário, deseja-se saber se os processos de gerenciamento de recursos humanos definidos no PMBOK são compatíveis e aplicáveis em projetos de empresas classificadas como startups.

3 2. METODOLOGIA A pesquisa teve o suporte de coleta de dados de campo realizada através da distribuição de questionários on-line para empreendedores brasileiros que atuam em empresas classificadas como startups. Foram analisadas empresas startups brasileiras do ramo tecnológico, com menos de 5 anos de idade, menos de 10 funcionários e com sede no Sul do Brasil. Ou seja, foram avaliadas startups ainda em fase de crescimento, cujos processos de recursos humanos são limitados pelas diversas restrições características de startups, devido à inovação e ao rápido movimento de mercado. Startups mais maduras não foram consideradas, pois passam a adquirir processos e cultura de grandes organizações, não sendo esse o foco deste trabalho. Os empreendedores que participaram da pesquisa foram selecionados através das redes de contatos profissionais dos autores do trabalho e, também, através de comunidades on-line de empreendedores de startups. Em particular, foi utilizada a comunidade Startup Curitiba de empreendedores para divulgar o questionário da pesquisa. Todo questionário devidamente respondido foi aceito e utilizado neste trabalho, desde que a empresa do respondente atendesse aos critérios adotados. As informações coletadas foram todas de caráter qualitativo, ou seja, não foram utilizadas perguntas abertas eu que permitissem a escrita livre do respondente. Dessa forma, as informações puderam serão organizadas para apresentação gráfica e permitiram conclusões mais objetivas. Com as informações obtidas no questionário, buscou-se identificar os processos e metodologias predominantes nessas startups, o que possibilitou um contraste com os processos disponibilizados no PMBOK.

4 O questionário da pesquisa foi enviado para cerca de 198 empreendedores do Sul do Brasil, sendo que 20 dos convites de participação foram nomeados ao remetente. No total, foram obtidos 10 preenchimentos completos do questionário. 3. APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS Estagiários 0,9 Não envolvidos 0,7 Total: 7,2 Funcionários 3,0 Sócios 3,3 Envolvidos 2,6 FIGURA 1 - NÚMERO MÉDIO DE COLABORADORES EM UMA STARTUP FIGURA 2 - PERFIL MÉDIO DAS STARTUPS EM RELAÇÃO A EQUIPES E NÍVEIS HIERÁRQUICOS

5 Aumento da Carga de Trabalho Reposição de Funcionário Retenção de Talentos para o Futuro Folga no Orçamento 0% 30% 40% 50% 60% 70% 90% FIGURA 3 - PRINCIPAL MOTIVO PARA CONTRATAR NOVOS FUNCIONÁRIOS Indicação Divulgação em Universidades Divulgação em Anúncios Impressos Divulgação em Anúncios on line 30% 40% 100% 70% 60% Sim Não 0% 30% 40% 50% 60% 70% 90% 100% FIGURA 4 - UTILIZAÇÃO DE MEIOS DE RECRUTAMENTO Inteligência Motivação Conhecimento Flexibilidade Experiência Ambição Capacidade de Atender a Clientes Eloquência Simpatia

6 FIGURA 5 - CARACTERÍSTICAS MAIS IMPORTANTES EM UM COLABORADOR (NOTA 0-5) Plano de Carreira Descrição de Cargos e Responsabilidades Avaliação de Desempenho dos Funcionários 100% 90% 0% 30% 40% 50% 60% 70% 90% 100% Formalmente Informalmente Não possui FIGURA 6 - EXISTÊNCIA E FORMALIDADE DE DOCUMENTOS DE GESTÃO DE RH Mentoring com outro funcionário Autoaprendizagem baseado em documentos escritos 70% 30% Pessoalmente (sócio) à medida do necessário Sessões de treinamento (aula) 50% 50% Sim Não Indicação de cursos on line gratuitos 90% 0% 30% 40% 50% 60% 70% 90%100% FIGURA 7 - UTILIZAÇÃO DE MÉTODOS DE TREINAMENTO Salários na média do mercado ou acima Vale alimentação 70% Vale transporte / estacionamento 50% Plano de saúde 40% Participação nos lucros 40% Participação na empresa ou no contrato social 40% Incentivo financeiro para cursos, pós 30% Lazer (Academia, jogos, organiza eventos) Bônus baseado em desempenho 30% 50% 60% 60% 60% 70% 90% 90% Sim Não 0% 30% 40% 50% 60% 70% 90%100%

7 4. INTERPRETAÇÃO DOS RESULTADOS FIGURA 8 - BENEFÍCIOS DOS FUNCIONÁRIOS Esta seção tem o propósito de entender melhor como as startups locais se portam perante a gestão de recursos humanos, baseado nos resultados obtidos com o questionário. A Figura 1 e a Figura 2 apresentam resultados que visam a esclarecer a estrutura hierárquica e organizacional das startups. Pode-se notar que são empresas pequenas, com cerca de 7 colaboradores, dos quais metade são sócios da empresa. Também, devido à pequena quantidade de funcionários, vê-se que a estrutura hierárquica média das startups possui apenas 2 níveis, ou seja, sócios e não sócios. Essa estrutura pode crescer para 3 níveis na presença de estagiários ou ser de apenas 1 nível quando não há funcionários. O baixo número de colaboradores pode ser explicado pela natureza escalável dos produtos de startups, que normalmente não são dependentes de esforços operacionais elevados. Nas startups, é normal que haja um menor número de equipes de trabalho do que de sócios (Figura 2), por isso é possível que todas as equipes possuam um sócio presente, evitando, portanto, a necessidade de contratar gerentes. A grande taxa de crescimento, comum em startups, é um dos principais fatores que impulsionam os empreendedores a buscar mais pessoas no mercado de trabalho. A Aumento da Carga de Trabalho Reposição de Funcionário Retenção de Talentos para o Futuro Folga no Orçamento 0% 30% 40% 50% 60% 70% 90%

8 Figura 3 mostra essa situação com o dado de que dos empreendedores contratam novos funcionários devido à crescente carga de trabalho. Por outro lado, existe baixa necessidade de substituição de funcionário e pouca folga no orçamento para dividir o mesmo trabalho com mais pessoas, isso pode ser explicado pela pequena quantidade de funcionários e o orçamento baixo das startups, respectivamente. Outro fator analisado foram os meios que os empreendedores de startups utilizam para buscar as pessoas no mercado de trabalho. Nesse quesito, a Figura 4 esclarece que deles utilizam a indicação como principal ferramenta. A divulgação em universidades também é considerável (40%), porém a divulgação de anúncios, ferramenta tão comum para grandes organizações, não se mostra uma alternativa atrativa. Foi requisitado que os empreendedores dessem uma nota de importância para cada característica que pode ser identificada em um candidato a uma vaga em suas empresas (Figura 5). O resultado foi que esses empreendedores valorizam muito inteligência, motivação e conhecimento e dão menos importância para características como experiência, eloquência e capacidade de atender a clientes. Verificou-se também que as startups possuem baixa maturidade na gestão de seus recursos humanos, pois são empresas que não possuem planos de carreira para seus funcionários e não desenvolvem formalmente descrições de cargos e responsabilidades, bem como avaliações de desempenho (Figura 6). A baixa maturidade nesses aspectos pode ser explicada tanto pela natureza diminuta das equipes como também pela necessidade que essas empresas têm de se adaptar rapidamente ao mercado, o que poderia tornar obsoleta qualquer estrutura organizacional ou descrição de cargos e responsabilidades.

9 A Figura 7 mostra que as startups, devido à falta de orçamento para treinamentos formais de seus funcionários, optam por alternativas de baixo custo, como mentoring com outros funcionários mais antigos ou mesmo o autoaprendizado por meio de documentos escritos. Essa última é uma técnica muito eficiente em pequenas empresas, pois, para que nenhum dos funcionários torne-se indispensável, é necessário que haja uma forma de novos funcionários aprenderem suas funções por conta própria, apenas utilizando os conhecimentos retidos na organização. Por fim, realizou-se um levantamento dos benefícios oferecidos pelas startups aos seus funcionários (Figura 8) e chegou-se à conclusão de que das startups oferecem salários iguais ou acima da média do mercado. Além disso, 40% oferecem participação na empresa e participação nos lucros. Através da inclusão de funcionários no contrato social da empresa, as startups se protegem da saída desses funcionários e, consequentemente, da saída do know-how necessário para o sucesso da empresa. 5. ANÁLISE DE COMPATIBILIDADE DOS PROCESSOS DO PMBOK Esta seção é composta da análise de compatibilidade de cada um dos processos do PMBOK com os projetos de startups, à luz das informações obtidas com o questionário. 5.1 Processo 1: Desenvolver o Plano de Recursos Humanos Esse é o processo de geração de documentação formal para estrutura organizacional, descrição de cargos e responsabilidades, procedimentos de avaliação de desempenho, etc. Através da Figura 6, nota-se que as startups simplesmente não produzem esse tipo de documentação (0% produzem documentos formais de RH), pois estão focadas no desenvolvimento do modelo de negócios da empresa e não possuem tempo ou pessoas especializadas em RH para conduzir esse processo.

10 Dentro de um contexto de startups, em que os colaboradores devem ter perfis generalistas e basicamente cuidar de todos os problemas independentemente de sua formação, o processo formal de geração de plano de recursos humanos acaba sendo considerado uma atividade menos importante e, portanto, eliminada do dia a dia. 5.2 Processo 2: Mobilizar a Equipe de Projeto Nesse processo, ocorre recrutamento, seleção, negociação, contratação e pré-designação de recursos humanos. O PMBOK, porém, não especifica metodologia recomendada para a realização de cada uma das etapas desse processo. Através dos resultados obtidos ( Aumento da Carga de Trabalho Reposição de Funcionário Retenção de Talentos para o Futuro Folga no Orçamento 0% 30% 40% 50% 60% 70% 90% Figura 3 e Figura 4), nota-se que as startups possuem o processo de recrutamento bem definido, normalmente motivado pelo aumento da carga de trabalho ( das vezes) e executado através de indicação ( das vezes). Por outro lado, isso também indica que tal processo ainda seja pouco maduro, pois não se utilizam com eficiência outros meios de divulgação de vagas, como anúncios, empresas terceirizadas de recursos humanos, etc. Isso ocorre principalmente devido ao custos que outros meios de recrutamento incorrem.

11 Além disso, o processo de seleção é baseado em características como inteligência, motivação e conhecimento, em detrimento de experiência e capacidade de atender a clientes (Figura 5). Essas verificações indicam que o processo de mobilização de equipe está presente nas empresas startups e possui características similares na maior parte das startups. 5.3 Processo 3: Desenvolver a Equipe do Projeto Esse processo de gestão de recursos humanos ocorre fortemente nas startups, uma vez que há uma grande preocupação em registrar os processos e conhecimentos necessários para o funcionamento do negócio. Vê-se na Figura 7 que 70% dos empresários de startups treinam seus novos funcionários com documentos escritos anteriormente por outros funcionários ou por eles mesmos. Além disso, os próprios empresários estão sempre presentes na equipe, o que ajuda no acompanhamento de novos funcionários. Quando a realização desse acompanhamento não é possível, utiliza-se a técnica de mentoring ( das startups a utilizam). Aqui, também estão incluídos as recompensas e fatores motivacionais utilizados para impulsionar a produtividade dos funcionários. Nesse aspecto, as startups se destacam, pois 40% delas oferecem participação acionária da empresa aos seus funcionários. Além disso, 40% delas oferecem participação nos lucros e 30%, incentivo financeiro para cursos e pós-graduações (Figura 8). Esses números podem parecer elevados a princípio, mas mostram a preocupação das startups em ter funcionários comprometidos e motivados ao extremo. 5.4 Processo 4: Gerenciar a Equipe do Projeto Esse último processo compreende a manutenção da equipe, a resolução de conflitos e o monitoramento do desempenho. Apesar de não ser comum a geração de documentos formais para tais fins, pode-se afirmar que as startups dependem fortemente da presença de seus sócios no dia a dia do

12 negócio (Figura 1). Também, devido ao baixo número de níveis hierárquicos dessas empresas (Figura 2), os sócios envolvidos ficam principalmente com o papel de gerenciar as equipes. O que se pode concluir da estrutura organizacional das startups é que elas são pequenas demais para motivar o grau de documentação formal existente nas maiores empresas. Isso não significa, porém, que a avaliação de desempenho dos funcionários e a manutenção do ambiente produtivo não sejam realizadas. 6. CONCLUSÃO Verificou-se que as empresas startups têm um conjunto particular de características que influenciam diretamente no modo de gerenciar projetos, o que inclui a gerência de recursos humanos da empresa. As suas particularidades podem ser projetadas em diferentes dimensões, como alto risco, baixo investimento, prazos curtos, escopo aberto e poucos recursos, e, apesar disso, apresenta alto potencial de crescimento e rentabilidade. Através de pesquisa de campo com 10 startups do Sul do Brasil, levantou-se um perfil de gestão de recursos humanos das empresas startups brasileiras. O perfil levantado mostra que as startups possuem em média 7 colaboradores, dos quais mais da metade são sócios do negócio. Descobriu-se também que das startups utilizam da indicação como principal meio para recrutamento e buscam características como inteligência e motivação mais do que experiência em seus candidatos a funcionários. Para motivar e manter o comprometimento dos funcionários, 40% das startups oferecem participação acionária na empresa, e 40% também oferecem participação nos lucros aos seus principais funcionários. De modo geral, as startups não produzem documentos formais sobre praticamente nenhum aspecto da gestão de pessoas nas suas empresas, sendo que a política da empresa é controlada diretamente pelos seus sócios.

13 Pela análise da aplicação hipotética dos processos de gerenciamento de recursos humanos do PMBOK em uma startup, verificou-se que as técnicas apresentadas por ele diferem das técnicas utilizadas na prática nas startups, principalmente com relação ao processo Desenvolver Plano de Recursos Humanos. Verificou-se, porém, que o planejamento existe em startups, ele apenas não é registrado formalmente em documentos escritos, como se recomendada no PMBOK. Apesar disso, os demais processos de gerenciamento de recursos humanos do PMBOK podem ser facilmente identificados nas startups, uma vez que os processos de mobilização, desenvolvimento e gerenciamento das equipes são muito importantes e praticados em startups. Embasando-se na análise individual da cada processo de gerenciamento de recursos humanos, conclui-se que o conjunto de práticas definido pelo PMBOK é compatível com o gerenciamento de recursos humanos de startups. Referências DEPARTAMENTO DE PUBLICAÇÃO DE PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). 4 ed. Newtown Square, EUA: PMI, 2008.

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