Gerência de Projetos. Objetivos

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1 Gerência de Projetos PMBOK: A Visão do PMI Hermano Perrelli Objetivos Apresentar os principais conceitos relacionados à Gerência de Projetos Apresentar o modelo de gerência de projetos seguido pelo PMBOK Apresentar o contexto de atuação da gerência de projetos PMBOK 2

2 Ao final desta aula você será capaz de: Conhecer os principais conceitos da área de gerência de projetos Entender a filosofia PMBOK para gerenciar projetos Entender as características de um projeto e de um programa Caracterizar o perfil do gerente de projetos Os tipos de estruturas organizacionais e suas influências sobre a gerência de projetos PMBOK 3 Bibliografia Utilizada PMBOK : capítulos 1, 2 e 3 Rita Mulcahy: capítulo 2 Desk Reference: capítulo 15 Kerzner: capítulos 1, 2 e 3 PMBOK 4

3 O que é um Projeto Um esforço temporário com a finalidade de criar um produto/serviço único PMBOK GUIDE PMBOK 5 Exemplos de Projetos Desenvolvimento de um novo paradigma de áudio/vídeo Desenvolvimento de um novo modelo de veículo Construção de um prédio, reforma, etc Uma campanha para um cargo político Desenvolvimento ou aquisição de um sistema de informação Uma edição de um jornal ou revista PMBOK 6

4 Projetos são Elaborados Progressivamente Elaboração: A definição do projeto vai sendo detalhada à medida que o projeto vai sendo executado Progressiva: Executado através de passos, incrementos iterativos PMBOK 7 Áreas de Conhecimento segundo PMBOK PMBOK 8

5 Atividades do Gerente de Projetos (1) Aloca recursos Define prioridades Coordena as interações com clientes e usuários Procura manter a equipe de projeto focada na meta do projeto Supervisiona, delega, motiva, gerencia o stress PMBOK 9 Atividades do Gerente de Projetos (2) Resolve conflitos dos Stakeholders com diferentes expectativas e necessidades Gerencia riscos, escopo, tempo e custo Estabelece um conjunto de práticas para assegurar a qualidade dos artefatos do projeto Identifica requisitos PMBOK 10

6 Habilidades Gerais do Gerente de Projetos PMBOK 11 Qual é o objetivo do gerente de projetos? PMBOK 12

7 Ciclo de Vida do Projeto!" PMBOK 13 O que é o ciclo de vida? Estabelecimento de uma seqüência de fases com o objetivo de realizar algo e garantir um bom gerenciamento Determinação do início e fim Oferecimento de uma seqüência de pontos de decisão no planejamento Oferecimento de pontos de sincronização para o trabalho colaborativo da equipe Estabelecimento de pontos de aprendizado para melhoria dos próximos passos/projetos PMBOK 14

8 O que são fases no ciclo de vida? Fases respondem a questões: O que fazer depois? Quanto tempo devemos continuar? Quais produtos devem ser gerados ao seu final? Fases também: Indicam que tarefas dependem de outras Oferecem no seu final uma oportunidade de avaliar os resultados alcançados e decidir sobre a continuação do projeto. PMBOK 15 Modelos de Ciclo de Vida de Projetos O modelo é dependente do tipo de projeto Existem diversos modelos de ciclos para: Construção Laboratórios farmacêuticos Software (Incremental, Evolucionário, Híbridos) A escolha de um modelo é fundamental para o sucesso do projeto, determinando: As técnicas utilizadas em cada fase Os agentes envolvidos em cada fase Em geral o número de fases varia entre quatro e cinco PMBOK 16

9 Fases Comuns do Ciclo de Vida de um Projeto! PMBOK 17 Informações Comuns sobre o Ciclo de Vida de um Projeto Custos e equipe são pequenos no início, aumentam durante a execução e voltam a cair drasticamente no final A probabilidade de sucesso é muito pequena no início A influência dos stakeholders é bastante alta no início fast tracking : em muitos momentos do ciclo de vida, as fases são executadas em paralelo PMBOK 18

10 Evolução da Intensidade no Ciclo de Vida de um Projeto PMBOK 19 Evolução de Custo e da Equipe no Ciclo de Vida de um Projeto PMBOK 20

11 Fatores Organizacionais que Influenciam o Projeto #!" $ PMBOK 21 Fatores Organizacionais que Influenciam o Projeto Sistemas Organizacionais Sistemas que auxiliam no gerenciamento do projeto. Dependendo do tipo da empresa, estes sistemas estão mais ou menos preparados para ajudar no projeto Cultura e Estilo Normas, políticas, procedimentos dentro da empresa Project Office Provedor de serviços para o projeto (treinamento, software, templates) PMBOK 22

12 Fatores Organizacionais que Influenciam o Projeto Estrutura Organizacional da Empresa Pode limitar recursos, autoridade do gerente de projetos, etc Tipos de estruturas: Funcional Tradicional ou Hierárquica Funcional Project Expeditor (Leader) Funcional Project Coordinator Matricial (forte, balanceada, fraca) Projetizada PMBOK 23 Tipos de Estruturas Organizacionais Funcional Tradicional ou Hierárquica (',!"- % & '( )!" & * + ( PMBOK 24

13 Tipos de Estruturas Organizacionais Funcional Tradicional ou Hierárquica Vantagens Equipe mais preparada dentro de cada especialidade Melhor estimativa de custo Time reporta-se a apenas um chefe Comunicação vertical e bem estabelecida Plano de carreira para a equipe Conhecimento técnico concentrado Desvantagens Falta de uma liderança e responsável formal pelo projeto Gerente de projeto sem autorização Ênfase no funcional sem priorizar o projeto Perda de foco nas necessidades do cliente Coordenação extremamente complexa Decisões são tomadas em favor PMBOK de cada grupo funcional 25 Tipos de Estruturas Organizacionais Funcional Project Expediter Responsável, mas sem autoridade, pelo projeto para facilitar a coordenação e comunicação entre as áreas (', '( )!" & * +!"- -', PMBOK ( 26

14 Características do Project Expediter Coordenação do projeto ao invés de gerenciamento Não tem autoridade Tem o papel de facilitador Precisa ser um negociador para convencer os gerentes funcionais Facilita a comunicação entre as áreas funcionais PMBOK 27 Tipos de Estruturas Organizacionais Funcional Project Coordinator Similar ao expediter, mas subordinado diretamente ao executivo e possuindo um certo nível de autoridade - (', '( )!" & * + PMBOK 28!"-

15 Características do Project Coordinator Designação de um indivíduo para ser responsável pelo projeto, desassociando-o de qualquer área funcional Tem mais autoridade, podendo atribuir trabalho a indivíduos dentro das áreas funcionais Gerente funcional continua avaliando o desempenho de seus funcionários Comunicação direta com o executivo da empresa Membros da equipe passam a ter mais de um chefe PMBOK 29 Tipos de Estruturas Organizacionais Projetizada!"- % % % -) % -. % - % - PMBOK 30

16 Tipos de Estruturas Organizacionais :: Projetizada Ênfase no projeto Vantagens Forte liderança e responsável formal pelo projeto Gerente de projeto com autorização Comunicação mais efetiva Coordenação mais simplificada Equipe mais comprometida com o projeto Desvantagens Equipe menos preparada dentro de cada especialidade Redundância de atividades e facilidades Utilização dos recursos de forma ineficiente A equipe não tem local fixo após o término do projeto Equipe sem visibilidade para plano de carreira Perda de controle do conhecimento técnico de cada funcionalidade PMBOK 31 Tipos de Estruturas Organizacionais :: Matricial (', %$ - '( )!" & * + % -) % -) / / PMBOK 32

17 Tipos de Estruturas Organizacionais :: Matricial Vantagens Desvantagens Gerente de projeto com maior controle sobre o projeto Equipe se reporta a mais de um líder Melhor utilização dos recursos, minimizando os custos A organização funcional existe apenas para dar suporte ao projeto Resposta mais rápida a mudanças, conflitos e necessidades Conhecimento técnico compartilhado entre projetos Equipe com local para voltar após o término do projeto Fluxo de informação em mais de um sentido Conflitos de poder, interesses, prioridades e de recursos Maior dificuldade de controle e monitoração Necessidade de políticas e procedimentos adicionais Custo e tempo extra para definição das políticas e procedimentos PMBOK 33 Tipos de Estruturas Organizacionais Variações da Matricial Fraca Similar a Project Expediter Balanceada O gerente de projetos é escolhido em uma das áreas funcionais, de onde coordena o projeto Forte Matricial tradicional, vista anteriormente PMBOK 34

18 Autoridade e Influência nas Estruturas Organizacionais $ 0 $ 0 & * * * - PMBOK 35 Reflexão Qual o tipo de estrutura utilizado por sua empresa? Quais as vantagens e desvantagens que esta estrutura traz para a empresa? Você acha que esta estrutura é a melhor? Se não, qual a sua sugestão? PMBOK 36

19 Outros Fatores que Influenciam o Projeto # 1 2 PMBOK 37 Influências Sociais, Econômicas e Ambientais sobre o Projeto Padrões e Regulamentações Questões Internacionais Aspectos Culturais Atitudes e Hábitos Classes Sociais Posições Políticas e Religiosas Diferentes Costumes PMBOK 38

20 Organização das Atividades para o Gerenciamento # 1 3$ 1 -*.4 PMBOK 39 O gerenciamento é realizado através de: - PMBOK 40

21 O que são processos? Uma série de ações com o objetivo de alcançar resultado(s) Um projeto é realizado através da execução de processos São realizados por pessoas PMBOK 41 Informações Relevantes sobre um Processo Inputs Descreve as informações que deverão ser fornecidas para que o processo seja executado Tools and Techniques Descreve as ferramentas e técnicas que podem ser utilizadas na execução do processo Outputs Indica os resultados esperados após a execução do processo PMBOK 42

22 Execução Integrada entre os Processos -) -) -. PMBOK 43 Tipos de Processos Processos de gerenciamento de projetos Relacionados à organização e definição do trabalho a ser realizado Processos orientados a produtos Têm por objetivo principal a descrição e desenvolvimento do produto/serviço relacionado ao projeto. Estão mais relacionados ao ciclo de vida do projeto e variam com a área de aplicação PMBOK 44

23 Grupos de Processos Também denominados de ciclo de vida de gerenciamento de projetos Organizam a execução dos processos com o objetivo de melhor gerenciar o projeto PMBOK 45 Grupos de Processos São eles: Inicial: Autorização para início da fase ou do projeto Planejamento: Definição e refinamento dos objetivos, plano de ação para alcançar os objetivos Execução: Coordenação das pessoas para a realização do trabalho Controle: Monitoramento com o objetivo de garantir que os objetivos estão sendo atingidos Finalização: Formalização do fim da fase ou projeto PMBOK 46

24 Interação entre os Grupos de Processos - - ',!" ',!" & &!"!" PMBOK 47 Grupos de Processos e Fases do Ciclo de Vida Podem ser executados repetidamente em cada fase do ciclo de vida, dependendo do modelo de ciclo de vida adotado para o projeto & & 6 ',!" ',!" - - &!" &!" ',!" ',!" &!" &!" PMBOK 48

25 Sobreposição dos Grupos de Processos PMBOK 49 Principais Atividades do Grupo Inicialização (1) Selecionar projetos Determinar objetivos Determinar em alto nível tempo, custo e sub-produtos Determinar a necessidade de negócio Descrição do produto/serviço PMBOK 50

26 Principais Atividades do Grupo Inicialização (2) Identificar e formalizar o gerente para o projeto Definir a responsabilidade do gerente de projetos Determinar requisitos de alto nível PMBOK 51 Processos do Grupo Inicialização PMBOK 52

27 Principais Atividades do Grupo Planejamento (1) Estabelecimento do escopo do projeto e do planejamento do escopo Escolha da equipe Organização das atividades necessárias para a realização do trabalho Criação de um cronograma e identificação dos caminhos críticos PMBOK 53 Principais Atividades do Grupo Planejamento (2) Determinação do custo Criação da estratégia de comunicação Identificação de riscos e do seu tratamento Identificação e efetivação da contratação de serviços e produtos a terceiros PMBOK 54

28 Categorias do Grupo Planejamento Core Processes Processos principais que são executados segundo uma sequência lógica em todos os tipos de projetos Facilitating Processes Processos que são executados à medida que são requisitados. A sequência de execução depende do tipo do projeto PMBOK 55 Processos do Grupo Planejamento $ % &'" # $ % &'* $ %. / " $! "# ( ) %! &'" + (! 0 ), ),- ( +. " 1' 3) 3) 2 1' ##&* ), ), ), ), 6 ), #! 1 ), &'. 1 ), ),) PMBOK &' 56

29 Principais Atividades do Grupo Execução Executar o plano do projeto Gerenciar a execução do projeto Garantir e execução das atividades relacionadas à qualidade Distribuir informação Realizar reuniões de status PMBOK 57 Processos do Grupo Execução. +7 1' 2 1' & 3) 4! $ "!. 6 # "8 & PMBOK 58

30 Principais Atividades do Grupo Controle Relatar sobre a execução do projeto Medições sobre a execução Integração de mudanças Controle de mudanças no escopo Monitoração e controle dos riscos, cronograma, custo e qualidade Verificação do escopo Avaliação do planejamento Tomada de ações corretivas PMBOK 59 Processos de Controle 6! # ).! /. 9 # / $ % / (. 1' 2! 1' ), % ),- PMBOK 60

31 Principais Atividades do Grupo Finalização Verificação do produto Auditorias dos contratos com terceiros Aceitação formal Organização de lições aprendidas Arquivar dados sobre o projeto PMBOK 61 Processos de Finalização % 6. & PMBOK 62

32 Processos por Áreas de Conhecimento. -. ". +7.! / -! " #. 9 # / % $ - %&'" # %&' * %!&'" + %./ " %/ ( - () (+ (!0 (. 2 1' - 21' 21'& 2!1' 4 3 ) ##&* 4!$ " 6-6 6# "8 6! # ) 6.& ), - - ),- ), #!!1 ),&'..1 ),&' & ),) PMBOK % %),- 63 Processos por Grupo x Áreas de Conhecimento Initiatin g Planning Executing Controlling Closing 4. Project Integration Management 4.1 Project Plan Development 4.2 Project Plan Execution 4.3 Integrated Change Control 5. Project Scope Management 5.1 Initiation 5.2 Scope Planning 5.3 Scope Definition 5.4 Scope Verification 5.5 Scope Change Control 6. Project Time Management 6.1 Activity Definition 6.2 Activity Sequencing 6.3 Activity Durantion Estimating 6.4 Schedule Development 6.5 Schedule Control 7. Project Cost Management 7.1 Resource Planning 7.2 Cost Estimating 7.3 Cost Budgeting 7.4 Cost Control 8. Project Quality Management 8.1 Quality Planning 8.2 Quality Assurance 8.3 Quality Control 9. Project Human Resource Management 9.1 Organization Planning 9.2 Staff Acquisition 9.3 Team Development 10. Project Communications Management 10.1 Communicating Planning 10.2 Informating Distribution 10.3 Performance Reporting 10.4 Administrative Closure 11. Project Risk Management 11.1 Risk Management Planning 11.2 Risk Identification 11.3 Qualitative Risk Analysis 11.4 Quantitative Risk Analysis 11.5 Risk Response Planning 11.6 Risk Monitoring and Control 12. Project Procurement Management 12.1 Procurement Planning 12.2 Solicitation Planning 12.3 Solicitation 12.6 Contract PMBOK 12.4 Source Selection Closeout Contract Administration

33 Alguns Números (PMBOK 2000) 5 grupos de processos 39 processos ao todo 9 áreas de conhecimento Planejamento contém o maior número de processos, mas não leva o maior tempo PMBOK 65 Gerência de Projetos Project Management Institute

34 Apresentar o PMI Objetivos Informar sobre filiação e certificação PMBOK 67 O que é o PMI? Uma associação, sem fins lucrativos, de profissionais de gerência de projetos É um fórum de excelência na área de gerência de projetos promovendo seu crescimento, divulgação, educação e valor nas organizações e praticantes. PMBOK 68

35 Principais Produtos/Serviços do PMI? PMBOK 69 Evolução Fundado por Jim Snyder em 1969 com cinco voluntários nos Estados Unidos Hoje tem mais de membros distribuídos em 125 países Possui mais 36 SIGs (Specific Interest Groups) Tornou-se a organização de maior credibilidade mundial na área de gerência de projetos PMBOK 70

36 Crescimento de PMPs na Década de 90 7, 89:999 -*-; S PMBOK 71 Números de HOJE PMI Statistics of Interest: PMI membership reaches 142,434 as of 30 September An overall increase of 22.9% from September Total Project Management Professionals (PMP ) as of 30 September 2004 is 91,923. PMI Chapter membership is at 109,861 in 234 Chapters worldwide. Fonte: PMI, outubro PMBOK 72

37 Números de HOJE (cont.) Top five industry areas represented by PMI members: Information Technology Computer/Software/Data Processing Financial Services Business Management Services Telecommunications Fonte: PMI, outubro PMBOK 73 Crescimento de Membros Dezembro de ,93% EUA 11,21% Canada 13,36% Outros EUA Canada Outros PMBOK 74

38 Porque filiar-se ao PMI? Acesso a informação Periódicos Trimestral Project Management Journal Mensal PM Network Mensal PMI Today Publicações e Artigos Educação (Seminários e Simpósios) Networking Fórum para discussões sobre problemas PMBOK 75 Organização Chapters O PMI está organizado estruturalmente através de chapters Os chapters funcionam como captadores e distribuidores de informações regionais, relacionadas ao tema. É através destas seções que o PMI integra seus membros mundialmente. PMBOK 76

39 Chapters do PMI no Brasil Formados: Bahia Minas Gerais Brasília Paraná Pernambuco Rio de Janeiro Rio Grande do Sul São Paulo Em formação: Espírito Santo Fortaleza Joinville Manaus São Luís O Brasil é o terceiropaís paísdo do mundoem númerode de chapters e o primeirofora forada da Américado do Norte PMBOK 77 Processo de Certificação # (!0!"! <- * - = PMBOK 78

40 Informações sobre o Exame Estrutura da prova Inclui 200 questões de múltipla escolha, contendo quatro opções em cada uma O exame dura 4 horas Para passar, deve-se acertar 137 questões (68,5%) A língua base da prova é o inglês Cada questão, se solicitado anteriormente, poderá ter um opção de tradução para sua língua #$ ">>> PMBOK 79 Custos Primeira vez U$ 405 para membros do PMI U$ 555 para não membros Para refazer o teste U$ 275 para membros do PMI U$ 375 para não membros PMBOK 80

41 Pontos relevantes para fazer exame Grau de instrução Experiência profissional Concordar com o código de ética do PMI PMBOK 81 Requisitos Com nível superior horas de experiência nos grupos de processos da gerência de projetos nos últimos três a seis anos Sem nível superior horas de experiência nos grupos de processos da gerência de projetos nos últimos cinco a oito anos 35 horas de treinamento em gerência de projetos PMBOK 82

42 Documentação necessária Documentação sobre a formação Preenchimentos dos Experience Verification Forms Documentação sobre as 35 horas de cursos PMBOK 83 Como Estudar Leia a bibliografia pelo menos 3 vezes Faça bastante testes Adapte-se ao tempo médio exigido para cada questão Domine o glossário com as palavras chaves Priorize o seu tempo disponível para o estudo Estabeleça um curto prazo para a sua preparação. Prazos longos fazem com que você não se sinta estimulado e esqueça o assunto já estudado!!! PMBOK 84

43 Como a prova está organizada Initiation Planning Execution Control Closing Professional Responsability Total Grupos de Processos Número de Questões % 8,5 23,5 23,5 23,0 7,0 14,5 100% PMBOK 85 Etapas gerais para a realização do exame Adquirir autorização do PMI (voucher) Leva-se em torno de uns 12 dias úteis Adquirir autorização da Prometric Com voucher do PMI, deve-se entrar em contato com a Prometric, nos Estados Unidos, para marcar local, data e hora Esse processo é mais rápido e pode ser resolvido no mesmo dia Serão oferecidas pela Prometric opções de data e hora da prova PMBOK 86

44 Mantendo o Título A cada três anos deve-se ter um mínimo de 60 PDUs PDU Professional Development Units PDUs podem ser obtidas através de Cursos Atividades profissionais Programas patrocinados pelo PMI Serviços para associações profissionais e da comunidade PMBOK 87 Endereços úteis Sobre o PMP Guia para certificação PMP Formulário on-line para inscrição no exame certificationapp.pmi.org Prometric Sobre o PMI PMBOK 88

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