CENTRO DE PÓS-GRADUAÇÃO CURSO DE MBA EM GESTÃO DE PROJETOS SEGUNDO AS PRÁTICAS DO PMI

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1 FACULDADE DE INFORMÁTICA E ADMINISTRAÇÃO PAULISTA CENTRO DE PÓS-GRADUAÇÃO CURSO DE MBA EM GESTÃO DE PROJETOS SEGUNDO AS PRÁTICAS DO PMI FELIPE SANTA ROSA DE MELO IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE PROTEÇÃO E COMBATE A INCÊNDIO São Paulo

2 FELIPE SANTA ROSA DE MELO Turma 38PMI IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE PROTEÇÃO E COMBATE A INCÊNDIO Trabalho de Conclusão de Curso apresentada como exigência parcial para obtenção do título de pós-graduação Lato Sensu em Gestão de Projetos segundo as práticas do PMI Orientador: Prof. Augusto Camargos São Paulo

3 FELIPE SANTA ROSA DE MELO IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE PROTEÇÃO E COMBATE A INCÊNDIO Trabalho de Conclusão de Curso apresentada como exigência parcial para obtenção do título de pós-graduação Lato Sensu em Gestão de Projetos segundo as práticas do PMI Aprovada em: BANCA EXAMINADORA Prof. Augusto Camargos Orientador: Prof.( a ) [Titulação e Nome] Prof.( a ) [Titulação e Nome] 3

4 Dedico este trabalho a todos os meus familiares, esposa e amigos que me apoiaram no decorrer do curso e desenvolvimento do trabalho, em especial à minha avó Gê pelo patrocínio e incentivo em sempre continuar estudando. 4

5 AGRADECIMENTOS Agradeço a todos os professores que lecionaram para a turma 38PMI da FIAP por todo conhecimento adquirido no decorrer deste curso, em especial ao Augusto, meu orientador neste trabalho de conclusão que me ajudou a compilar todas as informações em um documento que serviu não só para minha formação, mas para o meu crescimento profissional e de minha empresa. À minha família por entender os momentos de distanciamento e à Roseana, minha querida esposa, que soube entender melhor do que ninguém os finais de semana dedicados ao trabalho em que o lazer e a companhia foram trocados por horas frente ao computador. Agradeço também à Kidde por ter dado a oportunidade de utilizar situações reais de meu dia a dia profissional para a elaboração deste trabalho, e pelo incentivo que dão a todos os colaboradores em sempre investir em conhecimento e estudos. 5

6 RESUMO Este trabalho apresenta um plano de projeto para implantação de um sistema completo de proteção e combate a incêndio. O intuito principal deste plano é através da criação de um plano de gerenciamento para um projeto real, traçarmos a base para a criação de uma metodologia de gerenciamento de projeto para o departamento de Coordenação de obras da Kidde Brasil. Os capítulos são apresentados de forma a detalhar todas as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos, seguindo as melhores práticas descritas no guia PMBOK, de forma a verificar os documentos necessários para a criação de tal metodologia e como melhor planejar e gerenciar projetos desta natureza. Palavras-chave: Gerenciamento de Projetos; Sistema de Combate a Incêndio; PMBOK; Escopo; Tempo; Custo; Recursos Humanos; Riscos; Qualidade; Comunicação; Aquisições; Integração. 6

7 ABSTRACT This paper presents a project plan for deployment of a complete protection and fire fighting system. The purpose of this plan is the creation of a management plan for a real project that defines the basis for establishing a methodology for project management for the department of project managers of Kidde Brazil. The chapters are presented in detail in all areas of knowledge of project management, following the best practices described in PMBOK Guide in order to verify the documents necessary for the creation of such methodology and how best to plan and manage projects of this nature. Key-words: Project Management; Protection and Fire Fighting Systems; PMBOK Guide; Scope; Time; Cost; Human Resources; Quality; Risk; Communication; Acquisition; Integration. 7

8 LISTA DE FIGURAS FIGURA 1 - FLUXO INTEGRADO DE MUDANÇAS FIGURA 2 - EAP - ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO FIGURA 3 - CURVA S FIGURA 4 - ORGANOGRAMA FIGURA 5 - CATEGORIA DE RISCOS

9 LISTA DE QUADROS QUADRO 1 - MARCOS DO CRONOGRAMA QUADRO 2 - CRONOGRAMA QUADRO 3 - ORÇAMENTO DO PROJETO

10 LISTA DE TABELAS TABELA 1 DICIONÁRIO DA EAP TABELA 2 - REQUISITOS DA QUALIDADE TABELA 3 - FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DOS RECURSOS HUMANOS NO PROJETO TABELA 4 - RELAÇÃO DAS PARTES INTERESSADAS TABELA 5 - MATRIZ DAS COMUNICAÇÕES TABELA 6 - ESCALA DE PROBABILIDADE E IMPACTO TABELA 7 - MATRIZ PROBABILIDADE X IMPACTO TABELA 8 - REGISTRO DE RISCOS

11 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO OBJETIVO 1.2. EMPRESA 1.3. JUSTIFICATIVA INTEGRAÇÃO TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Justificativa do Projeto Descrição do Projeto Designação do Gerente do Projeto Necessidade Inicial de Recursos Cronograma Inicial e macro do Projeto Premissas e Restrições Riscos Iniciais PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Estratégias de Condução do Projeto Documentos do Plano CONTROLE INTEGRADO DE MUDANÇAS Introdução Solicitação de Mudanças Fluxo do Controle Integrado de Mudanças ESCOPO PLANO DE GERENCIAMENTO DO ESCOPO Declaração do Escopo Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Verificação e Aceitação das Entregas Controle de Mudanças de Escopo DECLARAÇÃO DO ESCOPO Objetivos do Projeto Descrição do Escopo do Produto Requisitos do Projeto Limites do Projeto Entregas do Projeto Critérios de Aceitação do Produto Premissas do Projeto Restrições do Projeto Organização Inicial do Projeto Riscos Iniciais Definidos Marcos do Cronograma Limitação de Fundos Estimativa de Custos Requisitos do Gerenciamento de Configuração do Projeto Especificações do Projeto Requisitos de Aprovação ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO DICIONÁRIO DA EAP

12 4. TEMPO PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO 4.2. CRONOGRAMA CUSTO PLANO DE GERENCIAMENTO DE CUSTOS ORÇAMENTO DO PROJETO CURVA S QUALIDADE PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE Introdução Política da Qualidade Requisitos da Qualidade Garantia da Qualidade Controle da Qualidade RECURSOS HUMANOS FUNÇÕES E RESPONSABILIDADE 7.2. ORGANOGRAMA 7.3. PLANO DE GERENCIAMENTO DE PESSOAL Recrutamento e Seleção Tabela de Horários Necessidade de Treinamentos Reconhecimento e Premiações COMUNICAÇÕES PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES Introdução Definição de Políticas Relação das Partes Interessadas Matriz das Comunicações Meios de Comunicação RISCOS Introdução Funções e responsabilidades Categorias de Riscos Escala para Atribuição de Probabilidade e Impacto Matriz de Probabilidade e Impacto Tolerância aos Riscos Registro dos Riscos PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS 10. AQUISIÇÕES Introdução Referência Responsabilidades no Gerenciamento de Aquisições Análise de Fazer ou Comprar PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES 12

13 Emissão e Acompanhamento das Requisições Seleção de Fornecedores Tipo de Contrato Encerramento do Contrato Avaliação de Fornecedores CONCLUSÃO

14 1. INTRODUÇÃO 1.1. Objetivo Este trabalho apresenta um plano de gerenciamento de projetos baseado num fornecimento completo (documentação, materiais, mão de obra e startup) de um sistema de proteção contra incêndio em uma fábrica de grande porte no ramo da mineração, situada no estado de Goiás. O intuito principal da elaboração deste plano é o de traçar uma metodologia de gerenciamento de projetos para o departamento de engenharia da Kidde Brasil, mais especificamente o de coordenação de obras, utilizando as melhores práticas e ferramentas descritas no guia PMBOK 3ª edição. Embora a intenção seja a de atender o objetivo principal, não será limitado à utilização da Kidde Brasil, podendo ser utilizado por todos que desejem implementar uma metodologia própria e basearse na existência de um trabalho realizado, semelhante Empresa A Kidde iniciou suas atividades no Brasil em 1997, com a aquisição da Resmat Parsch, uma das maiores e mais respeitadas companhias de proteção e combate a incêndios da América Latina. Em 2000 adquiriu a empresa Yanes (maior fabricante de extintores de incêndio da América Latina), sendo que as empresas Kidde Resmat Parsch e Kidde Yanes juntas foram renomeadas, em 2003, Kidde Brasil, ano também que adquiriu a empresa FM (Fábrica de Manômetros) localizada em Ouro Fino - MG. Em Abril de 2005 o grupo Kidde foi adquirido pela "UTC Fire & Security" (empresa do grupo da UTC - United Technologies Company) que emprega mais de pessoas em quase 30 países. A "UTC" entrou no ramo de Segurança e Combate a Incêndio em Julho de 2003 com a aquisição da empresa Chubb e expandiu seu negócio em Abril de 2005 com a aquisição da empresa Kidde, momento que a unidade de negócio foi renomeada "UTC Fire & Security" que fornece produtos e serviços sob as mais variadas marcas. No segmento de Segurança provê integração, instalação, monitoramento, sistemas de segurança patrimonial e transportes de valores; no segmento de Combate a 14

15 Incêndio, a "UTC Fire & Security" produz vários sistemas de detecção e supressão de incêndio, e também provê integração, instalação e serviços de sistemas fixos de supressão, além de produzir extintores de incêndio portáteis e automotivos. Atualmente está representada por suas empresas Kidde Argentina (Buenos Aires) e Kidde Brasil (unidades localizadas nas cidades de Vinhedo - SP, Extrema - MG e Ouro Fino - MG) que proporcionam a seus clientes tranqüilidade, credibilidade e qualidade. Na unidade de Vinhedo - SP, produz-se mangueiras de incêndio e espuma (LGE - Líquido Gerador de Espuma), em Extrema - MG produz-se extintores portáteis, automotivos e pó químico, em Ouro Fino, produzem-se manômetros, válvulas e acessórios para extintores. No site de Vinhedo além da fábrica de mangueiras e LGE há toda a área administrativa da empresa. Em Belo Horizonte (MG) e Curitiba (PR) existem filiais do departamento de Engenharia, que respondem diretamente à Vinhedo. Por todos os estados do Brasil a empresa possui representantes comerciais certificados com qualificação para a comercialização dos equipamentos e serviços, conforme especialidade e contrato firmado com cada um deles. Linha de Produtos Equipamentos A Kidde possui uma ampla gama de produtos e equipamentos de combate a incêndio, com solução personalizada para cada cliente. Extintores A Kidde desenvolveu uma metodologia simplificada, que considera o uso de extintores de última geração e os mais modernos conceitos de proteção envolvendo capacidade extintora, que permite a elaboração de um novo projeto ou a avaliação da situação atual de proteção por extintores. 15

16 Líquidos Geradores de Espuma LGE A Kidde é o maior fabricante de Líquidos Geradores de Espuma da América Latina. Possui a mais completa linha de LGE e a mais alta tecnologia na proteção e combate a incêndio envolvendo líquidos inflamáveis. Estrutura contempla laboratórios de análise e desempenho de produto, laboratório hidráulico e campo para realização de testes de fogo. Mangueiras As mangueiras de incêndio Kidde Resmat Parsch têm sua qualidade reconhecida por certificações ISO 9001 e marca de conformidade ABNT, bem como por diversas certificações internacionais que asseguram o atendimento às normas dos mercados mais exigentes, tais como UL e FM (EUA), EN (Europa) e SAI Global (Austrália). Sistemas Sistemas de detecção de chama & Gás - dispositivos de alta tecnologia e desempenho. Projetados para trabalho efetivo em ambientes hostis, atendem perfeitamente as diversas necessidades da área, com uma diversificada gama de aplicações. Sistemas de detecção e alarme - são bastante diversificados atendendo os diversos segmentos: Áreas Comerciais, Industriais, Riscos Especiais, etc. Sistemas de Supressão - Equipamentos de Controle e Supressão de Incêndio para diversos segmentos, utilizando o que há de mais moderno: Sistemas de Supressão por Gases, Água, Espuma, entre outros. 16

17 Para todos os sistemas acima a empresa fornece o serviço de assistência técnica, seja com manutenção preventiva, inspeção, treinamentos/testes, serviços de laboratório, conserto em garantia ou com reparo. Valores Preservar a saúde e a segurança dos empregados, clientes e o meio ambiente: Cumprir a legislação, as normas e os requisitos aplicáveis; Identificar os aspectos ambientais e os riscos à saúde e segurança referentes às suas atividades, estabelecendo ações de prevenção, controle e melhoria contínua; Produzir bens de consumo e prestar serviços que sejam seguros; Buscar a melhoria contínua dos Processos e Sistema de Gestão de MASS Meio Ambiente, Saúde e Segurança; Ética e cumprimento. Ter uma reputação perfeita e imaculada. Nada mais nada menos que isso. Respeitaremos a lei; Agiremos de boa-fé; Consideraremos o impacto das nossas decisões sobre os nossos acionistas e procuraremos resoluções justas; A nossa comunicação com os nossos acionistas será franca e eficaz; Procuraremos sempre aumentar a confiança, mostrar respeito e agir com integridade. Responsabilidade social - A Kidde - Unidade de Vinhedo assume o compromisso de atender aos requisitos da norma internacional SA 8000, das leis e normas nacionais e das convenções aplicáveis da Organização das 17

18 Nações Unidas (ONU) e Organização Internacional do Trabalho (OIT). A Política Social da Kidde compreende: 1. Não utilização de trabalho infantil, trabalho forçado ou práticas disciplinares abusivas; 2. Assegurar um ambiente de trabalho seguro e saudável a todos os seus funcionários; 3. Respeito aos direitos de associação sindical e negociação coletiva de seus funcionários; 4. Eliminar a existência de qualquer tipo de discriminação, em todos os níveis hierárquicos; 5. Respeitar e remunerar adequadamente a jornada de trabalho; 6. Melhorar continuamente a eficácia de seu Sistema de Gestão da Responsabilidade Social. Responsabilidade coorporativa - Trabalhar na formação e desenvolvimento profissional dos funcionários através do subsídio de cursos de graduação, pós-graduação, MBA, mestrado e doutorado. Visão Todo ser humano tem o direito de viver em um meio ambiente seguro, livre de riscos desnecessários e de temores de sofrer danos. Missão Oferecer o mais alto nível de excelência em produtos e serviços. A Kidde seguirá sendo o modelo padrão para equipamentos de segurança, proteção contra incêndio e monitorização ambiental. Core Business Produzir equipamentos e serviços voltados para a segurança e proteção de pessoas, empresas e bens. Core Competences 18

19 Busca intensiva de melhores produtos e serviços que atendam da melhor forma a necessidade dos clientes. Investimentos contínuos em treinamentos para os funcionários e busca por parceiros que forneçam equipamentos de qualidade superior. Públicos da empresa Clientes - têm perfis muito distintos, pois incluem empresas de todos os portes para os serviços de Engenharia, a pequenos comércios, condomínios e pessoa física que compram os equipamentos prontos (extintores, mangueiras, etc.). Os clientes específicos da área de Assistência são definidos no próximo capítulo. Comunidade Basicamente as cidades onde estão localizadas as unidades maiores (Vinhedo / Extrema / Ouro Fino), que têm como característica comum o fato de serem cidades relativamente pequenas do interior dos Estados de São Paulo e Minas Gerais. A principal ação desenvolvida junto à comunidade atualmente é com o CEIVI, uma instituição localizada em Vinhedo que propicia desenvolvimento e inclusão de deficientes mentais. A Kidde auxilia através de ações voluntárias dos funcionários. Imprensa Veículos do setor de negócio e das comunidades onde a empresa está inserida. Empresas parceiras Empresas nacionais e internacionais do grupo que têm negócios complementares. Prestadores de serviços que possuem contratos com a Kidde e executam alguns serviços em clientes no nome da empresa. Representantes - empresas qualificadas e que possuem contrato com a Kidde para representá-la em determinada área do território nacional. Os representantes da Kidde Brasil não têm previsto em seus contratos a venda de serviços de Assistência Técnica. Essa venda é feita apenas pela matriz e filiais de BH e PR. 19

20 Investidores/acionistas nacionais e internacionais ligados ao grupo UTC, do qual a Kidde faz parte. Funcionários - incluem fábrica, administrativo e filiais. A Assistência técnica possui funcionários administrativos e técnicos que vão a campo e também executam tarefas administrativas. Governo - se dá primordialmente com governos municipais e estaduais. Entidades reguladoras - Bombeiros, Normas nacionais (NBR), Normas Internacionais (NFPA) e Seguradoras. Fornecedores projetistas, montadores, fornecedores de equipamentos prontos e de matéria-prima para as fábricas são os principais. Para a assistência técnica, os principais fornecedores são de projetos, serviços externos e produtos: Projetos - Adventech, Ecxa-Ecxa e Arctower Consultoria & Projeto; Serviços externos - Fire Less, Equitronic e E&M; Produtos: Fenwal, Autronica e Det-tronics. Estrutura Organizacional A empresa é comandada pelo Gerente Geral, que reporta diretamente ao grupo UTC. Abaixo está o diretor de Finanças e na seqüência os gerentes de Suprimentos (engloba Compras, Fábricas, Segurança, Manutenção e Expedição), RH, Comercial, Departamento Técnico e Engenharia (engloba filiais, Orçamento e Vendas, Obras e Assistência Técnica). 20

21 Fonte: Dados internos Dentro do departamento de Engenharia, está localizada a área de Coordenação de Obras, onde respondem para o Gerente de Engenharia seis coordenadores de obra e uma analista de contratos Justificativa O resultado deste trabalho está focado principalmente na criação de uma base para o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento de projetos para a área de coordenação de obras da Kidde Brasil. Com este plano de projeto será possível através de cada um dos planos de gerenciamento (escopo, tempo, custo, aquisições, riscos, recursos humanos, comunicação, qualidade e integração) e dos templates gerados, traçar uma metodologia de gerenciamento de projetos para empresas, departamentos ou mesmo pessoas que lidam com projetos de engenharia, principalmente com instalação de sistemas equivalente. 21

22 2. INTEGRAÇÃO 2.1. Termo de Abertura do Projeto Justificativa do Projeto Devido à necessidade de adequação da fábrica da Minérios Goiás às normas do corpo de bombeiros do estado de Goiás, o cliente abriu licitação para desenvolvimento e implantação de um sistema de proteção contra Incêndio em sua planta. A Kidde Brasil, devido à sua experiência no ramo de combate a Incêndio e vantagem competitiva apresentada ao cliente, foi contratada a um valor de R$ ,00. Trata-se de um projeto de alta visibilidade na empresa devido ao seu alto valor de venda, a alta margem de lucro aplicada e por tratar-se de um cliente em potencial que poderá emitir novos pedidos e aditivos ao longo do projeto Descrição do Projeto O projeto constitui no desenvolvimento e elaboração de toda documentação necessária para execução, manutenção e operação de um sistema de proteção contra Incêndio, bem como a montagem de todos os sistemas, comissionamento, treinamento e startup. Com isso garantir que a planta consiga junto ao corpo de bombeiros e seguradora, aprovação e autorização para o funcionamento normal e seguro da fábrica. A Kidde tem como orçamento disponível para o projeto, a quantia de R$ ,00 e um prazo de execução de oito meses para todos os sistemas instalados e funcionando corretamente Designação do Gerente do Projeto O Eng. Felipe Santa Rosa de Melo Coordenador de Obras do departamento de Engenharia da Kidde Brasil foi designado gerente do projeto. Terá a responsabilidade de assegurar que os requerimentos do cliente sejam satisfeitos, assim como garantir que todo serviço e produtos contratados sejam entregues. 22

23 Atuará como ponto central na comunicação entre Kidde Brasil e o cliente, assim como terá uma comunicação constante com todos os interessados no projeto para assegurar que todos os objetivos do sejam atingidos. O gerente do projeto terá autoridade para contratar e substituir as equipes subcontratadas quando necessário, delegar autoridade e dirigir as atividades de campo. Possui autoridade para controlar todo o orçamento, prazo e escopo do projeto, assim como sugerir ou recusar alterações do escopo Necessidade Inicial de Recursos A Kidde não conta com equipe dedicada a projetos em seu departamento de engenharia. Para a realização deste projeto em questão serão utilizados em algumas fases do projeto recursos de outros departamentos. Os demais recursos humanos deverão ser subcontratados. Os seguintes departamentos e recursos que serão necessários para a execução deste projeto: Departamento de compras realizará as compras dos materiais e equipamentos para o projeto; Departamento fiscal ajudará na emissão de notas fiscais de serviço e envios de material assim como os pagamentos de nossos subcontratados; Expedição controlará o recebimento e o envio dos materiais e equipamentos comprados para a execução do projeto; Empresa subcontratada de hidráulica será responsável por instalar e montar todo sistema de hidrantes e sprinklers; Empresa subcontratada de Elétrica será responsável por instalar e montar todo o sistema de detecção e alarme bem como o sistema de combate com gás; Empresa subcontratada de Civil será a responsável por construir a casa de bombas, base do reservatório e dar suporte no que diz respeito à infraestrutura da fábrica auxiliando as demais montagens. Engenheiro Residente deverá ser utilizado para este projeto um engenheiro residente Kidde; 23

24 Técnico de startup será enviado na ocasião de finalização dos serviços, um técnico que realizará o startup e treinamento com o pessoal da fábrica Cronograma Inicial e macro do Projeto Inicio do Projeto: Abril de 2009; Contratação e elaboração do Projeto: Abril/Maio de 2009; Compra dos materiais e equipamentos: Início em Junho 2009; Início das Montagens: Final Junho/início de Julho 2009; Término das Montagens: Novembro 2009; Comissionamento, startup e treinamentos: Novembro Premissas e Restrições Premissas: Alinhamento e comprometimento entre as gerências do projeto; Comprometimento de todos os envolvidos no projeto e subcontratadas; A metodologia que será aplicada para o gerenciamento deste projeto será baseada no guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge); Restrições: O Projeto deverá ser concluído no prazo máximo de oito meses; O custo máximo para este projeto deverá ser de R$ ,00 (Sete Milhões de Reais); Deverá ser utilizada e respeitada a infra-estrutura já existente da fábrica assim com as normas de segurança e trabalho de empresas subcontratadas; Riscos Iniciais Os demais departamentos da Kidde não estão focados exclusivamente na execução deste projeto; Nos meses de novembro e dezembro existe grande probabilidade de chuvas e tempestades na região; Pode haver resistência por parte do cliente na execução de algum serviço que interfira nas atividades rotineiras da fábrica; 24

25 Dificuldade na subcontratação de empresas especializadas para o serviço devido a localização da fábrica e demanda de trabalho na região; 2.2. PLANO DE GERENCIAMENTO DO PROJETO Este plano reúne todos os documentos de planejamento relacionados ao Projeto de Proteção contra Incêndio e serve de base para a boa condução do projeto pelos processos de execução, controle e conclusão do projeto. Qualquer alteração que se dê necessário a este plano, deverá ser realizada pelo gerente do projeto e ter autorização formal da gerência do projeto por parte do cliente. Todos os envolvidos com o projeto deverão seguir este plano como referencia e mantê-lo atualizado para garantir o sucesso do projeto Estratégias de Condução do Projeto Reuniões de Coordenação Reuniões semanais entre o gerente do projeto Kidde e gerente do projeto do cliente ocorrerão preferencialmente nas dependências do cliente, para acompanhamento do cronograma do projeto e esclarecimentos técnicos e de condução das atividades correspondentes a semana em questão. Após todas as reuniões, uma ata deverá ser gerada para documentação e formalização das pendências, mudanças e cobranças que deverão ser acompanhadas até a reunião subseqüente. Gerenciamento de Documentação Toda documentação referente ao projeto em questão será gerada pela Kidde Brasil, que adequará aos padrões de documentação do cliente, para posterior envio, por meio de inserção em portal próprio do cliente, onde aguardará comentários e/ou aprovação para nova revisão ou certificação. 25

26 Fica sob responsabilidade de o cliente gerar numerações para os documentos de acordo com a necessidade da Kidde na elaboração do projeto. O gerente do projeto por parte da Kidde deverá manter uma planilha atualizada com toda documentação gerada para controle de numeração e revisões geradas ao longo do projeto. Gerenciamento de Mudanças Toda mudança deverá ser discutida e aprovada pelos gerentes do projeto, seguindo o fluxo de controle integrado de mudanças. A mudança sendo aprovada gerará uma nova versão deste plano de gerenciamento do projeto, sendo que a versão antiga deverá ser armazenada para histórico. O gerente do projeto por parte da Kidde Brasil será o responsável pela atualização do plano. Requisitos de Aprovação O plano de gerenciamento do projeto deverá ser aprovado formalmente pelos gerentes do projeto, gerência da Engenharia Kidde e gerência da Engenharia do cliente. Sistema de Autorização do trabalho Para que qualquer das atividades do projeto seja iniciada, uma autorização formal por parte dos gerentes do projeto e gerência da fábrica onde o projeto será desenvolvido deverá ser preenchida e devidamente assinada previamente. Encerramento do Projeto O projeto será encerrado quanto todos os produtos forem devidamente entregues, testados e todos os usuários treinados. O projeto poderá ser cancelado caso haja motivo justificável e uma negociação seja tratada por ambas as partes interessadas. Em ambas as situações um documento deverá formalizar o final do projeto, com as assinaturas dos gerentes do projeto e das gerências envolvidas. 26

27 Documentos do Plano O plano do projeto é constituído dos seguintes documentos: Integração Termo de Abertura do Projeto Escopo Plano de Gerenciamento do Escopo Declaração do Escopo WBS Dicionário da WBS Tempo Plano de Gerenciamento do Tempo Cronograma Diagrama de Rede Custo Plano de Gerenciamento de Custos Curva S Estimativa de Custos x Recursos Qualidade Plano de Gerenciamento da Qualidade Recursos Humanos Plano de Gerenciamento dos Recursos Humanos Organograma Matriz de Responsabilidades Comunicações Plano de Gerenciamento das Comunicações Mapa de Avaliação dos Stakeholders Matriz dos Relatórios dos Stakeholders Riscos Plano de gerenciamento de Riscos Matriz Probabilidade x Impacto (PxI) Plano de Resposta aos Riscos 27

28 9. Aquisições Plano de Gerenciamento das Aquisições Declaração do Trabalho (SOW) Solicitação de Propostas de Fornecedores (RFP) 2.3. CONTROLE INTEGRADO DE MUDANÇAS Introdução É natural que ao longo do ciclo de vida dos projetos aconteçam mudanças ocasionadas por diversos fatores que podem ser classificados em duas origens distintas: Mudanças de Diretriz: Internas: novas estratégias ou expansão de negócios, reestruturação do quadro de funcionários, reorganização societária, tal como fusão, incorporação e cisão, entre outros; Externas: política, economia, mercado, leis/regulamentos; Desvios no Projeto: atraso, custos adicionais não previstos, produtos com má qualidade ou fora do escopo. Normalmente as mudanças de diretriz são demandadas de cima para baixo, enquanto que as mudanças devido a desvios no projeto ocorrem no nível operacional e são levadas para as hierarquias superiores. Independente da origem e da causa da mudança, ela precisa ser tratada cuidadosamente para não comprometer o sucesso do projeto. O Controle Integrado de Mudanças é o processo responsável por controlar todos os aspectos das mudanças que ocorrem nos projetos: recebimento, avaliação e aprovação das solicitações, comunicação do resultado da avaliação e documentação das solicitações aprovadas. 28

29 Solicitação de Mudanças As solicitações de mudança poderão ser feitas por qualquer stakeholder do projeto e deverão ser encaminhadas para o Gerente de Projeto. Cada alteração proposta deverá ser documentada em um documento contendo o objetivo da mudança, a sua descrição, a justificativa, os benefícios da alteração, o nome do requerente, a data de solicitação. O Gerente de Projeto avaliará o documento e decidirá se aprova ou não as mudanças. Caso a mudança seja aprovada, a equipe do projeto fará a análise do impacto no escopo, tempo, custo, qualidade e riscos referentes à solicitação e atualizará o documento com as informações da análise. O Gerente de Projeto submeterá o documento ao Comitê de Mudanças, que fará uma avaliação e decidirá se aprova ou não as mudanças. Caso sejam aprovadas, as alterações deverão ser refletidas na linha de base do projeto. Independente da decisão do Comitê de Mudanças, o resultado deverá ser comunicado ao solicitante pelo Gerente de Projeto e deverá ficar documentado nas lições aprendidas do projeto Fluxo do Controle Integrado de Mudanças Figura 1 - Fluxo Integrado de Mudanças 29