10 Políticas de gestão de Recursos Humanos para apoio à inovação Criando uma cultura de empresa para a inovação contínua

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1 10 Políticas de gestão de Recursos Humanos para apoio à inovação Palavras-chave Análise de cultura, Inovação, Gestão de conhecimento, Partilha de conhecimento, Liderança, Cultura Organizacional Objectivos de aprendizagem Este módulo apresenta a relação entre a cultura organizacional e a inovação e as formas de criar e desenvolver uma cultura organizacional capaz de sustentar a inovação contínua. No final deste módulo você deverá ser capaz de: - Ter consciência da importância da cultura organizacional na promoção da inovação; - Analisar a cultura organizacional da empresa; - Elaborar um plano para moldar a cultura organizacional de forma a apoiar a criatividade e inovação na empresa. Tempo estimado: 2 horas. Introdução A principal característica do ambiente que envolve uma empresa é que nada é constante excepto a mudança. A globalização, os mercados emergentes, as necessidades de mudança nos mercados existentes, o desenvolvimento da produção tecnológica, a tecnologia de informação e comunicação são todas características do ambiente com que estamos familiarizados. Mas podemos lidar com essas características? Elas exigem mudança contínua, não só em adaptação, porque a longo prazo não se consegue manter uma vantagem competitiva, mas também uma abordagem proactiva: ideias novas, criatividade e inovação. Isto significa criar mudanças e não simplesmente adaptar-se a elas. innoskills 1/16

2 A inovação deve manifestar-se a si mesma em todas as actividades da empresa: desenvolvimento de novas tecnologias, novos produtos e serviços, campanhas de marketing, técnicas de venda, novos métodos de organização, novas técnicas de gestão, etc. Ter uma equipa especializada de inovação numa empresa não é suficiente. A inovação deve ser parte da actividade diária e deve remeter a todos os funcionários, independentemente da sua posição. A gestão deve criar, manter e desenvolver o espírito de inovação e incluir a inovação nas actividades diárias a todos os níveis e campos através da cultura de empresa O que é a Cultura Organizacional para a Inovação? A Cultura Organizacional é composta por valores, crenças, suposições subliminares, atitudes e comportamentos partilhados por pessoas numa organização. A cultura desempenha um papel importante no sucesso de uma empresa. De acordo com Schein 1 a cultura organizacional tem três níveis: 1. Artefactos: Estes estão à superfície, visíveis ao olho humano e representam aqueles aspectos que podem ser facilmente discernidos: linguagem, tecnologia, produtos, ambiente físico, estilo de vestuário, maneiras, símbolos. 2. Valores Adoptados: Estes estão situados abaixo dos artefactos e dizem respeito a estratégias conscientes, ideologias, objectivos e filosofias. 3. Assumpções Básicas e Valores: Estes constituem a base da cultura e são difíceis de discernir porque existem a um nível subconsciente. Contudo, eles fornecem a chave para compreender por que as coisas acontecem de certo modo. Refere-se ao ambiente, à realidade, natureza humana, acção humana, relações interpessoais, etc. A cultura organizacional é muitas vezes comparada com um icebergue porque a parte mais importante não é visível, encontra-se abaixo da superfície (normas, regras não 1 innoskills 2/16

3 escritas, suposições assumidas, crenças tomadas como garantidas, valores, etc.). Mas estes elementos em primeiro moldam o comportamento organizacional e individual e apoiam ou inibem a inovação na empresa (Figura n.1). Figura 1: Níveis de Cultura Organizacional Agora é a sua vez! Nas caixas abaixo, encontrará as características da cultura empresarial que fomentam ou inibem a inovação. Coloque cada caixa na coluna correcta. Para mover uma caixa, clique sobre ela, depois com o botão esquerdo do seu rato empurre para a coluna. Após ter acabado, clique no botão Check para verificar as respostas correctas. A apresentação PowerPoint encontra-se disponível apenas no Guia online ( As principais características de uma cultura que apoia a inovação são: Há uma visão comum e partilhada do futuro por todos os colaboradores. innoskills 3/16

4 A criatividade e o desempenho elevado estão entre os valores partilhados mais importantes. Monitorizar mudanças nos mercados e adaptação às mudanças é uma prioridade elevada, já que assegura que os processos de negócios estejam alinhados para satisfazer as necessidades dos consumidores. Os funcionários estão abertos e apoiam a mudança e a implementação de novas ideias. A geração e implementação de novas ideias, melhorias na organização de trabalho e de processos organizacionais são normais, actividades do dia-a-dia em todos os níveis organizacionais. A administração considera e trata os recursos humanos como um recurso estratégico da empresa. O desenvolvimento contínuo é uma prioridade elevada, tanto para a empresa como para os colaboradores. As despesas com os recursos humanos são considerados investimentos que revertem a médio e longo prazo. Há um nível saudável de competição entre indivíduos e equipas de projecto, impulsionando a criatividade e o desempenho para níveis elevados. Há um equilíbrio sensato entre o reconhecimento do desempenho individual e o desempenho de equipa. Trabalhar em rede e partilhar conhecimento é uma actividade contínua em toda a empresa. Pare e pense: Quais são as suposições e valores mais importantes na sua empresa? Classifique-os em duas categorias: aqueles que fomentam a inovação e aqueles que a inibem. innoskills 4/16

5 Porque é a cultura organizacional importante para a inovação? Já vimos que a cultura organizacional pode influenciar as atitudes dos colaboradores em relação à inovação e à sua participação nas actividades inovadoras. A cultura pode impulsionar ou congelar o processo de inovação. De acordo com o guru em inovação Stephen Shapiro: A cultura de inovação pode ser a primeira fonte empresarial da vantagem competitiva e pode recompensar de forma constante durante anos. Qualquer cultura de elevado desempenho é difícil de reproduzir mas a inovação encontra-se numa categoria por si mesma. Uma vez abraçada pelos colaboradores, a inovação torna-se numa forma de vida. Assegura que todo o capital humano está em sincronia e esforça-se para produzir resultados de valor para a organização Onde usar o seu conhecimento no que respeita à cultura organizacional? O principal problema com a cultura é que os elementos mais importantes que influenciam a organização não podem ser vistos. Apenas uma análise meticulosa e aprofundada revela estes elementos. Pode usar o seu conhecimento sobre cultura organizacional nas seguintes situações: Se há problemas gerais de produtividade, desempenho, comprometimento, atitude em relação ao trabalho e inovação, etc. e não há nenhuma razão particular para esses problemas (por ex. tecnologia, organização, falta de competências, níveis de salários baixos), logo é quase certo que as raízes do problema assentem na cultura organizacional, nos valores dos colaboradores e/ou dos administradores e as assumpções que moldam o comportamento. Quando as coisas correm bem, mas a administração gostaria de fazer melhorias na cultura da empresa para fornecer um melhor suporte para o processo de inovação. Pare e pense: Qual é a situação na sua empresa no que respeita a inovação? Já experimentou problemas que podem ser causados pelo facto de que a cultura organizacional não se ajusta aos objectivos estratégicos e/ou à filosofia de 2 innoskills 5/16

6 inovação da empresa? Como criar uma cultura organizacional para inovação? O comportamento de liderança é o factor mais importante para moldar a cultura organizacional. Mas é uma responsabilidade partilhada entre todos os líderes da empresa e embora o comportamento da administração de topo seja decisiva, não é suficiente sozinha. Para fomentar a inovação, os executivos devem tomar um papel proactivo em moldar a cultura organizacional que sustenta os comportamentos focados na inovação. É claro que não se espera que as mudanças ocorram de um dia para outro. Mudar a cultura é um longo processo onde os executivos devem ser consequentes na aplicação de medidas estabelecidas. Os passos para mudar a cultura organizacional estão apresentados na Figura 2. O processo de mudança de cultura organizacional. Clique em cada passo para ver os detalhes do seu conteúdo. Figura 2: O processo de mudança da cultura organizacional A ligação encontra-se disponível apenas no Guia online ( innoskills 6/16

7 A. Análise da cultura organizacional Gostaria de realizar qualquer tipo de mudanças? Primeiro, deve saber em que posição se encontra, isto significa que em primeiro lugar as características da cultura presente devem ser analisadas. A análise da cultura organizacional pode ser executada por uma pesquisa usando questionários e entrevistas. Pode descarregar uma lista de verificação que o ajuda a tomar atenção a todos os elementos importantes da cultura organizacional 3 na pesquisa ao clicar aqui A ligação encontra-se disponível apenas no Guia online ( Agora é a sua vez! Baseando-se na lista prepare um questionário curto para analisar a cultura da sua empresa ou equipa B. Definição da cultura organizacional desejada Já tem o ponto de partida e agora precisa do objectivo. Onde gostaria de chegar? O próximo passo do processo de mudança é definir a nova cultura organizacional. Os administradores e colaboradores de uma empresa devem estar motivados e comprometidos com o objectivo final de serem capazes de implementar com sucesso a mudança. Por esta razão, a melhor forma de definir uma nova cultura organizacional é envolver o pessoal determinante da empresa (administradores e colaboradores), organizando workshops de baixo para o topo da organização. 3 innoskills 7/16

8 Agora é a sua vez! Quais seriam os elementos mais importantes da cultura da sua empresa ou equipa de forma a sustentar a inovação? Faça uma lista de 5-8 elementos da cultura desejada (valores, filosofia, crenças, normas, etc.) C. Elaboração de um plano de acção para implementar a nova cultura As diferenças entre o que gostaria de ter e onde se encontra no presente constituem a base para o plano de melhoria. De acordo com Stephen Shapiro, as medidas mais importantes para alcançar uma cultura de inovação são 4 : 1. Torne toda a gente responsável: Por que apenas alguns indivíduos no topo não podem possivelmente planear todas as actividades de uma empresa, dê aos colaboradores um conjunto de direitos, responsabilidades e recompensas que os tornam responsáveis pelas suas próprias acções. 2. Encoraje as inovações dos colaboradores e recompense-os devidamente: As empresas são normalmente rápidas em procurar auxílio externo, quando de facto já possuem as capacidades/inspiração/know-how dentro da organização para realizar o trabalho. 3. Substituir processos rígidos com objectivos claros de negócios: Muito frequentemente a inovação é atrofiada porque as empresas definem os processos de negócios com enorme detalhe, depois distribuem essas concepções para a linha de trabalho da qual se espera que as executem de memória. 4. Desafiar os colaboradores a competir: Quando desafiados por organizações externas (ou por vezes internas), isso mantém os grupos em alerta 5. Concentre-se nas suas forças de base e recorra ao outsource (subcontratação): Outra forma de usar a inovação de forma a manter-se na concorrência é concentrando-se nos diferenciadores competitivos relegando tudo o resto para parceiros que já possuem a competência. 4 innoskills 8/16

9 As medidas particulares para criar uma cultura organizacional para a inovação dependem dos resultados dos passos anteriores. Outras medidas possíveis para a mudança de cultura organizacional podem ser 5 : Estabelecer uma visão partilhada e objectivos comuns a alcançar criando a visão de um futuro desejado, relacionado não só com o negócio mas também com a inovação e o comportamento inovador dos colaboradores. Melhoria da comunicação interna: informar os colaboradores de todos os assuntos importantes respeitantes à empresa incluindo visão, objectivos estratégicos, políticas, resultados, mudanças previstas, projectos., etc. Envolver os colaboradores nas decisões importantes e planeamento: a participação dos colaboradores na elaboração da visão, na tomada de decisões respeitantes ao processo de produção /serviços, novas tecnologias e desenvolvimentos, planeando e implementando mudanças é a melhor forma de quebrar resistência a mudanças e para obter o comprometimento para alcançar os objectivos. Enriquecimento do trabalho: incluindo elementos relativos à inovação, melhoria das rotinas diárias laborais, dos processos e organização de trabalho no conteúdo de tarefas simples. Cada pessoa deve ser responsabilizada pelo seu/sua gerente directa para aumentar a sua eficiência e o trabalho de equipa contribuindo com novas ideias para isso. Mudar o estilo de gestão de prescritivo para um de apoio: o estilo de gestão prescritivo é adverso à inovação porque trata os colaboradores como simples executores das decisões da gestão. O administrador deve apoiar cada colaborador para desenvolver as suas competências e criatividade e usá-las no trabalho. Permitir aos colaboradores o direito de cometer erros pode aumentar o seu esforço para sugerirem novas ideias e sugestões, experimentarem novos processos, etc. Tornar o desenvolvimento contínuo num valor partilhado na empresa: O desenvolvimento do conhecimento e competência dos colaboradores é muito importante para o processo de inovação. Os administradores devem encorajar os colaboradores a abraçar o auto-desenvolvimento e fornecer condições para tal (elearning, recursos de intranet, acesso livre à biblioteca, workshops para troca de experiências, etc.). Como os recursos humanos são o bem mais importante da empresa, todos os custos de formação devem ser considerados como um investimento no sucesso futuro. 5 Para mais ideias no que respeita ao desenvolvimento de uma cultura organizacional para inovação, especialmente em relação à gestão do conhecimento, consulte o estudo de caso apresentado no capítulo innoskills 9/16

10 Apoiar o trabalho de equipa: O trabalho de equipa é um requisito básico para a inovação, logo os administradores/gestores de projectos devem ser formados e apoiados na construção de equipas de elevado desempenho e os colaboradores a trabalharem efectivamente em equipas. Partilhar conhecimento: Tornar o conhecimento e experiências acumuladas na organização disponível a todos (gestão do conhecimento) é um requisito básico para desenvolvimento futuro. As principais ferramentas e técnicas para tal são: a intranet com uma base de dados de conhecimento partilhada (por ex. melhores práticas, publicações, resultados de investigações), reuniões regulares e workshops para a resolução de problemas e troca de experiências, apresentações de projectos e conferências, newsletters em tópicos de interesse, etc. Agora é a sua vez! Baseando-se nos exercícios anteriores, estabeleça os elementos da sua cultura organizacional ou de equipa que devem ser mudados. Escolha 2-3 elementos prioritários de topo e elabore um programa de mudança para eles. D. Implementação de medidas para alcançar a cultura organizacional desejada O sucesso da implementação depende principalmente de 3 elementos: - Comunicação contínua desde o início do processo de mudança; - Envolvimento dos funcionários; - Monitorizar os resultados e fazer mudanças no plano de acção, se necessário Estudo de caso Uma empresa de automação organizou uma equipa de projecto para melhorar a gestão de conhecimento na empresa. Mas rapidamente se aperceberam que os membros da organização não estavam dispostos para contribuir para o projecto. Como resultado, eles levaram a cabo uma análise de cultura organizacional. O método usado para analisar a cultura corrente foi: innoskills 10/16

11 - Questionários: Estes foram distribuídos pelos directores dos departamentos e um bom rácio de retorno de aproximadamente de 40% foi atingido. - Entrevistas: O questionamento verbal tomou a forma de entrevistas semiestruturadas com 7 executivos e 15 colaboradores (chefes de departamento e grupos assim como líderes de opinião). Com o uso de entrevistas semi-estruturadas a equipa perseguiu dois objectivos: a) obter respostas comparativas, e b) obter mais informação detalhada. - Observação: Os membros da equipa de projecto participaram em reuniões e discussões envolvendo executivos e outro pessoal de liderança. A definição da cultura de organização e o estabelecimento de medidas ocorreu em workshops com executivos e outros líderes de opinião. As medidas de desenvolvimento mais importantes são: - Os pontos de informação devem ser estabelecidos como pontos de encontro centrais para os funcionários. Além das notícias gerais e factos sobre a organização, o local pode ser usado como uma localização central para gestão de ideias. Isto significou que as sugestões podem ser entregues e inspeccionadas lá e/ou as melhores ideias lá apresentadas para encorajar a criatividade dos colaboradores. - Uma ferramenta de comunicação comum para os chefes de departamentos poderia ser a implementação de uma tour de incentivos para executivos (por ex. um fim-desemana por ano) focando na manutenção e desenvolvimento de relações sociais e interpessoais. O mesmo tipo de actividade pode também ser organizada aos níveis hierárquicos mais baixos. - A organização de plataformas de discussão regulares usando as discussões regulares (por ex. mensalmente) entre grupos e/ou departamentos, especialmente com unidades que não cooperam muito frequentemente, possibilitou a eliminação de problemas de interface e a criação de uma estrutura de entendimento mútuo, o mais possível - Apresentação do projecto: as experiências não se centraram no projecto em si, mas nas experiências positivas e negativas durante o decurso do projecto (por ex. apresentação dos três maiores erros e das três melhores ideias). - Organização de dias de transferência de conhecimento quando os projectos e finais de todos os campos foram apresentados, permitiram que todas as innoskills 11/16

12 unidades/departamentos fossem informados sobre os projectos e fomentaram a geração de ideias novas e/ou conhecimento novo noutro contexto. - Formação para jovens aumenta a sua capacidade de agir mais rapidamente. Isto requereu a formação de mentores, que poderiam ser encarados como a geração futura de executivos Sumário dos pontos-chave O módulo apresenta a importância da cultura organizacional na sustentação da inovação contínua. Os valores, estratégia da empresa, filosofia, política, normas escritas e não escritas, crenças e assumpções partilhadas pelos membros da organização moldam o seu comportamento, atitude e comprometimento com a inovação e o desempenho. Muitos destes elementos não são óbvios ou visíveis. Por esse motivo, a cultura organizacional deve ser analisada usando questionários, entrevistas e observação. A empresa deve ter uma imagem clara do tipo de cultura organizacional que se adequa e sustenta a inovação contínua. A melhor forma de estabelecer as características da cultura desejada é envolver os administradores e colaboradores. As medidas para criar uma nova cultura são estabelecidas tomando em consideração as diferenças entre o presente e o estado desejado de cultura. Isto pode envolver o estabelecimento da uma visão, missão, valores, mudanças no conteúdo das tarefas, melhoria do trabalho de equipa, a partilha de conhecimento, estilo de gestão, etc. A comunicação e envolvimento de todos os colaboradores são dois requisitos básicos para o sucesso de um projecto de mudança de cultura organizacional. Neste módulo aprendeu sobre os elementos da cultura organizacional, que moldam o comportamento numa organização e métodos para alterá-los. Agora é capaz de: - Analisar a cultura organizacional e reconhecer os elementos que influenciam o comportamento dos administradores e colaboradores - Preparar um plano de acção para mudar os elementos da cultura organizacional que inibem a inovação numa empresa. 6 innoskills 12/16

13 Também aprendeu que a partilha do conhecimento é um elemento muito importante de uma cultura organizacional apoiando a inovação. innoskills 13/16

14 BIBLIOGRAFIA Armstrong, M. (2003): A Handbook of Human Resource Management Practice, Kogan- Page, London Schein, Edgar: Three Levels of Organizational Culture visto a The Culture Connection: Creating a Company Culture That Fosters Innovation (Review of the book 24/7 Innovation by S. Shapiro) in visto a Erich Hartlieb, Josef Tuppinger, Reinhard Willfort: A Knowledge-oriented Change of Organisations Model and Practical Examples in visto a visto a Leitura Complementar Farson, R. & Keyes, R. (2002). The Failure-Tolerant Leader. Harvard Business Review 80 (8): Horibe, Frances (2001): Creating the Innovation Culture: Leveraging Visionaries, Dissenters & Other Useful Troublemakers John Wiley and Sons Canada Ltd. innoskills 14/16

15 Milton, Nick (2005): Knowledge Management for Teams and Projects, Chandos Publishing (Oxford) Ltd Websites Porta-voz de Inovação, autor e consultor, o website de Stephen Shapiro, contém ideias concernindo o desenvolvimento de uma organização inovadora e artigos sobre inovação e cultura empresarial. Portal com artigos concernindo inovação, estratégia organizacional, estratégia, gestão de mudança, gestão de recursos humanos, estratégia. Website de uma empresa de gestão e consultoria focando no fortalecimento do desempenho individual e organizacional. Contém notícias, artigos, estudos de caso, resultados de investigação concernindo a cultura organizacional, gestão de equipa e gestão de mudança. Artigos gratuitos descarregáveis sobre cultura organizacional, notícias sobre eventos, seminários, livros, formação e recursos pagáveis relativos à cultura organizacional. Website de uma organização de consultoria virtual que tem experiência em mudança de organizações & desenvolvimento, mudança de cultura, planeamento estratégico & comercial, gestão & desenvolvimento de equipa, recursos humanos e finanças & sistemas. Contém artigos, estudos de caso e listas nos tópicos acima mencionados. innoskills 15/16

16 GLOSSÁRIO Gestão de conhecimento Gestão de conhecimento é qualquer processo ou prática de criar, adquirir, capturar, partilhar e usar conhecimento, independentemente da sua origem, para reforçar a aprendizagem e o desempenho nas organizações. (Fonte: Armstrong, M. (2003): A Handbook of Human Resource Management Practice, Kogan-Page, London, p. 160) Cultura organizacional Cultura organizacional refere-se às assumpções tácitas básicas sobre como é o mundo e o que deve ser que um grupo de pessoas partilha e que determina as suas percepções, pensamentos, sentimentos e o seu comportamento visível. (Fonte: Schein, Edgar: Three Levels of Organisational Culture, visto a ) Outsourcing Significa contratar uma empresa especializada para desempenhar actividades auxiliares que podem ser executadas internamente mas não são as actividades nucleares da empresa contratante. (Fonte: What is Outsourcing? visto a ) Entrevistas Semi-estruturadas Uma entrevista semi-estruturada é um método de investigação usado nas ciências sociais. Enquanto uma entrevista estruturada tem um conjunto de questões formalizado e limitado, uma entrevista semi-estruturada é flexível, permitindo que novas questões sejam colocadas durante a entrevista como resultado do que o entrevistado diz. O entrevistador numa entrevista semi-estruturada geralmente tem um quadro de temas a serem explorados. (Fonte: visto a ) innoskills 16/16

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