Auditoria ao Processo de Mudança de Comercializador. A. Enquadramento e Objectivos. Síntese do Relatório de Auditoria

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1 A. Enquadramento e Objectivos A EDP Distribuição - Energia, S.A. (EDP Distribuição), empresa que exerce a actividade de Operador de Rede de Distribuição (ORD) de Energia Eléctrica em Média Tensão (MT) e Alta Tensão (AT), é no enquadramento actual, a empresa responsável por operacionalizar o processo de mudança de comercializador, sendo esta uma responsabilidade transitória até à entrada em funcionamento do Operador Logístico de Mudança de, prevista na legislação em vigor. O Regulamento de Relações Comerciais (RRC) e o Despacho n.º 2045-B/2006, ambos aprovados pela ERSE Entidade Reguladora dos Serviços Energéticos (ERSE), estabelecem os procedimentos de mudança de comercializador e o conjunto de regras a que esta deve obedecer. Conforme definido no RRC e no Despacho n.º 2045-B/2006, foi realizado um trabalho de Auditoria, por uma entidade independente seleccionada por concurso, ao processo de mudança de comercializador de energia eléctrica, de modo a que se pudessem expressar conclusões sobre a observância dos requisitos e critérios estabelecidos na regulamentação em vigor. A Auditoria aos processos implementados pela EDP Distribuição na gestão da mudança de comercializador foi acompanhada pela ERSE nas fases de selecção da entidade independente, preparação inicial do trabalho, bem como a apresentação dos relatórios intermédios e do relatório final. Em termos de conteúdo, a Auditoria procurou contemplar os seguintes aspectos: 1. A identificação e análise dos sistemas, procedimentos e mecanismos de controlo adoptados pela EDP Distribuição na gestão do processo de mudança de comercializador; 2. A verificação do cumprimento do disposto no Despacho n.º 2045-B/2006 relativamente a todos os processos de gestão de mudança de comercializador, nomeadamente quanto ao cumprimento dos prazos subjacentes à execução dos diferentes procedimentos e acções previstas para cada fase dos diferentes processos; 3. A verificação dos procedimentos que asseguram a confidencialidade da informação constante das bases de dados que servem de suporte aos processos de gestão de mudança de comercializador, bem como conformidade destas com a legislação em vigor; 4. A verificação do cumprimento do princípio da igualdade de tratamento e não discriminação na utilização da plataforma informática por parte de todos os comercializadores, designadamente quanto aos tempos de mudança de comercializador e à existência de autorização escrita do cliente, nos casos em que o fornecedor actua em sua representação; 5. A verificação dos mecanismos de segurança no acesso à plataforma informática destinados a evitar acessos indevidos a informação que possa conceder vantagens comerciais a terceiros, bem como a avaliação do funcionamento e da robustez dos mecanismos de controlo, detecção e correcção de erros e de anomalias; Auditoria 2010 Relatório Síntese Página 1

2 6. A avaliação do funcionamento do sistema de recolha, tratamento e disponibilização de dados relativos à mudança de comercializador, incluindo o cálculo de indicadores referidos no Despacho n.º 2045-B/2006. B. Descrição dos trabalhos do Auditor De acordo com a metodologia empregue pelo Auditor, procedeu-se à realização de testes sobre os processos de mudança de comercializador, com o objectivo de obter evidência, através da verificação e análise de documentação em suporte físico ou lógico, quanto à conformidade com o disposto no RRC e no Despacho n.º 2045-B/2006 da ERSE. 1. Sistemas e tecnologias de informação Procedeu-se à avaliação do desenho dos diversos processos de tecnologias de informação com impacto nos sistemas de suporte ao processo de mudança de comercializador (por passo-a-passo ou inquérito). Em resumo: i. Interfaces: foram verificados os interfaces entre os vários sistemas corporativos e o Portal GPMC (Gestão Processo Mudança ); ii. Rede: análise detalhada do relatório QoS (Quality of Service) relativo ao mês de Maio-2010; iii. Acessos: foram analisados os acessos do ponto de vista da sua criação, manutenção, revisão periódica e gestão de palavras-passe (critérios de segurança e regras de construção); iv. Operação: análise de relatórios de Março-2010 sobre a produção de cópias de segurança, tendo sido também solicitado o histórico de mensagens ocorridas em Março-2008 para comprovar manutenção de histórico por 2 anos; v. Manutenção aplicacional: validação do ficheiro com o registo de todos os pedidos de manutenção aplicacional. 2. Processos de mudança de comercializador De modo a avaliar o cumprimento do disposto no Despacho n.º 2045-B/2006 quanto ao cumprimento dos procedimentos e prazos subjacentes à execução das diferentes acções previstas para cada fase dos processos de mudança, procedeu-se à análise e compreensão detalhada de todos os processos. Foi seleccionado um exemplo de cada processo de mudança, e através de um método de testes passo-a-passo verificaram-se em sistema todas as etapas do processo, as mensagens trocadas bem como os prazos executados. Procedeu-se a avaliação e teste à conformidade dos processos e procedimentos com o Despacho n.º 2045-B/2006, nomeadamente sobre os relacionados com (i) acesso ao Registo do Ponto de Entrega (RPE); (ii) mudança de comercializador e entrada directa no mercado liberalizado; (iii) modificação do RPE solicitada pelo ; (iv) modificação do RPE por iniciativa do Operador da Rede de Distribuição (ORD) e; (v) denúncia do contrato. Auditoria 2010 Relatório Síntese Página 2

3 3. Funcionamento e robustez dos mecanismos de controlo, detecção e correcção de erros e de anomalias Procedeu-se à avaliação e teste ao funcionamento e robustez dos mecanismos de controlo, detecção e correcção de erros e anomalias instituídos pela EDP Distribuição, nomeadamente pela verificação da existência de mecanismos diários de controlo constituídos essencialmente por verificação de listagens dos processos que se encontram nos estados (i) Activo; (ii) Erro; (iii) Em espera; (iv) Pendente de Agendamento e; (v) Pendente de Realização de OS (Ordem de Serviço), complementado por um relatório operacional diário com informação quantitativa sobre os referidos estados dos processos e um relatório operacional mensal detalhado contendo também informação descritiva sobre os referidos estados dos processos. 4. Processo de recolha, tratamento e disponibilização de dados (mensal e trimestral) Procedeu-se à avaliação e teste ao funcionamento do sistema de recolha, tratamento e disponibilização de dados, nomeadamente pela verificação da conformidade com os requisitos e critérios definidos no RRC (artigo 165º) e no Despacho n.º 2045-B/2006. Reporte Mensal: realização de testes sobre a informação reportada relativa a Março de 2010, com o objectivo de obter evidência, através da análise de documentação de suporte, quanto à conformidade do processo em causa. Incluiu análise de ficheiros (vários formatos) contemplando todas as mudanças de comercializador ocorridas em Março Reporte Trimestral: foram realizados testes sobre a informação reportada trimestralmente, de forma a obter evidência, através da análise de documentação em suporte físico ou lógico, nomeadamente da comparação dos dados mensais com o aglomerado dos dados trimestrais. Posteriormente, efectuou-se análise à totalidade e exactidão do ficheiro enviado à ERSE, validando a coerência com os dados recolhidos. C. Conclusões do trabalho do Auditor A Auditoria permitiu concluir que os procedimentos e controlos testados revelaram-se adequados para suportar os processos de gestão de mudança de comercializador, nomeadamente quanto à operação continuada dos mesmos, bem como dos sistemas, procedimentos e mecanismos de controlo adoptados pela EDP Distribuição na gestão do processo de mudança de comercializador para dar cumprimento ao RRC e ao Despacho n.º 2045-B/2006. Em detalhe: 1. Sistemas e tecnologias de informação Genericamente, concluiu-se que os processos e procedimentos instituídos pela EDP Distribuição, são adequados para assegurar: (i) o acesso, pelos comercializadores, à informação através da plataforma electrónica; (ii) o cumprimento do princípio da igualdade de tratamento e não discriminação na utilização da plataforma informática por parte de todos os comercializadores; Auditoria 2010 Relatório Síntese Página 3

4 (iii) a confidencialidade da informação constante das bases de dados de suporte aos processos, incluindo a não ocorrência de acessos indevidos a informação que possa conceder vantagens comerciais a terceiros; (iv) a protecção de dados pessoais nos termos da Lei nº 67/98; (v) a manutenção do histórico de mensagens dos processos de mudança com pelo menos a duração de dois anos e da integral rastreabilidade dos processos em base de dados. 2. Processos de mudança de comercializador Genericamente, concluiu-se que os processos e procedimentos instituídos pela EDP Distribuição, são adequados para suportar a conformidade com o disposto no Despacho 2045-B/2006 aprovado pela ERSE, relativamente a todos os processos de gestão de mudança de comercializador, nomeadamente quanto ao cumprimento dos prazos subjacentes à execução dos diferentes procedimentos e acções previstas para cada fase dos diferentes processos. 3. Funcionamento e robustez dos mecanismos de controlo, detecção e correcção de erros e de anomalias Com base no trabalho efectuado, não se identificou nenhuma situação que leve a concluir que os mecanismos de controlo, detecção e correcção de erros e anomalias, instituídos pela EDP Distribuição, não são adequados para suportar os processos de gestão de mudança de comercializador, nomeadamente quanto ao cumprimento dos diferentes procedimentos e acções previstas para cada fase dos diferentes processos. 4. Processo de recolha, tratamento e disponibilização de dados Genericamente, conclui-se que os sistemas e processos de recolha, tratamento e disponibilização dos dados relativos à mudança de comercializador, instituídos pela EDP Distribuição são adequados para suportar a conformidade com o disposto no RRC e Despacho 2045-B/2006 aprovados pela ERSE, relativamente a metodologias e critérios utilizados para apuramento e disponibilização da referida informação. D. Recomendações do Auditor Com base nos testes efectuados, foram identificadas algumas situações que resultaram em recomendações classificadas com prioridade Média ou Baixa, não tendo sido identificadas quaisquer recomendações classificadas com prioridade Alta, com principal foco nas seguintes áreas: (i) (ii) (iii) Revisão periódica de utilizadores e perfis de acesso; Optimização do processo de recolha, tratamento e disponibilização de informação mensal e/ou trimestral Melhoria da informação de gestão disponível nos Relatórios Operacionais Auditoria 2010 Relatório Síntese Página 4

5 Em relação ao conjunto de recomendações decorrentes da Auditoria, a EDP Distribuição implementará as mesmas de acordo com um plano de implementação aprovado pela ERSE. O relatório final da Auditoria aos procedimentos de mudança de comercializador pode ser consultado em: Auditoria 2010 Relatório Síntese Página 5

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